Importar de uma folha de cálculo

Se as suas equipas já existem numa folha de cálculo — uma exportação de inscrições, uma lista de uma liga, um e-mail do secretário de um clube — pode carregá-la em vez de escrever cada linha à mão. O mesmo se aplica a inscrições que recolheu noutro sítio e ainda quer rever, e às listas com que um torneio já chega em vez de as construir: os seus campos e os seus árbitros. O MyCup lê ficheiros Excel (.xlsx) e CSV.

Encontra esta funcionalidade na barra lateral em SistemaImportar equipas e dados; depois escolha A partir de um ficheiro. O botão Importar a partir de um ficheiro no cabeçalho da página Equipas e jogadores abre a mesma página (no Free diz Importar a partir de um ficheiro — ver planos e leva a Planos).

Disponível no Pro e no Premium. No Free, a página mostra o que faz e tem uma ligação para a página Planos.

A versão curta#

1. Abra Importar equipas e dados → A partir de um ficheiro
2. Escolha o que vai importar: Equipas, Candidatos, Jogadores, Equipa técnica, Locais ou Árbitros
3. Descarregue o modelo (vazio, pronto a preencher) ou o exemplo (preenchido, para ver como é uma linha correta)
4. Preencha-o
5. Clique em Carregar um ficheiro, escolha o ficheiro, confirme a correspondência das colunas e clique em Importar

A importação corre em segundo plano com uma barra de progresso. Os ficheiros grandes continuam a ser processados mesmo que saia da página — recebe uma notificação quando terminar.

Equipas, jogadores e equipa técnica são carregamentos separados#

Equipas cria as próprias equipas: nome, contactos, descrição, site, logótipo.

Jogadores e Equipa técnica preenchem o plantel de uma equipa. Como um plantel pertence a uma equipa específica, escolhe essa equipa numa lista antes de carregar — o MyCup nunca adivinha a que plantel pertence uma linha a partir de uma coluna do seu ficheiro, por isso um jogador não pode ir parar discretamente à equipa errada. Se o seu torneio tem mais do que uma divisão, a lista mostra a divisão de cada equipa, para distinguir facilmente duas equipas com o mesmo nome em escalões diferentes.

Carregue um plantel por equipa. Num torneio de 20 equipas, são 20 carregamentos pequenos em vez de um ficheiro gigante, e isso é propositado: um erro afeta um plantel, não todos.

Duas formas de entrar. Use a lista de equipas aqui, ou abra a própria equipa (Equipas e jogadoresGerir) e use o botão de importação no separador Jogadores ou Equipa técnica. O mesmo carregamento, o mesmo modelo — o separador da equipa apenas salta a lista porque já sabe de que equipa se trata.

Os responsáveis de equipa também o podem fazer. Se ativou o Painel da equipa, os responsáveis veem o mesmo botão de importação nas suas páginas Jogadores e Equipa técnica, por isso um clube pode carregar o próprio plantel em vez de lhe enviar uma lista por e-mail para voltar a escrever.

Candidatos: inscrições que ainda quer rever#

Candidatos importa pedidos de inscrição em vez de participantes confirmados. Use-o quando as inscrições foram feitas fora do formulário de inscrição do MyCup — um Google Form, uma época de inscrições em papel, uma folha de cálculo que o secretário de uma liga enviou por e-mail.

A diferença em relação a uma importação de Equipas é a que importa: os candidatos importados chegam como Pendente, na mesma fila das inscrições pelo site, por isso nada escapa à sua revisão. Continua a aprovar cada um, e só então passa a participante. Importar equipas, pelo contrário, cria participantes confirmados de imediato.

Escolha a opção que corresponde ao que tem de facto. Se a lista já está decidida, importe Equipas. Se é uma pilha de candidaturas que ainda não analisou, importe Candidatos.

O ficheiro tem a mesma forma de um ficheiro de equipas — Nome é a única coluna obrigatória, mais contactos, uma descrição e um URL do logótipo — e a coluna Divisão aparece nas mesmas condições.

Inclui também os campos do funil de vendas, com os mesmos cabeçalhos da exportação de candidatos, para que uma lista exportada possa ser editada e importada de novo:

Uma origem desconhecida ou um proprietário que não é membro faz falhar essa linha, e o relatório indica o valor — nada fica gravado a meio. Uma célula vazia deixa o campo como está, por isso um novo carregamento que só corrige e-mails não apaga o proprietário nem o acompanhamento de ninguém.

Linhas que recusamos, de propósito. Se o seu ficheiro indicar alguém cuja entrada já está resolvida, a linha falha e o relatório indica o clube:

• Já aprovado — a importação não pode alterar uma entrada convertida. O candidato e o participante real afastar-se-iam para sempre, e anular não consegue reverter uma conversão. Edite antes o participante diretamente.
• Anteriormente rejeitado ou retirado — a linha atualizaria discretamente uma entrada fechada e deixá-la-ia fechada, por isso importaria cinquenta e ficaria, sem aviso, com menos, sem nada a dizer quais. Reabra-a primeiro na página Candidatos e depois importe de novo.

Tudo o resto na página — correspondência de colunas, novos carregamentos em segurança, células vazias, anulação — funciona exatamente como nas equipas.

Locais e árbitros#

Os separadores Locais e Árbitros funcionam da mesma forma, e existem pela mesma razão que a importação de equipas: um organizador de um festival chega com oito campos em três recintos, ou uma associação envia a sua lista de árbitros, e nenhum dos dois deveria ter de ser reescrito antes de poder abrir a grelha do calendário. Nenhum deles tem lista de equipas — um local e um árbitro pertencem ao torneio, não a um plantel.

Os dois ficheiros são uma única folha com Nome como única coluna obrigatória. Os locais aceitam também Local e Descrição; os árbitros aceitam Nacionalidade e Descrição — a descrição é um bom sítio para o nível de licença, já que é o que vê quando os atribui. Ambos aceitam um URL de foto, nas mesmas condições que o logótipo de uma equipa.

Uma linha por área de jogo, não por recinto. É este o erro que torna um calendário impossível de montar. Um parque com quatro campos são quatro linhas que por acaso partilham o mesmo Local, porque o calendarizador coloca os jogos numa área de jogo — um recinto indicado uma só vez só pode receber um jogo de cada vez.

O horário de funcionamento não faz parte do ficheiro. A disponibilidade de um local é uma linha por dia, com horas e duração das faixas, por isso não cabe numa folha que tem uma linha por local. Importe aqui os locais e depois indique quando cada um está livre em Locais → Faixas horárias.

Se o seu desporto chama outra coisa aos árbitros — juízes, por exemplo — o separador, o modelo e as notificações usam essa palavra, tal como o resto do seu painel.

Modelos e exemplos#

Os dois ficheiros estão disponíveis na janela de carregamento, e também como botões na página.

• Transferir modelo — as colunas corretas, sem linhas. Comece por aqui quando vai escrever do zero.
• Transferir exemplo — as mesmas colunas com linhas de exemplo preenchidas. Comece por aqui quando não tem a certeza do que uma coluna espera.

Ambos são gerados para o seu torneio, por isso já incluem os seus atributos personalizados como colunas, e a coluna Divisão só aparece se o seu torneio usar de facto mais do que uma divisão. Os modelos de locais e árbitros não têm nenhuma das duas — os atributos personalizados aplicam-se a equipas, jogadores e equipa técnica, e nenhuma dessas listas está dividida por divisão.

Só a coluna Nome é obrigatória, a menos que tenha tornado outros campos obrigatórios. Para jogadores e equipa técnica, o ficheiro segue os mesmos Campos Obrigatórios dos formulários nas definições do Painel da equipa (data de nascimento, número da camisola, posição, nacionalidade, função) e os seus atributos personalizados obrigatórios. Uma coluna que tornou obrigatória tem de ser associada no carregamento, e uma linha com essa célula vazia é reportada como falhada em vez de ser importada. Tudo o resto pode ficar em branco.

Um responsável de equipa só está sujeito aos atributos personalizados que pode editar no seu painel. Um campo que reserva para si nunca é obrigatório no ficheiro dele, e um valor que ele ponha nessa coluna é ignorado.

Associar as suas colunas#

Não precisa de usar os nossos nomes de colunas. Depois de carregar, o MyCup mostra cada uma das suas colunas ao lado de uma lista com as colunas encontradas no seu ficheiro, e pré-seleciona as que reconhece — incluindo os nomes usados noutros idiomas do MyCup, para que uma exportação em português corresponda sem problemas.

Confirme as correspondências, corrija as que estiverem erradas e clique em Importar. Nada é gravado até o fazer.

Carregar o mesmo ficheiro duas vezes é seguro#

Importar um ficheiro com equipas que já tem atualiza-as em vez de criar duplicados.

As equipas são identificadas pelo nome e pela divisão, ignorando maiúsculas, acentos e espaços a mais — por isso Sporting CP, sporting cp e Spórting CP são todos a mesma equipa. Os candidatos são identificados da mesma forma, face aos seus candidatos existentes. Os jogadores são identificados pelo nome e pelo número da camisola, por isso dois jogadores que se chamam mesmo Alex Silva continuam a ser dois jogadores desde que os números sejam diferentes. A equipa técnica é identificada pelo nome e pela função, para que a mesma pessoa possa ser Treinador numa linha e Fisioterapeuta noutra. Locais e árbitros são identificados só pelo nome — não há mais nada que distinga dois deles.

Identificar pelo nome é mais importante nos locais, porque os seus jogos e faixas horárias apontam para o próprio local. Um duplicado não se limitaria a encher a lista: o seu calendário ficaria na linha antiga enquanto editava a nova. Voltar a carregar uma lista de locais corrigida mantém cada hora de início e cada horário de funcionamento onde estavam. O mesmo vale para árbitros já nomeados para jogos.

Isto significa que um novo carregamento corrigido faz o que se espera: as linhas corrigidas atualizam, as inalteradas ficam como estão e nada se duplica.

O que "atualizar" significa na prática#

Uma linha correspondente é fundida no registo que já tem. Vale a pena ser preciso, porque as três coisas que as pessoas esperam em vez disso estão todas erradas:

• Não é substituída. A equipa não é eliminada e recriada. Mantém o mesmo registo, por isso os seus jogadores, equipa técnica, documentos, respostas a formulários, o lugar na estrutura e os jogos já gerados para ela sobrevivem intactos à importação. (A divisão pode mudar, mas só se o seu ficheiro indicar outra — ver abaixo.)
• Não é apagada. As colunas que não associa ficam exatamente como estão. Se o seu ficheiro não tem coluna Descrição, as descrições mantêm-se.
• Não é adicionada outra vez. Não fica com um segundo Sporting CP ao lado do primeiro.

O que a importação grava são as colunas que o seu ficheiro traz, por cima dos valores que lá estavam. Tudo o resto na equipa fica intacto.

A única coisa a ter em atenção: uma coluna que associa mas deixa vazia conta como um valor que está a gravar, por isso limpa esse campo. Consulte As células vazias limpam valores abaixo.

Duas equipas com o mesmo nome#

Esta secção fala de equipas, mas os candidatos comportam-se exatamente da mesma forma — leia "equipa" como "candidato" se for isso que está a importar.

Os clubes inscrevem muitas vezes o mesmo nome em mais do que um escalão — La Masia em Sub-11 e La Masia em Sub-13. São duas equipas separadas, e é a coluna Divisão que as distingue. Preencha-a em todas as linhas e a importação sabe sempre de que plantel se trata.

Eis exatamente o que faz cada combinação:

A terceira linha é a que convém conhecer: se carregar um ficheiro com uma única linha La Masia · U13 quando já existe uma equipa La Masia · U11, o MyCup interpreta isso como estar a mover a equipa, porque é o mesmo que reatribuir divisões depois de um sorteio. Se queria acrescentar um segundo plantel, inclua as duas linhas no ficheiro ou acrescente a segunda equipa à mão.

A última também importa — a coluna Divisão não cria divisões. Crie primeiro as suas divisões e depois importe.

Duas divisões com o mesmo nome. Quando usa grupos de divisões, Gold pode existir legitimamente em U10 e em U11. Qualifique o nome na coluna Divisão — U10 Gold, U10/Gold e U10 - Gold funcionam todos. Um Gold simples continua a servir enquanto só uma divisão lhe corresponder; se for ambíguo, a linha é importada sem divisão e é-lhe reportada pelo nome em vez de ser atribuída a uma delas por palpite. O modelo que descarrega já qualifica o valor de exemplo sempre que o seu torneio tem nomes de divisão duplicados.

As células vazias limpam valores#

Se associar uma coluna e deixar a célula vazia, a importação limpa esse campo numa equipa existente. É intencional — é a única forma de esvaziar um campo em massa — mas apanha muita gente de surpresa.

Por isso, se só quer corrigir um lote de e-mails de contacto, carregue um ficheiro só com Nome, Divisão e E-mail de contacto, e deixe as outras colunas por associar (sem coluna selecionada) na correspondência. As colunas que não associa nunca são tocadas.

Logótipos e fotos#

A coluna URL do logótipo (ou URL da foto) aceita o endereço web público de uma imagem — https://…. O MyCup descarrega-a, converte-a e associa-a à equipa ou à pessoa.

• A ligação tem de ser pública: algo que consiga abrir numa janela privada do navegador. Ligações para ficheiros no Google Drive, no Dropbox ou numa intranet privada não funcionam.
• Formatos suportados: PNG, JPG, WebP. Os ficheiros SVG não são aceites.
• Se uma ligação estiver partida ou a imagem não puder ser lida, a linha é importada na mesma — só chega sem imagem, e pode carregar uma à mão mais tarde. Uma ligação de imagem errada nunca lhe custa a equipa.
• Uma equipa que já tem logótipo mantém-no. Voltar a importar não substitui um logótipo que já definiu.

Nacionalidade#

Jogadores, equipa técnica e árbitros têm cada um uma coluna Nacionalidade, e equipas e candidatos uma coluna País para indicar de onde vem o clube. Pode escrever qualquer uma delas da forma que lhe for mais natural:

• o nome do país em qualquer um dos idiomas do painel do MyCup — Spain, España, Espanha, Spanien
• ou o código do país de duas letras — ES ou es

Todos estes valores dão o mesmo país. Maiúsculas e acentos não importam, por isso espana também funciona.

Um ficheiro exportado escreve o nome do país no idioma do seu painel, por isso um ficheiro que exporta e volta a importar funciona sem edição.

Se um valor não for reconhecido — um erro de escrita, uma nacionalidade que não é um país, um código antigo de três letras como ESP — a linha é importada na mesma, só que sem nacionalidade, e pode defini-la à mão depois. A exceção é quando tornou a Nacionalidade um campo obrigatório: nesse caso, um valor não reconhecido conta como vazio e a linha é reportada como falhada, tal como no formulário.

Datas#

As colunas de datas (como a data de nascimento) são mais seguras como células de data reais no Excel, que é o que o nosso modelo lhe dá. Se escrever texto, use YYYY-MM-DD — por exemplo 2010-04-03.

Os ficheiros exportados de versões mais antigas do MyCup usavam DD.MM.YYYY, e continuam a ser importados corretamente.

Limites do plano#

As equipas importadas contam para o limite de participantes do seu plano exatamente como as equipas que adiciona à mão.

Só as linhas que acrescentam uma equipa gastam um lugar. As linhas que atualizam uma equipa que já tem não custam nada, por isso voltar a carregar uma lista corrigida de equipas que já são suas funciona mesmo quando está no limite.

Se um ficheiro acrescentar mais equipas do que o espaço que tem, o ficheiro inteiro é rejeitado e a mensagem indica quantas equipas acrescentaria e quantos lugares restam. Não importamos as linhas que cabem e deixamos cair as restantes em silêncio — é o tipo de coisa que só descobriria semanas depois. Retire linhas, ou faça upgrade e carregue o mesmo ficheiro outra vez.

Os candidatos não gastam lugares. Um pedido de inscrição ainda não é um participante, por isso pode importar as inscrições de uma época inteira em qualquer plano com importação de ficheiros, revê-las com calma e só gastar lugares com as que aprovar de facto. Uma conversão que ultrapasse o seu limite é recusada nesse momento, não na importação.

Locais e árbitros não contam para nada — nenhum plano limita quantos campos ou árbitros um torneio pode ter, por isso esses ficheiros só estão sujeitos ao limite de linhas que se aplica a todos os carregamentos.

Os plantéis têm limites próprios: 50 jogadores e 30 membros da equipa técnica por equipa. Os carregamentos de plantéis contam todas as linhas para o limite, incluindo as que só atualizam alguém que já está no plantel — por isso um plantel completo pode recusar um novo carregamento corrigido. Errar por esse lado é propositado: é melhor receber um número com que pode agir do que acabar com um plantel que o resto do MyCup considera acima do limite.

Anular uma importação#

Carregou o ficheiro errado? Abra Importar equipas e dados → A partir de um ficheiro e veja Importações recentes no fundo. Cada importação tem um botão Anular durante 7 dias.

Anular remove o que a importação acrescentou e repõe o que alterou. Antes de correr, indica exatamente quantos registos isso representa.

A anulação deixa algumas coisas de lado de propósito, e diz-lho depois:

• As equipas que já estão num jogo ficam. Removê-las estragaria jogos que já gerou. O mesmo vale para um local com jogos agendados e um árbitro já nomeado para um jogo — a anulação deixaria esses jogos a apontar para um campo ou um árbitro que já não existe.
• As equipas que entretanto têm jogadores, documentos ou respostas a formulários ficam. Uma importação de equipas cria-as vazias, por isso tudo o que lá está chegou depois — de um carregamento de plantel ou de si — e a anulação não leva isso consigo.
• Os locais que entretanto têm faixas horárias, ou aos quais está atribuída uma divisão, ficam pela mesma razão: uma importação de locais cria um local sem horário de funcionamento e sem divisão associada, por isso ambos foram definidos depois, à mão. Retirar o único local de uma divisão seria pior do que deixar o local: a restrição não ficaria mais estreita, desapareceria, e os jogos dessa divisão espalhar-se-iam por todo o recinto.
• Os candidatos que converteu ficam, mesmo que depois tenha revertido a conversão: a equipa deles guarda o que o clube acrescentou enquanto era participante.
• Os registos editados depois da importação ficam como os editou. A sua correção prevalece sobre o valor antigo.

Por isso, uma anulação parcial é um resultado normal e saudável. A notificação diz-lhe o que foi revertido e o que foi mantido.

Depois de anular uma importação, não a pode anular duas vezes, e ao fim de 7 dias a opção desaparece juntamente com o ficheiro guardado.

O que acontece ao ficheiro carregado#

O ficheiro só é guardado o tempo necessário para processar a importação e é eliminado automaticamente ao fim de 7 dias, juntamente com o registo da importação. As folhas de cálculo de participantes contêm normalmente dados pessoais — nomes, datas de nascimento, contactos — por isso o MyCup não as guarda.

Se algumas linhas falharem#

As linhas são importadas de forma independente. Se algumas falharem a validação — um nome em falta, uma data ilegível — as restantes são importadas na mesma, e a notificação de conclusão tem uma ligação para um ficheiro que indica exatamente que linhas falharam e porquê. Corrija essas linhas e carregue só essas; as que tiveram sucesso não se duplicam.

Editar equipas que já tem#

Pode exportar o seu plantel para CSV a partir de Equipas e jogadores, editá-lo numa folha de cálculo e voltar a carregá-lo aqui para aplicar as alterações em massa — útil para corrigir um lote de e-mails de contacto ou reatribuir divisões depois de um sorteio.

A exportação traz Nome, Divisão, as três colunas de contacto e uma coluna para cada um dos seus atributos personalizados de equipa. Todas são reconhecidas ao voltar a importar — e como a Divisão é uma delas, alterá-la e voltar a carregar move a equipa em vez de acrescentar uma cópia. Se duas das suas equipas têm o mesmo nome, mantenha as duas linhas no ficheiro para que cada uma conserve a sua divisão (consulte Duas equipas com o mesmo nome). Não traz colunas de descrição, site ou logótipo, por isso, se precisar delas, comece antes pelo modelo de importação e preencha os nomes à mão.

Dicas#

• Adicione as equipas antes de montar a estrutura — o construtor de estrutura coloca as equipas que existem quando o abre.
• Se um clube lhe enviar um plantel no seu próprio formato, cole-o no nosso modelo em vez de carregar o deles. A correspondência de colunas é tolerante, mas um modelo é mais rápido do que corrigir discrepâncias.
• Vai importar de um torneio MyCup anterior em vez de um ficheiro? Isso é Importar de um torneio, na mesma página, com outra origem.