Importar desde una hoja de cálculo

Si tus equipos ya están en una hoja de cálculo (una exportación de inscripciones, una lista de liga, un email del secretario de un club), puedes subirla en lugar de escribir cada fila a mano. Lo mismo vale para las inscripciones que recogiste en otro sitio y aún quieres revisar, y para las listas con las que llega un torneo en vez de crearlas: tus campos y tus árbitros. MyCup lee archivos Excel (.xlsx) y CSV.

Lo encontrarás en la barra lateral en SistemaImportar equipos y datos; después elige Desde un archivo. El botón Importar desde un archivo de la cabecera de la página Equipos y jugadores abre la misma página (en Free dice Importar desde un archivo — ver planes y enlaza a Planes).

Disponible en Pro y Premium. En Free, la página explica lo que hace y enlaza a la página Planes.

La versión corta#

1. Abre Importar equipos y datos → Desde un archivo
2. Elige qué vas a importar: Equipos, Candidatos, Jugadores, Personal, Sedes o Árbitros
3. Descarga el modelo (vacío, lista para rellenar) o el ejemplo (rellenado, para que veas cómo es una fila correcta)
4. Rellénala
5. Haz clic en Subir un archivo, elige tu archivo, revisa la correspondencia de columnas y haz clic en Importar

La importación se ejecuta en segundo plano con una barra de progreso. Los archivos grandes siguen procesándose aunque cambies de página: recibirás una notificación cuando termine.

Equipos, jugadores y personal se suben por separado#

Equipos crea los propios equipos: nombre, contactos, descripción, web, logo.

Jugadores y Personal completan la plantilla de un equipo. Como una plantilla pertenece a un equipo concreto, eliges ese equipo en un desplegable antes de subir el archivo: MyCup nunca adivina a qué plantilla pertenece una fila a partir de una columna de tu archivo, así que un jugador no puede acabar sin que te des cuenta en el equipo equivocado. Si tu torneo tiene más de una división, el selector muestra la división de cada equipo, para distinguir fácilmente dos equipos con el mismo nombre en categorías distintas.

Sube una plantilla por equipo. En un torneo de 20 equipos son 20 subidas pequeñas en lugar de un archivo gigante, y es a propósito: así un error afecta a una plantilla, no a todas.

Dos formas de entrar. Usa aquí el selector de equipos, o abre el propio equipo (Equipos y jugadoresGestionar) y usa el botón de importar de su pestaña Jugadores o Personal. Es la misma subida y el mismo modelo; la pestaña del equipo simplemente se salta el selector porque ya sabe a qué equipo te refieres.

Los mánagers de equipo también pueden hacerlo. Si has activado el Panel de equipo, los mánagers ven el mismo botón de importar en sus propias páginas de Jugadores y Personal, así que un club puede subir su propia plantilla en lugar de enviarte por email una lista para que la vuelvas a escribir.

Candidatos: inscripciones que aún quieres revisar#

Candidatos importa solicitudes de inscripción en lugar de participantes confirmados. Úsalo cuando las inscripciones se hicieron fuera de tu formulario de inscripción de MyCup: un Google Form, una temporada de inscripciones en papel, una hoja de cálculo que envió por email el secretario de una liga.

La diferencia con una importación de Equipos es la que importa: los candidatos importados llegan como Pendiente, en la misma cola que las inscripciones del sitio web, así que nada se salta tu revisión. Sigues aprobando cada uno, y solo entonces se convierte en participante. Importar equipos, en cambio, crea participantes confirmados al momento.

Elige lo que corresponda a lo que tienes. Si la lista ya está decidida, importa Equipos. Si es un montón de solicitudes que todavía no has revisado, importa Candidatos.

El archivo tiene la misma forma que uno de equipos (Nombre es la única columna obligatoria, además de contactos, una descripción y una URL de logo) y la columna División aparece en las mismas condiciones.

También incluye los campos del pipeline de ventas, con los mismos encabezados que la exportación de candidatos, para que una lista exportada se pueda editar y volver a importar:

Un origen desconocido o un responsable que no es miembro hace fallar esa fila, y el informe indica el valor: nada se guarda a medias. Una celda vacía deja el campo como está, así que una nueva subida que solo corrige emails no borra el responsable ni el seguimiento de nadie.

Filas que rechazamos a propósito. Si tu archivo nombra a alguien cuya entrada ya está resuelta, la fila falla y el informe indica el club:

• Ya aprobado: importar no puede cambiar una entrada convertida. El candidato y el participante real se separarían para siempre, y deshacer no puede revertir una conversión. Edita directamente el participante.
• Rechazado o retirado anteriormente: la fila actualizaría en silencio una entrada cerrada y la dejaría cerrada, así que importarías cincuenta y obtendrías menos sin que nada te dijera cuáles. Reábrela primero en la página Candidatos y vuelve a importar.

Todo lo demás de la página (correspondencia de columnas, subir de nuevo con seguridad, celdas vacías, deshacer) funciona exactamente igual que con los equipos.

Sedes y árbitros#

Las pestañas Sedes y Árbitros funcionan igual, y existen por el mismo motivo que la importación de equipos: un organizador de festival llega con ocho campos repartidos en tres instalaciones, o una asociación envía su lista de árbitros, y nada de eso debería tener que volver a escribirse antes de poder abrir la cuadrícula del calendario. Ninguna de las dos tiene selector de equipo: una sede y un árbitro pertenecen al torneo, no a una plantilla.

Ambos archivos son una sola hoja con Nombre como única columna obligatoria. Las sedes admiten además una Ubicación y una Descripción; los árbitros, una Nacionalidad y una Descripción (la descripción es un buen sitio para la categoría arbitral, porque es lo que ves al asignarlos). Ambos aceptan una URL de foto, en las mismas condiciones que el logo de un equipo.

Una fila por terreno de juego, no por instalación. Este es el error que hace imposible montar un calendario. Un complejo con cuatro campos son cuatro filas que comparten la misma Ubicación, porque el programador coloca los partidos en un terreno de juego: una instalación listada una sola vez solo puede acoger un partido a la vez.

Los horarios de apertura no van en el archivo. La disponibilidad de una sede es una fila por día, con horas y duración de las franjas, así que no cabe en una hoja que tiene una fila por sede. Importa aquí las sedes y después indica cuándo está libre cada una en Sedes → Franjas horarias.

Si tu deporte llama de otra forma a sus árbitros (jueces, por ejemplo), la pestaña, el modelo y las notificaciones usan esa palabra, igual que el resto de tu panel.

Modelos y ejemplos#

Ambas descargas se ofrecen dentro de la ventana de subida, y también como botones en la página.

• Descargar modelo: las columnas correctas, sin filas. Empieza por aquí cuando vayas a escribir desde cero.
• Descargar ejemplo: las mismas columnas con filas de muestra rellenadas. Empieza por aquí cuando no tengas claro qué espera una columna.

Ambas se generan para tu torneo, así que ya incluyen tus atributos personalizados como columnas, y la columna División solo aparece si tu torneo usa realmente más de una división. Los modelos de sedes y árbitros no llevan ninguna de las dos: los atributos personalizados se aplican a equipos, jugadores y personal, y ninguna de esas listas se divide por división.

Solo la columna Nombre es obligatoria, salvo que hayas hecho obligatorios más campos. Para jugadores y personal, el archivo sigue los mismos Campos obligatorios que los formularios de la configuración del Panel de equipo (fecha de nacimiento, dorsal, posición, nacionalidad, rol) y tus atributos personalizados obligatorios. Una columna que hayas hecho obligatoria tiene que estar asignada al subir el archivo, y una fila con esa celda vacía se marca como fallida en lugar de importarse. Todo lo demás puede quedar en blanco.

A un mánager de equipo solo se le exigen los atributos personalizados que puede editar en su panel. Un campo que reservas para ti nunca es obligatorio en su archivo, y cualquier valor que ponga en esa columna se ignora.

Asignar tus columnas#

No tienes que usar nuestros nombres de columna. Después de subir el archivo, MyCup muestra cada una de sus columnas junto a un desplegable con las columnas encontradas en tu archivo, y preselecciona las que reconoce, incluidos los nombres usados en otros idiomas de MyCup, para que una exportación en portugués encaje sin problemas.

Revisa las correspondencias, corrige las que estén mal y haz clic en Importar. No se guarda nada hasta entonces.

Subir dos veces el mismo archivo es seguro#

Importar un archivo que contiene equipos que ya tienes los actualiza en lugar de crear duplicados.

Los equipos se relacionan por nombre y división, sin tener en cuenta mayúsculas, acentos ni espacios de más, así que Sporting CP, sporting cp y Spórting CP son el mismo equipo. Los candidatos se relacionan igual, con tus candidatos existentes. Los jugadores se relacionan por nombre y dorsal, así que dos jugadores que de verdad se llaman Alex Silva siguen siendo dos mientras sus dorsales sean distintos. El personal se relaciona por nombre y rol, así que la misma persona puede ser entrenador en una fila y fisioterapeuta en otra. Las sedes y los árbitros se relacionan solo por nombre: no hay nada más para distinguirlos.

Relacionar por nombre es más importante en las sedes, porque tus partidos y franjas horarias apuntan a la propia sede. Un duplicado no solo ensuciaría la lista: tu calendario seguiría en la fila antigua mientras editas la nueva. Volver a subir una lista de sedes corregida deja cada hora de inicio y cada horario de apertura donde estaban. Lo mismo vale para los árbitros ya designados a partidos.

Esto significa que una nueva subida corregida hace lo que esperas: las filas corregidas se actualizan, las que no han cambiado se quedan igual y nada se duplica.

Qué significa realmente "actualizar"#

Una fila que coincide se fusiona con el registro que ya tienes. Conviene ser preciso, porque las tres cosas que la gente suele esperar en su lugar son todas incorrectas:

• No se sustituye. El equipo no se elimina y se vuelve a crear. Conserva el mismo registro, así que sus jugadores, personal, documentos, respuestas a formularios, su lugar en la estructura y los partidos ya generados para él sobreviven intactos a la importación. (Su división puede cambiar, pero solo si tu archivo indica otra; ver más abajo.)
• No se vacía. Las columnas que no asignas se quedan exactamente como están. Si tu archivo no tiene columna Descripción, las descripciones se mantienen.
• No se añade otra vez. No obtienes un segundo Sporting CP junto al primero.

Lo que escribe la importación son las columnas que lleva tu archivo, sobre los valores que había. Todo lo demás del equipo se queda como estaba.

Lo único a vigilar: una columna que sí asignas pero dejas vacía cuenta como un valor que escribes, así que borra ese campo. Consulta Las celdas vacías borran valores más abajo.

Dos equipos con el mismo nombre#

Esta sección habla de equipos, pero los candidatos se comportan igual: lee "candidato" donde dice "equipo" si es lo que importas.

Los clubes suelen inscribir el mismo nombre en más de una categoría: La Masia en U11 y La Masia en U13. Son dos equipos distintos, y la columna División es lo que los separa. Rellénala en todas las filas y la importación siempre sabrá a qué plantilla te refieres.

Esto es exactamente lo que hace cada combinación:

La tercera fila es la que conviene conocer: si subes un archivo con una sola fila La Masia · U13 mientras ya existe un equipo La Masia · U11, MyCup lo interpreta como que estás moviendo el equipo, porque es lo mismo que reasignar divisiones tras un sorteo. Si querías añadir una segunda plantilla, incluye ambas filas en el archivo o añade el segundo equipo a mano.

La última también importa: la columna División no crea divisiones. Crea primero tus divisiones y después importa.

Dos divisiones con el mismo nombre. Cuando usas grupos de divisiones, Oro puede existir legítimamente en U10 y en U11. Precisa el nombre en la columna División: U10 Gold, U10/Gold y U10 - Gold funcionan todos. Un Gold a secas sigue valiendo mientras solo una división responda a él; si es ambiguo, la fila se importa sin división y se te indica por su nombre en lugar de adivinar una de ellas. La plantilla que descargas ya precisa su valor de ejemplo siempre que tu torneo tenga nombres de división repetidos.

Las celdas vacías borran valores#

Si asignas una columna y dejas su celda vacía, la importación borra ese campo en un equipo existente. Es intencionado (es la única forma de vaciar un campo en bloque), pero pilla a la gente desprevenida.

Así que, si solo quieres corregir un lote de emails de contacto, sube un archivo con solo Nombre, División y Email de contacto, y deja las demás columnas sin asignar (sin columna seleccionada) en la correspondencia. Las columnas que no asignas nunca se tocan.

Logos y fotos#

La columna URL del logo (o URL de la foto) admite una dirección web pública de una imagen: https://…. MyCup la descarga, la convierte y la asocia al equipo o a la persona.

• El enlace debe ser público: algo que puedas abrir en una ventana privada del navegador. Los enlaces a archivos de Google Drive, Dropbox o una intranet privada no funcionan.
• Formatos admitidos: PNG, JPG, WebP. No se aceptan archivos SVG.
• Si un enlace está roto o la imagen no se puede leer, la fila se importa igualmente: llega sin imagen, y puedes subir una a mano después. Un enlace de imagen erróneo nunca te cuesta el equipo.
• Un equipo que ya tiene logo lo conserva. Volver a importar no sustituye un logo que ya hayas puesto.

Nacionalidad#

Jugadores, personal y árbitros tienen una columna Nacionalidad, y equipos y candidatos una columna País para indicar de dónde viene el club. Puedes escribirlas como te resulte natural:

• el nombre del país en cualquiera de los idiomas del panel de MyCup: Spain, España, Espanha, Spanien
• o el código de país de dos letras: ES o es

Todos llevan al mismo país. Las mayúsculas y los acentos dan igual, así que espana también funciona.

Un archivo exportado escribe el nombre del país en el idioma de tu panel, así que un archivo que exportas y vuelves a importar funciona sin editarlo.

Si un valor no se reconoce (una errata, una nacionalidad que no es un país, un código antiguo de tres letras como ESP), la fila se importa igualmente, solo que sin nacionalidad, y puedes ponerla a mano después. La excepción es cuando has hecho obligatorio el campo Nacionalidad: entonces un valor no reconocido cuenta como vacío y la fila se marca como fallida, igual que en el formulario.

Fechas#

Las columnas de fecha (como la fecha de nacimiento) son más seguras como celda de fecha real en Excel, que es lo que te da nuestro modelo. Si escribes texto, usa YYYY-MM-DD, por ejemplo 2010-04-03.

Los archivos exportados desde versiones antiguas de MyCup usaban DD.MM.YYYY, y siguen importándose correctamente.

Límites del plan#

Los equipos importados cuentan para el límite de participantes de tu plan exactamente igual que los que añades a mano.

Solo las filas que añaden un equipo gastan un hueco. Las filas que actualizan un equipo que ya tienes no cuestan nada, así que volver a subir una lista corregida de equipos que ya tienes funciona aunque estés en tu límite.

Si un archivo añade más equipos de los que caben, se rechaza el archivo entero y el mensaje te dice cuántos equipos añadiría y cuántos huecos quedan. No importamos las filas que caben y descartamos en silencio el resto: es el tipo de cosa que solo descubrirías semanas después. Quita filas, o mejora el plan y vuelve a subir el mismo archivo.

Los candidatos no gastan huecos. Una solicitud de inscripción todavía no es un participante, así que puedes importar las inscripciones de toda una temporada en cualquier plan con importación de archivos, revisarlas con calma y gastar huecos solo en las que apruebes. Una conversión que superaría tu límite se rechaza en ese momento, no al importar.

Las sedes y los árbitros no cuentan para nada: ningún plan limita cuántos campos o árbitros puede tener un torneo, así que esos archivos solo están limitados por el máximo de filas que se aplica a cualquier subida.

Las plantillas tienen sus propios topes: 50 jugadores y 30 miembros del personal por equipo. Las subidas de plantillas cuentan todas las filas para el tope, incluidas las que solo actualizan a alguien que ya está en la plantilla, así que una plantilla completa puede rechazar una nueva subida corregida. Equivocarse en ese sentido es deliberado: es mejor que te den una cifra con la que puedas actuar que acabar con una plantilla que el resto de MyCup considera por encima del límite.

Deshacer una importación#

¿Has subido el archivo equivocado? Abre Importar equipos y datos → Desde un archivo y mira Importaciones recientes al final. Cada importación tiene un botón Deshacer durante 7 días.

Deshacer quita lo que añadió la importación y restaura lo que cambió. Antes de ejecutarse, te dice exactamente cuántos registros supone.

Deshacer deja algunas cosas como están a propósito, y te lo dice después:

• Los equipos que ya están en un partido se quedan. Quitarlos rompería partidos que ya has generado. Lo mismo vale para una sede con partidos programados y un árbitro ya designado a uno: deshacer dejaría esos partidos apuntando a un campo o a un árbitro que ya no existe.
• Los equipos que ahora tienen jugadores, documentos o respuestas a formularios se quedan. Una importación de equipos los crea vacíos, así que todo lo que tienen llegó después (de una subida de plantilla o de ti), y deshacer no se lo va a llevar.
• Las sedes que ahora tienen franjas horarias o una división asignada se quedan por el mismo motivo: una importación de sedes crea una sede sin horarios de apertura ni división asociada, así que ambas cosas se fijaron después, a mano. Quitar la única sede de una división sería peor que dejar la sede: la restricción no se reduciría, desaparecería, y los partidos de esa división se repartirían por toda la instalación.
• Los candidatos que convertiste se quedan, aunque después revirtieras la conversión: su equipo conserva lo que el club añadió mientras era participante.
• Los registros editados después de la importación se quedan como los editaste. Tu corrección gana al valor antiguo.

Así que deshacer parcialmente es un resultado normal y sano. La notificación te dice qué se ha revertido y qué se ha conservado.

Una vez deshecha una importación no se puede deshacer dos veces, y pasados 7 días la opción desaparece junto con el archivo guardado.

Qué pasa con el archivo que subes#

El archivo solo se guarda el tiempo necesario para procesar la importación, y se elimina automáticamente a los 7 días junto con el registro de la importación. Las hojas de participantes suelen contener datos personales (nombres, fechas de nacimiento, datos de contacto), así que MyCup no las conserva.

Si fallan algunas filas#

Las filas se importan de forma independiente. Si unas pocas no pasan la validación (falta un nombre, una fecha ilegible), el resto se importa igualmente, y la notificación de finalización enlaza a un archivo que indica exactamente qué filas fallaron y por qué. Corrige esas filas y sube solo esas; las que ya se importaron no se duplicarán.

Editar los equipos que ya tienes#

Puedes exportar tus equipos a CSV desde Equipos y jugadores, editarlos en una hoja de cálculo y volver a subirlos aquí para aplicar los cambios en bloque: útil para corregir un lote de emails de contacto o reasignar divisiones tras un sorteo.

La exportación incluye Nombre, División, las tres columnas de contacto y una columna por cada atributo personalizado de equipo. Todas se reconocen al volver a importar, y como División es una de ellas, cambiarla y volver a subir el archivo mueve el equipo en lugar de añadir una copia. Si dos de tus equipos comparten nombre, deja ambas filas en el archivo para que cada uno conserve su división (consulta Dos equipos con el mismo nombre). No incluye columnas de descripción, web ni logo, así que, si las necesitas, parte de la plantilla de importación y rellena tú los nombres.

Consejos#

• Añade los equipos antes de construir la estructura: el creador de estructura coloca los equipos que existen cuando lo abres.
• Si un club te envía una plantilla en su propio formato, pégala en nuestro modelo en lugar de subir la suya. La correspondencia de columnas es flexible, pero un modelo es más rápido que corregir desajustes.
• ¿Importas desde un torneo anterior de MyCup en lugar de un archivo? Eso es Importar desde un torneo, en la misma página con otro origen.