Hébergement et repas

Fonctionnalité Premium. Hébergement et repas est disponible avec la formule Tournoi Premium. Les tournois en Gratuit ou Pro voient un seul lien Hébergement et repas dans la barre latérale avec un badge Premium, qui ouvre la page Formules.

Qui peut y accéder. Comme les listes de chambres contiennent des numéros de pièce d'identité et des dates de naissance, les quatre pages exigent aussi les permissions d'hébergement, pas seulement la formule : view hospitality pour les ouvrir et update hospitality pour modifier quoi que ce soit. Le rôle Administrateur du tournoi a les deux. Un rôle personnalisé qui ne les a pas ne voit pas les pages ; un rôle qui a la consultation mais pas la modification les voit en lecture seule.

Si vous organisez un festival, la compétition n'est que la moitié du travail. L'autre moitié, c'est un tableur : quel hébergement bloque combien de chambres twin, quel club dort où, qui est dans la chambre 214, et combien de personnes passent à table samedi midi.

Hébergement et repas remplace ce tableur, et le garde fiable, car chaque chiffre affiché est calculé à partir des réservations que vous avez réellement faites, au lieu d'être saisi deux fois.

Les quatre pages#

Le groupe Hébergement et repas de la barre latérale contient quatre pages, à utiliser dans cet ordre :

Vous n'êtes pas obligé d'utiliser les quatre. Un tournoi qui ne fait que nourrir les participants peut se contenter de Repas ; un tournoi qui ne réserve que des lits peut s'arrêter après Attribution.

Chaque page s'ouvre sur le même en-tête : ses chiffres clés (celui en doré est celui à surveiller : jours avant la libération des chambres, groupes sans lit, personnes sans papiers), l'action principale de la page et un bouton ? qui explique la page en trois étapes et renvoie vers ce guide.

Deux boutons pour la partie fastidieuse#

L'essentiel du travail d'hébergement d'un festival est mécanique, et deux boutons s'en chargent :

• Loger automatiquement sur Attribution donne un lit à chaque groupe qui n'en a pas.
• Remplir automatiquement sur Listes de chambres place chaque équipe à partir de l'effectif que le club a déjà saisi.

Tous deux sont volontairement prudents. Aucun ne surréserve un hébergement, aucun ne déplace ce que vous avez déjà organisé, et tous deux nomment ce qu'ils n'ont pas pu faire au lieu de faire discrètement quelque chose d'approximatif. Vous pouvez appuyer sur l'un ou l'autre à tout moment sans avoir à vérifier le résultat ensuite.

Le principe : des groupes, pas des équipes#

Ce qui séjourne dans un hébergement, c'est un groupe, pas une équipe.

C'est plus important qu'il n'y paraît. Un club de 18 joueurs peut arriver en trois groupes : l'équipe dans une auberge, les entraîneurs à l'hôtel, et vingt parents qui ont réservé eux-mêmes quatre chambres familiales. Les arbitres et les délégués forment un groupe sans aucun club. Un joueur qui voyage seul est un groupe d'une personne.

MyCup vous demande donc de nommer les groupes, et réserve pour eux. Un groupe peut être lié à un participant : c'est ainsi que ses frais arrivent sur le solde de ce club dans Finances, mais ce n'est pas obligatoire.

Si votre tournoi est plus simple, un bouton sur Attribution (Ajouter tous les participants comme groupes) crée un groupe par équipe, et vous pouvez continuer à raisonner en équipes.

Ce que signifient les chiffres#

Ces termes reviennent partout et ne sont pas interchangeables :

• Période de séjour — l'arrivée et le départ d'un hébergement : les nuits pendant lesquelles il bloque des chambres pour vous. En dehors, il ne bloque rien.
• Chambres bloquées — combien de chambres d'un type l'hébergement bloque pour vous chaque nuit de sa période. Le chiffre de votre contrat. Une nuit qui diffère est une exception, définie dans la grille Chambres par nuit.
• Réservé — combien d'entre elles sont engagées à l'instant.
• Restant — ce qui reste la nuit la plus tendue de votre festival. Une chambre libre trois nuits sur quatre n'est pas une chambre que vous pouvez donner à un club pour quatre nuits.
• Pax — le nombre de personnes d'un groupe. Tout ce qui figure sur Listes de chambres est mesuré par rapport à ce chiffre.

Vous pouvez réserver au-delà de ce qui est bloqué. MyCup vous le signale (la ligne passe en orange, l'hébergement reçoit un badge AU-DELÀ DU CONTINGENT et un bandeau indique ce qui a été dépassé) mais ne vous bloque jamais. Surréserver volontairement, puis appeler l'hébergement pour qu'il libère plus de chambres, c'est le quotidien ; un logiciel qui refuse vous oblige simplement à tenir un tableur à part avec les chambres qu'il ne vous a pas laissé enregistrer.

La seule exception est le logement automatique, qui ne surréserve jamais, car une machine qui le fait en silence n'a rien à voir avec vous qui le faites en connaissance de cause.

D'où viennent les données#

Rien n'est inventé ici :

• La disponibilité des chambres est calculée nuit par nuit à partir de vos réservations : un hébergement peut être complet le vendredi et à moitié vide le dimanche, et les deux sont vrais en même temps.
• Les listes de chambres sont construites à partir des chambres prises par une réservation, et remplies à partir de vos listes d'effectif existantes.
• Les totaux des repas sont les effectifs que vous avez saisis, additionnés par service : c'est ce que demande un traiteur.

Récupérer les données#

Chaque page vous restitue son travail sous forme de tableur :

• Feuille d'allotement (Hébergements) — chambres bloquées, réservées et restantes par type de chambre, plus qui séjourne où.
• Une feuille par hébergement (Listes de chambres) — la liste consolidée que lit la réception de l'hébergement.
• Feuille traiteur (Repas) — les services en lignes, les groupes en colonnes, les totaux sur les deux bords.

Un module qui peut absorber un tableur mais jamais en produire un est un module que vous ne pouvez pas quitter.

Données personnelles et loi#

Les listes de chambres contiennent des numéros de passeport ou de pièce d'identité et des dates de naissance, souvent de mineurs, car les hébergements de la plupart des pays les exigent.

• Les numéros de pièce d'identité sont chiffrés dans la base de données, et non stockés en clair.
• Ils sont purgés automatiquement. Une tâche hebdomadaire planifiée efface les numéros de pièce d'identité et les notes alimentaires une fois le tournoi bien terminé : vous ne conservez donc pas indéfiniment un fichier de numéros de passeport d'enfants. « Terminé » signifie que le dernier hôte a quitté les lieux : vous n'avez pas besoin de penser à marquer le tournoi comme terminé. Si vous le faites, c'est cette date qui est utilisée, car c'est la plus sûre.
• Les besoins alimentaires expirent en même temps, y compris ceux attribués aux joueurs depuis votre catalogue de régimes. Ce sont des données de santé où qu'elles soient stockées : elles suivent donc le même calendrier.

Ne collectez malgré tout que ce que vos hébergements exigent réellement.

Prochaines étapes#

• Hébergements — commencez ici : ajoutez votre premier hébergement
• Attribution — réservez pour vos groupes
• Listes de chambres — indiquez qui dort où
• Repas — comptez les couverts
• Formulaires de réservation — envoyez à un club une facture proforma pour son hébergement et ses repas