Alloggi e tipologie di camera
Apri in StudioIn questa pagina
- Cosa ti dice la pagina prima ancora di leggere
- Aggiungere un alloggio
- Tipologie di camera
- Leggere la riga di una tipologia di camera
- Trovare le cose in fretta
- Azioni sulle righe
- Quando la disponibilità cambia di notte in notte
- Modificare le date
- Esportare i dati
- Alloggi senza tipologie di camera
- Eliminare
- Prossimi passi
Un alloggio è qualsiasi luogo in cui dormono i tuoi ospiti: un hotel, un ostello, un campeggio o la palestra della scuola con i materassi per terra. Ognuno tiene camere per te tra due date (il suo check-in e check-out), e questa pagina conta alla rovescia ciò che resta, notte per notte, man mano che prenoti i gruppi.
Funziona con tre concetti, in quest'ordine:
- L'alloggio ha delle date. Inserisci il check-in e il check-out una sola volta. Tutto ciò che riguarda quella struttura le usa, e al di fuori non tiene nulla.
- Una tipologia di camera ha un solo numero: Camere in contingente. Vale per ogni notte di quelle date.
- Le notti diverse sono eccezioni. Se l'hotel ti dà più (o meno) camere in alcune notti, modifichi quelle notti nella griglia Camere per notte: non crei mai una seconda tipologia di camera per questo.
Cosa ti dice la pagina prima ancora di leggere#
L'intestazione riporta le cinque cifre su cui si regge un festival:
| Valore | Cosa significa |
|---|---|
| Alloggi | Con quanti luoghi hai concordato delle camere |
| Camere in contingente | Tutte le camere di tutti i contratti (nelle notti in cui ogni tipologia ne tiene di più) |
| Letti a contratto | Quanti posti letto offrono quelle camere nella tua notte più piena |
| Letti liberi | Quanti sono ancora liberi nella notte più affollata, quella che decide se un altro club ci sta |
| Giorni al rilascio | Quanto manca prima che le camere non occupate vengano restituite |
Giorni al rilascio è quella in oro, ed è voluto. È l'unica cifra che peggiora da sola mentre nessuno guarda. La barra sotto riporta, per esempio, 362 di 637 letti prenotati nella notte più affollata, 25 mar.
Finché la tua prima lista camere non contiene nomi, una fascia Per iniziare sotto l'intestazione spunta i cinque passaggi (hotel, cosa tiene ciascuno, gruppi, prenotazioni, liste camere) e indica il successivo. Nascondi finché non serve la chiude sul tuo dispositivo.
Aggiungere un alloggio#
Premi Nuovo alloggio.
| Campo | Perché c'è |
|---|---|
| Nome | Come lo chiamate tu e la struttura. Compare sulla lista camere che riceve. |
| Tipo | Hotel, ostello, scuola, palazzetto, campeggio… Usato per i filtri rapidi. |
| Check-in / Check-out | Il periodo di soggiorno: la prima notte in cui la struttura tiene camere per te e la mattina dopo l'ultima notte. 22 → 29 mar 2027 · 7 notti. Ogni tipologia di camera e ogni prenotazione qui usano queste date, e al di fuori la struttura non tiene nulla. Un secondo alloggio parte dalle date del primo, perché un festival di solito dura una settimana. Un periodo può durare al massimo 31 notti: uno più lungo è quasi sempre un anno scritto male, quindi MyCup ti chiede di controllare le date invece di salvarlo. |
| Posti letto, se venduto a posto letto | Solo per una scuola o un palazzetto senza tipologie di camera: vedi sotto. |
| Indirizzo | Stampato sulla lista camere, così la reception sa che il foglio è suo. |
| Nome / e-mail / telefono del contatto | La persona con cui hai effettivamente a che fare. Non viene inviato nulla automaticamente; è la tua rubrica. |
| Scadenza di rilascio | La data in cui la struttura si riprende le camere che non hai occupato. |
| Note | Parcheggio, orari della colazione, l'ingresso laterale per i pullman. |
La scadenza di rilascio è quella da compilare#
Ogni contratto ha una data dopo la quale le camere non vendute tornano in vendita libera, e te la perderai proprio nella settimana in cui arrivano le iscrizioni tardive. Una volta impostata, ogni scheda la mostra come data e come conto alla rovescia, e la scadenza più vicina dell'intero torneo diventa la cifra in oro dell'intestazione.
Tipologie di camera#
Una tipologia di camera è una riga del tuo contratto: 20 doppie con bagno privato, 68 € a notte. Premi Aggiungi tipo di camera.
| Campo | Note |
|---|---|
| Nome | Usa le parole della struttura, Quarto Múltiplo 6 pax, non "Tipologia 3". Compare sul foglio che riceve e il suo responsabile deve riconoscerla. |
| Posti letto | Quante persone ci stanno. Una lista camere non metterà più persone di così in una camera. |
| Camere in contingente | Quante ne tiene per te la struttura, in ogni notte delle sue date, a meno che tu non imposti un'eccezione. |
| Prezzo | E se è per camera o a persona, in entrambi i casi a notte: la pagina stampa quale dei due sotto ogni prezzo, così una tariffa non è mai ambigua. |
I numeri vengono controllati al salvataggio. Camere in contingente e numero di posti letto arrivano fino a 65.535, quindi una svista come 100000 invece di 10 viene rifiutata con un messaggio invece di essere salvata. Un prezzo è un semplice numero: 25 o 25.50. Un prezzo negativo, o che MyCup non riesce a leggere (25 €), viene anch'esso rifiutato con un messaggio, invece di essere salvato in silenzio come nessun prezzo.
La finestra ti ripete il calcolo mentre scrivi (17 camere · 34 letti · 22 → 29 mar 2027 · 7 notti) e, se la struttura ti dà un numero diverso in alcune notti, Salva e imposta le notti ti porta direttamente alla griglia.
Leggere la riga di una tipologia di camera#
| Colonna | A cosa risponde |
|---|---|
| Camere in contingente | Cosa tiene la struttura. Un intervallo, 17–34, significa che varia per notte, e la riga ha un badge che lo indica. |
| Letti | Camere in contingente × posti letto. |
| Prenotato (notte più affollata) | Il massimo di quella tipologia impegnato in una singola notte. |
| Rimasti (notte più piena) | Ciò che resta nella notte con meno spazio. Quando non vale per tutte le notti, le notti sono indicate sotto: 5 rimasti · il 22, 23 e 28 mar. |
| Per notte (quanto è pieno) | Una piccola barra per notte, riempita in base a quanto è prenotata quella notte. Ambra è pieno, rosso è oltre. |
| Occupato | Notti-camera prenotate rispetto alle notti-camera in contingente, sull'intero soggiorno. |
Rimasti è quella che ti dice se puoi dare quattro notti a un altro club: una camera libera in tre notti su quattro non è una camera che puoi dare a qualcuno per quattro notti.
Oltre il contingente#
Prenota più camere di una tipologia di quante ne tenga la struttura e la riga diventa ambra, Rimasti riporta 2 oltre, la scheda riceve il badge OLTRE IL CONTINGENTE e un banner in cima alla pagina indica la struttura, la tipologia di camera e le notti: Twin Room ha 19 camere prenotate contro 17 in contingente il 22, 23 e 28 mar.
È un avviso, non un errore. Vendere oltre di proposito e poi chiamare l'hotel è normale amministrazione per l'organizzatore di un festival, quindi nulla ti blocca. Il banner esiste perché non sia mai qualcosa che scopri dopo.
Trovare le cose in fretta#
I filtri rapidi filtrano per tipo (Tutti, poi uno per ogni tipo che hai, come Hotel, Ostelli o Scuole), più Oltre il contingente quando c'è qualcosa oltre. I conteggi si riferiscono all'intero elenco, quindi premere un filtro non cambia mai i numeri degli altri.
Per impostazione predefinita l'elenco è ordinato dal più pieno (Ordina: occupazione), perché le righe su cui devi intervenire sono quelle senza più spazio. Premilo per passare all'ordine alfabetico (Ordina: nome).
Sia il filtro sia l'ordinamento restano nell'indirizzo della pagina, quindi "le strutture oltre il contingente" è un link che puoi mandare a un collega.
Azioni sulle righe#
Il ⋯ su una tipologia di camera apre Modifica tipo di camera, Camere per notte e Rimuovi tipologia di camera. Quello nell'intestazione della scheda apre Modifica alloggio, Aggiungi tipo di camera, Camere per notte e Rimuovi alloggio.
Una tipologia di camera in cui sono prenotati dei gruppi non si può rimuovere: MyCup indica quanti gruppi la usano, e prima devi spostare o annullare quelle prenotazioni. Altrimenti le loro camere verrebbero conteggiate su nulla.
Quando la disponibilità cambia di notte in notte#
La maggior parte dei contratti è fissa: 20 doppie, tutte le notti. Alcuni no. Un caso reale: l'hotel tiene 17 doppie per tutta la settimana, più altre 17 da mercoledì a sabato.
È una sola tipologia di camera (Twin Room, Camere in contingente 17) con quattro notti di eccezione a 34. Apri Camere per notte sotto le tipologie di camera (si apre da solo su una struttura oltre il contingente):
- Ogni notte del periodo di soggiorno è una colonna. Il numero sono le camere in contingente di quella notte; la riga sotto è ciò che è ancora libero (15 rimasti, pieno, 2 oltre).
- Le celle normali sono il valore predefinito (le Camere in contingente della tipologia). Le celle colorate sono eccezioni impostate per quella notte.
- Clicca su una notte e scrivi un numero (su smartphone o tablet, toccala e usa − e +). Riscrivere il valore predefinito disattiva l'eccezione.
- Reimposta su un'eccezione la riporta al valore predefinito. Reimposta tutto al default cancella tutte le eccezioni di quella struttura.
- Imposta un intervallo… è il modo rapido per dire più camere da mercoledì: scegli la tipologia di camera, la prima e l'ultima notte e il numero: Imposta 4 notti · 24, 25, 26 e 27 mar a 34 camere.
Se una prenotazione va oltre le date della struttura, le sue notti in più compaiono come colonne fuori, così un overbooking non può mai nascondersi oltre l'ultima colonna.
Modificare le date#
Modifica l'alloggio e cambia il check-in o il check-out. Un allargamento viene salvato subito. Un restringimento chiede prima conferma ed elenca esattamente cosa resta fuori (Twin Room — 1 notte di eccezione (27 mar) resta fuori, Thunderstorm FC — 4 notti prenotate restano fuori) prima che cambi qualcosa. Non viene eliminato nulla: le notti fuori dal periodo tengono semplicemente 0 camere, e tornano se allarghi di nuovo il periodo.
Esportare i dati#
Foglio allotment nell'intestazione scarica tutto come foglio di calcolo: camere in contingente, prenotate e rimaste per tipologia di camera, più una seconda scheda con chi soggiorna dove. È il file che questa pagina ha sostituito, restituito, per quando devi discutere con una struttura su una scadenza o tenere una copia dopo il torneo.
Alloggi senza tipologie di camera#
Una scuola o un palazzetto spesso non ha alcuna tipologia di camera: sono tutti in un'unica sala. Lascia vuote le tipologie di camera e imposta Posti letto, se venduto a posto letto sull'alloggio (120). La sua scheda riporta allora 120 letti, prenotati per numero di persone, e la finestra di prenotazione chiede un numero di posti letto invece che di camere, avvisando (senza mai bloccare) quando superi il totale. La lista camere assegna al gruppo un'unica voce Camerata che accoglie tante persone quanti sono i posti letto prenotati, così registra chi soggiorna senza fingere che ci siano camere.
Prezzo per posto letto a notte è facoltativo. Quando è impostato, il modulo di prenotazione di un gruppo fattura posti letto × notti × quel prezzo, alla tariffa salvata con la prenotazione: cambiare in seguito la tariffa della struttura non riscrive mai una proforma già inviata.
Quando ci sono gruppi prenotati per numero di persone, MyCup non ti permette di aggiungere tipologie di camera né di cancellare il numero di posti letto finché non sposti o annulli quelle prenotazioni, perché i loro posti letto smetterebbero di essere conteggiati.
Eliminare#
Eliminare un alloggio rimuove anche le sue tipologie di camera, e te lo dice prima. Le sue prenotazioni vengono volutamente conservate, contrassegnate come relative a un alloggio eliminato, così vedi esattamente chi deve essere risistemato invece di veder sparire in silenzio un club dal tuo piano.
Prossimi passi#
- Assegnazione: sistema i gruppi nelle camere che hai appena definito