Zahlungserinnerungen

Vereinen wegen Startgebühren hinterherzulaufen, ist die unbeliebteste Aufgabe bei einem Turnier. MyCup kann das für Sie übernehmen: Geben Sie einer Forderung ein Fälligkeitsdatum, schalten Sie die Erinnerungen ein, und Teilnehmer mit offenen Beträgen erhalten in Ihrem Namen eine höfliche E-Mail – eine Vorwarnung vor der Frist und danach in regelmäßigen Abständen eine Wiederholung, solange nicht bezahlt ist.

Es wird nichts gesendet, bevor Sie es einschalten; standardmäßig ist die Funktion aus. Erinnerungen gibt es in den bezahlten Plänen.

Auf dieser Seite geht es ums Anmahnen. Wie Sie überhaupt erfassen, was jemand schuldet, lesen Sie unter Zahlungen verfolgen.

Zuerst kommen die Fälligkeiten#

Eine Erinnerung braucht eine Frist. Eine Forderung ohne Fälligkeitsdatum wird nie automatisch angemahnt – MyCup erfindet keine Frist, die niemand vereinbart hat, und eine Mahnung zu einem Datum, das nur in unserer Software existiert, ist schlimmer als gar keine E-Mail.

Es gibt zwei Stellen, an denen Sie eine festlegen.

Bei einer Gebühr – der Schalter Zahlungsfrist bietet zwei Varianten, weil Organisatoren beide nutzen:

• Tage zum Zahlen – ein Abstand. „14“ bedeutet, dass die Frist jedes Teilnehmers 14 Tage nach dem Tag liegt, an dem ihm die Gebühr berechnet wurde. Richtig, wenn dieselbe Gebühr zu verschiedenen Zeitpunkten angewendet wird: der Teilnehmerstamm im Januar, ein Nachzügler im März – jeder mit seiner eigenen fairen Frist.
• Festes Datum – ein Datum für alle, egal wann die Gebühr berechnet wurde. Richtig, wenn Ihr Turnier eine einzige veröffentlichte Meldefrist hat. Als Abstand ausgedrückt, müssten Sie die Zahl bei jedem nachgemeldeten Verein neu berechnen.

Wählen Sie eine Variante; eine Gebühr hat nie beide. Lassen Sie das Feld leer, wenn es keine Frist geben soll.

Bei einer einzelnen Forderung – das Feld Fälligkeitsdatum im Forderungsformular und im Sammelformular, wenn Sie mehreren Teilnehmern gleichzeitig etwas berechnen. Lassen Sie es leer, wenn es keine Frist geben soll.

Ändern Sie die Frist einer Gebühr, wird sie bei jeder Forderung neu berechnet, die diese Gebühr erzeugt hat – genauso wie eine Änderung des Betrags jeden Saldo aktualisiert.

Teilnehmer mit Schulden ohne Frist#

Schulden einige Teilnehmer Geld aus Forderungen ohne Frist, sagt die Seite „Finanzen“ das deutlich und weist darauf hin, dass diese nicht angemahnt werden. Sie können diesen Forderungen ein Fälligkeitsdatum geben oder die Teilnehmer von Hand erinnern – aber MyCup beginnt nicht stillschweigend damit, sie anzumahnen.

Erinnerungen einschalten#

1. Öffnen Sie eine beliebige Finanzen-Seite (Zahlungen, Gebühren oder Buchungsformulare) und klicken Sie im Kopfbereich der Seite auf Bankdaten; tragen Sie ein, wie bezahlt werden soll, und speichern Sie
2. Klicken Sie daneben auf Erinnerungen aus
3. Kreuzen Sie Erinnerungen automatisch senden an
4. Wählen Sie den Zeitplan (siehe unten) und speichern Sie

Zahlungshinweise sind Pflicht, nicht optional#

Sie können die Erinnerungen erst einschalten, wenn Ihre Bankdaten ausgefüllt sind. Eine E-Mail, die einen Betrag nennt, aber kein Konto, keinen Verwendungszweck und keinen Zahlungsweg, ist eine Forderung, mit der der Empfänger nichts anfangen kann – das Gegenteil von Inkasso. Schreiben Sie, was ein Vereinskassierer braucht:

Überweisung an … IBAN … Verwendungszweck: Name Ihres Vereins

Der Erinnerungsdialog zeigt diesen Text unter So bezahlen Sie mit einem Link zum Bearbeiten. Es sind dieselben Bankdaten, die auf jedem Buchungsformular gedruckt werden, und es gibt nur eine Stelle, an der Sie sie ändern.

Dieser Text steht in jeder Erinnerung.

Zeitplan#

Vorwarnung vor der Fälligkeit – wie viele Tage vor der Frist eine freundliche Warnung gesendet wird. Setzen Sie den Wert auf 0, wenn es gar keine Warnung geben soll. Sie wird einmal pro Frist ausgelöst; fällt ein geplanter Durchlauf aus, wird sie am nächsten Morgen nachgeholt, statt ganz auszufallen.

Nach Fälligkeit erinnern alle – wie oft ein überfälliger Betrag erneut angemahnt wird. Bei eingeschalteten Erinnerungen lautet der Button im Kopfbereich zum Beispiel Erinnerungen an · alle 7 T.

Angemahnt wird nur ab jetzt#

In dem Moment, in dem Sie die Erinnerungen einschalten, speichert MyCup das heutige Datum und ignoriert jede Frist, die davor lag. Das Einschalten der Funktion verschickt also nicht am nächsten Morgen Mahnungen an vierzig Vereine wegen Schulden aus der letzten Saison. Angemahnt wird, was ab jetzt passiert.

Was tatsächlich gesendet wird#

Die E-Mail trägt Namen und Logo Ihres Turniers, nicht die von MyCup, und Antworten gehen an Sie. Die meisten Empfänger sind Vereinsfunktionäre ohne MyCup-Konto, und eine fremde Marke, die Geld fordert, ist eine Beschwerde, die nur darauf wartet, zu passieren.

Sie nennt, was der Verein schuldet, die Frist und Ihren Text unter So bezahlen Sie. Sind der Team-Bereich und seine Seite „Zahlungen“ beide eingeschaltet, verlinkt sie den Verein außerdem direkt auf seinen eigenen Saldo; andernfalls verweist sie auf Sie.

Wer sie erhält: die Kontakt-E-Mail des Vereins sowie jeder Team-Manager, der eine Einladung angenommen hat. Beide, weil der Kontakt oft ein Kassierer ist, der sich nie anmeldet, und der Manager, der sich anmeldet, oft nicht der Kontakt ist. Eine unbeantwortete Einladung ist keine Beziehung, deshalb werden offene Einladungen nie angeschrieben.

Jeder erhält seine eigene E-Mail in seiner eigenen Sprache – nie eine E-Mail an mehrere Personen, sodass zwei Vereine, die die Adresse einer Sportstätte teilen, nie den Saldo des anderen sehen.

Von Hand erinnern#

Sie müssen nicht auf den Zeitplan warten.

• Ein Teilnehmer – der Glocken-Button in seiner Zeile oder Erinnern in seinem Kassenbuch
• Alle, die etwas schulden – Unbezahlte erinnern in der Werkzeugleiste über der Liste, mit der Anzahl
• Einige – kreuzen Sie die Zeilen an und nutzen Sie Erinnern in der eingeblendeten Leiste

Eine manuelle Erinnerung ignoriert den Wiederholungsplan, denn wenn ein Mensch beschließt, einen bestimmten Verein anzumahnen, ist das eine Entscheidung und keine Schleife.

Das Anmahnen eines namentlich genannten Teilnehmers überspringt außerdem die kurze Anti-Spam-Pause – Sie haben den Namen dieses Vereins in einem Bestätigungsfenster gesehen, ein zweiter Versand ist also eine Entscheidung. Ein gesammeltes Anmahnen beachtet die Pause: Jeder Verein, der in den letzten 12 Stunden bereits erinnert wurde, wird übersprungen, sodass ein Doppelklick nicht vierzig Vereine zweimal anschreibt. Keiner der beiden Wege kommt über die feste Obergrenze von drei Erinnerungen an einen Teilnehmer in 24 Stunden hinaus.

Das Erinnern mehrerer Teilnehmer geschieht im Hintergrund. MyCup übergibt die Arbeit an eine Warteschlange, ein Auftrag pro Verein, statt Sie auf einer Seite warten zu lassen, die bei einer großen Teilnehmerliste mittendrin abbrechen würde und Sie im Unklaren ließe, wer schon angeschrieben wurde. Die Bestätigung sagt Ihnen deshalb, wie viele erinnert werden, nicht das Ergebnis für jeden einzelnen – sie meldet auch alle ohne erreichbare Adresse, da diese Vereine nie in einem Erinnerungsverlauf auftauchen. Das Ergebnis pro Verein sehen Sie kurz darauf im Erinnerungsverlauf des Teilnehmers.

Was bereits gesendet wurde#

Die Liste unter „Finanzen“ zeigt, wann jeder Teilnehmer zuletzt angemahnt wurde. Für das vollständige Bild öffnen Sie einen Teilnehmer und klappen unter seinem Kassenbuch gesendete Erinnerungen auf: jede Erinnerung, die dieser Verein erhalten hat, die neueste zuerst, mit Datum, ob sie automatisch oder von Hand (und von wem) gesendet wurde, dem geforderten Betrag und den Empfängeradressen.

Fehlgeschlagene Zustellungen erscheinen hier und nirgendwo sonst. Eine Erinnerung, die der Mailserver nicht zustellen konnte, zählt in MyCup nirgends als Versand – das ist Absicht, damit ein Bounce den nächsten Versuch nicht verhindert –, was bedeutet, dass das Datum „zuletzt erinnert“ leer bleibt und ein Verein mit toter Adresse genauso aussieht wie einer, den nie jemand angemahnt hat. Diese Liste zeigt den Versuch, den Grund des Scheiterns und die betroffene Adresse, damit Sie die Adresse korrigieren können, statt zu rätseln.

Aufgeführt werden nur die 30 neuesten; gibt es mehr, wird darauf hingewiesen.

Wann das Anmahnen aufhört#

MyCup hört von selbst auf, damit niemand für immer E-Mails bekommt:

• Sechs automatische Versuche pro Frist. Bei der standardmäßigen wöchentlichen Wiederholung sind das etwa sechs Wochen.
• 90 Tage nach dem Abschluss des Turniers. Bewusst großzügig – eine Startgebühr Wochen nach dem Finale zu begleichen, ist normal und kein Sonderfall.

Ihr eigener Button „Erinnern“ wird durch keines von beiden begrenzt. Es gibt außerdem feste tägliche Obergrenzen (drei pro Teilnehmer und ein Limit pro Turnier), die nichts aufheben kann, auch nicht der manuelle Button.

Ein Betrag, der bezahlt wird, wird sofort nicht mehr angemahnt, und ein winziger Rundungsrest unter einer Währungseinheit wird nie automatisch angemahnt – Ihr eigener Button „Erinnern“ sendet trotzdem, wenn Sie das möchten.

Wie „überfällig“ ermittelt wird#

Hat ein Verein mehrere Forderungen, begleichen Zahlungen zuerst die älteste Rechnung. Ein Verein, dem 300 fällig im März und 200 fällig im Juni berechnet wurden und der 300 bezahlt hat, ist also nicht überfällig – seine März-Rechnung ist beglichen und seine Juni-Rechnung noch nicht fällig. Nur die Frist im Juni zählt.

Deshalb kann die Altersstruktur auf der Seite „Finanzen“ von einer naiven Lesart des Saldos abweichen – und das ist der Unterschied zwischen einer korrekten Erinnerung und einer, die einen Verein wegen einer pünktlich bezahlten Rechnung anmahnt.

Eine noch nicht ausgezahlte Erstattung zählt als geschuldeter Betrag, hat aber keine Frist und wird daher nie automatisch angemahnt.

Wenn Ihr Plan ausläuft#

Es werden keine Erinnerungen mehr gesendet, ohne dass Sie daran denken müssen, den Schalter auszuschalten. Alles, was Sie erfasst haben, bleibt sichtbar und lesbar.

Saison-Kopien#

Wenn Sie die nächste Saison als Kopie dieses Turniers starten, wird die Zustimmung zu den Erinnerungen nicht übernommen. Jedes Turnier entscheidet selbst, ob angemahnt wird – ein stillschweigend übernommenes „Ja“ würde die Vereine einer neuen Saison mit den Einstellungen der letzten anschreiben.

Nächste Schritte#

• Zahlungen verfolgen – Forderungen, Gebühren und Zahlungen erfassen
• Zahlungen im Team-Bereich – Vereine ihren eigenen Saldo sehen und Zahlungen melden lassen