Listes de chambres

Chaque hébergement veut le même fichier avant votre arrivée : quelle personne, nommément, est dans quelle chambre, avec sa date de naissance et son numéro de pièce d'identité. Cette page construit ce fichier, en grande partie à partir de travail que vous avez déjà fait.

Une carte par séjour#

Une liste de chambres est un document du club (ce qu'un responsable remplit et ce qu'un hébergement lit) : il y a donc une carte par groupe, pas une par hôtel. Les listes inachevées viennent en premier, car cette page est une liste de relances.

Chaque carte affiche le groupe, où et quand il séjourne, l'avancement de la liste, et ses chambres sous forme de vignettes.

D'où viennent les chambres#

Vous ne créez pas de chambres ici. Quand vous logez un groupe dans un hébergement, MyCup crée une chambre par unité prise : un groupe qui a réservé 8 twins obtient 8 chambres twin à remplir. Les chambres existent dès l'enregistrement de la réservation, avant que quiconque ouvre la liste. Modifiez la réservation et les chambres suivent : prenez-en plus et des chambres vides sont ajoutées ; prenez-en moins et des chambres vides disparaissent, mais une chambre occupée n'est jamais retirée. Un groupe réservé au lit (dans une école ou un gymnase) reçoit une entrée Dortoir qui accueille autant de personnes que de lits réservés.

Quand un groupe change d'hébergement#

Les chambres vides de l'ancien hébergement disparaissent simplement. Une chambre qui contient déjà des personnes est conservée, car effacer leurs noms et numéros de passeport n'est pas un effet secondaire d'un changement d'hôtel, mais elle ne fait plus partie de la liste du nouvel hébergement. Elle est exclue de la feuille de cet hébergement, du remplissage automatique et de la page du club, pour que le nouvel hôtel ne reçoive jamais d'informations saisies pour l'ancien.

La carte du groupe indique combien de chambres restent de l'ancien hébergement, et la liste les affiche sous De l'hébergement précédent. Les personnes qui s'y trouvent sont proposées à nouveau pour les nouvelles chambres : placez-les-y, puis appuyez sur Retirer cette ancienne chambre. Une confirmation est demandée, avec le nombre de personnes qui s'y trouvent encore, puis la chambre et ces entrées sont retirées ensemble.

Remplir toutes les listes en un clic#

Remplir N personnes reprend les listes d'effectif que vos clubs ont déjà saisies et place ces personnes dans les chambres que le club occupe.

N est le nombre de personnes qu'un clic placerait réellement : les membres de l'effectif qui ne figurent encore sur aucune des listes du club, dans la limite des lits libres des chambres qu'il occupe. Une personne déjà sur la liste sous le même nom (saisie à la main ou importée depuis la feuille du club) n'est pas comptée une deuxième fois, pas plus que quiconque au-delà des lits réservés par le club. Un club réparti sur deux réservations est placé une seule fois, pas une fois dans chacune.

Vous pouvez appuyer à tout moment sans risque :

• Il ne déplace jamais quelqu'un qui est déjà dans une chambre. Une liste de chambres se négocie : des colocataires sont demandés, un entraîneur prend la chambre individuelle, deux joueurs sont séparés volontairement. Il ne remplit que les places vides : appuyer après un après-midi de modifications manuelles ajoute donc les personnes encore manquantes au lieu de tout recommencer.
• Appuyez deux fois, et le deuxième clic ne fait rien.
• Il nomme toute personne qu'il n'a pas pu placer. Si un club a plus de personnes que de lits, vous devez prendre une autre chambre ou déplacer quelqu'un, et ce n'est pas à MyCup de faire ce choix.
• Les groupes sans participant derrière eux sont laissés tels quels : les familles et le groupe des arbitres n'ont pas de liste d'effectif, vous les nommez donc à la main.

Lire une carte#

Dans une chambre se mesure en personnes, pas en lits. Un club de 22 personnes dans 24 lits a terminé à 22 : une barre bloquée à 92 % ressemblerait à un travail inachevé alors qu'il n'y a plus rien à faire.

Les vignettes de chambres le disent plus vite qu'un tableau :

Non commencé signifie que personne n'est encore placé, même si les chambres existent. Terminer signifie que tout le monde est placé et qu'il ne manque aucun papier à personne.

« Sans papiers »#

Le chiffre doré de l'en-tête, et un badge sur chaque carte concernée.

C'est le chiffre le plus utile de la page. Une liste de chambres incomplète n'est pas refusée par MyCup, elle l'est par l'hébergement, généralement par e-mail, généralement le jeudi qui précède le tournoi. Le voir trois semaines à l'avance, c'est tout l'intérêt.

Les personnes placées automatiquement sont généralement incomplètes au départ : MyCup reprend le nom, la nationalité et la date de naissance dont il dispose déjà, mais un numéro de pièce d'identité, seul le club peut vous le donner.

Une personne est comptée sans papiers quand son nom, sa date de naissance ou son numéro de pièce d'identité est vide. Un numéro de pièce d'identité que MyCup ne parvient plus à relire est aussi traité comme vide : la personne apparaît sans papiers au lieu que la page refuse de s'ouvrir, et le numéro doit être saisi à nouveau.

Ouvrir une liste#

Ouvrir la liste affiche les chambres et leurs occupants : le nom, la nationalité et la date de naissance de chaque personne, avec incomplet à côté de celles à qui il manque des papiers. Les colonnes sont alignées d'une chambre à l'autre, de sorte que toute la liste se lit comme un seul tableau. Une ligne en haut indique combien de personnes n'ont pas encore de numéro de passeport ou de date de naissance.

Sur cette page, vous remplissez une liste avec Remplir automatiquement, en important la feuille du club (ci-dessous) et en retirant les personnes qui ne devraient pas y être. Le placement manuel (choisir des joueurs et du staff dans l'effectif du club, ou ajouter un invité par son nom pour un parent ou un chauffeur) et la saisie des numéros de pièce d'identité se font dans le Panneau équipe, où le responsable d'équipe du club complète sa propre liste.

Une chambre n'accepte pas plus de personnes que son type ne compte de couchages. Un hébergement ne peut pas mettre trois personnes dans une twin, et une liste qui prétend le contraire est refusée à la réception, pas par nous.

Corriger une liste#

Ouvrez une liste : chaque personne a un ✕ à côté d'elle. Il libère cette place sans toucher au reste de la liste, et le remplissage automatique y placera la personne suivante.

Bon à savoir, car les deux outils qui remplissent ces listes peuvent se tromper de personnes : le remplissage automatique place quiconque figure sur la feuille d'effectif, et l'import place quiconque figurait dans le tableur. Auparavant, corriger une seule personne obligeait à supprimer la réservation et à recommencer la liste.

Importer la feuille d'un club#

Si un club vous renvoie la feuille remplie par e-mail, inutile de la ressaisir. Ouvrez sa liste et utilisez Importer une feuille remplie : l'outil prend le .xlsx ou le .csv et lit les colonnes quelle que soit leur langue, de sorte que l'export portugais s'importe dans une session en anglais.

Il remplace la liste de ce club au lieu de s'y fusionner, et tout ce qu'il ne parvient pas à lire est signalé plutôt que deviné : un type de chambre inconnu, un nom illisible, une chambre déjà pleine. Vous voyez la liste des problèmes et les corrigez à la main. Un trou visible vaut mieux qu'une erreur de classement cachée.

L'envoyer#

Les boutons à droite de la ligne de filtres téléchargent une feuille par hébergement, couvrant tous les clubs qui y séjournent : c'est ce que veut un hébergement, dont la réception raisonne en chambres, pas en clubs.

Télécharger n'est pas envoyer. Quand vous avez effectivement transmis la liste, utilisez Marquer comme envoyé à l'hôtel dans le menu de la ligne, et chaque carte l'enregistre : Envoyée à l'hébergement le 18.09.2026, ou Pas encore envoyée à l'hébergement. C'est une question (a-t-on envoyé la liste du Riverside ?) à laquelle les organisateurs répondaient auparavant en fouillant leurs propres e-mails envoyés.

Les deux sont séparés volontairement. Prévisualiser la feuille, ou la récupérer à nouveau pour vérifier une correction, n'est pas une communication de données, et cette date est la seule trace que vous ayez du moment où un registre de numéros de passeport est sorti de vos mains. La première date est conservée pour la même raison : un renvoi corrigé reste la même communication, et une date qui se réécrirait discrètement ne vaudrait rien.

Qui peut la remplir#

Si vous utilisez le Panneau équipe, les responsables d'équipe peuvent compléter la liste de leur propre club ; voir L'hébergement dans le panneau équipe pour l'activer et savoir ce qu'ils voient. C'est généralement la bonne répartition du travail : ils connaissent les numéros de passeport de leur effectif, pas vous. Votre politique d'effectif continue de s'appliquer.

À propos des données personnelles#

Les listes de chambres contiennent des numéros de pièce d'identité et des dates de naissance, souvent de mineurs.

• Les numéros de pièce d'identité sont chiffrés dans la base de données, et non stockés en clair.
• Ils sont purgés automatiquement par une tâche hebdomadaire une fois le tournoi bien terminé. « Terminé » signifie que le dernier hôte a quitté les lieux : vous n'avez pas besoin de penser à marquer le tournoi comme terminé. Si vous le faites, c'est cette date qui est utilisée, car c'est la plus sûre.
• Les besoins alimentaires partent avec eux, y compris ceux attribués aux joueurs depuis votre catalogue de régimes. Ce sont des informations de même nature où qu'elles soient stockées : elles expirent donc selon le même calendrier.

Ne collectez que ce que vos hébergements exigent réellement.

Prochaines étapes#

• Repas — comptez qui mange