Grupos e atribuição

A Atribuição responde a uma pergunta: onde dorme cada grupo? Uma linha por grupo, com os grupos que não têm onde dormir fixados no topo.

O cabeçalho conta grupos, pessoas, totalmente alojados e sem camas suficientes, mais — a dourado, enquanto existirem — os grupos sem cama.

Grupos#

Um grupo é quem viaja junto e precisa de camas como uma unidade. Há quatro tipos:

Prima Novo grupo e dê-lhe um nome, um tipo e o número de pessoas. Opcionalmente, associe-o a um participante — é isso que permite que os seus custos cheguem ao saldo desse clube nas Finanças. As famílias e os árbitros normalmente não estão associados a ninguém, e é exatamente por isso que os grupos existem separados das equipas.

Está com pressa? Adicionar todos os participantes como grupos cria um grupo por equipa, com o nome da equipa e a dimensão do plantel. Se o seu torneio é simples, prima-o uma vez e siga em frente.

O número Pax é a referência para tudo o resto.

Ler uma linha#

Cada linha mostra o grupo, quantas pessoas tem, a estadia, onde está e o que essa estadia ocupou:

• Sem alojamento a vermelho, com À espera de um contingente — ninguém alojou este grupo.
• Sem atribuição / Faltam camas / Alojado — o estado.
• Por baixo do alojamento, 9 quartos · 18 camas — o que foi de facto ocupado lá. Uma linha que diz só "Holiday Inn" é uma que teria de abrir para perceber.

Faltam camas significa que o grupo tem uma reserva, mas as camas não chegam para as pessoas — por exemplo 14 pessoas em quartos com 12 lugares. A linha indica quantas faltam.

Só as linhas que precisam de algo têm um botão visível. Uma linha sem atribuição tem Alojar (que já sabe de que grupo se trata, para não ter de o escolher outra vez numa lista de trinta); tudo o resto mantém um discreto ⋯. Se todas as linhas gritassem por igual, nenhuma se destacaria como a tarefa a fazer.

Alojar um grupo à mão#

Alojar, ou Nova reserva, abre a janela de reserva.

Os tipos de quarto sem nada livre nessas noites ficam guardados em Mostrar tipos de quarto esgotados (N), para que a lista comece pelo que pode de facto reservar. Abra-a para reservar acima do bloco de propósito; um tipo que a reserva já usa fica sempre visível.

Por baixo, a janela vai somando à medida que prime: 6 quartos · 13 camas, falta 1 cama para 14 pax e o custo estimado da estadia. Ocupar mais do que o que sobra acrescenta uma linha a dizer quanto e em que noites — Twin Room: 2 acima em 22, 23 e 28 mar — e Guardar continua disponível.

Uma estadia para além das datas do alojamento também é permitida. A janela indica as noites que ficam de fora, mostra 0 livres para elas e oferece Alargar o período do hotel quando já acordou as noites extra com o alojamento.

Editar uma reserva conta os quartos dela como livres (incluindo os seus 5 quartos), para que alterar as datas nunca entre em conflito consigo própria. Eliminar reserva está no rodapé da janela.

Mover uma reserva para outro alojamento devolve tudo o que ela ocupava no anterior. Os quartos da lista de quartos que já têm pessoas são mantidos até voltar a distribuir essas pessoas no novo alojamento — consulte Listas de quartos.

Uma escola ou pavilhão vendido por cama pede um número de camas em vez de quartos e mostra quantas das suas camas estão livres nessas datas.

As duas listas permitem pesquisar: escreva qualquer parte de um nome; acentos e maiúsculas não importam, e as palavras podem vir por qualquer ordem.

Pode reservar acima do contingente. O MyCup grava a reserva e indica o que ultrapassou — consulte Alojamentos.

Alojar toda a gente de uma vez#

Quando há grupos sem cama, o botão do cabeçalho passa a Alojar N grupos automaticamente, e a mesma ação aparece no painel de libertação como Alojar N grupos.

Aloja todos os grupos que não têm onde dormir, e é propositadamente conservador:

• Nunca sobrelota. O organizador pode vender a mais de propósito, porque sabe que vai ligar ao hotel. Se fosse o software a fazê-lo, só daria por isso quando o alojamento recusasse a lista de quartos — por isso usa apenas capacidade realmente livre, e indica cada grupo que não conseguiu alojar em vez de inventar um número.
• Nunca mexe num grupo que já tem estadia. Isso foi decisão de alguém.
• Volta sempre a alojar um grupo com reserva cancelada. É essa a lista de quem precisa de ser realojado, que é exatamente a manhã em que quer este botão.
• Usa as datas de cada alojamento. Num evento novo, antes de haver reservas, os grupos são alojados entre a entrada e a saída dos alojamentos.
• As escolas e os pavilhões vendidos por cama também contam. Um grupo só vai para lá se o grupo inteiro couber na noite mais cheia.
• Aloja primeiro o grupo maior. Encher um bloco de 24 camas com quatro grupos pequenos deixa um plantel de 20 pessoas sem sítio para ir, mesmo quando outra ordem caberia para todos.
• Usa os quartos maiores disponíveis. Um plantel de 20 pessoas em duplos são dez linhas na folha do alojamento, quando duas camaratas de 8 camas e um duplo resolveriam.
• Nunca divide um grupo por dois alojamentos. Um clube que chega e encontra metade do plantel noutro sítio vê isso como um erro — e decidir dividir é uma questão de critério, por isso fica consigo.

No fim, é-lhe dito quantos grupos foram alojados e o que ficou por alojar e porquê.

O que ainda está livre#

O painel da direita mostra as camas livres por alojamento, das mais para as menos, para ver onde cabe um grupo sem ter de abrir a janela para descobrir. Quando um hotel tem um número diferente de quartos em algumas noites, o valor é um intervalo, por exemplo 0–30 livres, e a linha por baixo indica que noites têm mais camas livres. As noites em que há mais quartos reservados do que o hotel tem são indicadas a vermelho. A janela de reserva dá o número exato para as datas que escolher.

Por baixo, a contagem decrescente para a libertação — a data em que os quartos não ocupados são devolvidos, quantas camas ainda estão livres e uma forma de alojar os que faltam antes que essa data decida por si.

Filtros#

Todos, Precisa de cama e Faltam camas. Um filtro sem nada por trás não é mostrado, por isso "Precisa de cama 0" nunca aparece. O filtro fica no endereço da página e pode ser partilhado.

Cancelar e remover#

No menu ⋯ há três ações diferentes, e a diferença importa:

Cancele quando um clube desiste: o rasto é precisamente o objetivo. Elimine quando está a arrumar depois de experimentar algo, para não ficar a viver com uma coluna permanente de linhas canceladas.

Um grupo ainda sem alojamento tem o mesmo menu ⋯ na sua linha, por isso uma importação que correu duas vezes pode ser desfeita sem alojar ninguém primeiro.

Próximos passos#

• Listas de quartos — indique quem dorme em cada quarto
• Formulários de reserva — cobre a um clube o alojamento e as refeições