Напоминания об оплате

Напоминать клубам о заявочных взносах — самая нелюбимая работа при проведении турнира. MyCup может делать это за вас: назначьте начислению срок оплаты, включите напоминания — и неоплатившие участники получат вежливое письмо от вашего имени: одно предупреждение до срока, а затем повторные напоминания время от времени, пока сумма не оплачена.

Ничего не отправляется, пока вы это не включите; по умолчанию функция выключена. Напоминания доступны на платных тарифах.

Эта страница о напоминаниях. О том, как вообще фиксировать долги, — в разделе Учёт платежей.

Сначала — сроки оплаты#

Напоминанию нужен срок. О начислении без срока оплаты автоматически никогда не напоминают — MyCup не будет придумывать срок, о котором никто не договаривался, а письмо о взыскании долга, отправленное к дате, существующей только в нашей программе, хуже, чем никакого письма.

Задать срок можно в двух местах.

У взноса — переключатель Срок оплаты предлагает два варианта, потому что организаторы пользуются обоими:

• Дней на оплату — смещение. «14» означает, что срок каждого участника — 14 дней с того дня, когда счёт выставлен ему. Подходит, когда один и тот же взнос применяется в разное время: весь список в январе, поздний участник в марте — у каждого свой справедливый срок.
• Фиксированная дата — одна дата для всех, кому бы и когда ни был выставлен счёт. Подходит, когда у турнира один опубликованный крайний срок подачи заявок. Выразить его смещением означало бы пересчитывать число каждый раз при добавлении позднего клуба.

Выберите один вариант; у взноса никогда не бывает обоих. Оставьте поле пустым, если срок не нужен.

У отдельного начисления — поле Срок оплаты в форме начисления, а также в форме массового начисления, когда вы выставляете счёт сразу нескольким участникам. Оставьте его пустым, если срок не нужен.

Изменение срока у взноса пересчитывает его во всех начислениях, созданных этим взносом, — так же, как изменение суммы обновляет все балансы.

Участники с долгом без срока#

Если у некоторых участников есть долг по начислениям без срока оплаты, страница «Финансы» прямо об этом сообщает и предупреждает, что им напоминать не будут. Можно добавить срок оплаты к этим начислениям или напомнить вручную — но MyCup не начнёт молча им напоминать.

Как включить напоминания#

1. Откройте любую страницу «Финансов» («Платежи», «Взносы» или «Бланки бронирования») и нажмите Банковские реквизиты в заголовке страницы; укажите, как платить, и сохраните
2. Нажмите Напоминания выкл. рядом
3. Отметьте Отправлять напоминания автоматически
4. Выберите расписание (см. ниже) и сохраните

Как оплатить — обязательно, а не по желанию#

Напоминания нельзя включить, пока не заполнены Банковские реквизиты. Письмо, в котором указана сумма, но нет счёта, назначения платежа и вообще не сказано, куда платить, — это требование, которое получатель не может выполнить, то есть противоположность сбору денег. Напишите то, что нужно секретарю клуба:

Банковский перевод на … IBAN … Назначение: название вашего клуба

Окно напоминаний показывает этот текст в разделе Как оплатить со ссылкой на редактирование. Это те же Банковские реквизиты, что печатаются на каждом бланке бронирования, и изменить их можно в одном месте.

Этот текст включается в каждое напоминание.

Расписание#

Предупреждение до срока — за сколько дней до срока отправить одно дружеское предупреждение. Укажите 0, чтобы не предупреждать вовсе. Оно отправляется один раз на каждый срок; если плановый запуск был пропущен, предупреждение отправится на следующее утро, а не будет пропущено совсем.

После срока напоминать каждые — как часто напоминать снова, когда долг просрочен. При включённых напоминаниях кнопка в заголовке выглядит, например, так: Напоминания вкл. · каждые 7 дн.

Напоминания — только с этого момента#

В момент включения напоминаний MyCup фиксирует сегодняшнюю дату и игнорирует все сроки, наступившие раньше. Включение функции не приведёт к тому, что на следующее утро сорок клубов получат письма о долгах прошлого сезона. Напоминания касаются только того, что происходит с этого момента.

Что на самом деле отправляется#

В письме — название и логотип вашего турнира, а не MyCup, и ответы приходят вам. Большинство получателей — секретари клубов без аккаунта MyCup, а требование денег под чужим брендом — верный путь к жалобе.

В письме указано, сколько клуб должен, срок и ваш текст Как оплатить. Если включены и Панель команды, и её страница «Платежи», в письме также есть ссылка прямо на баланс клуба; иначе письмо направляет к вам.

Кто получает: контактный email клуба, а также каждый менеджер команды, принявший приглашение. И те, и другие — потому что контакт часто секретарь, который никогда не входит в систему, а менеджер, который входит, часто не является контактом. Неотвеченное приглашение — ещё не отношения, поэтому ожидающим приглашениям письма не отправляются.

Каждый получает своё письмо на своём языке — никогда не одно письмо нескольким адресатам, поэтому два клуба с общим адресом площадки никогда не увидят балансы друг друга.

Напоминание вручную#

Ждать расписания не обязательно.

• Одному участнику — кнопка с колокольчиком в его строке или Напомнить в его журнале расчётов
• Всем должникам — Напомнить должникам на панели инструментов над списком, с указанием их числа
• Нескольким — отметьте строки и используйте Напомнить на появившейся панели

Ручное напоминание не учитывает расписание повторов, потому что решение человека напомнить конкретному клубу — это решение, а не цикл.

Напоминание одному конкретному участнику также пропускает короткий антиспам-интервал — вы ввели название клуба в окне подтверждения, так что повторная отправка — осознанное решение. Массовое напоминание этот интервал соблюдает: клубы, которым уже напоминали в последние 12 часов, пропускаются, поэтому двойной клик не отправит сорока клубам по два письма. Ни один из способов не превысит жёсткий предел — три напоминания одному участнику за 24 часа.

Напоминания нескольким участникам отправляются в фоновом режиме. MyCup ставит работу в очередь, по одному заданию на клуб, а не заставляет вас ждать на странице, которая при большом списке прервалась бы по тайм-ауту на полпути и оставила бы вас в неведении, кому письмо уже ушло. Поэтому подтверждение сообщает, скольким участникам отправляются напоминания, а не результат по каждому — а также называет тех, у кого нет доступного адреса, ведь такие клубы вообще не появляются в истории напоминаний. Чтобы увидеть результат по каждому клубу, через минуту откройте историю напоминаний участника.

Что уже отправлено#

В списке «Финансов» видно, когда каждому участнику напоминали в последний раз. Для полной картины откройте участника и разверните отправленные напоминания под его журналом расчётов: все напоминания, отправленные этому клубу, новые первыми, с датой, автоматически или вручную (и кем), указанной суммой и адресами, на которые они ушли.

Неудачные доставки видны здесь и больше нигде. Напоминание, которое почтовый сервер не смог доставить, нигде в MyCup не считается отправленным — это сделано намеренно, чтобы возврат письма не блокировал следующую попытку, — а значит, дата «последнего напоминания» остаётся пустой, и клуб с неработающим адресом выглядит в точности как клуб, которому никто не напоминал. В этом списке видны попытка, причина неудачи и адрес, на который письмо не дошло, — так вы исправите адрес, а не будете гадать.

Показываются только 30 последних; если их больше, об этом сообщается.

Когда напоминания прекращаются#

MyCup останавливается сам, чтобы никому не писали вечно:

• Шесть автоматических попыток на каждый срок. При еженедельном повторе по умолчанию это около шести недель напоминаний.
• Через 90 дней после завершения турнира. Намеренно с запасом — оплатить заявочный взнос через несколько недель после финала нормально, а не исключение.

На вашу кнопку «Напомнить» эти ограничения никогда не распространяются. Есть также жёсткие дневные пределы (три на участника и лимит на турнир), которые ничто не снимает, включая ручную кнопку.

Как только долг оплачен, напоминания сразу прекращаются, а о мелком остатке от округления меньше одной денежной единицы автоматически никогда не напоминают — ваша кнопка «Напомнить» при желании всё равно отправит письмо.

Как определяется просрочка#

Когда у клуба несколько начислений, платежи погашают сначала самый старый счёт. Поэтому клуб, которому выставлено 300 со сроком в марте и 200 со сроком в июне и который заплатил 300, не является должником с просрочкой: мартовский счёт погашен, а июньский ещё не просрочен. Значение имеет только июньский срок.

Поэтому сроки задолженности на странице «Финансы» могут отличаться от того, что видно при простом взгляде на баланс, — и в этом разница между правильным напоминанием и напоминанием клубу о счёте, который он оплатил вовремя.

Ещё не выплаченный возврат считается долгом, но у него нет срока, поэтому о нём автоматически никогда не напоминают.

Если тариф закончился#

Напоминания перестают отправляться — не нужно помнить о том, чтобы выключить переключатель. Всё, что вы записали, остаётся видимым и доступным для чтения.

Копии сезонов#

При запуске следующего сезона из копии этого турнира согласие на напоминания не переносится. Каждый турнир сам решает, напоминать ли, а молча унаследованное «да» отправило бы письма клубам нового сезона по настройкам прошлого.

Следующие шаги#

• Учёт платежей — регистрация начислений, взносов и платежей
• Платежи в Панели команды — как дать клубам видеть свой баланс и сообщать о платежах