Pipeline de ventes (candidatures)

La page Candidatures est votre pipeline de ventes. Chaque équipe qui manifeste son intérêt (via le formulaire de votre site, un e-mail, un agent, un salon ou un appel à une équipe déjà venue) y entre comme prospect, et vous la suivez jusqu'à ce qu'elle soit convertie ou perdue.

Vous la trouvez sous VentesCandidatures dans la barre latérale, à côté du Formulaire d'inscription qui détermine ce que demande votre inscription publique. Le bouton ? de l'en-tête de la page ouvre un court guide de la page.

Qu'est-ce qui nécessite une formule avec Finances ? Tout ce qui touche à l'argent : valeurs, totaux en €, forfaits, formulaires de réservation, montants encaissés et la courbe de chiffre d'affaires du rythme. Avec les autres formules, ces blocs affichent leur mise en page avec un lien vers les formules, sans aucun chiffre. Les sources, propriétaires, relances, le journal d'activité, les motifs de perte, les effectifs, le taux de conversion et le rythme en nombre d'équipes fonctionnent dans toutes les formules.

Ajouter des prospects#

• Ajouter une candidature (le bouton principal de l'en-tête) : nom, contact, e-mail, téléphone, pays (tapez pour rechercher), division, source, propriétaire (vous, par défaut), nombre de personnes et prochaine relance. Avec Finances, vous pouvez aussi saisir le chiffre d'affaires prévu du groupe si vous le connaissez déjà.
• Inscription publique : les inscriptions venues de votre site arrivent comme prospects En attente. Ce que demande le formulaire se règle sur la page Formulaire d'inscription.
• Tableur : importez une liste reçue d'un agent ou d'un salon. Source, propriétaire, relance, effectif, dates de voyage, facturation et chiffre d'affaires prévu ont leurs propres colonnes. Voir Importer depuis un tableur.
• Équipes de retour : la page Saisons liste les clubs qui ont joué la saison dernière et ne sont pas encore inscrits, avec Ajouter comme prospect.

Chaque prospect enregistre sa date d'arrivée : elle s'affiche dans sa ligne, et le filtre Créé limite la liste à une période.

Ce que vaut un prospect#

La valeur d'un prospect est calculée pour vous, dans cet ordre :

1. Formulaire de réservation : dès que le prospect a un formulaire de réservation (brouillon, envoyé ou accepté), son total devient la valeur.
2. Chiffre d'affaires prévu : sinon, un montant que vous avez saisi pour le groupe (dans Ajouter une candidature, sur la page du prospect ou par import). Utilisez-le quand un accord est conclu avant que les prix soient définis.
3. Estimation : sinon, le forfait par défaut × le nombre de personnes de l'équipe.

Une petite étiquette à côté du montant indique laquelle s'applique : Estimation, Manuel, Brouillon, Envoyé ou Acceptée. Un prospect sans rien à valoriser affiche un tiret grisé ; survolez-le pour savoir où définir les prix. Un indice ⚠ apparaît quand un prix par personne attend un effectif, ou quand un formulaire de réservation est dans une autre devise (il est alors exclu des totaux).

Le récapitulatif#

La bande en haut additionne ce que la liste affiche :

• Prospects et Conversion : convertis sur décidés (convertis + perdus), jamais sur l'ensemble des prospects.
• Pipeline : la valeur des prospects ouverts.
• Confirmé : les prospects convertis et les formulaires de réservation acceptés.
• Encaissé : payé moins remboursé, d'après Finances.
• Perdus : les prospects refusés et retirés.

Tous les filtres s'appliquent : « U12 · Portugal · Agent / partenaire » vous donne le pipeline de ce segment en un clic.

Répartition ventile ces mêmes totaux par Statut, Division (ou le mot que vous utilisez), Pays, Source et Motifs de perte, avec la conversion par ligne ; l'onglet Source vous montre quels canaux amènent des équipes qui paient. Rythme trace les équipes confirmées (et le chiffre d'affaires) selon le nombre de jours avant le coup d'envoi, par rapport à vos saisons précédentes ; définissez la date de début du tournoi pour l'utiliser.

Filtres et tri#

Ouvrez Filtres pour affiner par statut, division, pays, source, propriétaire (Moi, Non assigné ou une personne), relance (À faire cette semaine, En retard, Aujourd'hui, Cette semaine, Aucun), date de création, source de la valeur, motif de perte et, quand le Panneau équipe est activé, prospects avec ou sans responsables d'équipe. Mes relances est un raccourci en un clic vers vos propres prospects à relancer. Le statut filtré est conservé dans l'adresse de la page (par exemple ?status=pending) : une liste filtrée peut donc être mise en favori ou partagée.

Triez par file de traitement, prochaine relance, plus récents, valeur, nom ou dernière activité.

Propriétaires et relances#

Chaque prospect peut avoir un propriétaire (la personne de votre équipe qui s'en occupe) et une date de prochaine relance. Les relances en retard sont marquées en rouge dans la liste. Votre tableau de bord Studio affiche une carte Relances à faire, que vous pouvez basculer entre Les miens et Tout le monde. Les relances existent uniquement dans l'application ; MyCup ne les envoie pas par e-mail.

La page du prospect#

Ouvrez un prospect avec Gérer. Son onglet Ventes contient :

• Activité : enregistrez un appel, un e-mail, une réunion ou une note, et fixez la prochaine relance dans la même étape. La chronologie affiche aussi ce qui s'est passé de lui-même : changements de statut et de propriétaire, formulaires de réservation, paiements et rappels (les événements financiers uniquement pour les personnes autorisées à voir les montants).
• Montant : les lignes du forfait derrière l'estimation, Personnaliser pour tarifer cette équipe différemment (ajouter ou retirer des frais, modifier une quantité par personne, ou revenir au forfait par défaut), le champ Chiffre d'affaires prévu, le dernier formulaire de réservation et ce qui a été encaissé.
• Détails commerciaux : source, nombre de personnes, dates de voyage et coordonnées de facturation.
• Consentement : si et quand le club a accepté vos conditions, avec le texte exact qu'il a vu.
• Créer un formulaire de réservation : démarre un brouillon pour ce prospect, prérempli à partir de son forfait et de son effectif. Appuyer à nouveau ouvre le même brouillon au lieu d'en créer un second.

Faire avancer les prospects#

Les statuts sont les étapes de votre pipeline : En attente, En cours d'examen, Informations demandées, Approuvée, puis Convertie, Refusée ou Retirée.

• Refusée et Retirée nécessitent un motif de perte, depuis la ligne, la page du prospect ou une action groupée. Rouvrir un prospect l'efface.
• Convertie : le prospect devient un participant et conserve ses formulaires de réservation, paiements et responsables d'équipe. Son statut ne peut plus être modifié depuis la ligne ni par une action groupée ; en cas de conversion par erreur, utilisez Annuler la conversion pour le ramener en Approuvée (voir annuler une conversion). Un prospect dont la conversion a été annulée ne compte plus comme confirmé dans le rythme.
• Les montants dus des formulaires de réservation d'un prospect perdu cessent de compter comme argent à encaisser ; ils restent visibles avec vos clubs retirés sur la page Finances.

Cochez plusieurs prospects pour attribuer un propriétaire, définir une source, fixer ou effacer une relance, définir un statut (avec un motif de perte pour Refusée ou Retirée), les déplacer dans une division, les exporter ou les supprimer. Cocher des lignes est instantané ; rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas choisi d'action.

Responsables d'équipe sur les prospects#

Quand le Panneau équipe est activé, chaque ligne affiche les responsables d'équipe du prospect (survolez pour voir tous leurs noms), et le filtre Responsables d'équipe trouve les prospects avec ou sans responsable. Les responsables ne voient jamais aucun des champs commerciaux : propriétaires, sources, valeurs et notes sont réservés à votre équipe.

Toucher les prospects avec des formulaires et des annonces#

Les formulaires personnalisés et les annonces sont envoyés aux équipes inscrites (confirmées), sauf si vous en décidez autrement. Pour poser une question à des prospects (projets de voyage, enquête de satisfaction avant qu'ils s'engagent), choisissez Prospects (ou Inscrits et prospects) comme public, puis toutes les équipes, certaines divisions ou des équipes précises. Les responsables d'un prospect le voient dans leur Panneau équipe ; les e-mails d'annonce partent à l'adresse de contact du prospect. Les prospects refusés et retirés ne sont jamais inclus, et un prospect que vous convertissez passe de lui-même dans Inscrit. Voir Formulaires personnalisés et Annonces.

Export#

Exporter télécharge la liste telle qu'elle est filtrée, avec toutes les colonnes commerciales : source, propriétaire, prochaine relance, effectif, dates de voyage, facturation, conditions, motif de perte et dernière activité, plus la valeur, la source de la valeur, la catégorie, le montant encaissé et le chiffre d'affaires prévu pour les personnes autorisées à voir les montants. Les en-têtes correspondent à ceux de l'import : une feuille exportée peut donc être modifiée puis réimportée.

Permissions#

• View candidates : voir les prospects et le récapitulatif (les montants uniquement avec view finances).
• Create candidates : ajouter des prospects à la main et depuis les équipes de retour.
• Update candidates : statuts (convertir, annuler une conversion, refuser, rouvrir), propriétaires, relances, sources, activités, détails commerciaux et actions groupées.
• Delete candidates : supprimer des prospects.
• Update finances (dans une formule avec Finances) : forfaits, chiffre d'affaires prévu et formulaires de réservation.

Voir aussi#

• Formulaire d'inscription — champs, sources, motifs de perte et forfait par défaut
• Formulaires de réservation — la proforma qui fixe la valeur d'un prospect
• Importer depuis un tableur
• Gérer les saisons — ventes par saison, rythme et équipes de retour