Lembretes de pagamento

Andar atrás dos clubes por causa das taxas de inscrição é a tarefa menos popular na organização de um torneio. O MyCup pode fazê-lo por si: dê uma data de vencimento a uma cobrança, ative os lembretes, e os participantes com pagamentos em falta recebem um e-mail cordial em seu nome — um aviso antes do prazo e, depois, um lembrete repetido de tempos a tempos enquanto continuar por pagar.

Nada é enviado até o ativar, e vem desativado por predefinição. Os lembretes estão disponíveis nos planos pagos.

Esta página trata da cobrança. Para registar o que cada um deve, consulte Acompanhar pagamentos.

Primeiro, as datas de vencimento#

Um lembrete precisa de um prazo. Uma cobrança sem data de vencimento nunca é cobrada automaticamente — o MyCup não inventa um prazo que ninguém combinou, e um e-mail de cobrança enviado numa data que só existe no nosso software é pior do que não enviar nada.

Há dois sítios para o definir.

Numa taxa — o interruptor Prazo de pagamento oferece duas formas, porque os organizadores usam ambas:

• Dias para pagar — um desfasamento. "14" significa que o prazo de cada participante são 14 dias a contar do dia em que esse participante foi cobrado. Ideal quando a mesma taxa é aplicada em momentos diferentes: o plantel em janeiro, uma inscrição tardia em março, cada um com o seu prazo justo.
• Data fixa — uma data para todos, independentemente de quando foram cobrados. Ideal quando o seu torneio tem um único prazo de inscrição publicado. Exprimir isso como desfasamento obrigaria a recalcular o número sempre que se acrescenta um clube tardio.

Escolha uma; uma taxa nunca tem as duas. Deixe a caixa vazia para não ter prazo.

Numa cobrança individual — o campo Data de vencimento no formulário da cobrança, e no formulário de cobrança em massa quando cobra vários participantes de uma vez. Deixe-o vazio para não ter prazo.

Alterar o prazo de uma taxa recalcula-o em todas as cobranças criadas por essa taxa, da mesma forma que alterar o valor atualiza todos os saldos.

Participantes com dívidas sem data#

Se alguns participantes devem dinheiro em cobranças sem prazo, a página Finanças di-lo claramente e avisa que não serão cobrados. Pode acrescentar uma data de vencimento a essas cobranças ou lembrá-los à mão — mas o MyCup não começa a cobrá-los às escondidas.

Ativar os lembretes#

1. Abra qualquer página de Finanças (Pagamentos, Taxas ou Formulários de reserva) e clique em Dados bancários no cabeçalho da página; indique como pagar e guarde
2. Clique em Lembretes desativados ao lado
3. Assinale Enviar lembretes automaticamente
4. Escolha os tempos (abaixo) e guarde

Como pagar é obrigatório, não opcional#

Não pode ativar os lembretes enquanto os seus Dados bancários não estiverem preenchidos. Um e-mail que indica um valor sem dar uma conta, uma referência ou para onde enviar o dinheiro é uma exigência com a qual o destinatário não pode fazer nada — o contrário de cobrar. Escreva o que o secretário de um clube precisa:

Transferência bancária para … IBAN … Referência: nome do seu clube

A janela dos lembretes mostra este texto em Como pagar, com uma ligação para o editar. São os mesmos Dados bancários impressos em todos os formulários de reserva, e só há um sítio para os alterar.

Este texto é incluído em todos os lembretes.

Tempos#

Aviso antes do vencimento — quantos dias antes do prazo enviar um aviso amigável. Defina 0 para não enviar aviso nenhum. É enviado uma vez por prazo; se uma execução agendada falhar, é recuperada na manhã seguinte em vez de o aviso ser saltado.

Após o prazo, lembrar a cada — quando um saldo está em atraso, de quanto em quanto tempo voltar a cobrá-lo. Com os lembretes ativos, o botão do cabeçalho diz, por exemplo, Lembretes ativos · a cada 7 d.

Só cobra daqui para a frente#

No momento em que ativa os lembretes, o MyCup regista a data de hoje e ignora todos os prazos anteriores. Ativar a funcionalidade não envia na manhã seguinte e-mails a quarenta clubes sobre as dívidas da época passada. Cobra o que acontece a partir de agora.

O que é efetivamente enviado#

O e-mail leva o nome e o logótipo do seu torneio, não os do MyCup, e as respostas vêm para si. A maioria dos destinatários são secretários de clubes sem conta MyCup, e uma marca desconhecida a exigir dinheiro é uma reclamação à espera de acontecer.

Indica o que o clube deve, o prazo e o seu texto de Como pagar. Se o Painel da equipa e a respetiva página Pagamentos estiverem ambos ativos, inclui também uma ligação direta para o saldo do clube; caso contrário, encaminha-o para si.

Quem o recebe: o e-mail de contacto do clube, mais todos os responsáveis de equipa que aceitaram um convite. Ambos, porque o contacto é muitas vezes um secretário que nunca entra e o responsável que entra muitas vezes não é o contacto. Um convite sem resposta não é uma relação, por isso os convites pendentes nunca recebem e-mails.

Cada pessoa recebe o seu próprio e-mail no seu próprio idioma — nunca um e-mail dirigido a várias pessoas, para que dois clubes que partilham o endereço de um recinto nunca vejam o saldo um do outro.

Lembrar à mão#

Não precisa de esperar pelo calendário.

• Um participante — o botão do sino na linha dele, ou Lembrar no seu registo
• Todos os que devem — Lembrar os não pagos na barra de ferramentas por cima da lista, que mostra a contagem
• Alguns — assinale as linhas e use Lembrar na barra que aparece

Um lembrete manual ignora o calendário de repetição, porque uma pessoa decidir cobrar um clube específico é uma decisão, não um ciclo.

Cobrar um participante nomeado também salta o curto intervalo anti-spam — escreveu o nome desse clube numa janela de confirmação, por isso um segundo envio é uma decisão. Uma cobrança em massa respeita o intervalo: qualquer clube que já tenha recebido um lembrete nas últimas 12 horas é saltado, para que um duplo clique não envie e-mails a quarenta clubes duas vezes. Nenhum dos caminhos ultrapassa o limite rígido de três lembretes a um participante em 24 horas.

Lembrar vários participantes acontece em segundo plano. O MyCup entrega o trabalho a uma fila, uma tarefa por clube, em vez de o obrigar a esperar numa página que esgotaria o tempo a meio de um plantel grande e o deixaria sem saber quem recebeu o e-mail. Por isso, a confirmação diz-lhe quantos estão a ser lembrados, não o resultado de cada um — e indica também quem não tem endereço contactável, já que esses clubes nunca aparecem num histórico de lembretes. Para o resultado por clube, abra o histórico de lembretes do participante uns momentos depois.

O que já foi enviado#

A lista de Finanças mostra quando cada participante foi cobrado pela última vez. Para o quadro completo, abra um participante e expanda lembretes enviados por baixo do seu registo: todos os lembretes que esse clube recebeu, os mais recentes primeiro, com a data, se foi automático ou enviado à mão (e por quem), o valor indicado e os endereços para onde foi.

As entregas falhadas aparecem aqui e em mais lado nenhum. Um lembrete que o servidor de correio não conseguiu entregar não conta como envio em lado nenhum do MyCup — é propositado, para que uma devolução não impeça a tentativa seguinte — o que significa que a data do "último lembrete" fica vazia e um clube com um endereço inválido parece exatamente igual a um que ninguém cobrou. Esta lista mostra a tentativa, o motivo da falha e o endereço que falhou, para que corrija o endereço em vez de ficar a adivinhar.

Só são listados os 30 mais recentes; a lista indica quando há mais.

Quando a cobrança para#

O MyCup para sozinho, para que ninguém receba e-mails para sempre:

• Seis tentativas automáticas por prazo. Com a repetição semanal predefinida, são cerca de seis semanas de cobrança.
• 90 dias depois de terminar o torneio. Propositadamente generoso — pagar uma taxa de inscrição semanas depois da final é normal, não um caso raro.

O seu botão Lembrar nunca está sujeito a nenhum destes limites. Há também limites diários rígidos (três por participante e um limite por torneio) que nada pode levantar, incluindo o botão manual.

Um saldo que é pago deixa de ser cobrado de imediato, e um resto de arredondamento inferior a uma unidade de moeda nunca é cobrado automaticamente — o seu botão Lembrar envia na mesma, se quiser.

Como se calcula o "em atraso"#

Quando um clube tem várias cobranças, os pagamentos liquidam primeiro a fatura mais antiga. Assim, um clube cobrado em 300 com vencimento em março e 200 com vencimento em junho, que pagou 300, não está em atraso — a fatura de março está liquidada e a de junho ainda não está atrasada. Só o prazo de junho conta.

É por isso que a antiguidade da dívida na página Finanças pode diferir de uma leitura simplista do saldo, e é essa a diferença entre um lembrete correto e um que cobra a um clube uma fatura que pagou a tempo.

Um reembolso que ainda não foi devolvido conta como dinheiro em dívida, mas não tem prazo, por isso nunca é cobrado automaticamente.

Se o seu plano expirar#

Os lembretes deixam de ser enviados, sem ter de se lembrar de desligar o interruptor. Tudo o que registou continua visível e legível.

Cópias de época#

Iniciar a próxima época a partir de uma cópia deste torneio não transfere a ativação dos lembretes. Cada torneio decide por si se cobra, e herdar um "sim" em silêncio enviaria e-mails aos clubes de uma nova época com as definições da época anterior.

Próximos passos#

• Acompanhar pagamentos — registar cobranças, taxas e pagamentos
• Pagamentos no Painel da equipa — deixar os clubes ver o próprio saldo e comunicar pagamentos