Documents

MyCup gère deux types de documents différents, et il vaut mieux savoir lequel vous faut avant de commencer la collecte :

Si vous devez vérifier que chaque joueur a déposé une pièce d'identité, utilisez les documents des joueurs. Si vous avez besoin d'un seul formulaire signé par le club, utilisez les documents d'équipe.

Documents d'équipe#

Téléverser des documents d'équipe#

1. Connectez-vous au panneau équipe
2. Cliquez sur Documents dans la barre latérale (sous Documents)
3. Cliquez sur Téléverser un document
4. Choisissez un fichier — faites-le glisser sur le champ ou cliquez pour parcourir
5. Saisissez un Nom du fichier (obligatoire) et une Description / Notes (facultatif)
6. Cliquez sur Soumettre

Au-dessus de la liste, un compteur indique combien de documents sont partagés avec l'organisateur, et vous pouvez les rechercher par nom. La note sous la liste indique combien de documents vous pouvez téléverser et combien d'emplacements restent libres. Le bouton Téléverser un document est désactivé une fois la limite atteinte, ou après la fin du tournoi.

Consulter les documents d'équipe#

Les documents d'équipe apparaissent sur la page de l'équipe dans le panneau d'administration, dans l'onglet Documents. Vous pouvez téléverser pour le compte du club (faites glisser un fichier sur la zone de dépôt, ou parcourez), télécharger tout ce qu'il a déposé, le renommer et supprimer des documents à tout moment.

Tant que le panneau équipe est désactivé, l'onglet Documents porte la mention Désactivé et propose Activer le panneau équipe à la place de la liste. Avec une formule sans panneau équipe, l'onglet affiche un cadenas et renvoie vers les formules.

Documents des joueurs et du staff#

Nécessite la formule Premium. Avec les autres formules, l'icône de document n'apparaît pas sur les lignes des joueurs et du staff — sauf pour les personnes qui ont déjà des documents, afin qu'un tournoi qui change de formule puisse toujours ouvrir, télécharger et supprimer ce qu'il a collecté.

C'est la fonctionnalité à utiliser pour les contrôles d'identité : chaque document est rattaché à un joueur ou à un membre du staff précis, et vous pouvez donc vraiment répondre à la question « Marco Rossi a-t-il déposé sa pièce d'identité ? ».

Pour les responsables d'équipe#

1. Ouvrez Joueurs (ou Staff) dans le panneau équipe
2. Chaque ligne affiche une petite icône de document avec un compteur — cliquez dessus
3. Faites glisser des fichiers sur la zone de dépôt, ou cliquez dessus pour parcourir

Le téléversement démarre dès que vous choisissez un fichier — il n'y a pas d'étape de confirmation séparée. Renommez ou supprimez ce qui s'y trouve déjà depuis le même panneau.

L'icône indique combien de documents la personne a déjà : les trous dans un effectif sautent aux yeux sans avoir à ouvrir chaque fiche.

Pour les organisateurs#

1. Ouvrez l'équipe depuis Équipes et joueurs
2. Passez à l'onglet Joueurs ou Staff
3. Cliquez sur l'icône de document de n'importe quelle ligne

La liste des équipes affiche aussi, pour chaque club, le nombre de documents de joueurs, à côté du nombre de documents propres au club — ce sont volontairement deux chiffres distincts. Survolez une pastille de compteur dans cette liste pour voir ce qu'elle compte.

Téléversement#

Types de fichiers acceptés#

• Documents : PDF, TXT, DOC, DOCX
• Tableurs : CSV, XLS, XLSX
• Images : JPG, PNG, GIF, WEBP

Par sécurité, MyCup vérifie le contenu réel du fichier, et pas seulement son nom — renommer un fichier en .pdf ne suffit pas à passer le contrôle.

Limites de taille#

• Documents : 2 Mo
• Images : 8 Mo

La limite plus élevée pour les images s'explique par la taille des photos de documents prises au téléphone. MyCup réduit automatiquement les images après leur enregistrement : une photo prise directement au téléphone convient très bien, inutile de la redimensionner avant.

Noms et descriptions#

Donnez à chaque document un nom clair et, si son objet n'est pas évident, une description. Les deux peuvent être modifiés après le téléversement — cliquez sur Renommer sur n'importe quel document, dans l'un ou l'autre panneau. Seul le nom affiché change ; le fichier lui-même reste intact, si bien qu'un document renommé « Passeport » se télécharge toujours sous le nom Passport.pdf.

Suppression#

Les règles diffèrent selon le type, car ils sont collectés dans des circonstances différentes :

• Documents d'équipe — un responsable d'équipe peut supprimer un document qu'il a lui-même téléversé, dans les 30 minutes qui suivent. Tout document plus ancien, ou téléversé par quelqu'un d'autre, doit être supprimé par l'organisateur.
• Documents des joueurs et du staff — peuvent être supprimés à tout moment tant que le tournoi est ouvert aux modifications, par le responsable d'équipe ou par l'organisateur.

Supprimer un document personnel efface le fichier immédiatement. Il n'y a pas de corbeille, et c'est voulu : une personne qui vous demande de retirer la copie de sa pièce d'identité s'attend à ce qu'elle disparaisse.

Supprimer un joueur ou un membre du staff supprime aussi ses documents.

Durée de conservation des documents#

Les documents personnels ne sont pas conservés indéfiniment. 180 jours après la fin de votre tournoi, MyCup déplace les documents de ce tournoi dans une archive :

• Les fichiers quittent votre panneau et ne peuvent plus y être téléchargés.
• MyCup conserve une copie archivée. Si vous avez besoin de récupérer un document, contactez le support et nous vous l'enverrons.
• Le compte à rebours ne démarre qu'à la fin du tournoi : un tournoi en cours ne perd donc jamais rien.

Chaque document affiche sa date d'archivage dans le panneau : rien ne disparaît sans prévenir.

Ce mécanisme évite que des pièces d'identité restent indéfiniment dans un système actif une fois qu'elles ont servi. Si un document doit être définitivement détruit plus tôt — par exemple parce que la personne vous l'a demandé — supprimez-le dans le panneau et il disparaît immédiatement.

Garder le fil des téléversements#

Notifications de téléversement#

Vous pouvez recevoir un e-mail chaque fois qu'un responsable d'équipe téléverse un document.

Configurez les notifications dans l'onglet Notifications de Panneau équipeParamètres :

• Dépôts de documents — Active ou désactive les e-mails de téléversement.
• Adresses e-mail de notification — Une liste unique de destinataires (jusqu'à 3 adresses) utilisée par toutes les notifications du panneau équipe activées, y compris les dépôts de documents. Saisissez chaque adresse et appuyez sur Entrée. La notification est envoyée à chaque destinataire à chaque téléversement.

Chaque e-mail indique le nom du document, le nom de l'équipe, l'auteur du téléversement, la taille du fichier et la description. Un bouton Voir dans le tableau de bord ouvre la page de l'équipe.

Récapitulatif quotidien#

Les documents téléversés par les responsables d'équipe figurent aussi dans le récapitulatif des Notifications de modification d'effectif — un seul e-mail le matin qui couvre tout ce que les clubs ont fait, plutôt qu'un e-mail par fichier.

Tableau de bord#

Le fil Activité de votre tableau de bord regroupe les téléversements de chaque journée en une seule entrée qui nomme les clubs, les auteurs et les fichiers, avec son propre onglet Documents. La page de chaque équipe comporte une chronologie de tout ce qui est arrivé à ce club, téléversements compris.

Bonnes pratiques#

Communiquez vos exigences

• Indiquez précisément aux équipes les documents dont vous avez besoin
• Précisez s'il les faut par équipe ou par joueur
• Fixez des dates limites claires via les annonces

Surveillez les téléversements

• Servez-vous du nombre de documents de joueurs dans la liste des équipes pour repérer les clubs qui n'ont rien déposé
• Consultez l'onglet Documents du fil Activité plutôt que de courir après les e-mails

Demandez le strict minimum

• Ne collectez que les documents que vous devez réellement vérifier
• Les pièces d'identité personnelles impliquent de vraies obligations — plus votre liste est courte, moins le problème est grave en cas d'incident

Dépannage#

Fichier trop volumineux#

Les documents sont limités à 2 Mo et les images à 8 Mo. Compressez un PDF volumineux, ou photographiez le document au lieu de le numériser en pleine résolution.

Format non pris en charge#

Convertissez-le dans l'un des types acceptés. Les fichiers HTML, SVG et les scripts sont refusés volontairement et ne peuvent pas être autorisés.

Limite de documents atteinte#

Chaque équipe et chaque personne peut avoir 5 documents. Supprimez-en un avant d'en téléverser un autre, ou regroupez plusieurs pages dans un seul PDF.

Il n'y a pas d'icône de document sur les lignes des joueurs#

Les documents des joueurs et du staff nécessitent la formule Premium. Avec les autres formules, l'icône n'apparaît que pour les personnes qui ont déjà des documents.

Un responsable d'équipe ne peut pas supprimer un document#

Les documents d'équipe sont verrouillés 30 minutes après leur téléversement. Supprimez-le à sa place depuis la page de l'équipe dans le panneau d'administration.