Dokumenty

MyCup przechowuje dwa różne rodzaje dokumentów i warto wiedzieć, którego potrzebujesz, zanim zaczniesz je zbierać:

Jeśli musisz sprawdzić, czy każdy zawodnik ma dowód w systemie, używaj dokumentów zawodników. Jeśli potrzebujesz jednego podpisanego formularza od klubu, używaj dokumentów drużyny.

Dokumenty drużyny#

Przesyłanie dokumentów drużyny#

1. Zaloguj się do Panelu uczestnika
2. Kliknij Dokumenty w menu bocznym (w sekcji Dokumenty)
3. Kliknij Prześlij dokument
4. Wybierz plik — przeciągnij go na pole albo kliknij, aby go wskazać
5. Wpisz Nazwa pliku (wymagane) i Opis / Notatki (opcjonalnie)
6. Kliknij Wyślij

Nad listą licznik pokazuje, ile dokumentów udostępniono organizatorowi; możesz też wyszukiwać je po nazwie. Notka pod listą mówi, ile dokumentów możesz przesłać i ile miejsc zostało. Przycisk Prześlij dokument jest nieaktywny po osiągnięciu limitu albo po zakończeniu turnieju.

Przeglądanie dokumentów drużyny#

Dokumenty drużyny pojawiają się na stronie drużyny w panelu administracyjnym, na zakładce Dokumenty. Możesz przesyłać dokumenty w imieniu klubu (przeciągnij plik na pole albo go wskaż), pobierać wszystko, co klub złożył, zmieniać nazwy i w każdej chwili usuwać dokumenty.

Gdy Panel Drużyny jest wyłączony, zakładka Dokumenty ma oznaczenie Wyłączone i zamiast listy oferuje Włącz Panel Drużyny. W planie bez Panelu Drużyny zakładka ma ikonę kłódki i prowadzi do Planów.

Dokumenty zawodników i sztabu#

Wymaga planu Premium. W innych planach ikona dokumentu nie pojawia się w wierszach zawodników i sztabu — z wyjątkiem osób, które już mają dokumenty, dzięki czemu turniej, który zmienił plan, nadal może otwierać, pobierać i usuwać to, co zebrał.

Tej funkcji używaj do sprawdzania tożsamości: każdy dokument jest przypisany do konkretnego zawodnika lub członka sztabu, więc na pytanie „czy Marco Rossi złożył dowód?” naprawdę da się odpowiedzieć.

Dla menedżerów drużyn#

1. Otwórz Zawodnicy (lub Sztab) w Panelu uczestnika
2. Każdy wiersz ma małą ikonę dokumentu z liczbą — kliknij ją
3. Przeciągnij pliki na pole albo kliknij je, aby wskazać pliki

Przesyłanie zaczyna się od razu po wybraniu pliku — nie ma osobnego kroku potwierdzenia. W tym samym miejscu możesz zmienić nazwę lub usunąć dokumenty, które już tam są.

Ikona pokazuje, ile dokumentów ma już dana osoba, więc braki w składzie widać od razu, bez otwierania kogokolwiek.

Dla organizatorów#

1. Otwórz drużynę w Drużyny i zawodnicy
2. Przejdź na zakładkę Zawodnicy lub Sztab
3. Kliknij ikonę dokumentu w dowolnym wierszu

Lista drużyn pokazuje też dla każdego klubu liczbę dokumentów zawodników, obok liczby dokumentów samego klubu — to celowo dwie osobne liczby. Najedź na dowolny licznik na tej liście, aby zobaczyć, co liczy.

Przesyłanie#

Obsługiwane typy plików#

• Dokumenty: PDF, TXT, DOC, DOCX
• Arkusze kalkulacyjne: CSV, XLS, XLSX
• Obrazy: JPG, PNG, GIF, WEBP

Ze względów bezpieczeństwa MyCup sprawdza rzeczywistą zawartość pliku, a nie tylko jego nazwę — zmiana rozszerzenia na .pdf nie pozwoli obejść tej kontroli.

Limity rozmiaru#

• Dokumenty: 2 MB
• Obrazy: 8 MB

Większy limit dla obrazów wynika z tego, że zdjęcia dokumentów z telefonu są duże. MyCup automatycznie zmniejsza przesłane obrazy po ich zapisaniu, więc zdjęcie prosto z telefonu jest w porządku — nie musisz go wcześniej zmniejszać.

Nazwy i opisy#

Nadaj każdemu dokumentowi czytelną nazwę, a jeśli jego cel nie jest oczywisty — także opis. Oba można zmienić po przesłaniu — kliknij Zmień nazwę przy dowolnym dokumencie, w obu panelach. Zmienia się tylko wyświetlana nazwa; sam plik pozostaje nietknięty, więc dokument przemianowany na „Paszport” nadal pobiera się jako Passport.pdf.

Usuwanie#

Zasady różnią się dla obu rodzajów, bo są zbierane w różnych okolicznościach:

• Dokumenty drużyny — menedżer drużyny może usunąć dokument, który sam przesłał, w ciągu 30 minut od przesłania. Starsze dokumenty lub przesłane przez kogoś innego musi usunąć organizator.
• Dokumenty zawodników i sztabu — mogą być usunięte w dowolnym momencie, dopóki turniej jest otwarty do edycji, przez menedżera drużyny lub organizatora.

Usunięcie dokumentu osobistego natychmiast kasuje plik. Nie ma dla niego kosza i jest to celowe: ktoś, kto prosi o usunięcie skanu swojego dowodu, oczekuje, że skan zniknie.

Usunięcie zawodnika lub członka sztabu usuwa też jego dokumenty.

Jak długo dokumenty są przechowywane#

Dokumenty osobiste nie są przechowywane w nieskończoność. 180 dni po zakończeniu turnieju MyCup przenosi dokumenty tego turnieju do archiwum:

• Pliki znikają z Twojego panelu i nie można ich już tam pobrać.
• MyCup przechowuje kopię archiwalną. Jeśli czegoś potrzebujesz, skontaktuj się z pomocą techniczną, a prześlemy Ci to.
• Odliczanie zaczyna się dopiero po zakończeniu turnieju, więc trwający turniej nigdy niczego nie traci.

Każdy dokument pokazuje w panelu swoją datę archiwizacji, więc nic nie znika bez ostrzeżenia.

Chodzi o to, aby dokumenty tożsamości nie leżały w działającym systemie bez końca, gdy już spełniły swoje zadanie. Jeśli dokument musi zostać trwale usunięty wcześniej — na przykład dlatego, że ktoś poprosił o jego usunięcie — usuń go w panelu, a zniknie natychmiast.

Panowanie nad przesłanymi plikami#

Powiadomienia o przesłaniu#

Możesz dostawać e-mail za każdym razem, gdy menedżer drużyny prześle dokument.

Powiadomienia ustawisz na zakładce Powiadomienia w Panel DrużynyUstawienia:

• Przesłane dokumenty — włącza lub wyłącza e-maile o przesłaniu.
• Adresy e-mail powiadomień — jedna wspólna lista odbiorców (do 3 adresów), używana przez każde włączone powiadomienie Panelu Drużyny, w tym o przesłanych dokumentach. Wpisz każdy adres i naciśnij Enter. Powiadomienie trafia do wszystkich odbiorców przy każdym przesłaniu.

Każdy e-mail zawiera nazwę dokumentu, nazwę drużyny, osobę przesyłającą, rozmiar pliku i opis. Przycisk Zobacz w panelu otwiera stronę drużyny.

Codzienne podsumowanie#

Dokumenty przesłane przez menedżerów drużyn pojawiają się też w podsumowaniu Powiadomienia o zmianach w składzie — jeden poranny e-mail obejmujący wszystko, co zrobiły kluby, zamiast jednego e-maila na plik.

Pulpit#

Kanał Aktywność na pulpicie grupuje przesłane danego dnia pliki w jeden wpis z nazwami klubów, osobami przesyłającymi i plikami, z osobną zakładką Dokumenty. Strona każdej drużyny ma oś czasu ze wszystkim, co dotyczyło klubu, łącznie z przesłanymi plikami.

Dobre praktyki#

Jasno określ wymagania

• Powiedz drużynom dokładnie, jakich dokumentów potrzebujesz
• Zaznacz, czy chodzi o dokumenty drużyny, czy każdego zawodnika
• Ustal jasne terminy w ogłoszeniach

Monitoruj przesyłane pliki

• Używaj liczby dokumentów zawodników na liście drużyn, aby znaleźć kluby, które nic nie przesłały
• Sprawdzaj zakładkę Dokumenty w kanale Aktywność zamiast przeszukiwać e-maile

Proś o minimum

• Zbieraj tylko te dokumenty, które naprawdę musisz zweryfikować
• Dokumenty tożsamości wiążą się z realnymi obowiązkami — im krótsza lista, tym mniejszy problem, jeśli coś pójdzie nie tak

Rozwiązywanie problemów#

Plik jest za duży#

Dokumenty są ograniczone do 2 MB, a obrazy do 8 MB. Skompresuj duży plik PDF albo zrób zdjęcie dokumentu zamiast skanować go w pełnej rozdzielczości.

Nieobsługiwany format#

Przekonwertuj plik na jeden z obsługiwanych typów. Pliki HTML, SVG i skrypty są celowo odrzucane i nie da się ich dopuścić.

Osiągnięto limit dokumentów#

Każda drużyna i każda osoba może mieć 5 dokumentów. Usuń jeden przed przesłaniem kolejnego albo połącz kilka stron w jeden plik PDF.

W wierszach zawodników nie ma ikony dokumentu#

Dokumenty zawodników i sztabu wymagają planu Premium. W innych planach ikona pojawia się tylko przy osobach, które już mają dokumenty.

Menedżer drużyny nie może usunąć dokumentu#

Dokumenty drużyny blokują się 30 minut po przesłaniu. Usuń dokument za menedżera na stronie drużyny w panelu administracyjnym.