Formulaires de réservation (factures proforma)

Un formulaire de réservation est le document que vous envoyez à un club pour confirmer sa place : voici ce que vous réservez, voici ce que ça coûte, voici quand chaque paiement est dû. La plupart des tournois l'appellent facture proforma.

Jusqu'ici, c'était un fichier Word rangé dans un dossier, avec des chiffres tapés à la main et aucun lien avec le fait que le club ait payé ou non. MyCup le génère, le numérote, l'envoie par e-mail en PDF et, dès l'envoi, les montants arrivent sur le solde de ce club pour être relancés comme n'importe quel autre montant dû.

Les formulaires de réservation font partie de Finances et suivent les mêmes règles de formule.

Où le trouver#

FinancesFormulaires de réservation dans la barre latérale de gauche, à côté de Paiements et Frais.

La liste#

Chaque formulaire de réservation est une ligne : sa référence, son destinataire, sa date d'émission, son nombre de lignes, son total et son statut. Les boutons au-dessus de la liste la limitent aux Brouillons, Envoyé, Acceptée ou Annulé, chacun avec son nombre. La ligne sous la liste additionne ce que vous avez réellement demandé : les formulaires envoyés ou acceptés, pas les brouillons ni les annulés.

Tout ce qui demande votre attention est réuni dans un panneau au-dessus de la liste : une devise manquante, des coordonnées bancaires absentes, ou des participants arrivés après l'application d'un frais. Cette dernière alerte nomme le frais et le nombre de participants à qui il manque ; pour les facturer, appliquez à nouveau le frais depuis la page Frais, qui ne facture que ceux à qui il manque (un frais par personne va plutôt sur leur formulaire de réservation). Un participant à qui vous avez déjà facturé ce service sur un formulaire de réservation envoyé n'est pas compté.

Avant le premier : qui vous êtes#

Appuyez sur Informations de facturation dans l'en-tête de la page. Ce que vous y saisissez s'imprime en haut de chaque document envoyé :

Vos coordonnées bancaires ont leur propre bouton, Coordonnées bancaires, dans le même en-tête de page, à côté d'Informations de facturation. Indiquez où les clubs doivent payer (IBAN, SWIFT, référence à mentionner) et enregistrez. Tant qu'elles sont vides, le bouton affiche Ajouter les coordonnées bancaires et est mis en évidence, la page Formulaires de réservation affiche une alerte, et l'envoi est désactivé : une proforma sans coordonnées bancaires dit à un club ce qu'il doit mais pas où payer, MyCup ne l'enverra donc pas. Ajoutez-les une fois et chaque formulaire les imprime, à la fin du document, juste au-dessus de la formule de politesse.

Sur le document, elles s'impriment juste sous les conditions de paiement et leurs échéances : un club lit ainsi ce qu'il doit, pour quand, et où l'envoyer, dans cet ordre. Le même texte figure dans chaque e-mail de rappel de paiement : un seul champ, pour que les deux ne puissent jamais se contredire. La fenêtre Rappels l'affiche avec un lien vers ici, et il ne peut pas être vidé tant que les rappels automatiques sont activés, dans cette saison ou dans toute autre saison du même tournoi.

Le numéro suivant ne peut pas revenir en deçà d'un document déjà émis. Deux factures portant la même référence, c'est précisément ce qu'une série numérotée doit empêcher.

Si vous modifiez ces informations plus tard, les documents déjà envoyés gardent celles avec lesquelles ils ont été envoyés. Seul le logo est lu en direct, car un en-tête change et réimprimer une ancienne facture sur l'en-tête actuel est normal.

En créer un#

Appuyez sur Nouveau formulaire de réservation dans l'en-tête de la page.

1. Pour qui#

Choisissez le participant. Le champ permet la recherche : commencez à taper le nom du club. Les prospects de votre pipeline de ventes sont aussi proposés, marqués · Prospect : une proforma part généralement avant qu'un club soit confirmé, et ses montants dus restent sur la même équipe quand vous convertissez le prospect. Le plus rapide est Créer un formulaire de réservation sur le prospect lui-même, qui préremplit les lignes à partir de son forfait et de son effectif. Si votre tournoi a des divisions, chaque entrée affiche sa division à côté du nom (« O-Sports FC · U12 »), car un club inscrit dans trois catégories d'âge, c'est trois participants avec un seul nom.

La division s'imprime aussi sur le document, à côté du nom de l'équipe, et fait partie du nom du fichier PDF : deux formulaires pour le même club dans des catégories d'âge différentes se distinguent ainsi d'un coup d'œil.

Un brouillon peut être enregistré sans participant, pour préparer un formulaire avant de savoir à qui il est destiné. Il ne peut pas être envoyé sans participant : un formulaire envoyé garde son numéro pour toujours, et une proforma adressée à personne ne peut être payée par personne. Utilisez Aperçu PDF pour vérifier un brouillon en attendant.

Événement et Dates sont des textes libres qui s'impriment sur le document : « My Cup League — Porto », « 20.10–24.10.2026 ». Valable jusqu'au est la date d'expiration des prix proposés.

Langue du document est la langue dans laquelle le formulaire est rédigé. Elle part de la langue de votre tournoi et vous pouvez la changer pour chaque document : anglais pour un club, portugais pour le suivant. Le PDF comme l'e-mail qui l'accompagne l'utilisent, et le PDF reste dans cette langue, quelle que soit la personne qui le télécharge ensuite. Disponible en anglais, espagnol, portugais, allemand, français, italien, polonais et russe. Seul le texte fixe est traduit ; votre propre texte (noms des services, notes, coordonnées bancaires) s'imprime exactement tel que vous l'avez saisi.

Appuyez sur Enregistrer le brouillon pour conserver vos modifications pendant que vous continuez à construire le formulaire : les informations et l'échéancier sont enregistrés ensemble. Envoyer le formulaire de réservation enregistre aussi tout ce qui est à l'écran : ce que vous voyez est ce que reçoit le club. Le Résumé à côté du formulaire affiche le numéro qu'il recevra, son destinataire et le total au fur et à mesure.

2. Ce qu'ils achètent#

Ajouter tous les services remplit la liste en un clic, en laissant de côté tout ce qui a déjà été facturé à ce participant (appliqué, ou sur un formulaire de réservation déjà envoyé), et nomme ce qui a été ignoré. Choisissez d'abord le participant ; inutile d'enregistrer le brouillon avant d'appuyer.

Ce saut est la partie importante, et c'est l'inverse de ce que le bouton semble devoir faire. Envoyer un formulaire de réservation écrit des montants dus. Une ligne pour quelque chose qui figure déjà sur le solde du club le lui facture deux fois : 320 appliqués avec Appliquer, plus 320 détaillés ici, font 640, sur un document qui paraît correct à tout le monde. Ajoutez-la à la main si c'est vraiment ce que vous voulez.

Les lignes par personne sont préremplies avec l'effectif comme quantité de départ, ou 1 quand aucun joueur n'est encore saisi. Vérifiez-les : un club de 20 peut réserver 26 lits ou 14.

Vous pouvez aussi ajouter des lignes une par une à partir de vos frais :

• Un frais forfaitaire est facturé une fois à son montant : un droit d'inscription vaut 320, quel que soit le destinataire.
• Un frais par personne se multiplie par la quantité que vous saisissez : 18 personnes × 186,00 = 3 348,00. Choisissez-en un et le champ de quantité affiche Personnes, avec le total de la ligne en dessous avant que vous n'appuyiez sur Ajouter.

Le résumé à côté du formulaire liste chaque ligne sous la forme quantité × prix : un effectif n'est jamais caché derrière un total.

La quantité est le nombre que vous saisissez, volontairement pas lu dans la liste d'effectif. Une proforma part avant que la participation soit confirmée, souvent avant que quiconque ait saisi un seul joueur, et une quantité tirée de l'effectif donnerait un total de zéro sur la plupart des documents. Le 18 du formulaire est un chiffre que vous avez négocié avec le club.

Vous pouvez aussi ajouter une ligne ponctuelle qui n'existe que sur ce document (un entraîneur supplémentaire, un transfert tardif depuis l'aéroport) sans l'ajouter à votre catalogue de frais.

Chaque ligne copie le prix au moment où vous l'ajoutez. Augmenter un frais la semaine prochaine ne modifie pas un document déjà construit.

Vérifier le PDF avant l'envoi#

Aperçu PDF, en bas d'un brouillon, enregistre ce qui est à l'écran et ouvre le PDF dans un nouvel onglet exactement tel qu'il s'imprimera, marqué Aperçu du brouillon en haut et sans numéro, celui-ci n'étant attribué qu'à l'envoi. Rien n'est envoyé et rien n'arrive sur le solde du club.

Les notes et le contenu d'un forfait#

Les Notes s'impriment sous les conditions de paiement et au-dessus de vos coordonnées bancaires, sous leur propre titre Notes de réservation : c'est l'endroit pour ce que comprend un forfait, les instructions d'arrivée ou tout ce que le club doit savoir. Les retours à la ligne sont conservés : une liste s'imprime comme une liste. Les coordonnées bancaires s'impriment toujours d'un seul bloc : si elles ne tiennent pas sous de longues notes, tout le bloc passe à la page suivante.

Inutile de retaper le contenu d'un forfait sur chaque formulaire. Rédigez-le une fois sous forme de modèle de notes, dans la carte Modèles de notes en bas de la page Formulaires de réservation, ou sans quitter le formulaire en cours : Modèles de notes au-dessus du champ Notes les liste, avec Modifier à côté de chacun, Nouveau modèle, et Enregistrer ces notes comme modèle pour conserver ce que vous venez de saisir. Le formulaire reste ouvert en dessous. Ensuite :

• ouvrez Modèles de notes au-dessus du champ Notes et cliquez sur un modèle pour l'ajouter au formulaire en cours, ou
• liez le modèle à un frais, avec Déplacer vers un modèle de notes sur le frais (ci-dessous). Chaque fois que ce frais est ajouté à un formulaire (ligne par ligne, avec Ajouter tous les services, ou depuis Créer un formulaire de réservation sur un prospect), son texte est ajouté automatiquement aux Notes.

Un modèle n'est ajouté qu'une fois, quel que soit le nombre de fois où son forfait est ajouté, et c'est une copie : modifiez librement les Notes de n'importe quel formulaire, et modifier le modèle plus tard ne change jamais un formulaire qui le contient déjà.

Vous avez déjà saisi le contenu dans la description d'un frais ? Ouvrez le frais : une description qui ressemble à une liste affiche Déplacer vers un modèle de notes. Un clic la transforme en modèle lié et réduit la description à sa première ligne : la liste ne s'imprime plus sous la ligne du service.

3. Quand ils paient#

Donnez à chaque paiement soit un pourcentage, soit un montant fixe, plus une échéance :

• 30 % maintenant, 70 % avant le 14 octobre : saisissez 30 et 70.
• 500 maintenant, le reste avant le 20 mai : saisissez les montants.

Un échéancier est soit entièrement en pourcentages, soit entièrement en montants fixes, jamais un mélange : des pourcentages appliqués à un total déjà entamé par des lignes fixes n'ont aucune interprétation qui ne soit une supposition.

Les pourcentages tombent toujours juste. 1 000 réparti en trois donne 333,33 + 333,33 + 333,34 : le reste va à la dernière échéance. Un échéancier dont la somme ne correspond pas au total est la première chose que conteste le service financier d'un club, et il a raison.

Si vous n'ajoutez aucun échéancier, le total entier devient un seul paiement.

L'envoyer#

Envoyer fait quatre choses en une seule étape :

1. Attribue le numéro du document : 1/2026, 2/2026, dans votre propre série (l'année est écrite en entier, pour que 3/2026 ne puisse pas être lu comme « 3 sur 26 » ; les formulaires envoyés avant octobre 2026 gardent la forme courte avec laquelle ils ont été émis). Un brouillon n'a réellement aucun numéro avant ce moment, c'est pourquoi aucun numéro n'est jamais sauté.
2. Fige tout : les prix, le nom et l'adresse de votre tournoi, les informations du club. Quand le club a fourni ses informations de facturation (raison sociale, adresse, numéro de TVA) à l'inscription ou sur sa page de prospect, elles s'impriment dans un bloc Facturer à. Le PDF dans sa boîte de réception correspondra toujours à ce que vous avez envoyé.
3. Écrit la dette : un montant dû par échéance, sur le solde du participant, avec sa date d'échéance.
4. Envoie le PDF par e-mail, dans la langue du document, à l'adresse de contact du club et à chaque responsable d'équipe ayant accepté une invitation pour ce club : les mêmes personnes qu'atteint un rappel de paiement, pour qu'un document et le rappel qui le relance n'aillent jamais dans des boîtes différentes.

Un club sans adresse de contact ni responsable reçoit quand même un document émis et facturé : le document existe, il n'a simplement personne à qui aller. Ajoutez une adresse et envoyez-lui le PDF vous-même.

Facturer un séjour et des repas#

Si vous utilisez Hébergement et repas, un formulaire de réservation peut facturer ce que le club a réellement réservé. Ajouter le séjour et les repas ajoute au document une ligne par type de chambre et par séjour (ou une pour les lits, dans une école ou un gymnase vendu au lit), et une par service de repas, au prix de leurs propres réservations : un club qui s'interroge sur sa facture voit ainsi ce qu'il paie pour les twins plutôt qu'un unique « Hébergement 1 840 ».

C'est un bouton plutôt qu'une action automatique, pour la même raison qu'Ajouter tous les services : remplir le document pendant que vous saisissez encore les informations produirait une seconde série de lignes à la modification suivante.

Dès lors, les montants se comportent comme n'importe quel autre montant dû : ils apparaissent dans Paiements, comptent dans Restant dû et sont repris par les rappels de paiement.

Un document envoyé ne peut pas être modifié. Ses prix ont été communiqués à un tiers dans un fichier daté, et une modification ferait diverger le PDF de sa boîte de réception et le registre qui le relance. Annulez-le et émettez-en un nouveau.

Statuts#

Renvoyer le même formulaire#

Renvoyer un document déjà envoyé ne fait rien : cela n'attribue pas de second numéro et ne facture pas le club deux fois. Appuyez autant de fois que vous voulez.

Numérotation#

Les numéros de document suivent le format de votre tournoi : un numéro courant et l'année complète. 3/2026 est le formulaire de réservation numéro 3, émis en 2026 ; c'est une référence, pas un compteur, et le nombre de formulaires de réservation que vous pouvez envoyer n'est pas limité. La référence suivante est affichée en haut de la liste, avec un ⓘ à côté qui explique la même chose.

Annuler un document ne libère pas son numéro : des trous dans une série numérotée sont normaux et attendus, alors qu'un numéro réutilisé est exactement le genre de chose sur laquelle un auditeur vous interroge.

Ce que voit le club#

Si la page Paiements est activée pour le Panneau équipe, le club voit chaque document que vous lui avez émis dans une carte Factures sous son propre solde : référence, date d'émission, total, et un bouton PDF pour le télécharger.

Les brouillons ne sont jamais affichés : pas de numéro, prix non figés, et vous êtes encore en train de le rédiger. Un document annulé, lui, est affiché, marqué Annulé, car le club en détient une copie et doit voir qu'il a été retiré, mais sans bouton PDF, pour que le montant retiré ne soit pas payé par erreur.

Voir aussi#

• Suivre les paiements — le registre où arrivent les montants dus
• Rappels de paiement — relancer ce qui est impayé
• Hébergement et repas — ce que vous facturez habituellement