Hébergement

Fonctionnalité Premium. L'hébergement fait partie de Hébergement et repas, disponible avec la formule Tournoi Premium.

Un hôtel n'enregistre pas un groupe sur la base d'une liste de prénoms. Il veut une répartition chambre par chambre, avec un numéro de passeport ou de pièce d'identité et une date de naissance pour chaque personne — et ce sont justement des informations que le club détient et vous non.

Cette page rend ce travail au club. Le responsable place lui-même son effectif, remplit les deux champs demandés par l'hôtel, et vous regardez les barres de progression se remplir sur votre page Listes de chambres au lieu de recopier vingt-quatre noms depuis un fil d'e-mails.

L'activer#

1. Ouvrez Panneau équipeParamètres et allez dans l'onglet Permissions
2. Sous Ce que les équipes peuvent gérer, activez Liste de chambres
3. Cliquez sur Enregistrer dans la barre en bas de la page

Un élément Hébergement apparaît dans la barre latérale du panneau équipe, sous Séjour et paiements.

L'interrupteur n'apparaît qu'une fois que votre tournoi loge réellement quelqu'un — un réglage d'hôtel sur un tournoi sans hébergement serait un réglage pour une page qui ne pourrait jamais exister. Il est désactivé par défaut.

Qui voit la page#

Trois conditions doivent être réunies, et un club qui n'en remplit pas une n'obtient aucun élément de menu plutôt qu'un écran vide :

• votre formule inclut Hébergement et repas,
• vous avez activé Liste de chambres, et
• ce club a une réservation.

Cette dernière condition compte dans un festival où seuls les clubs qui se déplacent sont logés. Une équipe locale qui rentre chez elle chaque soir n'a que faire d'une page d'hôtel : elle n'en voit donc jamais.

Ces trois conditions sont revérifiées à chaque enregistrement, et pas seulement à l'ouverture de la page. Si vous désactivez Liste de chambres, ou si votre formule expire, un responsable qui avait déjà la page ouverte ne peut pas continuer à y saisir des numéros de passeport.

Ce que fait le responsable#

Chaque réservation du club apparaît sous forme de carte avec l'hôtel, son adresse, les dates, le nombre de nuits et la formule de pension, ainsi qu'une barre de progression qui montre où en est la liste.

En dessous figurent les chambres que vous avez attribuées, chacune avec son type et sa capacité.

Placer ses propres personnes. Cliquer sur Ajouter sur une chambre propose les joueurs et le staff du club qui ne sont pas encore dans une chambre (De votre effectif). En choisir un recopie son nom, sa nationalité et sa date de naissance directement depuis l'effectif : il ne reste au responsable qu'à saisir un numéro de passeport.

Toute personne déjà placée disparaît de la liste. Un sélecteur qui continue de proposer un joueur déjà dans la chambre 2, c'est ainsi que ce joueur se retrouve dans la chambre 2 et dans la chambre 5.

Si vous transférez le club vers un autre hébergement, sa page n'affiche plus que les chambres du nouveau. Toutes les personnes placées dans l'ancien établissement sont proposées à nouveau, pour que le responsable les place dans les nouvelles chambres ; c'est à vous de supprimer les anciennes chambres depuis Listes de chambres.

Invités. Tous les voyageurs ne figurent pas dans l'effectif — un parent, un chauffeur, un kiné qui arrive séparément. La même fenêtre Ajouter accepte un nom saisi librement pour eux (Ou saisissez le nom d'un invité).

Compléter les informations. La ligne de chaque personne comporte trois colonnes : son nom, Numéro de passeport ou de pièce d'identité et Date de naissance. Tout ce qui manque encore est signalé Documents manquants, et la carte de réservation indique combien de places sont remplies : le responsable voit d'un coup d'œil ce qui reste à faire, sans compter.

La capacité des chambres est respectée. Une chambre twin n'accepte pas de troisième personne : le club est prévenu que la chambre est pleine. Un hôtel refuse une liste surchargée à la réception, et c'est un bien pire endroit pour le découvrir.

Les repas sont en lecture seule#

Si vous avez réservé des repas pour le club, la page les liste sous Repas réservés pour vous — le jour, le service, le lieu et le nombre de couverts.

Le responsable ne peut pas modifier ces chiffres. Un nombre de couverts est un engagement que vous avez pris auprès d'un traiteur, et un club qui veut le revoir la veille doit en parler avec vous, pas remplir un champ de formulaire. Il est affiché parce que, sinon, « combien de petits-déjeuners avons-nous réservés ? » est une question qui vous coûte un e-mail à tous les deux.

Demander aux clubs de terminer#

Il n'existe pas de rappel automatique pour la liste de chambres. Relancez les clubs avec une annonce — « complétez votre liste de chambres avant vendredi 18:00 » — et activez ce réglage avant de l'envoyer. Une annonce qui demande de faire quelque chose que le panneau ne permet pas de faire est pire que de ne rien envoyer.

Votre propre page Listes de chambres vous montre qui a terminé : vous savez ainsi qui relancer.

Confidentialité#

Chaque club voit ses propres chambres et celles de personne d'autre. La page est limitée à l'équipe titulaire de la réservation, pas au tournoi : un club ne peut donc jamais voir la répartition d'un autre — ce qu'il vaut la peine de dire clairement, puisque ces listes contiennent des dates de naissance et des numéros de passeport.

Vous pouvez aussi effacer ces informations une fois l'événement terminé. Voir Listes de chambres pour la suppression des données personnelles.