Zahlungen

Team-Manager können sehen, was ihr Team schuldet und was bereits bezahlt wurde, und – wenn Sie es erlauben – eine Zahlung melden, die Sie dann genehmigen. Standardmäßig ist die Funktion ausgeschaltet: Manche Veranstalter klären Geldfragen lieber nur mit dem Kassenwart.

Diese Seite beschreibt die Sicht der Manager. Wie Sie Gebühren erfassen, anwenden und Zahlungen genehmigen, steht unter Zahlungen verfolgen.

Funktion aktivieren#

1. Klicken Sie in der Seitenleiste unter Finanzen auf Zahlungen
2. Klicken Sie im Seitenkopf auf die Einstellung, die angibt, wie Zahlungen der Manager behandelt werden (sie zeigt die aktuelle Auswahl, zum Beispiel Vor Verarbeitung prüfen)
3. Setzen Sie im Dialog Zahlungen von Team-Managern das Häkchen bei Team-Manager ihren Saldo sehen lassen
4. Wählen Sie unter Wenn ein Team-Manager eine Zahlung meldet, was Manager tun dürfen (siehe unten), und klicken Sie auf Speichern

In der Seitenleiste des Team-Bereichs erscheint der Menüpunkt Zahlungen. Ist die Einstellung aus, gibt es die Seite und ihren Menüpunkt für Manager überhaupt nicht.

Derselbe Schalter befindet sich auch in den Einstellungen des Team-Bereichs auf dem Tab Berechtigungen als Zahlungssaldo.

Festlegen, was Manager tun können#

Nur ansehen – Manager sehen, was sie schulden und was bezahlt wurde, mehr nicht. Eine Zahlung lässt sich nicht melden, also kommt bei Ihnen auch nichts zur Bearbeitung an. Wählen Sie diese Option, wenn Vereine ihren Saldo prüfen können sollen, ohne dass sich bei Ihnen eine Warteschlange von Meldungen bildet.

Vor Verarbeitung prüfen (Standard) – Manager melden eine Zahlung, sie wartet auf Prüfung und ändert den Saldo erst, wenn Sie sie genehmigen. Die richtige Wahl, wenn Sie mit dem Kontoauszug abgleichen, denn die Angabe eines Vereins ist eine Behauptung und noch kein Beleg.

Sofort verarbeitet – die Zahlung zählt sofort, genau wie eine, die Sie selbst erfassen. Wählen Sie dies, wenn Vereine bar an einem Schalter zahlen und die Person, die die Zahlung erfasst, auch beim Bezahlen dabei war.

Zahlungen, die Sie erfassen, werden unabhängig vom gewählten Modus immer sofort verarbeitet.

Was der Manager sieht#

Die Seite „Zahlungen“ beginnt mit dem Saldo:

• Offen – was noch geschuldet wird, von der insgesamt berechneten Summe
• Bezahlt und bestätigt – alles, was verarbeitet wurde
• In Prüfung – gemeldet, aber noch nicht genehmigt, sofern vorhanden

Die Zeile unter dem offenen Betrag nennt die nächste Frist – nächste Fälligkeit 14. März, heute fällig oder seit 9 Tagen überfällig (war fällig am 4. März 2026). Ein Manager, der nur „Offen: 500“ sieht, hat keinen Grund, heute statt nächsten Monat zu handeln – und genau dieses Problem sollen Erinnerungen lösen.

Darunter ist die Kontoübersicht zweigeteilt:

• Gebühren – alles, was Sie berechnet haben, mit Fälligkeitsdatum, sofern Sie eines festgelegt haben, und dem Status Offen, Teilweise bezahlt oder Bezahlt, sodass ein Manager sieht, was als Nächstes fällig ist, und nicht nur eine Gesamtsumme
• Ihre Zahlungen – jede Zahlung und Erstattung mit Datum, Referenz und Beleg

Zahlungsstatus lauten In Prüfung und Verarbeitet – dieselben Begriffe, die Sie auf Ihrer Seite sehen. Bei einer abgelehnten Zahlung steht Ihre Notiz daneben.

Haben Sie dem Verein Buchungsformulare geschickt, listet eine Karte Rechnungen diese mit Referenz, Ausstellungsdatum und Gesamtbetrag auf, jeweils mit einer Schaltfläche PDF zum Herunterladen. Ein storniertes Buchungsformular ist als storniert gekennzeichnet und hat kein PDF.

Eine Zahlung melden#

Wenn der Modus es erlaubt, klickt der Manager auf Zahlung erfassen und gibt den Betrag, das Zahlungsdatum sowie optional eine Notiz und einen Beleg ein. Das Formular sagt ihm, was passiert – ob die Zahlung auf Ihre Genehmigung wartet oder sofort zählt –, sodass die Zusage zu Ihrem tatsächlichen Ablauf passt.

Nur bestätigte Zahlungen verändern den offenen Saldo. Ein Manager kann die Schuld seines Teams nicht einfach dadurch verringern, dass er angibt, gezahlt zu haben.

Genehmigen und Ablehnen#

Gemeldete Zahlungen landen bei Ihnen zur Genehmigung. Die Finanzen-Kachel im Dashboard führt direkt dorthin, alternativ nutzen Sie den Filter In Prüfung auf der Seite „Finanzen“. Jede Meldung zeigt Verein, Betrag, Datum und Beleg, mit Genehmigen und Ablehnen.

Beim Ablehnen werden Sie um eine kurze Begründung gebeten. Der Manager sieht sie bei der Zahlung, sodass ein Verein, dessen Überweisung nie angekommen ist, weiß, was zu tun ist.

Erinnerungs-E-Mails#

Wenn Sie Zahlungserinnerungen aktivieren, erhalten Manager, die eine Einladung angenommen haben, diese zusätzlich zur Kontaktadresse des Vereins – jeder eine eigene E-Mail in seiner Sprache. Ist diese Zahlungsseite aktiviert, verlinkt die Erinnerung direkt darauf, sodass Manager ihren Saldo prüfen und eine Zahlung melden können, ohne den Team-Bereich suchen zu müssen.

Manager können Erinnerungen nicht selbst abschalten; die Einstellung liegt bei Ihnen, pro Turnier.

Zahlungen nach Turnierende erfassen#

Anders als die meisten Aktionen im Team-Bereich bleibt diese auch nach dem Schlusspfiff offen. Dass ein Verein sein Startgeld in der Woche nach dem Turnier begleicht, ist normal und kein Sonderfall – eine Sperre ließe Manager mit einem Saldo zurück, den sie sehen, aber nicht ausgleichen können.