Zimmerlisten

Jede Unterkunft möchte vor Ihrer Ankunft dieselbe Datei: welche Person mit Namen in welchem Zimmer schläft, mit Geburtsdatum und Ausweisnummer. Diese Seite erstellt diese Datei – zum größten Teil aus Arbeit, die Sie bereits erledigt haben.

Eine Karte pro Aufenthalt#

Eine Zimmerliste ist ein Dokument des Vereins – das, was ein Manager ausfüllt und eine Unterkunft liest –, deshalb gibt es eine Karte pro Gruppe, nicht pro Hotel. Unfertige Listen stehen zuerst, denn diese Seite ist eine Liste zum Nachhaken.

Jede Karte zeigt die Gruppe, wo und wann sie übernachtet, wie weit die Liste ist und ihre Zimmer als Kacheln.

Woher die Zimmer kommen#

Zimmer legen Sie hier nicht an. Wenn Sie eine Gruppe in eine Unterkunft einbuchen, legt MyCup für jede belegte Einheit ein Zimmer an: Eine Gruppe, die 8 Doppelzimmer gebucht hat, erhält 8 Doppelzimmer, die gefüllt werden wollen. Die Zimmer sind da, sobald die Buchung gespeichert ist, bevor überhaupt jemand die Liste öffnet. Ändern Sie die Buchung, folgen die Zimmer: Belegen Sie mehr, kommen leere Zimmer hinzu; belegen Sie weniger, verschwinden leere Zimmer – ein Zimmer mit Personen darin wird aber nie entfernt. Eine bettenweise gebuchte Gruppe – in einer Schule oder Halle – erhält einen Eintrag Schlafsaal, der so viele Personen aufnimmt, wie sie Betten gebucht hat.

Wenn eine Gruppe in eine andere Unterkunft umzieht#

Leere Zimmer in der alten Unterkunft verschwinden einfach. Ein Zimmer, in dem schon Personen eingetragen sind, bleibt erhalten, denn das Löschen ihrer Namen und Passnummern sollte keine Nebenwirkung eines Hotelwechsels sein – es gehört aber nicht mehr zur Liste der neuen Unterkunft. Es fehlt auf der Liste dieser Unterkunft, beim automatischen Eintragen und auf der eigenen Seite des Vereins, sodass dem neuen Hotel nie Angaben geschickt werden, die für das alte eingegeben wurden.

Die Karte der Gruppe zeigt, wie viele Zimmer übrig geblieben sind, und die Liste führt sie unter Aus der vorherigen Unterkunft auf. Die Personen darin werden für die neuen Zimmer erneut angeboten: Teilen Sie sie dort zu und klicken Sie dann auf Dieses alte Zimmer entfernen. Es wird zuerst nachgefragt, wie viele Personen noch darin sind, und dann werden das Zimmer und diese Einträge gemeinsam entfernt.

Alle Listen mit einem Klick füllen#

N Personen automatisch eintragen nimmt die Kaderlisten, die Ihre Vereine bereits eingegeben haben, und teilt die Personen den Zimmern zu, die der Verein belegt hat.

N ist die Zahl der Personen, die ein Klick tatsächlich eintragen würde: Kadermitglieder, die noch auf keiner Liste des Vereins stehen, bis zur Zahl der freien Betten in seinen Zimmern. Wer schon unter demselben Namen auf der Liste steht – von Hand eingetragen oder aus der Liste des Vereins importiert –, wird nicht noch einmal gezählt, ebenso wenig wie jemand über die vom Verein gebuchten Betten hinaus. Ein Verein, der auf zwei Buchungen verteilt ist, wird einmal eingetragen, nicht einmal in jeder.

Sie können jederzeit gefahrlos darauf klicken:

• Wer schon in einem Zimmer ist, wird nie verschoben. Eine Zimmerliste ist ausgehandelt – Zimmerpartner werden gewünscht, ein Trainer bekommt das Einzelzimmer, zwei Spieler werden bewusst getrennt. Es werden immer nur leere Plätze gefüllt, ein Klick nach einem Nachmittag voller Handarbeit fügt also die noch fehlenden Personen hinzu, statt von vorn zu beginnen.
• Klicken Sie zweimal, bewirkt der zweite Klick nichts.
• Wer nicht eingetragen werden konnte, wird genannt. Hat ein Verein mehr Personen als Betten, müssen Sie ein weiteres Zimmer nehmen oder jemanden umsetzen – und keines von beiden ist MyCups Entscheidung.
• Gruppen ohne Teilnehmer dahinter bleiben unberührt – Familien und der Schiedsrichterpool haben keine Kaderliste, diese Namen tragen Sie also von Hand ein.

Eine Karte lesen#

Im Zimmer wird an Personen gemessen, nicht an Betten. Ein Verein mit 22 Personen in 24 Betten ist bei 22 fertig – ein Balken, der bei 92 % hängt, würde nach unerledigter Arbeit aussehen, obwohl nichts mehr zu tun ist.

Die Zimmerkacheln sagen es schneller als eine Tabelle:

Nicht begonnen bedeutet, dass noch niemand eingetragen ist, auch wenn die Zimmer existieren. Vollständig bedeutet, dass alle eingetragen sind und niemandem Unterlagen fehlen.

„Ohne Papiere“#

Die goldene Zahl im Kopfbereich und ein Abzeichen auf jeder betroffenen Karte.

Das ist die nützlichste Zahl auf der Seite. Eine unvollständige Zimmerliste wird nicht von MyCup abgelehnt – sondern von der Unterkunft, meist per E-Mail, meist am Donnerstag vor dem Turnier. Das drei Wochen vorher zu sehen, ist der ganze Sinn.

Automatisch eingetragene Personen sind anfangs meist unvollständig: MyCup übernimmt Name, Staatsangehörigkeit und Geburtsdatum, die bereits vorliegen, aber eine Ausweisnummer kann Ihnen nur der Verein geben.

Eine Person gilt als „ohne Papiere“, wenn Name, Geburtsdatum oder Ausweisnummer leer sind. Eine Ausweisnummer, die MyCup nicht mehr auslesen kann, wird ebenfalls als leer behandelt: Die Person erscheint als „ohne Papiere“, statt dass die Seite nicht mehr geöffnet werden kann, und die Nummer muss erneut eingegeben werden.

Eine Liste öffnen#

Liste öffnen zeigt die Zimmer und wer darin ist: Name, Staatsangehörigkeit und Geburtsdatum jeder Person, mit unvollständig neben jedem, dem Unterlagen fehlen. Die Spalten sind von Zimmer zu Zimmer ausgerichtet, sodass sich die ganze Liste wie eine Tabelle liest. Eine Zeile oben sagt, wie vielen Personen noch Passnummer oder Geburtsdatum fehlen.

Auf dieser Seite füllen Sie eine Liste mit Automatisch eintragen, durch Importieren der Liste des Vereins (siehe unten) und durch Entfernen von Personen, die dort nicht hingehören. Personen von Hand zuteilen – Spieler und Betreuer aus dem Kader des Vereins auswählen oder einen Gast mit Namen für einen Elternteil oder einen Fahrer hinzufügen – und Ausweisnummern eintippen geschieht im Team-Bereich, wo der Team-Manager des Vereins seine eigene Liste vervollständigt.

Ein Zimmer nimmt nicht mehr Personen auf, als sein Typ Betten hat. Eine Unterkunft kann keine drei Personen in ein Doppelzimmer legen, und eine Liste, die etwas anderes behauptet, wird an der Rezeption abgelehnt, nicht von uns.

Eine Liste korrigieren#

Öffnen Sie eine Liste, und neben jeder Person steht ein ✕. Damit wird dieser Platz frei, ohne den Rest der Liste anzutasten – das automatische Eintragen setzt die nächste Person hinein.

Gut zu wissen, denn beide Wege, auf denen diese Listen gefüllt werden, können danebenliegen: Das automatische Eintragen setzt ein, wer auf der Kaderliste steht, und der Import, wer in der Tabelle stand. Früher hieß die Korrektur einer einzigen Person, die Buchung zu löschen und die Liste neu zu beginnen.

Die Liste eines Vereins importieren#

Schickt ein Verein die Liste ausgefüllt per E-Mail zurück, müssen Sie sie nicht abtippen. Öffnen Sie seine Liste und nutzen Sie Ausgefüllte Tabelle importieren – sie nimmt die .xlsx- oder .csv-Datei und liest die Spalten unabhängig von ihrer Sprache, der portugiesische Export lässt sich also in eine englische Sitzung importieren.

Der Import ersetzt die Liste dieses Vereins, statt sie zusammenzuführen, und alles, was nicht gelesen werden kann, wird gemeldet statt erraten: ein unbekannter Zimmertyp, ein Name, der nicht zu entziffern war, ein bereits volles Zimmer. Sie sehen die Liste der Probleme und beheben sie von Hand. Eine sichtbare Lücke ist besser als eine versteckte Fehlablage.

Die Liste versenden#

Die Buttons rechts in der Filterzeile laden eine Liste pro Unterkunft herunter – mit allen Vereinen, die dort übernachten, denn genau das will eine Unterkunft: Ihre Rezeption denkt in Zimmern, nicht in Vereinen.

Herunterladen ist nicht Versenden. Wenn Sie die Liste tatsächlich übergeben haben, nutzen Sie im Zeilenmenü Als an das Hotel gesendet markieren, und jede Karte hält es fest: Am 18.09.2026 an die Unterkunft gesendet oder Noch nicht an die Unterkunft gesendet. Das beantwortet eine Frage – Haben wir die Liste an Riverside geschickt? –, für die Organisatoren früher ihre eigenen gesendeten E-Mails durchsuchen mussten.

Beides ist bewusst getrennt. Die Liste in der Vorschau anzusehen oder sie erneut abzurufen, um eine Korrektur zu prüfen, ist keine Weitergabe – und dieses Datum ist Ihr einziger Nachweis dafür, wann ein Verzeichnis mit Passnummern das Haus verlassen hat. Aus demselben Grund wird das erste Datum behalten: Ein korrigierter erneuter Versand ist immer noch dieselbe Weitergabe, und ein Datum, das sich stillschweigend selbst überschreibt, wäre wertlos.

Wer sie ausfüllen kann#

Nutzen Sie den Team-Bereich, können Team-Manager die Liste ihres eigenen Vereins vervollständigen – unter Unterkunft im Team-Bereich erfahren Sie, wie Sie das einschalten und was sie sehen. Das ist meist die richtige Arbeitsteilung: Sie kennen die Passnummern ihres Kaders, Sie nicht. Ihre Kaderrichtlinie gilt weiterhin.

Zu den personenbezogenen Daten#

Zimmerlisten enthalten Ausweisnummern und Geburtsdaten, oft von Minderjährigen.

• Ausweisnummern werden verschlüsselt in der Datenbank gespeichert, nicht als Klartext.
• Sie werden automatisch gelöscht – durch einen wöchentlichen Vorgang, sobald das Turnier deutlich vorbei ist. „Vorbei“ bedeutet, dass der letzte Gast abgereist ist – Sie müssen also nicht daran denken, das Turnier als beendet zu markieren. Markieren Sie es doch als beendet, wird stattdessen dieses Datum verwendet, weil es das sicherere ist.
• Ernährungsanforderungen werden mit ihnen gelöscht, einschließlich derer, die Spielern aus Ihrem Diätkatalog zugewiesen wurden. Es ist dieselbe Art von Information, egal wo sie gespeichert ist, deshalb verfällt sie nach demselben Zeitplan.

Erheben Sie nur, was Ihre Unterkünfte tatsächlich verlangen.

Nächste Schritte#

• Mahlzeiten – zählen Sie, wer isst