Śledzenie płatności

Finanse pozwalają śledzić, ile każdy uczestnik jest winien i ile zapłacił – wpisowe, raty, dopłaty za spóźnienie, zwroty. To rejestr, a nie system płatności: pieniądze nadal przechodzą przelewem lub gotówką, a ty zapisujesz, co się wydarzyło. Przez MyCup nikt nie jest obciążany żadną kwotą.

Śledzenie płatności jest dostępne w planach płatnych. Wszystko, co już zapisałeś, pozostaje widoczne i czytelne, jeśli później zmienisz plan.

Gdzie to znaleźć#

Finanse mają własną grupę na lewym pasku bocznym, pod Panelem Drużyny, z trzema stronami:

• Płatności – rejestr uczestników całego turnieju
• Opłaty – szablony należności wielokrotnego użytku
• Formularze rezerwacji – faktury proforma, które wysyłasz uczestnikowi

Każda ma własny adres, więc link wysłany współpracownikowi otwiera stronę, na której byłeś, a przycisk wstecz w przeglądarce działa. Jeśli masz zapisany starszy link ?mode=fees, nadal prowadzi do właściwej strony.

Wszystkie trzy mają ten sam nagłówek strony: sumy oczekiwane, zebrane i do zapłaty dla całego turnieju, opisany niżej wiersz ustawień, główny przycisk strony (Zapisz płatność, Nowa opłata lub Nowy formularz rezerwacji) oraz przycisk ?, który otwiera krótki przewodnik po stronie z linkiem do tego artykułu.

Drogi od strony klubu nadal działają i zwykle są szybsze, gdy myślisz o konkretnym uczestniku, a nie robisz przeglądu płatności:

• Drużyny i zawodnicy – przycisk Finanse w nagłówku strony otwiera rejestr całego turnieju
• Wiersz dowolnej drużyny – etykieta z kwotą w wierszu otwiera własny rejestr tego klubu
• Panel – kafelek Finanse w sekcji Organizacja pokazuje kwoty Oczekiwane, Zebrano i Do zapłaty oraz prowadzi prosto do wszystkiego, co czeka na twoje zatwierdzenie. Zanim cokolwiek zostanie naliczone, ten sam kafelek mówi, do czego służą Finanse, z linkiem Skonfiguruj finanse, więc funkcję łatwo znaleźć na stronie, którą każdy otwiera jako pierwszą.

Jeśli twój plan nie obejmuje Finansów, grupa pokazuje jeden link Finanse z plakietką planu, który je zawiera (Pro), prowadzący do Planów. Sama strona pozostaje dostępna z Drużyn i zawodników, a wszystko, co już zapisano, pozostaje widoczne i czytelne – zmiana na niższy plan nigdy nie ukrywa pieniędzy, które już wprowadziłeś.

Ustawienia w nagłówku strony#

W wierszu ustawień nagłówka na wszystkich trzech stronach jest pięć elementów. Odczytujesz je ciągle podczas pracy, a zmieniasz rzadko, dlatego są tutaj, a nie w Ustawieniach turnieju.

Kto może otwierać Finanse#

Płatności, Opłaty i Formularze rezerwacji są dostępne dla Administratorów, którzy mogą też zmieniać na nich wszystko – zapisać płatność, edytować opłatę, wysłać formularz rezerwacji, ustawić dane bankowe. Edytor wyników nie może ich otworzyć, więc wolontariusz zaproszony do wpisywania wyników nigdy nie zobaczy strony z twoimi danymi bankowymi. Zobacz Administratorzy i role.

Ustawianie waluty#

Kwoty są pokazywane z oznaczeniem waluty, które ustawiasz raz. Na dowolnej stronie Finansów kliknij przycisk waluty w wierszu ustawień nagłówka (dopóki jej nie ustawisz, ma napis Ustaw walutę) i wpisz kod lub symbol – EUR, zł i R$ działają, ponieważ to dowolny tekst, który MyCup tylko wyświetla. Nigdy nie jest przeliczany.

Jeśli waluta nie jest ustawiona, kwoty wyświetlają się jako same liczby, a komunikat proponuje jej ustawienie.

Opłaty#

Opłata to należność wielokrotnego użytku – „Wpisowe 500”, „Spóźniona rejestracja 50”. Definiujesz ją raz i naliczasz wielu uczestnikom jednym działaniem.

Aby utworzyć opłatę:

1. Otwórz Opłaty na pasku bocznym, w sekcji Finanse
2. Kliknij Nowa opłata w nagłówku strony
3. Nadaj jej nazwę i kwotę oraz opcjonalnie opis
4. Opcjonalnie ustaw Termin płatności – Dni na zapłatę (liczone od dnia obciążenia każdego uczestnika) albo Stała data dla wszystkich
5. Zapisz

Aby obciążyć uczestników:

1. Kliknij Zastosuj przy opłacie
2. Wybierz, kogo dotyczy:
   • Wszyscy uczestnicy – cała lista
   • Jedna dywizja – wszyscy w jednej dywizji
   • Wybrani uczestnicy – wybierz ich ręcznie, z polem wyszukiwania przy długich listach
3. Kliknij Zastosuj

Uczestnicy, którzy już mają tę opłatę, są pomijani, więc możesz bezpiecznie uruchomić ją ponownie po zatwierdzeniu spóźnionego zgłoszenia.

Każdy wiersz opłaty pokazuje kwotę na uczestnika, ilu uczestników nią obciążono, jaki ma zasięg (Pokrycie, np. 18 z 20) i łączną naliczoną kwotę. Liczą się obie drogi, którymi opłata trafia na saldo: jej zastosowanie i wysłanie formularza rezerwacji, który ją zawiera.

Opłata za osobę (wyceniana za zawodnika, członka sztabu lub osobę towarzyszącą) jest oznaczona jako Tylko formularze rezerwacji: nalicza się ją przez formularz rezerwacji, w którym ustawiasz liczbę osób, a nie przyciskiem Zastosuj. Gdy katalog zawiera oba rodzaje, przyciski Wszystkie / Zwykłe / Tylko formularze rezerwacji nad listą ją filtrują.

Edycja opłaty#

Zmiana kwoty opłaty aktualizuje każdą utworzoną przez nią należność. Właśnie po to definiuje się opłatę zamiast wpisywać czterdzieści osobnych należności – popraw ją raz, a saldo każdego uczestnika podąży za zmianą.

Terminy płatności#

Termin opłaty ma dwa warianty, z których wybierasz jeden:

• Dni na zapłatę – przesunięcie. „14” daje każdemu uczestnikowi termin 14 dni od dnia, w którym on został obciążony, więc opłata zastosowana do listy w styczniu i ponownie do spóźnionego zgłaszającego w marcu daje mu rzeczywisty termin zamiast takiego, który już minął.
• Stała data – ta sama data dla wszystkich, bez względu na to, kiedy zostali obciążeni. Użyj jej, gdy turniej ma jeden opublikowany termin wpisowego.

Zmiana któregokolwiek z nich przelicza termin we wszystkich należnościach utworzonych przez opłatę, tak samo jak zmiana kwoty aktualizuje każde saldo.

Zostaw puste, aby nie ustawiać terminu. Możesz też ustawić Termin płatności przy pojedynczej należności albo w formularzu zbiorczym przy obciążaniu kilku uczestników naraz.

To terminy umożliwiają automatyczne przypomnienia – należność bez terminu płatności nigdy nie jest monitowana automatycznie.

Uczestnicy, którzy dołączają później#

Opłata jest stosowana do listy w jej ówczesnym stanie. Każdy dodany później – ręcznie, przez import lub przez zatwierdzenie zgłoszenia – nie ma żadnej należności, dopóki tak nie zdecydujesz. MyCup obsługuje to na dwa sposoby:

Informuje cię. Gdy opłata dotarła do części uczestników, ale nie do wszystkich, panel na górze stron Płatności, Opłaty i Formularze rezerwacji podaje, ilu jej brakuje. Aby ich obciążyć, ponownie Zastosuj opłatę: uczestnicy, którzy już ją mają, są pomijani – bez względu na to, czy została im zastosowana, czy wysłana na formularzu rezerwacji – więc obciążeni zostają tylko brakujący. Opłata za osobę trafia zamiast tego na formularz rezerwacji spóźnionego uczestnika.

Może to zrobić automatycznie. Zaznacz Naliczaj też uczestnikom dołączającym później przy opłacie (tylko opłaty ryczałtowe – opłata za osobę tego nie oferuje, bo wymaga liczby osób). Każdy dodany, zaimportowany lub zatwierdzony od tej chwili zostaje obciążony tą opłatą w momencie, gdy staje się uczestnikiem. Domyślnie opcja jest wyłączona, ponieważ spóźniony uczestnik często jest winien coś innego niż standardowa kwota – proporcjonalnie mniej, z dopłatą albo nic, bo z niej zrezygnowałeś.

Zapisywanie płatności#

Kliknij Zapisz płatność w nagłówku strony Płatności. Wybierz uczestników, wpisz kwotę, datę i tytuł, np. „Gotówka przy stanowisku rejestracji”, i zapisz. Ta sama kwota zostaje zapisana dla każdego wybranego uczestnika.

Jeśli zaznaczyłeś już jakieś wiersze na liście, są one wstępnie wybrane.

Gdy kwoty się różnią, użyj zamiast tego Uzgodnij (na pasku narzędzi nad listą). Pokazuje każdego uczestnika z jego saldem do zapłaty i osobnym polem kwoty, więc możesz przejść przez wyciąg bankowy i zapisać wszystko za jednym razem. Puste wiersze są pomijane.

Dla pojedynczego uczestnika otwórz jego rejestr z listy i użyj + Opłata, + Płatność lub + Zwrot. Należności i zwroty zawsze zapisujesz ty; płatność to pieniądze, które otrzymałeś.

Jak czytać kwoty#

Rejestr pokazuje ruch pieniędzy z twojej perspektywy:

• Płatność – wpływ pieniędzy, pokazany na zielono ze znakiem +
• Zwrot – wypływ pieniędzy, pokazany na czerwono ze znakiem −
• Opłata – rachunek, a nie ruch gotówki, więc nie ma znaku

Statusy płatności#

Płatność ma jeden z dwóch stanów:

• W weryfikacji – zgłoszona, ale jeszcze niesprawdzona. Nie zmienia salda.
• Rozliczone – wliczona w to, co uczestnik jest winien.

Statusu nie ustawiasz ręcznie. Wynika on z wpisów w rejestrze uczestnika: otwórz uczestnika, aby dodać należność, płatność lub zwrot albo zatwierdzić zgłoszoną przez niego płatność.

Płatność zapisana przez ciebie jest zawsze od razu rozliczona – to ty byłbyś osobą, która by ją potwierdzała.

Cofanie decyzji#

Podjąłeś złą decyzję? Otwórz rejestr uczestnika i użyj przycisku Cofnij przy płatności. Wraca ona do stanu W weryfikacji, więc możesz zdecydować jeszcze raz.

Działa to w obu przypadkach:

• Cofnij zatwierdzenie – płatność przestaje być wliczana do salda i wraca do kolejki.
• Cofnij odrzucenie – płatność wraca do kolejki, a twoja notatka o odrzuceniu zostaje usunięta, bo opisywała decyzję, która już nie obowiązuje. Ponowne otwarcie odrzucenia nie uznaje kwoty na rzecz klubu: zgłoszenie czekające na weryfikację to nie otrzymane pieniądze.

Cofanie istnieje, bo alternatywy były złe. Przy zatwierdzeniu jedynym rozwiązaniem było usunięcie wpisu – co bilansuje rachunki, ale niszczy zapis, że klub w ogóle twierdził, że zapłacił, czyli dokładnie to, co ma zachować notatka o odrzuceniu. Przy odrzuceniu nie było żadnego rozwiązania: klub musiał zgłosić płatność od nowa.

Dotyczy to tylko płatności. Należność lub zwrot to twój własny wpis, więc odesłanie go „z powrotem do weryfikacji” ustawiłoby go w kolejce dla ciebie samego.

Jeśli odrzucasz płatność zgłoszoną przez menedżera, MyCup prosi o krótką notatkę. „Nie otrzymaliśmy twojego przelewu” to poważny komunikat, a jedno zdanie decyduje o tym, czy klub wie, co zrobić dalej, czy jego płatność po prostu znikła.

Zatwierdzanie płatności zgłoszonych przez menedżerów#

Gdy menedżer drużyny zgłosi płatność, pojawia się ona do twojego zatwierdzenia. Kafelek Finanse w panelu prowadzi prosto do kolejki; możesz też użyć filtra W weryfikacji na stronie Finanse.

Kolejka pokazuje jeden wiersz na zgłoszenie, a nie na uczestnika – klub z dwiema oczekującymi płatnościami to dwie rzeczy do zatwierdzenia. Każdy wiersz pokazuje klub, kwotę, datę i potwierdzenie, jeśli je załączono, z przyciskami Zatwierdź i Odrzuć. Zatwierdzenie wymaga potwierdzenia z podaniem klubu i kwoty.

Co widzą menedżerowie drużyn#

Menedżerowie drużyn nie widzą nic na temat pieniędzy, dopóki na to nie pozwolisz. Otwórz ustawienia przepływu z nagłówka Finansów (przycisk obok waluty, który pokazuje bieżący tryb – domyślnie Weryfikacja przed rozliczeniem) i zaznacz Pozwól menedżerom drużyn widzieć swoje saldo. Dodaje to stronę Płatności do ich Panelu Drużyny.

Następnie wybierz, co mogą tam robić:

Tylko podgląd – widzą, ile są winni i ile zostało zapłacone. Nie ma możliwości zgłoszenia płatności, więc nic nie trafia do ciebie do rozliczenia. Użyj tego, gdy chcesz przejrzystości bez kolejki.

Weryfikacja przed rozliczeniem – zgłaszają płatność, która czeka na weryfikację i niczego nie zmienia, dopóki jej nie rozliczysz. To ustawienie domyślne i właściwy wybór, gdy uzgadniasz płatności z wyciągiem bankowym. Słowo klubu to zgłoszenie, a nie potwierdzenie wpłaty.

Rozliczane od razu – ich płatność liczy się natychmiast, dokładnie jak płatność zapisana przez ciebie. Użyj tego, gdy kluby płacą gotówką przy stanowisku, a osoba, która ją zapisuje, widziała wpłatę.

Płatności zapisane przez ciebie są we wszystkich trzech trybach rozliczane od razu.

Upominanie się o nieopłacone salda#

Gdy należności mają terminy, MyCup może upominać się o nie za ciebie: jedno uprzedzenie przed terminem płatności, a potem powtórki, dopóki saldo pozostaje nieopłacone, wysyłane w imieniu twojego turnieju z twoimi danymi do płatności. Domyślnie jest to wyłączone i dostępne w planach płatnych.

W każdej chwili możesz też upomnieć się ręcznie – przyciskiem dzwonka w wierszu uczestnika albo przyciskiem Przypomnij zalegającym na pasku narzędzi nad listą, aby upomnieć wszystkich, którzy zalegają. Upomnienie zbiorcze działa w tle, więc potwierdzenie mówi, ilu uczestnikom wysyłane są przypomnienia, a nie jaki był wynik dla każdego klubu.

Pełny opis, w tym treść e-maila, odbiorców i moment, w którym upominanie się kończy, znajdziesz w Przypomnieniach o płatności.

Wycofani uczestnicy#

Rejestr wycofanego klubu nadal jest widoczny, w zwiniętej sekcji pod listą, i nigdy nie jest wliczany do sum turnieju. Pieniądze, które był winien lub zapłacił, nie znikają po cichu z twoich zapisów.

Leady w Finansach#

Lead z twojego lejka sprzedaży pojawia się w Finansach z oznaczeniem Lead, gdy tylko ma formularz rezerwacji lub zapisaną płatność – więc zaliczka pobrana przed potwierdzeniem klubu ma gdzie trafić. Leady bez żadnego z nich nie pojawiają się w Finansach.

• Konwersja leada zachowuje wszystko przy tym samym uczestniku; opłaty już obecne na jego formularzu rezerwacji nie są naliczane drugi raz.
• Lead oznaczony jako Odrzucone lub Wycofany przechodzi do wycofanych klubów: jego należności pozostają widoczne, ale nie liczą się już jako pieniądze do zebrania.
• Przypomnienia o płatności trafiają tylko do potwierdzonych uczestników, nigdy do leadów.

Odczytywanie sum#

Nagłówek pokazuje trzy kwoty dla całego turnieju:

• Oczekiwane – wszystko, co naliczono
• Zebrano – wszystko, co rozliczono
• Do zapłaty – różnica

Czwarta, wyróżniona liczba pokazuje to, co wymaga twojej uwagi: uczestników po terminie albo – gdy takich nie ma – płatności do sprawdzenia.

Płatności wciąż w weryfikacji nie są wliczane do kwoty Zebrano, dlatego uczestnik z płatnością czekającą na zatwierdzenie nadal figuruje jako zalegający. Lista drużyn i zakładka Finanse drużyny pokazują na pierwszym miejscu kwotę czekającą na zatwierdzenie, jeśli taka jest, bo to zadanie do wykonania, a nie tylko liczba do przeczytania.

Następne kroki#

• Przypomnienia o płatności – pozwól MyCup upominać się za ciebie o nieopłacone salda
• Formularze rezerwacji – wyślij numerowaną proformę, która staje się należnością w chwili wysłania
• Włączanie Panelu Drużyny – wymagane, zanim menedżerowie cokolwiek zobaczą
• Import z arkusza – zaimportowani uczestnicy są automatycznie obciążani każdą opłatą ustawioną na naliczanie przyszłym uczestnikom