Paiements

Les responsables d'équipe peuvent voir ce que leur équipe doit et ce qui a été payé, et — si vous l'autorisez — déclarer un paiement que vous validerez. Cette option est désactivée par défaut : certains organisateurs préfèrent que les questions d'argent restent entre eux et le trésorier.

Cette page traite du côté du responsable. Pour enregistrer des frais, appliquer des tarifs et valider des paiements, voir Suivre les paiements.

L'activer#

1. Dans la barre latérale, sous Finances, cliquez sur Paiements
2. Dans l'en-tête de la page, cliquez sur le réglage qui indique comment sont traités les paiements des responsables (il affiche le choix actuel, par exemple Examiner avant traitement)
3. Dans la fenêtre Paiements des responsables d'équipe, cochez Laisser les responsables d'équipe voir leur solde
4. Sous Lorsqu'un responsable d'équipe signale un paiement, choisissez ce qu'il peut faire (voir ci-dessous) et cliquez sur Enregistrer

Un élément Paiements apparaît dans la barre latérale du panneau équipe. Quand le réglage est désactivé, la page et son élément de menu n'existent tout simplement pas pour les responsables.

Le même interrupteur se trouve aussi dans Paramètres du panneau équipe, onglet Permissions, sous le nom Solde des paiements.

Choisir ce que les responsables peuvent faire#

Consultation uniquement — ils voient ce qu'ils doivent et ce qui a été payé, rien de plus. Il n'y a aucun moyen de déclarer un paiement, donc rien ne vous arrive à traiter. À utiliser si vous voulez que les clubs puissent vérifier leur solde sans ouvrir pour vous-même une file de déclarations.

Examiner avant traitement (par défaut) — ils déclarent un paiement, celui-ci attend votre examen et ne modifie pas leur solde tant que vous ne l'avez pas approuvé. C'est le bon choix si vous rapprochez les paiements d'un relevé bancaire, car la parole d'un club est une déclaration, pas un reçu.

Traité immédiatement — leur paiement compte aussitôt, exactement comme un paiement que vous enregistrez. À utiliser lorsque les clubs paient en espèces à un guichet et que la personne qui l'enregistre est celle qui les a vus payer.

Les paiements que vous enregistrez sont toujours traités immédiatement, quel que soit le mode choisi.

Ce que voit le responsable#

La page Paiements s'ouvre sur le solde :

• Restant dû — ce qui reste à payer, sur le total facturé
• Payé et confirmé — tout ce qui a été traité
• En cours d'examen — ce qui a été déclaré mais pas encore approuvé, s'il y en a

La ligne sous le montant restant dû indique la prochaine échéance — prochaine échéance le 14 mars, à payer aujourd'hui ou en retard de 9 jours (échéance au 4 mars 2026). Un responsable qui ne voit qu'un simple « Restant dû : 500 » n'a aucune raison d'agir aujourd'hui plutôt que le mois prochain — c'est précisément le problème que les rappels doivent résoudre.

En dessous, le grand livre est divisé en deux :

• Frais — tout ce que vous avez facturé, avec sa date d'échéance si vous en avez fixé une et un statut Ouvrir, Payé en partie ou Payé, pour que le responsable voie ce qui est dû ensuite et pas seulement un total
• Vos paiements — chaque paiement et remboursement avec sa date, sa référence et son reçu

Les statuts des paiements sont En cours d'examen et Traité, les mêmes mots que de votre côté. Un paiement que vous avez refusé affiche votre note à côté.

Lorsque vous avez envoyé au club des bons de réservation, une carte Factures les liste avec leur référence, leur date d'émission et leur total, ainsi qu'un bouton PDF pour télécharger chacun. Un bon de réservation que vous avez annulé est marqué comme annulé et n'a pas de PDF.

Déclarer un paiement#

Lorsque le mode le permet, le responsable clique sur Enregistrer un paiement et saisit le montant, la date du paiement, ainsi qu'une note et un reçu facultatifs. Le formulaire lui indique ce qui va se passer — si le paiement attend votre approbation ou compte immédiatement — pour que la promesse corresponde au fonctionnement que vous appliquez réellement.

Seuls les paiements confirmés modifient le solde restant dû. Un responsable ne peut pas réduire ce que doit son équipe simplement en affirmant avoir payé.

Approuver et refuser#

Les paiements déclarés vous parviennent pour approbation. La tuile Finances du tableau de bord y mène directement, ou utilisez le filtre En cours d'examen sur la page Finances. Chaque déclaration affiche le club, le montant, la date et le reçu, avec Approuver et Refuser.

Un refus vous demande une courte note d'explication. Le responsable la voit à côté du paiement : un club dont le virement n'est jamais arrivé sait ainsi quoi faire ensuite.

E-mails de rappel#

Si vous activez les rappels de paiement, les responsables qui ont accepté une invitation les reçoivent en plus de l'adresse de contact du club — un e-mail chacun, dans sa propre langue. Lorsque cette page Paiements est activée, le rappel renvoie directement vers elle : ils peuvent ainsi vérifier leur solde et déclarer un paiement sans chercher le panneau.

Les responsables ne peuvent pas désactiver eux-mêmes les rappels ; ce réglage vous appartient, tournoi par tournoi.

Enregistrer des paiements après la fin du tournoi#

Contrairement à la plupart des actions du panneau équipe, celle-ci reste ouverte après le coup de sifflet final. Qu'un club règle ses frais d'inscription la semaine qui suit le tournoi est normal, pas un cas marginal — la verrouiller laisserait les responsables face à un solde visible sans aucun moyen de le solder.