Liste camere

Ogni struttura vuole lo stesso file prima del tuo arrivo: quale persona, con nome e cognome, sta in quale camera, con data di nascita e numero di documento. Questa pagina costruisce quel file, e in gran parte da un lavoro che hai già fatto.

Una scheda per soggiorno#

Una lista camere è un documento del club (quello che compila un responsabile e che legge una struttura), quindi c'è una scheda per gruppo, non una per hotel. Le liste non completate vengono per prime, perché questa pagina è un elenco di cose da sollecitare.

Ogni scheda mostra il gruppo, dove e quando soggiorna, a che punto è la lista e le sue camere come riquadri.

Da dove arrivano le camere#

Qui non crei camere. Quando prenoti un gruppo in un alloggio, MyCup crea una camera per ogni unità presa: un gruppo che ha prenotato 8 doppie riceve 8 camere doppie da riempire. Le camere esistono dal momento in cui la prenotazione viene salvata, prima ancora che qualcuno apra la lista. Modifica la prenotazione e le camere si adeguano: prendine di più e vengono aggiunte camere vuote; prendine di meno e le camere vuote spariscono, ma una camera con persone dentro non viene mai rimossa. Un gruppo prenotato a posto letto, in una scuola o in un palazzetto, riceve un'unica voce Camerata che accoglie tante persone quanti sono i posti letto prenotati.

Quando un gruppo passa a un altro alloggio#

Le camere vuote nella vecchia struttura spariscono semplicemente. Una camera che contiene già persone viene mantenuta, perché cancellare i loro nomi e numeri di passaporto non è un effetto collaterale del cambio di hotel, ma non fa più parte della lista della nuova struttura. Viene esclusa dal foglio di quella struttura, dalla compilazione automatica e dalla pagina del club, così al nuovo hotel non vengono mai inviati dati inseriti per quello vecchio.

La scheda del gruppo indica quante camere sono rimaste, e la lista le mostra sotto Dall'alloggio precedente. Le persone al loro interno vengono riproposte per le nuove camere: sistemale lì, poi premi Rimuovi questa vecchia camera. Chiede prima conferma, indica quante persone ci sono ancora e rimuove insieme la camera e quelle voci.

Riempire tutte le liste con un clic#

Compila N persone prende le rose che i tuoi club hanno già inserito e sistema le persone nelle camere di quel club.

N è il numero di persone che un clic sistemerebbe davvero: i membri della rosa non ancora presenti in nessuna delle liste del club, fino ai letti liberi nelle camere del club. Chi è già nella lista con lo stesso nome, inserito a mano o importato dal foglio del club, non viene contato di nuovo, né viene contato chi va oltre i letti prenotati dal club. Un club diviso su due prenotazioni viene sistemato una volta sola, non una volta per ciascuna.

Puoi premerlo in qualsiasi momento in tutta sicurezza:

• Non sposta mai chi è già in una camera. Una lista camere si negozia: si chiedono i compagni di stanza, un allenatore prende la singola, due giocatori vengono tenuti separati di proposito. Riempie solo i posti vuoti, quindi premerlo dopo un pomeriggio di modifiche a mano aggiunge le persone che mancano ancora invece di ricominciare da capo.
• Premilo due volte e il secondo clic non fa nulla.
• Indica chiunque non sia riuscito a sistemare. Se un club ha più persone che letti, devi prendere un'altra camera o spostare qualcuno, e nessuna delle due scelte spetta a MyCup.
• I gruppi senza un partecipante dietro vengono lasciati stare: le famiglie e il gruppo degli arbitri non hanno una rosa, quindi i loro nomi li inserisci a mano.

Leggere una scheda#

In camera si misura rispetto alle persone, non ai letti. Un club di 22 persone in 24 letti è completo a 22: una barra ferma al 92% sembrerebbe un lavoro non finito quando non c'è più nulla da fare.

I riquadri delle camere lo dicono più in fretta di una tabella:

Non iniziata significa che non è ancora sistemato nessuno, anche se le camere esistono. Completa significa che tutti sono sistemati e che a nessuno mancano documenti.

"Senza documenti"#

La cifra in oro nell'intestazione, e un badge su ogni scheda a cui si applica.

È il numero più utile della pagina. Una lista camere incompleta non viene rifiutata da MyCup, ma dalla struttura, di solito via e-mail, di solito il giovedì prima del torneo. Vederlo con tre settimane di anticipo è proprio lo scopo.

Le persone sistemate in automatico di solito partono incomplete: MyCup copia il nome, la nazionalità e la data di nascita che ha già, ma un numero di documento può dartelo solo il club.

Una persona conta come senza documenti quando il nome, la data di nascita o il numero di documento sono vuoti. Anche un numero di documento che MyCup non riesce più a rileggere viene trattato come vuoto: la persona compare come senza documenti invece di impedire l'apertura della pagina, e il numero va inserito di nuovo.

Aprire una lista#

Apri lista mostra le camere e chi c'è dentro: nome, nazionalità e data di nascita di ogni persona, con incompleto accanto a chi è senza documenti. Le colonne sono allineate da una camera all'altra, così l'intera lista si legge come un'unica tabella. Una riga in alto indica quante persone non hanno ancora un numero di passaporto o una data di nascita.

In questa pagina riempi una lista con Compila, importando il foglio del club (vedi sotto) e rimuovendo le persone che non dovrebbero esserci. Sistemare le persone a mano (scegliere giocatori e staff dalla rosa del club, o aggiungere per nome un ospite, per esempio un genitore o un autista) e inserire i numeri di documento avviene nel Pannello squadra, dove il responsabile squadra del club completa la propria lista.

Una camera non accetta più persone di quante ne preveda la sua tipologia. Una struttura non può mettere tre persone in una doppia, e una lista che sostiene il contrario viene rifiutata alla reception, non da noi.

Correggere una lista#

Apri una lista: ogni persona ha accanto una ✕. Libera quel posto senza toccare il resto della lista, e la compilazione automatica ci metterà la persona successiva.

È utile saperlo, perché entrambi gli strumenti che riempiono queste liste possono sbagliare persone: la compilazione automatica sistema chiunque sia nella rosa, e l'importazione chiunque fosse nel foglio di calcolo. Prima, correggere una persona significava eliminare la prenotazione e ricominciare la lista.

Importare il foglio di un club#

Se un club ti rimanda via e-mail il foglio compilato, non devi ribatterlo. Apri la sua lista e usa Importa un foglio compilato: accetta il file .xlsx o .csv e legge le colonne in qualsiasi lingua siano, così l'esportazione in portoghese si importa in una sessione in italiano.

Sostituisce la lista di quel club invece di unirsi a essa, e tutto ciò che non riesce a leggere viene segnalato invece di essere indovinato: una tipologia di camera sconosciuta, un nome che non è riuscito a decifrare, una camera già piena. Vedi l'elenco dei problemi e li correggi a mano. Una lacuna visibile è meglio di un errore nascosto.

Inviarla#

I pulsanti a destra della riga dei filtri scaricano un foglio per alloggio, che comprende tutti i club che soggiornano lì: è ciò che vuole una struttura, perché la sua reception ragiona per camere, non per club.

Scaricare non è inviare. Quando hai effettivamente consegnato la lista, usa Contrassegna come inviato all'hotel nel menu della riga, e ogni scheda lo registra: Inviata all’alloggio il 18.09.2026, oppure Non ancora inviata all’alloggio. È una domanda (abbiamo inviato la lista del Riverside?) a cui gli organizzatori rispondevano cercando nella propria posta inviata.

Le due cose sono separate di proposito. Vedere l'anteprima del foglio, o scaricarlo di nuovo per controllare una correzione, non è una divulgazione, e questa data è l'unica traccia di quando un registro di numeri di passaporto è uscito dall'organizzazione. Per lo stesso motivo viene mantenuta la prima data: un nuovo invio corretto resta la stessa divulgazione, e una data che si riscrivesse da sola non varrebbe nulla.

Chi può compilarla#

Se usi il Pannello squadra, i responsabili squadra possono completare la lista del proprio club: vedi Alloggio nel pannello squadra per sapere come attivarlo e cosa vedono. Di solito è la giusta divisione dei compiti: loro conoscono i numeri di passaporto della propria squadra, tu no. La tua politica delle rose continua a valere.

I dati personali#

Le liste camere contengono numeri di documento e date di nascita, spesso di minori.

• I numeri di documento sono cifrati nel database, non salvati in chiaro.
• Vengono eliminati automaticamente da un'operazione settimanale quando il torneo è finito da un pezzo. "Finito" significa che l'ultimo ospite ha fatto il check-out: non devi ricordarti di segnare il torneo come concluso. Se lo segni come concluso, viene usata quella data, perché è la più certa.
• Le esigenze alimentari se ne vanno con loro, comprese quelle assegnate ai giocatori dal tuo catalogo delle diete. Sono lo stesso tipo di informazione ovunque siano salvate, quindi scadono con la stessa tempistica.

Raccogli solo ciò che le tue strutture richiedono davvero.

Prossimi passi#

• Pasti: conta chi mangia