Rappels de paiement

Relancer les clubs pour les frais d'inscription est la tâche la moins appréciée de l'organisation d'un tournoi. MyCup peut s'en charger : donnez une date d'échéance à un montant dû, activez les rappels, et les participants qui n'ont pas payé reçoivent un e-mail courtois à votre nom : un préavis avant l'échéance, puis un rappel régulier tant que le montant reste impayé.

Rien n'est envoyé tant que vous ne l'avez pas activé, et c'est désactivé par défaut. Les rappels sont disponibles dans les formules payantes.

Cette page concerne les relances. Pour enregistrer d'abord ce que les gens doivent, voir Suivre les paiements.

D'abord les échéances#

Un rappel a besoin d'une échéance. Un montant dû sans date d'échéance n'est jamais relancé automatiquement : MyCup n'inventera pas une échéance sur laquelle personne ne s'est mis d'accord, et un e-mail de recouvrement envoyé à une date qui n'existe que dans notre logiciel est pire que pas d'e-mail du tout.

Il y a deux endroits où en définir une.

Sur un frais — l'interrupteur Échéance de paiement propose deux formes, car les organisateurs utilisent les deux :

• Jours pour payer — un délai. « 14 » signifie que l'échéance de chaque participant tombe 14 jours après le jour où il a été facturé. Idéal quand le même frais est appliqué à des moments différents : l'effectif en janvier, un inscrit tardif en mars, chacun avec sa propre échéance équitable.
• Date fixe — une seule date pour tout le monde, quelle que soit la date de facturation. Idéal quand votre tournoi a une seule date limite d'inscription publiée. L'exprimer sous forme de délai obligerait à recalculer le nombre chaque fois qu'un club tardif est ajouté.

Choisissez-en une ; un frais n'a jamais les deux. Laissez le champ vide pour ne pas avoir d'échéance.

Sur un montant dû individuel — le champ Date d'échéance du formulaire de montant dû, et du formulaire de facturation groupée quand vous facturez plusieurs participants à la fois. Laissez-le vide pour ne pas avoir d'échéance.

Modifier l'échéance d'un frais la recalcule sur chaque montant dû créé par ce frais, de la même façon que modifier son montant met à jour chaque solde.

Participants avec des dettes sans échéance#

Si certains participants doivent de l'argent sur des montants dus sans échéance, la page Finances le signale clairement et vous indique qu'ils ne seront pas relancés. Vous pouvez ajouter une date d'échéance à ces montants dus, ou les relancer à la main, mais MyCup ne se mettra pas à les relancer discrètement.

Activer les rappels#

1. Ouvrez n'importe quelle page Finances (Paiements, Frais ou Formulaires de réservation) et cliquez sur Coordonnées bancaires dans l'en-tête de la page ; indiquez comment payer et enregistrez
2. Cliquez sur Rappels désactivés juste à côté
3. Cochez Envoyer les rappels automatiquement
4. Choisissez le calendrier (ci-dessous) et enregistrez

Comment payer : obligatoire, pas facultatif#

Vous ne pouvez pas activer les rappels tant que vos Coordonnées bancaires ne sont pas renseignées. Un e-mail qui indique un montant sans compte, sans référence et sans destination est une demande sur laquelle le destinataire ne peut pas agir, soit l'inverse d'un encaissement. Écrivez ce dont un secrétaire de club a besoin :

Virement bancaire à … IBAN … Référence : le nom de votre club

La fenêtre des rappels affiche ce texte sous Comment payer, avec un lien pour le modifier. Ce sont les mêmes Coordonnées bancaires que celles imprimées sur chaque formulaire de réservation, et il n'y a qu'un seul endroit pour les modifier.

Ce texte figure dans chaque rappel.

Calendrier#

Préavis avant l'échéance — combien de jours avant l'échéance envoyer un avertissement amical. Mettez 0 pour ne pas en envoyer. Il part une fois par échéance ; si une exécution planifiée est manquée, il est rattrapé le lendemain matin au lieu d'être purement sauté.

Après l'échéance, relancer tous les — une fois un solde en retard, à quelle fréquence le relancer. Avec les rappels activés, le bouton de l'en-tête affiche par exemple Rappels activés · tous les 7 j.

Les relances ne partent qu'à partir de maintenant#

Au moment où vous activez les rappels, MyCup enregistre la date du jour et ignore toutes les échéances antérieures. Activer la fonctionnalité n'envoie pas, le lendemain matin, un e-mail à quarante clubs au sujet des dettes de la saison dernière. Elle relance ce qui se passe à partir de maintenant.

Ce qui est réellement envoyé#

L'e-mail porte le nom et le logo de votre tournoi, pas ceux de MyCup, et les réponses vous parviennent. La plupart des destinataires sont des secrétaires de club sans compte MyCup, et une marque inconnue qui réclame de l'argent, c'est une réclamation assurée.

Il indique ce que doit le club, l'échéance et votre texte Comment payer. Si le Panneau équipe et sa page Paiements sont tous deux activés, il renvoie aussi le club directement vers son propre solde ; sinon, il l'oriente vers vous.

Qui le reçoit : l'e-mail de contact du club, plus chaque responsable d'équipe ayant accepté une invitation. Les deux, car le contact est souvent un secrétaire qui ne se connecte jamais, et le responsable qui se connecte n'est souvent pas le contact. Une invitation sans réponse n'est pas une relation : les invitations en attente ne reçoivent donc jamais d'e-mail.

Chacun reçoit son propre e-mail dans sa propre langue, jamais un seul e-mail adressé à plusieurs personnes : deux clubs qui partagent l'adresse d'un lieu ne voient jamais le solde de l'autre.

Relancer à la main#

Inutile d'attendre le calendrier.

• Un participant — le bouton cloche dans sa ligne, ou Relancer dans son registre
• Tous ceux qui doivent — Relancer les impayés dans la barre d'outils au-dessus de la liste, qui affiche le nombre
• Quelques-uns — cochez les lignes et utilisez Relancer dans la barre qui apparaît

Un rappel manuel ignore le rythme de répétition, car une personne qui décide de relancer un club précis prend une décision, ce n'est pas une boucle.

Relancer un participant nommé saute aussi le court délai anti-spam : vous avez tapé le nom de ce club dans une fenêtre de confirmation, un second envoi est donc une décision. Une relance groupée respecte ce délai : tout club déjà relancé dans les 12 dernières heures est ignoré, pour qu'un double clic ne puisse pas envoyer deux e-mails à quarante clubs. Aucune des deux voies ne peut dépasser le plafond absolu de trois rappels pour un même participant en 24 heures.

Relancer plusieurs participants se fait en arrière-plan. MyCup confie le travail à une file d'attente, une tâche par club, au lieu de vous faire attendre sur une page qui expirerait au milieu d'un grand effectif et vous laisserait sans savoir qui a reçu l'e-mail. La confirmation vous indique donc combien de participants sont relancés, pas le résultat pour chacun ; elle signale aussi ceux qui n'ont aucune adresse joignable, car ces clubs n'apparaissent jamais dans un historique de rappels. Pour le résultat par club, ouvrez l'historique des rappels du participant un instant plus tard.

Ce qui a déjà été envoyé#

La liste Finances indique quand chaque participant a été relancé pour la dernière fois. Pour avoir la vue complète, ouvrez un participant et dépliez rappels envoyés sous son registre : chaque rappel envoyé à ce club, du plus récent au plus ancien, avec la date, s'il était automatique ou envoyé à la main (et par qui), le montant réclamé et les adresses destinataires.

Les échecs de livraison n'apparaissent qu'ici. Un rappel que le serveur de messagerie n'a pas pu livrer n'est compté comme envoi nulle part dans MyCup (c'est voulu, pour qu'un rejet n'empêche pas la tentative suivante) : la date de « dernière relance » reste donc vide, et un club dont l'adresse ne fonctionne plus ressemble exactement à un club que personne n'a jamais relancé. Cette liste affiche la tentative, la raison de l'échec et l'adresse concernée, pour que vous corrigiez l'adresse au lieu de vous interroger.

Seuls les 30 plus récents sont listés ; la liste l'indique quand il y en a davantage.

Quand les relances s'arrêtent#

MyCup s'arrête de lui-même, pour que personne ne reçoive des e-mails indéfiniment :

• Six tentatives automatiques par échéance. Avec la répétition hebdomadaire par défaut, cela fait environ six semaines de relances.
• 90 jours après la clôture du tournoi. Volontairement généreux : régler des frais d'inscription des semaines après la finale est normal, pas un cas marginal.

Votre propre bouton Relancer n'est jamais limité par ces deux règles. Il existe aussi des plafonds journaliers absolus (trois par participant, et une limite par tournoi) que rien ne peut lever, pas même le bouton manuel.

Un solde réglé cesse immédiatement d'être relancé, et un reliquat d'arrondi inférieur à une unité monétaire n'est jamais relancé automatiquement ; votre propre bouton Relancer l'enverra tout de même si vous le souhaitez.

Comment le « retard » est calculé#

Quand un club a plusieurs montants dus, les paiements soldent d'abord la facture la plus ancienne. Un club facturé 300 à échéance de mars et 200 à échéance de juin, qui a payé 300, n'est donc pas en retard : sa facture de mars est soldée et celle de juin n'est pas encore échue. Seule l'échéance de juin compte.

C'est pourquoi l'ancienneté affichée sur la page Finances peut différer d'une lecture naïve du solde, et c'est toute la différence entre un rappel juste et un rappel qui relance un club pour une facture qu'il a payée à temps.

Un remboursement pas encore effectué compte comme une somme due, mais n'a pas d'échéance : il n'est donc jamais relancé automatiquement.

Si votre formule expire#

Les rappels cessent d'être envoyés, sans que vous ayez à penser à désactiver l'interrupteur. Tout ce que vous avez enregistré reste visible et consultable.

Copies pour une nouvelle saison#

Démarrer la saison suivante à partir d'une copie de ce tournoi ne reprend pas l'activation des rappels. Chaque tournoi décide lui-même s'il relance, et hériter discrètement d'un « oui » enverrait des e-mails aux clubs d'une nouvelle saison selon les réglages de la précédente.

Prochaines étapes#

• Suivre les paiements — enregistrer les montants dus, les frais et les paiements
• Paiements dans le Panneau équipe — permettre aux clubs de voir leur propre solde et de déclarer leurs paiements