Recordatorios de pago

Reclamar las cuotas de inscripción a los clubes es la tarea menos popular de organizar un torneo. MyCup puede hacerla por ti: pon una fecha de vencimiento a un cargo, activa los recordatorios y los participantes que no han pagado reciben un email educado en tu nombre: un aviso antes del plazo y después uno cada cierto tiempo mientras siga sin pagarse.

No se envía nada hasta que lo actives, y viene desactivado por defecto. Los recordatorios están disponibles en los planes de pago.

Esta página trata de reclamar. Para registrar en primer lugar lo que debe cada uno, consulta Controlar los pagos.

Primero, las fechas de vencimiento#

Un recordatorio necesita un plazo. Un cargo sin fecha de vencimiento nunca se reclama automáticamente: MyCup no se inventa un plazo que nadie ha acordado, y un email de reclamación enviado en una fecha que solo existe en nuestro software es peor que no enviar nada.

Hay dos sitios donde fijarla.

En una tarifa: el interruptor Fecha límite de pago ofrece dos formas, porque los organizadores usan las dos:

• Días para pagar: un desfase. "14" significa que el plazo de cada participante es 14 días desde el día en que se le facturó. Lo adecuado cuando la misma tarifa se aplica en momentos distintos: los equipos en enero, un inscrito tardío en marzo, cada uno con su plazo justo.
• Fecha fija: una fecha para todos, se les facturara cuando se les facturara. Lo adecuado cuando tu torneo tiene un único plazo de inscripción publicado. Expresarlo como desfase obligaría a recalcular el número cada vez que se añade un club tarde.

Elige una; una tarifa nunca lleva las dos. Deja la casilla vacía para no poner plazo.

En un cargo concreto: el campo Fecha de vencimiento del formulario del cargo, y del formulario de cargo masivo cuando facturas a varios participantes a la vez. Déjalo vacío para no poner plazo.

Cambiar el plazo de una tarifa lo recalcula en todos los cargos que creó esa tarifa, igual que cambiar su importe actualiza todos los saldos.

Participantes con deuda sin fecha#

Si algunos participantes deben dinero en cargos sin plazo, la página Finanzas lo dice claramente y te avisa de que no se les reclamará. Puedes añadir una fecha de vencimiento a esos cargos o recordárselo a mano, pero MyCup no va a empezar a reclamarles por su cuenta.

Activar los recordatorios#

1. Abre cualquier página de Finanzas (Pagos, Tarifas o Formularios de reserva) y haz clic en Datos bancarios en la cabecera de la página; rellena cómo pagar y guarda
2. Haz clic en Recordatorios desactivados, a su lado
3. Marca Enviar recordatorios automáticamente
4. Elige el calendario (más abajo) y guarda

Cómo pagar es obligatorio, no opcional#

No puedes activar los recordatorios hasta que tus Datos bancarios estén rellenados. Un email que indica un importe sin cuenta, sin referencia y sin dónde enviarlo es una exigencia con la que el destinatario no puede hacer nada, justo lo contrario de cobrar. Escribe lo que necesita el secretario de un club:

Transferencia bancaria a … IBAN … Concepto: el nombre de tu club

El diálogo de recordatorios muestra este texto en Cómo pagar con un enlace para editarlo. Son los mismos Datos bancarios que se imprimen en cada formulario de reserva, y hay un único sitio para cambiarlos.

Este texto se incluye en cada recordatorio.

Calendario#

Aviso antes del vencimiento: cuántos días antes del plazo enviar un aviso amistoso. Ponlo a 0 para no avisar. Se envía una vez por plazo; si se pierde una ejecución programada, se recupera a la mañana siguiente en lugar de saltarse el aviso.

Tras el vencimiento, recordar cada: cuando un saldo está vencido, cada cuánto volver a reclamarlo. Con los recordatorios activados, el botón de la cabecera dice, por ejemplo, Recordatorios activos · cada 7 d.

Solo reclama a partir de ahora#

En cuanto activas los recordatorios, MyCup anota la fecha de hoy e ignora todos los plazos anteriores. Activar la función no envía a la mañana siguiente cuarenta emails a clubes por las deudas de la temporada pasada. Reclama lo que ocurra a partir de ahora.

Qué se envía realmente#

El email lleva el nombre y el logo de tu torneo, no los de MyCup, y las respuestas te llegan a ti. La mayoría de los destinatarios son secretarios de club sin cuenta en MyCup, y una marca desconocida reclamando dinero es una queja asegurada.

Indica lo que debe el club, el plazo y tu texto de Cómo pagar. Si el Panel de equipo y su página Pagos están activados, también enlaza al club directamente a su propio saldo; si no, le remite a ti.

Quién lo recibe: el email de contacto del club, más cada mánager de equipo que haya aceptado una invitación. Ambos, porque el contacto suele ser un secretario que nunca entra y el mánager que entra a menudo no es el contacto. Una invitación sin respuesta no es una relación, así que a las invitaciones pendientes nunca se les envía nada.

Cada persona recibe su propio email en su propio idioma, nunca un email dirigido a varias personas, para que dos clubes que comparten la dirección de una sede nunca vean el saldo del otro.

Recordar a mano#

No tienes que esperar al calendario.

• Un participante: el botón de la campana en su fila, o Recordar en su libro de cuentas
• Todos los que deben: Recordar a los impagados en la barra de herramientas sobre la lista, que muestra el recuento
• Unos cuantos: marca las filas y usa Recordar en la barra que aparece

Un recordatorio manual ignora el calendario de repetición, porque una persona que decide reclamar a un club concreto toma una decisión, no ejecuta un bucle.

Reclamar a un participante concreto también se salta el breve intervalo antispam: has escrito el nombre de ese club en una confirmación, así que un segundo envío es una decisión. Una reclamación masiva sí respeta el intervalo: cualquier club al que ya se le haya recordado en las últimas 12 horas se omite, para que un doble clic no envíe dos veces a cuarenta clubes. Ninguna de las dos vías puede superar el tope fijo de tres recordatorios a un participante en 24 horas.

Recordar a varios participantes se hace en segundo plano. MyCup pasa el trabajo a una cola, una tarea por club, en lugar de hacerte esperar en una página que caducaría a mitad de una lista grande y te dejaría sin saber a quién se le ha enviado. Por eso la confirmación te dice a cuántos se les está recordando, no el resultado de cada uno; también indica quién no tiene ninguna dirección alcanzable, ya que esos clubes nunca aparecen en un historial de recordatorios. Para el resultado por club, abre el historial de recordatorios del participante un momento después.

Qué se ha enviado ya#

La lista de Finanzas muestra cuándo se reclamó por última vez a cada participante. Para verlo todo, abre un participante y despliega recordatorios enviados bajo su libro de cuentas: cada recordatorio enviado a ese club, del más reciente al más antiguo, con la fecha, si fue automático o manual (y quién lo envió), el importe reclamado y las direcciones a las que fue.

Las entregas fallidas aparecen aquí y en ningún otro sitio. Un recordatorio que el servidor de correo no pudo entregar no cuenta como envío en ninguna parte de MyCup (es a propósito, para que un rebote no detenga el siguiente intento), lo que significa que la fecha del "último recordatorio" queda en blanco y un club con una dirección muerta parece exactamente uno al que nadie reclamó nunca. Esta lista muestra el intento, el motivo del fallo y la dirección que falló, para que corrijas la dirección en lugar de preguntarte qué pasa.

Solo se muestran los 30 más recientes; lo indica cuando hay más.

Cuándo se dejan de reclamar#

MyCup se detiene solo, para que nadie reciba emails eternamente:

• Seis intentos automáticos por plazo. Con la repetición semanal por defecto, son unas seis semanas de reclamaciones.
• 90 días después de terminar el torneo. Generoso a propósito: pagar una cuota de inscripción semanas después de la final es normal, no un caso raro.

Tu propio botón Recordar nunca está limitado por ninguno de estos dos. También hay topes diarios fijos (tres por participante y un límite por torneo) que nada puede saltarse, ni siquiera el botón manual.

Un saldo que se paga deja de reclamarse al momento, y un pequeño resto por redondeo de menos de una unidad de moneda nunca se reclama automáticamente; tu propio botón Recordar lo enviará igualmente si quieres.

Cómo se calcula "vencido"#

Cuando un club tiene varios cargos, los pagos saldan primero la factura más antigua. Así, un club al que se le facturaron 300 con vencimiento en marzo y 200 con vencimiento en junio, y que ha pagado 300, no está vencido: su factura de marzo está saldada y la de junio aún no ha vencido. Solo cuenta el plazo de junio.

Por eso la antigüedad de la deuda en la página Finanzas puede no coincidir con una lectura simple del saldo, y es la diferencia entre un recordatorio correcto y uno que reclama a un club una factura que pagó a tiempo.

Un reembolso que aún no se ha devuelto cuenta como dinero debido, pero no tiene plazo, así que nunca se reclama automáticamente.

Si tu plan caduca#

Los recordatorios dejan de enviarse, sin que tengas que acordarte de desactivar el interruptor. Todo lo que has registrado sigue visible y consultable.

Copias de temporada#

Empezar la próxima temporada a partir de una copia de este torneo no traslada la activación de los recordatorios. Cada torneo decide por sí mismo si reclama, y heredar un "sí" en silencio enviaría emails a los clubes de una nueva temporada con la configuración de la anterior.

Próximos pasos#

• Controlar los pagos: registrar cargos, tarifas y pagos
• Pagos en el Panel de equipo: dejar que los clubes vean su propio saldo y notifiquen pagos