Alojamientos y tipos de habitación

Un alojamiento es cualquier sitio donde duermen tus visitantes: un hotel, un albergue, un camping o el gimnasio de un colegio con colchones en el suelo. Cada uno te reserva habitaciones entre dos fechas (su entrada y su salida), y esta página va descontando lo que queda, noche a noche, a medida que alojas grupos.

Funciona con tres ideas, en este orden:

1. El alojamiento tiene fechas. Introduces su entrada y su salida una vez. Todo lo de ese alojamiento las usa, y fuera de ellas no te reserva nada.
2. Un tipo de habitación tiene un solo número: Habitaciones en cupo. Se aplica a todas las noches de esas fechas.
3. Las noches que cambian son excepciones. Si el hotel te da más (o menos) habitaciones algunas noches, cambias esas noches en la cuadrícula Habitaciones por noche: nunca creas un segundo tipo de habitación para ello.

Lo que te dice la página antes de leer nada#

La cabecera muestra las cinco cifras con las que se lleva un festival:

Días para la liberación es la dorada, y es a propósito. Es la única cifra de aquí que empeora sola mientras nadie mira. La barra de debajo dice, por ejemplo, 362 de 637 camas reservadas en la noche de mayor ocupación, 25 mar.

Hasta que tu primera lista de habitaciones tenga nombres, una franja Primeros pasos bajo la cabecera va marcando los cinco pasos (hoteles, qué reserva cada uno, grupos, reservas, listas de habitaciones) y señala el siguiente. Ocultar hasta que lo necesite la pliega en tu dispositivo.

Añadir un alojamiento#

Pulsa Nuevo alojamiento.

La fecha de liberación es la que hay que rellenar#

Todo contrato tiene una fecha a partir de la cual las habitaciones sin vender vuelven a la venta general, y se te pasará justo la semana en que llegan tus inscripciones tardías. Una vez fijada, cada tarjeta la muestra como fecha y como cuenta atrás, y la fecha más próxima de todo el torneo se convierte en la cifra dorada de la cabecera.

Tipos de habitación#

Un tipo de habitación es una línea de tu contrato: 20 dobles con baño privado, 68 € la noche. Pulsa Añadir tipo de habitación.

Los números se comprueban al guardar. Habitaciones en cupo y un número de camas llegan hasta 65.535, así que un despiste como 100000 en vez de 10 se rechaza con un mensaje en lugar de guardarse. Un precio es un número sin más: 25 o 25.50. Un precio negativo, o uno que MyCup no puede leer (25 €), también se rechaza con un mensaje, en lugar de guardarse sin precio sin avisar.

El diálogo te repite la cuenta mientras escribes (17 habitaciones · 34 camas · 22 → 29 mar 2027 · 7 noches) y, si el alojamiento te da otro número algunas noches, Guardar y fijar noches te lleva directamente a la cuadrícula.

Leer una fila de tipo de habitación#

Quedan es la que te dice si puedes dar a otro club cuatro noches: una habitación libre tres noches de cuatro no es una habitación que puedas dar a nadie para cuatro noches.

Sobre el cupo#

Reserva más habitaciones de un tipo de las que te guarda el alojamiento y la fila se vuelve ámbar, Quedan dice 2 por encima, la tarjeta recibe una etiqueta SOBRE EL CUPO y un aviso en la parte superior de la página indica el alojamiento, el tipo de habitación y las noches: Twin Room tiene 19 habitaciones reservadas frente a 17 en cupo el 22, 23 y 28 mar.

Es un aviso, no un error. Vender de más a propósito y luego llamar al hotel es el pan de cada día de un organizador de festivales, así que nada te lo impide. El aviso existe para que nunca sea algo que descubras más tarde.

Encontrar las cosas rápido#

Los filtros rápidos filtran por tipo (Todos y después uno por cada tipo que tengas, como Hoteles, Albergues o Escuelas), además de Sobre el cupo cuando algo lo está. Los recuentos salen de la lista completa, así que pulsar un filtro nunca cambia los números de los demás.

La lista se ordena por defecto de más llena a menos (Orden: ocupación), porque las filas sobre las que tienes que hacer algo son las que no tienen sitio. Púlsalo para cambiar a orden alfabético (Orden: nombre).

Tanto el filtro como el orden se guardan en la dirección de la página, así que "los alojamientos que están sobre el cupo" es un enlace que puedes enviar a un compañero.

Acciones de fila#

El ⋯ de un tipo de habitación abre Editar tipo de habitación, Habitaciones por noche y Eliminar tipo de habitación. El de la cabecera de la tarjeta abre Editar alojamiento, Añadir tipo de habitación, Habitaciones por noche y Eliminar alojamiento.

Un tipo de habitación en el que hay grupos reservados no se puede eliminar: MyCup indica cuántos grupos lo usan, y primero mueves o cancelas esas reservas. Si no, sus habitaciones contarían contra nada.

Cuando la disponibilidad cambia noche a noche#

La mayoría de los contratos son planos: 20 dobles, todas las noches. Algunos no. Uno real: el hotel guarda 17 dobles toda la semana, y otras 17 de miércoles a sábado.

Eso es un solo tipo de habitación (Twin Room, Habitaciones en cupo 17) con cuatro noches de excepción a 34. Abre Habitaciones por noche bajo los tipos de habitación (se abre sola en un alojamiento que está sobre el cupo):

• Cada noche del periodo de estancia es una columna. El número son las habitaciones en cupo esa noche; la línea de debajo es lo que sigue libre (quedan 15, lleno, 2 por encima).
• Las celdas normales son el valor por defecto (las Habitaciones en cupo del tipo). Las celdas coloreadas son excepciones fijadas para esa noche.
• Haz clic en una noche y escribe un número (en un móvil o tablet, tócala y usa − y +). Escribir de nuevo el valor por defecto quita la excepción.
• Restablecer en una excepción la devuelve al valor por defecto. Restablecer todo al valor por defecto borra todas las excepciones de ese alojamiento.
• Fijar un intervalo… es la forma rápida de decir más habitaciones desde el miércoles: elige el tipo de habitación, la primera y la última noche y el número: Fija 4 noches · 24, 25, 26 y 27 mar a 34 habitaciones.

Si una reserva se sale de las fechas del alojamiento, sus noches extra aparecen como columnas fuera, para que una sobrerreserva nunca quede oculta más allá de la última columna.

Cambiar las fechas#

Edita el alojamiento y cambia su entrada o su salida. Ampliar se guarda al momento. Reducir pregunta antes y muestra exactamente qué queda fuera (Twin Room: 1 noche de excepción (27 mar) queda fuera, Thunderstorm FC: 4 noches reservadas quedan fuera) antes de cambiar nada. No se elimina nada: las noches fuera del periodo simplemente tienen 0 habitaciones, y vuelven si lo amplías de nuevo.

Sacar los datos de nuevo#

Hoja de cupos en la cabecera descarga todo como hoja de cálculo: habitaciones en cupo, reservadas y libres por tipo de habitación, además de una segunda pestaña con quién se aloja dónde. Es el archivo que sustituyó esta página, devuelto, para cuando necesitas discutir una fecha límite con un alojamiento o guardar una copia después del torneo.

Alojamientos sin tipos de habitación#

Un colegio o un pabellón a menudo no tiene tipos de habitación: todo el mundo está en una sala. Deja vacíos los tipos de habitación y rellena Camas, si se vende por cama en el alojamiento (120). Su tarjeta dice entonces 120 camas, reservadas por número de personas, y el diálogo de reserva pide un número de camas en lugar de habitaciones, y avisa (sin impedírtelo nunca) cuando superas la cifra. La lista de habitaciones da al grupo una entrada Dormitorio que admite tantas personas como camas reservó, así que registra quién se aloja sin fingir que hay habitaciones.

Precio por cama y noche es opcional. Si lo fijas, el formulario de reserva de un grupo factura camas × noches × ese precio, a la tarifa guardada con la reserva: cambiar después la tarifa del alojamiento nunca reescribe una proforma ya enviada.

Cuando hay grupos reservados allí por número de personas, MyCup no te deja añadir tipos de habitación ni borrar el número de camas hasta que muevas o canceles esas reservas, porque sus camas dejarían de contar.

Eliminar#

Eliminar un alojamiento elimina también sus tipos de habitación, y te lo dice antes. Sus reservas se conservan a propósito, marcadas como de un alojamiento eliminado, para que veas exactamente a quién hay que realojar en lugar de que un club desaparezca en silencio de tu plan.

Próximos pasos#

• Asignación: aloja grupos en las habitaciones que acabas de declarar