Solleciti di pagamento

Sollecitare i club per le quote di iscrizione è il compito meno amato nell'organizzazione di un torneo. MyCup può farlo per te: dai a un addebito una data di scadenza, attiva i promemoria e i partecipanti che non hanno pagato ricevono un'e-mail cortese a tuo nome: un avviso prima della scadenza, poi un promemoria ripetuto a intervalli regolari finché resta non pagato.

Non viene inviato nulla finché non li attivi, e per impostazione predefinita sono disattivati. I promemoria sono disponibili con i piani a pagamento.

Questa pagina riguarda i solleciti. Per registrare innanzitutto quanto deve ciascuno, vedi Tenere traccia dei pagamenti.

Prima vengono le scadenze#

Un promemoria ha bisogno di una scadenza. Un addebito senza data di scadenza non viene mai sollecitato automaticamente: MyCup non inventa una scadenza che nessuno ha concordato, e un'e-mail di recupero crediti inviata in base a una data che esiste solo nel nostro software è peggio di nessuna e-mail.

Ci sono due punti in cui impostarla.

Su una quota: l'interruttore Scadenza di pagamento offre due modalità, perché gli organizzatori usano entrambe:

• Giorni per pagare: uno scarto. "14" significa che la scadenza di ogni partecipante è 14 giorni dopo il giorno in cui a lui è stato addebitato. Adatta quando la stessa quota viene applicata in momenti diversi: l'elenco a gennaio, un iscritto in ritardo a marzo, ciascuno con la propria giusta scadenza.
• Data fissa: un'unica data per tutti, a prescindere da quando è stato fatto l'addebito. Adatta quando il torneo ha un'unica scadenza di iscrizione pubblicata. Esprimerla come scarto significherebbe ricalcolare il numero ogni volta che si aggiunge un club in ritardo.

Scegline una; una quota non ha mai entrambe. Lascia la casella vuota per nessuna scadenza.

Su un singolo addebito: il campo Data di scadenza nel modulo dell'addebito, e nel modulo di addebito in blocco quando fatturi più partecipanti contemporaneamente. Lascialo vuoto per nessuna scadenza.

Modificare la scadenza di una quota la ricalcola su ogni addebito creato da quella quota, così come modificarne l'importo aggiorna ogni saldo.

Partecipanti con debiti senza scadenza#

Se alcuni partecipanti devono denaro su addebiti senza scadenza, la pagina Finanze lo dice chiaramente e ti avvisa che non verranno sollecitati. Puoi aggiungere una data di scadenza a quegli addebiti oppure sollecitarli a mano, ma MyCup non inizierà a sollecitarli di nascosto.

Attivare i promemoria#

1. Apri una qualsiasi pagina di Finanze (Pagamenti, Quote o Moduli di prenotazione) e clicca su Dati bancari nell'intestazione della pagina; indica come pagare e salva
2. Clicca su Promemoria disattivati lì accanto
3. Spunta Invia promemoria automaticamente
4. Scegli le tempistiche (vedi sotto) e salva

Come pagare è obbligatorio, non facoltativo#

Non puoi attivare i promemoria finché i tuoi Dati bancari non sono compilati. Un'e-mail che indica un importo senza conto, senza causale e senza dire dove inviarlo è una richiesta su cui il destinatario non può agire, cioè l'opposto di incassare. Scrivi ciò che serve al segretario di un club:

Bonifico a … IBAN … Causale: nome del tuo club

La finestra dei promemoria mostra questo testo sotto Come pagare con un link per modificarlo. Sono gli stessi Dati bancari stampati su ogni modulo di prenotazione, e c'è un unico punto in cui modificarli.

Questo testo è incluso in ogni promemoria.

Tempistiche#

Avviso prima della scadenza: quanti giorni prima della scadenza inviare un avviso cordiale. Impostalo a 0 per non inviare alcun avviso. Viene inviato una sola volta per scadenza; se un'esecuzione programmata salta, recupera la mattina successiva invece di saltare del tutto l'avviso.

Dopo la scadenza, sollecitare ogni: una volta che un saldo è scaduto, ogni quanto sollecitarlo di nuovo. Con i promemoria attivi, il pulsante nell'intestazione riporta per esempio Promemoria attivi · ogni 7 g.

Sollecita solo da qui in avanti#

Nel momento in cui attivi i promemoria, MyCup registra la data di oggi e ignora ogni scadenza precedente. Attivare la funzionalità non fa partire la mattina dopo e-mail a quaranta club per i debiti della scorsa stagione. Sollecita ciò che succede da ora in poi.

Cosa viene inviato davvero#

L'e-mail riporta il nome e il logo del tuo torneo, non quelli di MyCup, e le risposte arrivano a te. La maggior parte dei destinatari sono segretari di club senza un account MyCup, e il marchio di uno sconosciuto che chiede soldi è un reclamo annunciato.

Indica quanto deve il club, la scadenza e il tuo testo Come pagare. Se il Pannello squadra e la sua pagina Pagamenti sono entrambi attivi, rimanda anche il club direttamente al proprio saldo; altrimenti lo indirizza a te.

Chi lo riceve: l'e-mail di contatto del club, più ogni responsabile squadra che ha accettato un invito. Entrambi, perché il contatto è spesso un segretario che non accede mai e il responsabile che accede spesso non è il contatto. Un invito senza risposta non è un rapporto, quindi gli inviti in sospeso non ricevono mai e-mail.

Ognuno riceve la propria e-mail nella propria lingua, mai un'unica e-mail indirizzata a più persone, così due club che condividono l'indirizzo di una sede non vedono mai il saldo l'uno dell'altro.

Sollecitare a mano#

Non devi aspettare la programmazione.

• Un partecipante: il pulsante con la campanella nella sua riga, oppure Sollecita nel suo registro contabile
• Tutti quelli che devono: Sollecita i non pagati nella barra degli strumenti sopra l'elenco, con il relativo conteggio
• Alcuni: spunta le righe e usa Sollecita nella barra che compare

Un sollecito manuale ignora la programmazione dei ripetuti, perché una persona che decide di sollecitare un club specifico prende una decisione, non avvia un ciclo.

Sollecitare un singolo partecipante con nome salta anche il breve intervallo anti-spam: hai scritto il nome di quel club in una finestra di conferma, quindi un secondo invio è una decisione. Un sollecito in blocco rispetta invece l'intervallo: ogni club già sollecitato nelle ultime 12 ore viene saltato, così un doppio clic non può mandare due e-mail a quaranta club. Nessuna delle due strade può superare il limite fisso di tre promemoria allo stesso partecipante in 24 ore.

Il sollecito di più partecipanti avviene in background. MyCup affida il lavoro a una coda, un'operazione per club, invece di farti aspettare su una pagina che andrebbe in timeout a metà di un elenco grande lasciandoti senza sapere chi ha ricevuto l'e-mail. La conferma ti dice quindi quanti vengono sollecitati, non l'esito per ciascuno; segnala anche chi non ha un indirizzo raggiungibile, perché quei club non compaiono mai in una cronologia dei promemoria. Per il risultato di ogni club, apri la cronologia dei promemoria del partecipante poco dopo.

Cosa è già stato inviato#

L'elenco di Finanze mostra quando ogni partecipante è stato sollecitato l'ultima volta. Per il quadro completo, apri un partecipante ed espandi promemoria inviati sotto il suo registro contabile: ogni promemoria inviato a quel club, dal più recente, con la data, se era automatico o inviato a mano (e da chi), l'importo richiesto e gli indirizzi a cui è andato.

Le consegne fallite compaiono qui e da nessun'altra parte. Un promemoria che il server di posta non è riuscito a consegnare non conta come invio da nessuna parte in MyCup (è voluto, così un rimbalzo non blocca il tentativo successivo), il che significa che la data dell'"ultimo sollecito" resta vuota e un club con un indirizzo non valido sembra esattamente uno che nessuno ha mai sollecitato. Questo elenco mostra il tentativo, il motivo del fallimento e l'indirizzo a cui è fallito, così puoi correggere l'indirizzo invece di chiederti cosa sia successo.

Vengono elencati solo i 30 più recenti; se ce ne sono di più, viene indicato.

Quando i solleciti si fermano#

MyCup si ferma da solo, così nessuno riceve e-mail per sempre:

• Sei tentativi automatici per scadenza. Con il ripetuto settimanale predefinito sono circa sei settimane di solleciti.
• 90 giorni dopo la chiusura del torneo. Volutamente generoso: saldare una quota di iscrizione settimane dopo la finale è normale, non un caso limite.

Il tuo pulsante Sollecita non è mai limitato da nessuno di questi. Esistono anche limiti giornalieri fissi (tre per partecipante e un limite per torneo) che niente può superare, nemmeno il pulsante manuale.

Un saldo che viene pagato smette subito di essere sollecitato, e un piccolo residuo di arrotondamento inferiore a un'unità di valuta non viene mai sollecitato automaticamente; il tuo pulsante Sollecita lo invierà comunque, se vuoi.

Come si calcola lo "scaduto"#

Quando un club ha più addebiti, i pagamenti saldano prima la fattura più vecchia. Quindi un club a cui sono stati addebitati 300 con scadenza a marzo e 200 con scadenza a giugno, e che ha pagato 300, non è in ritardo: la fattura di marzo è saldata e quella di giugno non è ancora scaduta. Conta solo la scadenza di giugno.

Per questo l'anzianità dei crediti nella pagina Finanze può differire da una lettura superficiale del saldo, ed è la differenza tra un promemoria corretto e uno che sollecita un club per una fattura pagata puntualmente.

Un rimborso non ancora restituito conta come denaro dovuto, ma non ha scadenza, quindi non viene mai sollecitato automaticamente.

Se il tuo piano scade#

I promemoria smettono di essere inviati, senza che tu debba ricordarti di disattivare l'interruttore. Tutto ciò che hai registrato resta visibile e consultabile.

Copie della stagione#

Avviare la prossima stagione da una copia di questo torneo non trasferisce l'attivazione dei promemoria. Ogni torneo decide da sé se sollecitare, e ereditare un "sì" in silenzio invierebbe e-mail ai club di una nuova stagione con le impostazioni della stagione precedente.

Prossimi passi#

• Tenere traccia dei pagamenti: registrare addebiti, quote e pagamenti
• Pagamenti nel Pannello squadra: permettere ai club di vedere il proprio saldo e segnalare i pagamenti