Comidas

Un catering hace una sola pregunta: ¿cuántos y cuándo? Comidas la responde.

La cabecera cuenta los comensales hoy (del día en que estás), personas, servicios y, cuando un servicio indica su lugar, cocinas, además de (en dorado) las dietas especiales declaradas, cuando las hay.

Un día cada vez#

La franja bajo el título tiene una pestaña por cada día de tu evento, cada una con su número de comensales. Elige un día y todo lo de debajo (la cuadrícula, los totales por cocina) corresponde a ese día.

Así es como se informa a una cocina. Un festival con tres servicios durante cuatro días para cuarenta clubes son más de 400 números; todos en una página son una lista que nadie puede revisar a ojo, y la pregunta con la que llegas realmente es cómo pinta el sábado.

El día en que estás aparece en la barra de direcciones, así que un enlace que envías a un compañero se abre en el mismo día que estabas viendo.

Servicios#

Un servicio es una comida, un día, en un lugar: el almuerzo del sábado en el comedor de Perafita. Pulsa Añadir una comida.

Crea un servicio para cada comida de cada día, incluso las que nadie paga. El desayuno incluido en la media pensión también tiene un número, y el hotel te lo va a preguntar.

Cada servicio se convierte en una columna de la cuadrícula, encabezada con su nombre y su horario. Para cambiar o eliminar uno, haz clic en su nombre en la cabecera de la columna: la columna es el servicio, así que no hay una segunda lista que mantener sincronizada.

Comensales#

Cada grupo tiene una fila, cada servicio una columna, y la celda donde se cruzan es cuántas personas de ese grupo comen en ese servicio. Escribe en ella; se guarda al salir de la casilla, y los totales del pie se actualizan con ella. Vaciar una celda (o escribir 0) quita a ese grupo del servicio; un número mayor de 65.535 se rechaza con un mensaje.

Un número gris es una sugerencia, no una reserva. Una celda vacía muestra en gris el tamaño del grupo: lo que diría la celda si comieran todos. Nunca se suma, nunca se exporta y nunca se factura. Una celda vacía significa que nadie de ese grupo come en ese servicio, que es una respuesta real y habitual.

Cuando un servicio supera su capacidad#

Si rellenaste Plazas en un servicio y los comensales reservados superan ese número, aparece un aviso en la parte superior de la página con el servicio, el día, cuántas personas hay reservadas y cuántas caben en la sala: "El almuerzo del sábado supera su capacidad: 240 personas reservadas para el 11.04.2026, y el lugar tiene 200 plazas."

Es un aviso, nunca un bloqueo. Puedes reservar por encima de la sala: un segundo turno, mesas extra o una sala más grande son respuestas normales, y un software que se negara solo conseguiría que llevaras los números reales en otro sitio. La idea es que te enteres en esta página en marzo, y no por el gerente del restaurante la noche en que llegan los autocares.

El aviso es por servicio, así que pueden mostrarse varios a la vez, y desaparece solo en cuanto los números vuelven a cuadrar.

Rellenar los huecos#

Rellenar los huecos escribe el tamaño del grupo en cada celda vacía de ese día, y nada más:

• Nunca sobrescribe un número que hayas escrito. Corrige a mano dos clubes, vuelve a pulsarlo para el resto y tus correcciones se mantienen.
• Púlsalo dos veces y la segunda no hace nada.
• Solo afecta al día en que estás.

¿De dónde sale el tamaño? De la lista de habitaciones, cuando la hay: el número de personas que hay realmente en las camas. Hasta que una plantilla se ha colocado en habitaciones, usa el número de personas declarado para el grupo.

Por qué no se calcula sin más#

MyCup podría suponer que todos los miembros de un grupo hacen todas las comidas y no preguntarte nunca. A propósito, no lo hace:

• Los clubes llegan tarde y se pierden la primera cena.
• Las familias reservaron media pensión y el sábado comen en el centro.
• La plantilla del domingo son nueve jugadores, no dieciocho, porque el resto se fue a casa tras la semifinal.

Un catering que cocina 400 almuerzos para 280 personas lo recuerda, y tu presupuesto también. El número de la celda es el número con el que te comprometes, y por eso la factura y la hoja para el catering solo pueden leer números que estén realmente ahí.

Más de una cocina#

Una cocina no es algo que crees. Es el lugar que escribes en el campo Dónde de un servicio, y aparece en Comensales por cocina porque se sirve un servicio allí. Escribe un lugar nuevo en un servicio y aparece la cocina; mueve esos servicios a otro sitio y desaparece.

Eso deja una sola cosa que de verdad no podrías hacer: Cambiar nombre, en cada fila de cocina, cambia el nombre en todos los servicios que se sirven allí de una vez. Cambiar a un nombre que ya existe fusiona las dos, que es como "Pavilhao" y "Pavilhão" vuelven a ser una sola sala.

El campo Dónde sugiere los lugares que ya has usado, para que elijas en lugar de volver a escribir. Eso es lo que evita, de entrada, que una sala acabe convertida en tres filas.

Cuando un día se sirve en más de un lugar, aparecen etiquetas junto al título del día. Elige una y la cuadrícula se reduce a los servicios de esa cocina; Todas las sedes devuelve el resto.

Comensales por cocina, en la columna de la derecha, suma todo el día por lugar. A una cocina se le presupuesta por servicio, pero se le pone personal por día, así que esa es la cifra que le importa a quien cocina.

La lista de catering#

Un número de comensales le dice a una cocina para cuántos cocinar. No le dice qué, y en un desayuno eso es todo el trabajo: panecillos, zumo, cacao, café para el personal, una cantidad por artículo y por club. Eso es un pedido, y la mayoría de torneos lo recogen hoy con un formulario personalizado y lo suman a mano.

Abre el servicio desde la cabecera de su columna y pulsa Lista de catering. La mayoría de servicios nunca la necesitan (una cena es un número de comensales y nada más), y por eso está ahí y no en la cuadrícula.

Dentro tiene la misma forma que la página principal: grupos en filas, artículos en columnas y una fila Para preparar al pie. Esa última fila es lo que se entrega a la cocina.

• Añadir un artículo: lo que hay que preparar y, opcionalmente, una unidad (pcs).
• Los nombres de los artículos se editan en el sitio: haz clic en un nombre para cambiarlo, Enter para guardar, Esc para dejarlo como estaba. Un pedido se escribe una vez y se corrige a menudo. Los nombres largos se ajustan dentro de su columna en lugar de cortarse.
• 1 por persona rellena cada hueco a partir de los comensales de ese servicio (un panecillo, un zumo, un café por persona) y nunca sobrescribe un número que hayas escrito.
• Eliminar quita el artículo y todas las cantidades pedidas de él.

Solo aparecen los grupos que comen realmente en ese servicio. Una cantidad va asociada a un comensal, así que un club sin nadie en el desayuno no puede pedir doce zumos. Si todavía no hay nada reservado, la página lo dice en lugar de mostrarte una cuadrícula vacía.

Vacía la celda de un grupo en la cuadrícula principal y vuelve a escribirla más tarde, y sus cantidades en esta lista empiezan de cero: estaban calculadas para el número de comensales que tenía antes, y 1 por persona se salta un grupo que ya tiene un número, así que, si no, las cifras antiguas llegarían a la cocina con el nuevo número de comensales.

La hoja para el catering gana una pestaña por cada servicio que tiene lista: el desayuno del sábado es un papel distinto del del domingo, y un catering que lee una lista combinada tiene que filtrarla a mano a las 6 de la mañana.

Dietas especiales#

Dietas especiales muestra todos los requisitos alimentarios del torneo: primero los de tu lista que los mánagers de equipo eligieron para sus jugadores, y después las notas escritas, de más a menos frecuentes: la nota que un club escribe en su reserva y la nota por persona de una lista de habitaciones. Una cocina las necesita todas, y no deberías tener que revisar dos pantallas y esperar haberte acordado de la segunda.

La cifra bajo el panel (31 de 387 personas) y las dietas especiales doradas de la cabecera cuentan ambas cosas: cada jugador con un requisito de tu lista, más cada nota escrita. Un jugador con dos requisitos, o con uno de la lista y una nota en su propia fila de la lista de habitaciones, cuenta una vez.

La nota de un club se cuenta una vez, coma ese club las veces que coma: es un dato sobre el club, no uno por servicio.

La lista de dietas de tu torneo#

Gestionar la lista es donde declaras los requisitos que atiende este torneo: Sin gluten, Sin cerdo, Alergia a los frutos secos. Añadir los habituales la rellena con los ocho más comunes de una vez si todavía no tienes lista.

Cada uno puede llevar una nota para la cocina ("nada de gluten en ninguna forma, salsas incluidas"), que es la parte que de verdad necesita un catering y la que no cabe en una etiqueta de una palabra.

Después, los mánagers de equipo eligen de tu lista para cada uno de sus jugadores, en su propia página Jugadores. Esa es la gracia de que sea una lista: antes, los requisitos eran texto libre, y un torneo tenía No pork, no pork y No Pork como tres requisitos distintos, así que a la cocina se le pedía atender tres cosas que eran una sola.

El panel cuenta personas, no entradas. Nueve celíacos son nueve de una misma cosa, y Añadir o editar (más abajo) muestra los nombres, lo que responde a la pregunta que siempre hace una cocina a continuación: qué mesa.

Un requisito que no tiene nadie no se muestra a la cocina, y quitar uno elimina también sus asignaciones.

Notas escritas#

Debajo de la lista están las notas de texto libre: el "algo más" que no cabe en una lista ("sin marisco, y no puede sentarse cerca de frutos secos"), además de todas las notas que llegaron antes de que tuvieras lista.

Vienen de dos sitios: la nota que un club escribe en su reserva y la nota por persona de una lista de habitaciones, que la importación lee de una columna Food Restrictions.

Añadirlas y editarlas#

Añadir o editar abre esas notas. Todas se pueden editar en el sitio y eliminar, y hay una fila para añadir al pie.

Una nota es sobre un grupo o sobre una persona, y las dos se guardan de forma distinta:

• Una nota de grupo ("dos celíacos") se escribe en cada comensal que tiene ese club, así que sigue siendo un solo dato por muchas veces que coman. Un comensal añadido después también la lleva, tanto si lo escribes en una celda vacía como si pulsas Rellenar los huecos o vacías una celda y la vuelves a escribir. El grupo tiene que comer en algún sitio primero; si no tiene comensales, la página te lo dice por su nombre en lugar de no guardar nada e informar de que todo ha ido bien.
• Una nota de persona ("alergia a los frutos secos") va en la fila de esa persona en la lista de habitaciones, así que la sigue al hotel en el que acabe.

Las notas también llegan solas: la importación de la lista de habitaciones lee una columna Food Restrictions, y los clubes las rellenan en los formularios de inscripción. Esta pantalla es donde las corriges y añades las que llegaron por teléfono.

Envía la lista junto con la hoja para el catering: un recuento por sí solo no sirve para actuar, porque la siguiente pregunta de la cocina es qué mesa.

No se guardan para siempre#

Los requisitos alimentarios y médicos son información de salud, así que caducan con el mismo calendario que los números de pasaporte de una lista de habitaciones: una tarea semanal borra las notas escritas y los requisitos asignados a jugadores desde tu lista cuando el torneo ya ha acabado del todo (el último check-out o la fecha en que lo marcaste como terminado, la que se conozca).

Tu catálogo de requisitos se mantiene. Es lo que atiende este torneo, no información sobre una persona.

Enviarlo al catering#

Hoja para el catering en la cabecera descarga todo el torneo como una sola hoja de cálculo: servicios en filas, grupos en columnas, totales en ambos márgenes. Es la forma en que lee una cocina, y la que hace visible un error, porque una columna que debería ser constante durante tres días y no lo es salta a la vista.

Los requisitos alimentarios tienen su propia pestaña, y la lista de catering de cada servicio tiene otra, en lugar de estar en las celdas donde serían invisibles hasta hacer clic. Un grupo que no come nada se deja fuera por completo: un festival tiene grupos alojados pero sin comidas, y una columna de huecos para cada uno de ellos es ruido en el único documento que lee la cocina.

Es todo el evento en un archivo a propósito. A una cocina se le presupuesta el torneo, no el almuerzo del sábado, y nueve descargas para adjuntar a un email es justo el paso manual que esta página existe para eliminar.

Eliminar un servicio#

Abre el servicio desde la cabecera de su columna y pulsa Eliminar. Los comensales reservados en él desaparecen con él, y la página te lo dice antes.

Próximos pasos#

• Formularios de reserva: factura a un club su alojamiento y sus comidas en un solo documento