Alojamentos e tipos de quarto

Um alojamento é qualquer sítio onde os seus visitantes dormem: um hotel, um hostel, um parque de campismo ou o ginásio da escola com colchões no chão. Cada um tem quartos reservados para si entre duas datas — a entrada e a saída — e esta página conta o que sobra, noite a noite, à medida que reserva grupos.

Funciona com três ideias, por esta ordem:

1. O alojamento tem datas. Introduz a entrada e a saída uma vez. Tudo nesse alojamento as usa, e fora delas não tem nada.
2. Um tipo de quarto tem um número: Quartos no bloco. Aplica-se a todas as noites dessas datas.
3. As noites que diferem são exceções. Se o hotel lhe dá mais (ou menos) quartos em algumas noites, altera essas noites na grelha Quartos por noite — nunca cria um segundo tipo de quarto para isso.

O que a página lhe diz antes de ler uma palavra#

O cabeçalho tem os cinco números com que se gere um festival:

Dias para a liberação é o número dourado, e é de propósito. É o único número aqui que piora sozinho enquanto ninguém está a olhar. A barra por baixo diz, por exemplo, 362 de 637 camas reservadas na noite de maior ocupação, 25 mar.

Até a sua primeira lista de quartos ter nomes, uma faixa Primeiros passos por baixo do cabeçalho vai assinalando os cinco passos — hotéis, o que cada um tem, grupos, reservas, listas de quartos — e aponta para o seguinte. Ocultar até precisar recolhe-a no seu dispositivo.

Acrescentar um alojamento#

Prima Novo alojamento.

A data de libertação é a que deve preencher#

Todos os contratos têm uma data a partir da qual os quartos não vendidos voltam à venda geral — e vai falhá-la na semana em que chegam as inscrições tardias. Depois de definida, cada cartão mostra-a como data e como contagem decrescente, e o prazo mais próximo de todo o torneio passa a ser o número dourado do cabeçalho.

Tipos de quarto#

Um tipo de quarto é uma linha do seu contrato: 20 duplos com casa de banho privativa, 68 € por noite. Prima Adicionar tipo de quarto.

Os números são verificados ao guardar. Os quartos no bloco e o número de camas vão até 65 535, por isso um engano como 100000 em vez de 10 é recusado com uma mensagem em vez de ser gravado. Um preço é um número simples — 25 ou 25.50. Um preço negativo, ou um que o MyCup não consiga ler (25 €), também é recusado com uma mensagem, em vez de ser gravado discretamente como sem preço.

A janela repete-lhe as contas enquanto escreve — 17 quartos · 34 camas · 22 → 29 mar 2027 · 7 noites — e, se o alojamento lhe der um número diferente em algumas noites, Guardar e definir noites leva-o diretamente à grelha.

Ler a linha de um tipo de quarto#

Restantes é o que lhe diz se pode dar quatro noites a mais um clube: um quarto livre em três noites de quatro não é um quarto que possa dar a ninguém durante quatro noites.

Acima do contingente#

Reserve mais quartos de um tipo do que o alojamento tem no bloco e a linha fica âmbar, Restantes diz 2 acima, o cartão recebe o selo ACIMA DO CONTINGENTE e uma faixa no topo da página indica o alojamento, o tipo de quarto e as noites — Twin Room tem 19 quartos reservados face a 17 no bloco em 22, 23 e 28 mar.

Isto é um aviso, não um erro. Vender a mais de propósito e depois ligar ao hotel é o pão nosso de cada dia de um organizador de festivais, por isso nada o impede. A faixa existe para que nunca seja algo que descobre mais tarde.

Encontrar as coisas depressa#

Os filtros rápidos filtram por tipo — Todos e depois um por cada tipo que tem, como Hotéis, Hostels ou Escolas — mais Acima do contingente quando há algum. As contagens vêm da lista inteira, por isso premir um filtro nunca altera os números dos outros.

A lista está ordenada dos mais cheios para os menos cheios por predefinição (Ordem: ocupação), porque as linhas com que tem de fazer alguma coisa são as que já não têm espaço. Prima para mudar para ordem alfabética (Ordem: nome).

Tanto o filtro como a ordem ficam no endereço da página, por isso "os alojamentos acima do contingente" é uma ligação que pode enviar a um colega.

Ações das linhas#

O ⋯ de um tipo de quarto abre Editar tipo de quarto, Quartos por noite e Remover tipo de quarto. O do cabeçalho do cartão abre Editar alojamento, Adicionar tipo de quarto, Quartos por noite e Remover alojamento.

Um tipo de quarto em que há grupos reservados não pode ser removido: o MyCup indica quantos grupos o usam, e primeiro tem de mover ou cancelar essas reservas. Caso contrário, os quartos deles seriam contados face a nada.

Quando a disponibilidade muda de noite para noite#

A maioria dos contratos é uniforme: 20 duplos, todas as noites. Alguns não são. Um exemplo real: o hotel tem 17 duplos para a semana inteira e mais 17 de quarta a sábado.

Isso é um tipo de quarto — Twin Room, Quartos no bloco 17 — com quatro noites de exceção a 34. Abra Quartos por noite por baixo dos tipos de quarto (abre sozinho num alojamento acima do contingente):

• Cada noite do período de estadia é uma coluna. O número são os quartos no bloco nessa noite; a linha por baixo é o que ainda está livre (15 livres, cheio, 2 acima).
• As células simples são o valor por defeito (os Quartos no bloco do tipo de quarto). As células coloridas são exceções definidas para essa noite.
• Clique numa noite e escreva um número (num telemóvel ou tablet, toque e use − e +). Voltar a escrever o valor por defeito desliga a exceção.
• Redefinir numa exceção volta a pô-la no valor por defeito. Repor tudo para o valor por defeito limpa todas as exceções desse alojamento.
• Definir um intervalo… é a forma rápida de dizer mais quartos a partir de quarta: escolha o tipo de quarto, a primeira e a última noite e o número — Define 4 noites · 24, 25, 26 e 27 mar para 34 quartos.

Se uma reserva ultrapassar as datas do alojamento, as noites a mais aparecem como colunas fora, para que uma sobrelotação nunca fique escondida para lá da última coluna.

Alterar as datas#

Edite o alojamento e altere a entrada ou a saída. Alargar é gravado de imediato. Encurtar pergunta primeiro e lista exatamente o que fica de fora — Twin Room — 1 noite de exceção (27 mar) fica de fora, Thunderstorm FC — 4 noites reservadas ficam de fora — antes de alguma coisa mudar. Nada é eliminado: as noites fora do período passam simplesmente a ter 0 quartos, e voltam se o alargar outra vez.

Tirar os dados de lá#

Folha de contingentes no cabeçalho descarrega tudo como folha de cálculo — quartos no bloco, reservados e restantes por tipo de quarto, mais um segundo separador com quem fica onde. É o ficheiro que esta página substituiu, devolvido, para quando precisa de discutir um prazo com um alojamento ou guardar uma cópia depois do torneio.

Alojamentos sem tipos de quarto#

Uma escola ou um pavilhão muitas vezes não tem tipos de quarto — estão todos num pavilhão. Deixe os tipos de quarto vazios e defina Camas, se vendido por cama no alojamento (120). O cartão passa a dizer 120 camas, reservadas por n.º de pessoas, e a janela de reserva pede um número de camas em vez de quartos, avisando — sem nunca impedir — quando passa do número. A lista de quartos dá ao grupo uma entrada Camarata que leva tantas pessoas quantas as camas que reservou, para registar quem fica sem fingir que há quartos.

Preço por cama, por noite é opcional. Quando está definido, o formulário de reserva de um grupo cobra camas × noites × esse preço, à tarifa guardada com a reserva — alterar mais tarde a tarifa do alojamento nunca reescreve uma pró-forma já enviada.

Quando já há grupos reservados por número de pessoas, o MyCup não o deixa acrescentar tipos de quarto nem apagar o número de camas até mover ou cancelar essas reservas, porque as camas delas deixariam de contar.

Eliminar#

Eliminar um alojamento remove também os seus tipos de quarto, e avisa antes. As reservas são mantidas de propósito, assinaladas como pertencentes a um alojamento eliminado, para que veja exatamente quem precisa de ser realojado em vez de um clube desaparecer em silêncio do seu plano.

Próximos passos#

• Atribuição — ponha grupos nos quartos que acabou de declarar