Listas de quartos

Todos os alojamentos querem o mesmo ficheiro antes da sua chegada: que pessoa está em que quarto, com a data de nascimento e o número de identificação. Esta página constrói esse ficheiro — e a maior parte dele a partir de trabalho que já fez.

Um cartão por estadia#

Uma lista de quartos é um documento do clube — o que um responsável preenche e um alojamento lê — por isso há um cartão por grupo, não um por hotel. As listas por concluir aparecem primeiro, porque esta página é uma lista de pendentes.

Cada cartão mostra o grupo, onde e quando fica, em que ponto está a lista e os seus quartos em mosaicos.

De onde vêm os quartos#

Não cria quartos aqui. Quando reserva um grupo num alojamento, o MyCup cria um quarto por cada unidade ocupada: um grupo que reservou 8 duplos recebe 8 quartos duplos à espera de serem preenchidos. Os quartos existem a partir do momento em que a reserva é guardada, antes de alguém abrir a lista. Altere a reserva e os quartos acompanham: ocupe mais e são acrescentados quartos vazios; ocupe menos e os quartos vazios desaparecem, mas um quarto com pessoas nunca é removido. Um grupo reservado por cama — numa escola ou pavilhão — recebe uma entrada Camarata que leva tantas pessoas quantas as camas reservadas.

Quando um grupo muda de alojamento#

Os quartos vazios no alojamento anterior simplesmente desaparecem. Um quarto que já tem pessoas é mantido, porque apagar os nomes e os números de passaporte delas não é um efeito secundário de mudar de hotel — mas deixa de fazer parte da lista do novo alojamento. Fica fora da folha desse alojamento, fora do preenchimento automático e fora da página do próprio clube, para que nunca sejam enviados ao novo hotel dados escritos para o anterior.

O cartão do grupo indica quantos quartos sobraram, e a lista mostra-os em Do alojamento anterior. As pessoas que lá estão são propostas outra vez para os novos quartos: coloque-as lá e depois prima Remover este quarto antigo. Pergunta primeiro, indica quantas pessoas ainda lá estão e remove o quarto e essas entradas em conjunto.

Preencher todas as listas de uma vez#

Preencher N pessoas pega nas listas de plantel que os clubes já escreveram e coloca-as nos quartos que esse clube tem.

N é quantas pessoas um clique colocaria de facto: membros do plantel que ainda não estão em nenhuma das listas do clube, até ao número de camas livres nos quartos que tem. Alguém que já está na lista com o mesmo nome — escrito à mão ou importado da folha do clube — não volta a ser contado, nem quem exceder as camas que o clube reservou. Um clube dividido por duas reservas é colocado uma vez, não uma vez em cada.

É seguro premir em qualquer momento:

• Nunca mexe em ninguém que já esteja num quarto. Uma lista de quartos é negociada — pedem-se colegas de quarto, um treinador fica com o individual, dois jogadores são separados de propósito. Só preenche lugares vazios, por isso premi-lo depois de uma tarde de edições à mão acrescenta as pessoas que ainda faltam em vez de recomeçar.
• Prima duas vezes e o segundo clique não faz nada.
• Indica quem não conseguiu colocar. Se um clube tem mais pessoas do que camas, tem de ocupar outro quarto ou mudar alguém, e nenhuma das duas escolhas cabe ao MyCup.
• Os grupos sem participante por trás ficam intactos — as famílias e o grupo de árbitros não têm lista de plantel, por isso dá-lhes nome à mão.

Ler um cartão#

Num quarto é medido face a pessoas, não a camas. Um clube de 22 em 24 camas fica concluído com 22 — uma barra parada nos 92% pareceria trabalho por acabar quando já não há nada a fazer.

Os mosaicos dos quartos dizem-no mais depressa do que uma tabela:

Não iniciado significa que ainda ninguém foi colocado, mesmo que os quartos existam. Completo significa que estão todos colocados e que não falta documentação a ninguém.

"Sem documentos"#

O número dourado do cabeçalho, e um selo em cada cartão a que se aplica.

É o número mais útil da página. Uma lista de quartos incompleta não é rejeitada pelo MyCup — é rejeitada pelo alojamento, normalmente por e-mail, normalmente na quinta-feira antes do torneio. Vê-lo com três semanas de antecedência é precisamente o objetivo.

As pessoas colocadas automaticamente começam normalmente incompletas: o MyCup copia o nome, a nacionalidade e a data de nascimento que já tem, mas um número de identificação é algo que só o clube lhe pode dar.

Uma pessoa conta como sem documentos quando o nome, a data de nascimento ou o número de identificação estão vazios. Um número de identificação que o MyCup já não consegue ler também é tratado como vazio: a pessoa aparece como sem documentos, em vez de a página não abrir, e o número tem de ser introduzido outra vez.

Abrir uma lista#

Abrir lista mostra os quartos e quem está em cada um: o nome, a nacionalidade e a data de nascimento de cada pessoa, com incompleto ao lado de quem não tem documentos. As colunas alinham-se de quarto para quarto, para que a lista inteira se leia como uma só tabela. Uma linha no topo indica quantas pessoas ainda não têm número de passaporte ou data de nascimento.

Nesta página, preenche uma lista com Preencher, importando a folha do clube (abaixo) e removendo pessoas que não deviam lá estar. Colocar pessoas à mão — escolher jogadores e equipa técnica do plantel do clube, ou acrescentar um convidado pelo nome para um pai ou um motorista — e escrever números de identificação faz-se no Painel da equipa, onde o responsável de equipa do clube completa a sua própria lista.

Um quarto não aceita mais pessoas do que os lugares do seu tipo. Um alojamento não pode pôr três pessoas num duplo, e uma lista que diga o contrário é rejeitada na receção, não por nós.

Corrigir uma lista#

Abra uma lista e cada pessoa tem um ✕ ao lado. Liberta esse lugar sem mexer no resto da lista — o preenchimento automático põe lá a pessoa seguinte.

Vale a pena saber, porque as duas coisas que preenchem estas listas erram nas pessoas: o preenchimento automático coloca quem está na lista do plantel, e o importador coloca quem estava na folha de cálculo. Antes disto, corrigir uma pessoa obrigava a eliminar a reserva e recomeçar a lista.

Importar a folha de um clube#

Se um clube devolver a folha preenchida por e-mail, não precisa de a reescrever. Abra a lista dele e use Importar uma folha preenchida — aceita o .xlsx ou .csv e lê as colunas seja qual for o idioma, por isso a exportação em português importa-se numa sessão em inglês.

Substitui a lista desse clube em vez de se fundir com ela, e tudo o que não consegue ler é reportado em vez de adivinhado: um tipo de quarto desconhecido, um nome que não conseguiu perceber, um quarto já cheio. Vê a lista de problemas e corrige-os à mão. Uma lacuna visível é melhor do que um erro de arquivo escondido.

Enviar#

Os botões à direita da linha de filtros descarregam uma folha por alojamento — com todos os clubes que lá ficam, que é o que um alojamento quer: a receção pensa em quartos, não em clubes.

Descarregar não é enviar. Quando tiver de facto entregado a lista, use Marcar como enviada ao hotel no menu da linha, e cada cartão regista-o: Enviada ao alojamento a 18.09.2026, ou Ainda não enviada ao alojamento. É uma pergunta — enviámos a lista do Riverside? — a que os organizadores costumavam responder vasculhando o próprio correio enviado.

As duas coisas são separadas de propósito. Pré-visualizar a folha, ou descarregá-la outra vez para verificar uma correção, não é uma divulgação — e esta data é o único registo que tem de quando um registo de números de passaporte saiu da organização. A primeira data é mantida pela mesma razão: um reenvio corrigido continua a ser a mesma divulgação, e uma data que se reescrevesse em silêncio não teria valor nenhum.

Quem a pode preencher#

Se usa o Painel da equipa, os responsáveis de equipa podem completar a lista do próprio clube — consulte Alojamento no painel da equipa para saber como o ativar e o que veem. Costuma ser a divisão de trabalho certa: eles sabem os números de passaporte do plantel, o organizador não. A sua política de plantéis continua a aplicar-se.

Sobre os dados pessoais#

As listas de quartos contêm números de identificação e datas de nascimento, muitas vezes de menores.

• Os números de identificação são encriptados na base de dados, não guardados como texto simples.
• São apagados automaticamente por uma tarefa semanal quando o torneio já terminou há algum tempo. "Terminado" significa que o último hóspede fez o check-out — não precisa de se lembrar de marcar o torneio como terminado. Se o marcar como terminado, é usada essa data, por ser a mais segura.
• Os requisitos alimentares vão com eles, incluindo os atribuídos a jogadores a partir do seu catálogo de dietas. São o mesmo tipo de informação onde quer que estejam guardados, por isso expiram no mesmo calendário.

Recolha apenas o que os seus alojamentos exigem de facto.

Próximos passos#

• Refeições — conte quem come