Repas

Un traiteur pose une seule question : combien, et quand ? Repas y répond.

L'en-tête compte les couverts aujourd'hui (pour le jour affiché), les personnes, les services et, dès qu'un service indique son lieu, les cuisines, plus, en doré, les régimes spéciaux déclarés, s'il y en a.

Un jour à la fois#

La bande sous le titre comporte un onglet par jour de votre événement, chacun avec son propre nombre de couverts. Choisissez un jour et tout ce qui se trouve en dessous (la grille, les totaux par cuisine) concerne ce jour.

C'est ainsi qu'on briefe une cuisine. Un festival de trois services par jour sur quatre jours pour quarante clubs, c'est plus de 400 chiffres ; les mettre tous sur une seule page donne une liste que personne ne peut vérifier à l'œil, alors que la question que vous vous posez vraiment est à quoi ressemble samedi.

Le jour affiché figure dans la barre d'adresse : un lien que vous envoyez à un collègue s'ouvre donc sur le jour que vous consultiez.

Services#

Un service, c'est un repas, un jour, dans un lieu : le déjeuner du samedi à la cantine de Perafita. Appuyez sur Ajouter un repas.

Créez un service pour chaque repas de chaque jour, même ceux que personne ne paie. Le petit-déjeuner inclus dans la demi-pension a lui aussi un chiffre, et l'hôtel vous le demandera.

Chaque service devient une colonne de la grille, avec son nom et sa plage de service en en-tête. Pour en modifier ou en supprimer un, cliquez sur son nom dans l'en-tête de la colonne : la colonne est le service, il n'y a donc pas de seconde liste à tenir à jour.

Couverts#

Chaque groupe a une ligne, chaque service une colonne, et la case à leur intersection indique combien de personnes de ce groupe mangent à ce service. Tapez-y directement ; la valeur est enregistrée quand vous quittez la case, et les totaux en bas se mettent à jour. Vider une case (ou taper 0) retire ce groupe du service ; un nombre supérieur à 65 535 est refusé avec un message.

Un chiffre gris est une suggestion, pas une réservation. Une case vide affiche en gris la taille du groupe : ce que la case indiquerait si tout le monde mangeait. Il n'est jamais totalisé, jamais exporté et jamais facturé. Une case vide signifie que personne de ce groupe ne mange à ce service, ce qui est une réponse réelle et fréquente.

Quand un service dépasse sa capacité#

Si vous avez renseigné Places pour un service et que les couverts réservés dépassent ce nombre, un bandeau apparaît en haut de la page avec le service, le jour, le nombre de personnes réservées et la capacité de la salle : « Le déjeuner du samedi dépasse la capacité : 240 personnes réservées pour le 11.04.2026, et le lieu compte 200 places. »

C'est un avertissement, jamais un blocage. Vous pouvez réserver au-delà de la salle : un deuxième service, des tables en plus ou une salle plus grande sont autant de réponses normales, et un logiciel qui refuserait vous obligerait simplement à tenir les vrais chiffres ailleurs. L'idée est que vous le découvriez sur cette page en mars, plutôt que par le gérant du restaurant le soir où les cars arrivent.

Le bandeau est propre à chaque service : plusieurs peuvent donc s'afficher en même temps, et il disparaît dès que les chiffres tiennent à nouveau.

Remplir les vides#

Remplir les vides écrit la taille du groupe dans chaque case vide de ce jour, et s'arrête là :

• Il n'écrase jamais un chiffre que vous avez saisi. Corrigez deux clubs à la main, appuyez à nouveau pour le reste, et vos corrections sont conservées.
• Appuyez deux fois, et le deuxième clic ne fait rien.
• Il ne touche que le jour affiché.

D'où vient la taille ? De la liste de chambres, dès qu'il y en a une : le nombre de personnes réellement dans les lits. Tant qu'une équipe n'a pas été placée dans des chambres, c'est l'effectif déclaré pour le groupe qui est utilisé.

Pourquoi ce n'est pas simplement calculé#

MyCup pourrait supposer que tout le monde dans un groupe mange à chaque repas et ne jamais vous demander. C'est volontairement non :

• Des clubs arrivent tard et ratent le premier dîner.
• Des familles ont réservé en demi-pension et mangent en ville le samedi.
• L'équipe du dimanche compte neuf joueurs, pas dix-huit, parce que les autres sont rentrés après la demi-finale.

Un traiteur qui cuisine 400 déjeuners pour 280 personnes s'en souvient, et votre budget aussi. Le chiffre dans la case est celui sur lequel vous vous engagez, et c'est aussi pourquoi la facture et la feuille traiteur ne peuvent lire que des chiffres réellement présents.

Plusieurs cuisines#

Une cuisine ne se crée pas. C'est le lieu que vous tapez dans le champ Où d'un service, et elle apparaît dans Couverts par cuisine parce qu'un service y est servi. Tapez un nouveau lieu pour un service et la cuisine apparaît ; déplacez ces services ailleurs et elle disparaît.

Il restait une seule chose que vous ne pouviez vraiment pas faire : Renommer, sur chaque ligne de cuisine, change le nom sur tous les services qui y sont servis, en un clic. Renommer avec un nom qui existe déjà fusionne les deux : c'est ainsi que « Pavilhao » et « Pavilhão » redeviennent une seule salle.

Le champ Où suggère les lieux que vous avez déjà utilisés : vous choisissez au lieu de retaper. C'est ce qui évite qu'une même salle devienne trois lignes.

Quand une journée est servie dans plusieurs lieux, des pastilles apparaissent à côté du titre du jour. Choisissez-en une et la grille se limite aux services de cette cuisine ; Tous les lieux fait revenir les autres.

Couverts par cuisine, dans la colonne de droite, totalise toute la journée par lieu. Une cuisine reçoit des chiffres par service mais s'organise par journée : c'est donc le chiffre qui intéresse la personne aux fourneaux.

La liste traiteur#

Un effectif dit à une cuisine pour combien de personnes cuisiner. Il ne lui dit pas quoi, et pour un petit-déjeuner c'est tout le travail : petits pains, jus, chocolat au lait, café pour le staff, une quantité par article et par club. C'est une commande détaillée, et la plupart des tournois la collectent aujourd'hui avec un formulaire personnalisé et la totalisent à la main.

Ouvrez le service depuis l'en-tête de sa colonne et appuyez sur Liste traiteur. La plupart des services n'en ont jamais besoin (un dîner, c'est un effectif et rien de plus) : c'est pourquoi elle se trouve là plutôt que sur la grille.

On y retrouve la même forme que sur la page principale : les groupes en lignes, les articles en colonnes, une ligne À préparer en bas. C'est cette dernière ligne que l'on remet à la cuisine.

• Ajouter un article : ce qui doit être préparé, et éventuellement une unité (pcs).
• Les noms d'articles se modifient sur place : cliquez sur un nom pour le changer, Enter pour enregistrer, Esc pour le laisser tel quel. Une commande se saisit une fois et se corrige souvent. Les noms longs passent à la ligne dans leur colonne au lieu d'être tronqués.
• 1 par personne remplit chaque case vide à partir des couverts de ce service (un petit pain, un jus, un café par personne) et n'écrase jamais un chiffre que vous avez saisi.
• Retirer supprime l'article et toutes les quantités demandées pour celui-ci.

Seuls les groupes qui mangent réellement à ce service apparaissent. Une quantité se rattache à un couvert : un club sans personne au petit-déjeuner ne peut donc pas demander douze jus. Si rien n'est encore réservé, la page le dit au lieu de vous montrer une grille vide.

Videz la case d'un groupe sur la grille principale et ressaisissez-la plus tard : ses quantités sur cette liste repartent de zéro. Elles avaient été calculées pour l'effectif précédent, et 1 par personne ignore un groupe qui a déjà un chiffre : sans cela, les anciens chiffres arriveraient en cuisine face au nouvel effectif.

La feuille traiteur gagne un onglet par service doté d'une liste : le petit-déjeuner du samedi n'est pas la même feuille que celui du dimanche, et un traiteur qui lit une liste fusionnée doit la filtrer à la main à 6 h du matin.

Régimes spéciaux#

Régimes spéciaux affiche tous les besoins alimentaires du tournoi : d'abord ceux de votre liste que les responsables d'équipe ont choisis pour leurs joueurs, puis les notes saisies, les plus nombreuses en premier (la note qu'un club écrit sur sa réservation et la note individuelle d'une liste de chambres). Une cuisine a besoin de tout cela, et vous ne devriez pas avoir à vérifier deux écrans en espérant ne pas oublier le second.

Le chiffre sous le panneau (31 personnes sur 387), et les régimes spéciaux dorés de l'en-tête, comptent les deux : chaque joueur ayant un besoin issu de votre liste, plus chaque note saisie. Un joueur avec deux besoins, ou avec un besoin de la liste et une note sur sa propre ligne de la liste de chambres, n'est compté qu'une fois.

La note d'un club est comptée une seule fois, quel que soit le nombre de repas que ce club prend : c'est une information sur le club, pas une par service.

La liste des régimes que propose votre tournoi#

Gérer la liste est l'endroit où vous déclarez les besoins que ce tournoi prend en charge : Sans gluten, Sans porc, Allergie aux fruits à coque. Ajouter les plus courantes la remplit en un clic avec les huit plus fréquents si vous n'avez pas encore de liste.

Chacun peut porter une note pour la cuisine (« aucune trace de gluten, y compris dans les sauces ») : c'est la partie dont un traiteur a vraiment besoin, et celle qu'un libellé d'un mot ne peut pas contenir.

Les responsables d'équipe choisissent ensuite dans votre liste pour chacun de leurs joueurs, sur leur propre page Joueurs. C'est tout l'intérêt d'une liste : auparavant, les besoins étaient en texte libre, et un tournoi contenait No pork, no pork et No Pork comme trois besoins distincts ; la cuisine était donc briefée pour trois choses qui n'en sont qu'une.

Le panneau compte des personnes, pas des entrées. Neuf cœliaques, c'est neuf fois la même chose, et Ajouter ou modifier (ci-dessous) affiche les noms, ce qui répond à la question que pose toujours ensuite une cuisine : quelle table.

Un besoin que personne n'a n'est pas montré à la cuisine, et en supprimer un supprime aussi ses attributions.

Notes saisies#

Sous la liste se trouvent les notes en texte libre : le « autre chose » qu'une liste ne peut pas contenir (« pas de crustacés, et elle ne peut pas s'asseoir près des fruits à coque »), plus toutes les notes arrivées avant que vous n'ayez une liste.

Elles viennent de deux endroits : la note qu'un club écrit sur sa réservation, et la note individuelle d'une liste de chambres, que l'import lit dans une colonne Food Restrictions.

Les ajouter et les modifier#

Ajouter ou modifier ouvre ces notes. Chacune est modifiable sur place et peut être supprimée, et une ligne d'ajout se trouve en bas.

Une note concerne un groupe ou une personne, et les deux sont stockées différemment :

• Une note de groupe (« deux cœliaques ») est inscrite sur chaque couvert de ce club : elle reste une seule information, quel que soit le nombre de repas. Un couvert ajouté plus tard la porte aussi, que vous le tapiez dans une case vide, que vous appuyiez sur Remplir les vides, ou que vous vidiez une case puis la ressaisissiez. Le groupe doit d'abord manger quelque part ; s'il n'a aucun couvert, la page vous le dit en le nommant, au lieu de ne rien enregistrer et d'annoncer un succès.
• Une note de personne (« allergie aux fruits à coque ») se trouve sur la ligne de cette personne dans la liste de chambres : elle la suit donc dans l'hôtel où elle finit par loger.

Les notes arrivent aussi d'elles-mêmes : l'import des listes de chambres lit une colonne Food Restrictions, et les clubs les remplissent dans les formulaires d'inscription. Cet écran sert à les corriger et à ajouter celles qui sont arrivées par téléphone.

Envoyez la liste avec la feuille traiteur : un nombre seul ne permet pas d'agir, car la question suivante de la cuisine est quelle table.

Elles ne sont pas conservées indéfiniment#

Les besoins alimentaires et médicaux sont des données de santé : ils expirent donc selon le même calendrier que les numéros de passeport d'une liste de chambres. Une tâche hebdomadaire efface les notes saisies et les besoins attribués aux joueurs depuis votre liste une fois le tournoi bien terminé : le dernier départ, ou la date à laquelle vous l'avez marqué comme terminé, selon celle qui est connue.

Votre catalogue de besoins, lui, reste. C'est ce que ce tournoi prend en charge, pas une information sur une personne.

L'envoyer au traiteur#

Feuille traiteur dans l'en-tête télécharge tout le tournoi dans un seul tableur : les services en lignes, les groupes en colonnes, les totaux sur les deux bords. C'est la forme que lit une cuisine, et celle qui rend une erreur visible, car une colonne qui devrait être constante sur trois jours et ne l'est pas saute aux yeux.

Les besoins alimentaires ont leur propre onglet, et la liste traiteur de chaque service aussi, au lieu de se trouver dans des cases où elles resteraient invisibles tant qu'on ne clique pas dessus. Un groupe qui ne mange rien du tout est entièrement exclu : un festival compte des groupes logés mais non nourris, et une colonne vide pour chacun d'eux n'est que du bruit dans le seul document que lit la cuisine.

Tout l'événement tient volontairement dans un seul fichier. Une cuisine établit un devis pour le tournoi, pas pour le déjeuner du samedi, et neuf téléchargements à joindre à un même e-mail, c'est exactement l'étape manuelle que cette page veut supprimer.

Supprimer un service#

Ouvrez le service depuis l'en-tête de sa colonne et appuyez sur Supprimer. Les couverts réservés pour ce service sont supprimés avec lui, et la page vous le dit avant de le faire.

Prochaines étapes#

• Formulaires de réservation — facturez à un club son hébergement et ses repas dans un seul document