Учёт платежей

«Финансы» позволяют отслеживать, сколько должен каждый участник и сколько он уже заплатил, — заявочные взносы, частичные платежи, доплаты за опоздание, возвраты. Это журнал учёта, а не платёжная система: деньги по-прежнему переводятся банковским переводом или передаются наличными, а вы фиксируете, что произошло. Через MyCup ни с кого ничего не списывается.

Учёт платежей доступен на платных тарифах. Всё, что вы уже записали, остаётся видимым и доступным для чтения, если позже тариф изменится.

Где найти#

У «Финансов» своя группа в левом боковом меню, под «Панелью команды», с тремя страницами:

• Платежи — журнал расчётов с участниками по всему турниру
• Взносы — многоразовые шаблоны начислений
• Бланки бронирования — проформа-счета, которые вы отправляете участнику

У каждой страницы свой адрес, поэтому ссылка, отправленная коллеге, открывает ту же страницу, а кнопка «Назад» в браузере работает. Если у вас сохранена старая ссылка с ?mode=fees, она по-прежнему ведёт на нужную страницу.

У всех трёх страниц общий заголовок: итоги турнира ожидается, собрано и к оплате, строка настроек, описанная ниже, главная кнопка страницы (Записать платёж, Новый взнос или Новый бланк бронирования) и кнопка ?, которая открывает краткое руководство по странице со ссылкой на эту статью.

Пути через клуб тоже работают и обычно быстрее, когда вы думаете о конкретном участнике, а не проводите обход по платежам:

• Команды и игроки — кнопка Финансы в заголовке страницы открывает журнал расчётов по всему турниру
• Строка любой команды — денежный чип в строке открывает журнал расчётов этого клуба
• Панель управления — плитка «Финансы» в блоке Организация показывает «Ожидается», «Получено» и «Остаток» и ведёт прямо ко всему, что ждёт вашего подтверждения. Пока ничего не начислено, та же плитка рассказывает, что делают «Финансы», со ссылкой Настроить финансы — так функцию легко найти со страницы, которую все открывают первой.

Если ваш тариф не включает «Финансы», в группе показывается одна ссылка Финансы со значком тарифа, в который они входят (Pro), и она ведёт на «Тарифы». Сама страница остаётся доступной из «Команд и игроков», а всё уже записанное остаётся видимым и доступным для чтения — понижение тарифа никогда не скрывает уже внесённые деньги.

Настройки в заголовке страницы#

В строке настроек заголовка на всех трёх страницах пять элементов управления. На них постоянно смотрят во время работы, а меняют редко, поэтому они находятся здесь, а не в настройках турнира.

Кто может открыть «Финансы»#

«Платежи», «Взносы» и «Бланки бронирования» доступны Администраторы, которые также могут менять на них всё — записать платёж, отредактировать взнос, отправить бланк бронирования, задать банковские реквизиты. Редактор результатов открыть их не может, поэтому волонтёр, приглашённый вводить результаты, никогда не увидит страницу с вашими банковскими реквизитами. См. Администраторы и роли.

Выбор валюты#

Суммы показываются с подписью валюты, которую вы задаёте один раз. На любой странице «Финансов» нажмите кнопку валюты в строке настроек заголовка (пока валюта не задана, она называется Задать валюту) и введите код или символ — подойдут EUR, zł и R$, потому что это произвольный текст, который MyCup только отображает. Он никогда не конвертируется.

Если валюта не задана, суммы показываются просто числами, а уведомление предлагает её задать.

Взносы#

Взнос — это многоразовое начисление: «Заявочный взнос 500», «Поздняя регистрация 50». Вы задаёте его один раз и выставляете многим участникам одним действием.

Чтобы создать взнос:

1. Откройте Взносы в боковом меню, в разделе «Финансы»
2. Нажмите Новый взнос в заголовке страницы
3. Укажите название и сумму и при желании описание
4. При желании задайте Срок оплаты — либо Дней на оплату (отсчитывается со дня, когда счёт выставлен каждому участнику), либо Фиксированная дата для всех
5. Сохраните

Чтобы выставить счёт участникам:

1. Нажмите Применить у взноса
2. Выберите, к кому он применяется:
   • Все участники — весь список
   • Один дивизион — все в одном дивизионе
   • Выбранные участники — выберите вручную, для длинных списков есть поиск
3. Нажмите Применить

Участники, у которых этот взнос уже есть, пропускаются, поэтому его можно безопасно применить снова после одобрения позднего участника.

В каждой строке взноса показаны сумма на участника, скольким участникам он выставлен, насколько широко применён (Охват, например 18 из 20) и общая выставленная сумма. Учитываются оба способа, которыми взнос попадает на баланс: применение и отправка бланка бронирования, в котором он указан.

Взнос за человека (цена за игрока, сотрудника или сопровождающего) отмечен как Только бланки бронирования: он выставляется через бланк бронирования, где вы указываете число человек, а не через Применить. Если в каталоге есть оба вида, кнопки Все / Обычные / Только бланки бронирования над списком фильтруют его.

Редактирование взноса#

Изменение суммы взноса обновляет все созданные им начисления. Именно в этом смысл взноса, а не сорока отдельных начислений: исправьте его один раз — и балансы всех участников изменятся следом.

Сроки оплаты#

Срок оплаты взноса бывает двух видов, и вы выбираете один:

• Дней на оплату — смещение. «14» даёт каждому участнику срок 14 дней со дня, когда счёт выставлен ему, поэтому взнос, применённый ко всему списку в январе и ещё раз к позднему участнику в марте, даёт позднему участнику реальный срок, а не уже прошедший.
• Фиксированная дата — одна дата для всех, когда бы им ни был выставлен счёт. Используйте её, когда у турнира один опубликованный крайний срок подачи заявок.

Изменение любого из них пересчитывает срок во всех начислениях, созданных взносом, — так же, как изменение суммы обновляет все балансы.

Оставьте поле пустым, если срок не нужен. Можно также задать Срок оплаты для отдельного начисления или в форме массового начисления при выставлении счёта сразу нескольким участникам.

Именно сроки делают возможными автоматические напоминания — о начислении без срока оплаты автоматически никогда не напоминают.

Участники, присоединившиеся позже#

Взнос применяется к списку в его состоянии на тот момент. Тем, кто добавлен позже — вручную, импортом или одобрением регистрации, — ничего не начисляется, пока вы этого не решите. MyCup решает это двумя способами:

Он сообщает вам. Если взнос выставлен некоторым участникам, но не всем, панель вверху страниц «Платежи», «Взносы» и «Бланки бронирования» показывает, скольким он не начислен. Чтобы начислить им, снова нажмите Применить для взноса: участники, у которых он уже есть, пропускаются — применён ли он к ним или отправлен в бланке бронирования, — поэтому счёт выставляется только недостающим. Взнос за человека вместо этого указывается в бланке бронирования позднего участника.

Он может делать это автоматически. Отметьте у взноса Начислять и участникам, добавленным позже (только для фиксированных взносов — у взноса за человека такого варианта нет, потому что ему нужна численность). Каждому, кто будет добавлен, импортирован или одобрен после этого, взнос начисляется в момент, когда он становится участником. По умолчанию это выключено, потому что поздний участник часто должен не стандартную сумму — пропорциональную, с доплатой или вовсе ничего, если вы её отменили.

Регистрация платежей#

Нажмите Записать платёж в заголовке страницы «Платежи». Выберите участников, введите сумму, дату и название, например «Наличные на стойке регистрации», и сохраните. Одна и та же сумма записывается каждому выбранному.

Если вы уже отметили строки в списке, они будут выбраны заранее.

Если суммы разные, используйте Сверка (на панели инструментов над списком). Там перечислены все участники с их остатком и полем суммы для каждого, так что можно пройтись по банковской выписке и сохранить всё за один раз. Пустые строки пропускаются.

Для одного участника откройте его журнал расчётов из списка и используйте + Начисление, + Оплата или + Возврат. Начисления и возвраты всегда записываете вы; платёж — это деньги, которые вы получили.

Как читать суммы#

Журнал показывает движение денег с вашей стороны:

• Оплата — поступление денег, зелёным со знаком +
• Возврат — деньги обратно, красным со знаком −
• Начисление — счёт, а не движение денег, поэтому без знака

Статусы платежей#

Платёж находится в одном из двух состояний:

• На проверке — заявлен, но ещё не проверен. Баланс он не меняет.
• Проведено — учтён в счёт долга участника.

Статус вручную не задаётся. Он следует из записей в журнале расчётов участника: откройте участника, чтобы добавить начисление, платёж или возврат или подтвердить заявленный им платёж.

Платёж, который записываете вы сами, всегда проводится сразу — ведь именно вы и подтверждали бы его.

Отмена решения#

Приняли неверное решение? Откройте журнал расчётов участника и нажмите кнопку отмены у платежа. Он вернётся в статус На проверке, и вы сможете решить снова.

Это работает для любого исхода:

• Отменить подтверждение — платёж перестаёт учитываться в балансе и возвращается в очередь.
• Отменить отклонение — платёж возвращается в очередь, а ваша заметка об отклонении удаляется, поскольку она описывала решение, которое больше не действует. Повторное открытие отклонения не зачисляет деньги клубу: заявка на проверке — это ещё не полученные деньги.

Отмена появилась потому, что альтернативы были плохими. Для подтверждения единственным выходом было удаление записи — книги сходились, но уничтожалась запись о том, что клуб вообще заявлял об оплате, то есть именно то, ради чего существует заметка об отклонении. Для отклонения выхода не было вовсе: клубу приходилось заново сообщать о платеже.

Это относится только к платежам. Начисление или возврат — ваша собственная запись, поэтому отправка её «обратно на проверку» поставила бы её в очередь вам же.

Если вы отклоняете платёж, о котором сообщил менеджер, MyCup попросит короткую заметку. «Мы не получили ваш перевод» — серьёзное сообщение, и одно предложение отделяет клуб, который знает, что делать дальше, от клуба, чей платёж просто исчез.

Подтверждение платежей от менеджеров команд#

Когда менеджер команды сообщает о платеже, он ожидает вашего подтверждения. Плитка «Финансы» на панели управления ведёт прямо к очереди; можно также использовать фильтр На проверке на странице «Финансы».

В очереди одна строка на каждую заявку, а не на участника: клуб с двумя ожидающими платежами — это две вещи для подтверждения. В каждой строке показаны клуб, сумма, дата и квитанция, если её приложили, а также кнопки Подтвердить и Отклонить. При подтверждении вас попросят ещё раз подтвердить действие с указанием клуба и суммы.

Что видят менеджеры команд#

Менеджеры команд ничего не видят о деньгах, пока вы этого не разрешите. Откройте настройки порядка подтверждения в заголовке «Финансов» (кнопка рядом с валютой, на которой написан текущий режим, — по умолчанию Проверка перед проведением) и отметьте Показывать менеджерам команд их баланс. Это добавит страницу «Платежи» в их панель команды.

Затем выберите, что они могут там делать:

Только просмотр — они видят, сколько должны и что уже оплачено. Сообщить о платеже нельзя, поэтому вам ничего не приходит на проведение. Используйте этот режим, когда нужна прозрачность без очереди.

Проверка перед проведением — они сообщают о платеже, он ждёт проверки и ничего не меняет, пока вы его не проведёте. Это режим по умолчанию и правильный выбор, если вы сверяетесь с банковской выпиской. Слово клуба — это заявка, а не квитанция.

Проводится сразу — их платёж учитывается немедленно, точно так же, как записанный вами. Используйте этот режим, когда клубы платят наличными на стойке, а человек, который это записывает, видел оплату своими глазами.

Платежи, которые записываете вы, во всех трёх режимах проводятся сразу.

Напоминания о неоплаченных суммах#

Когда у начислений есть сроки, MyCup может напоминать о них за вас: одно предупреждение до срока, затем повторные напоминания, пока сумма не оплачена, — от имени вашего турнира и с вашими платёжными данными. По умолчанию функция выключена и доступна на платных тарифах.

Напомнить можно и вручную в любой момент — кнопкой с колокольчиком в строке участника или кнопкой Напомнить должникам на панели инструментов над списком, чтобы напомнить всем, кто должен. Массовое напоминание выполняется в фоновом режиме, поэтому подтверждение сообщает, скольким отправляются напоминания, а не результат по каждому клубу.

Подробнее, в том числе о содержании письма, получателях и о том, когда напоминания прекращаются, — в разделе Напоминания об оплате.

Отозванные участники#

Журнал расчётов клуба, отозвавшего заявку, по-прежнему показывается в свёрнутом разделе под списком и никогда не учитывается в итогах турнира. Деньги, которые он был должен или заплатил, не исчезают из ваших записей незаметно.

Лиды в «Финансах»#

Лид из вашей воронки продаж появляется в «Финансах» с пометкой Лид, как только у него появляется бланк бронирования или записанный платёж, — так задатку, полученному до подтверждения участия клуба, есть куда попасть. Лиды без того и другого в «Финансах» не показываются.

• При конвертации лида всё остаётся на том же участнике; взносы, уже указанные в его бланке бронирования, повторно не выставляются.
• Лид со статусом Отклонено или Отозвано переходит к отозванным клубам: его начисления остаются видны, но больше не считаются деньгами к получению.
• Напоминания об оплате отправляются только подтверждённым участникам, никогда — лидам.

Как читать итоги#

В заголовке три показателя по всему турниру:

• Ожидается — всё, что начислено
• Получено — всё, что проведено
• Остаток — разница

Четвёртый, выделенный показатель считает то, что требует вашего участия: участников с просрочкой, а если таких нет — платежи на проверке.

Платежи на проверке не входят в «Получено», поэтому участник с платежом, ожидающим подтверждения, по-прежнему числится должником. Список команд и вкладка «Финансы» самой команды в первую очередь показывают сумму, ожидающую подтверждения, если она есть, — потому что это задача, а не просто цифра.

Следующие шаги#

• Напоминания об оплате — пусть MyCup сам напоминает о неоплаченных суммах
• Бланки бронирования — отправьте пронумерованную проформу, которая становится долгом в момент отправки
• Включение Панели команды — без этого менеджеры ничего не увидят
• Импорт из таблицы — импортированным участникам автоматически начисляется любой взнос, настроенный на начисление будущим участникам