Unterkunft

Premium-Funktion. Die Unterkunft ist Teil von Unterkunft & Verpflegung und im Plan Tournament Premium verfügbar.

Ein Hotel checkt keine Gruppe anhand einer Liste mit Vornamen ein. Es will eine Aufstellung Zimmer für Zimmer mit Pass- oder Ausweisnummer und Geburtsdatum für jede Person – und genau diese Angaben hat der Verein, nicht Sie.

Diese Seite gibt die Aufgabe an den Verein zurück. Der Manager verteilt seinen Kader selbst auf die Zimmer, füllt die zwei Felder aus, die das Hotel verlangt, und Sie verfolgen auf Ihrer Seite Zimmerlisten, wie sich die Fortschrittsbalken füllen – statt vierundzwanzig Namen aus einem E-Mail-Verlauf abzutippen.

Funktion aktivieren#

1. Öffnen Sie Team-BereichEinstellungen und wechseln Sie zum Tab Berechtigungen
2. Schalten Sie unter Was Teams verwalten dürfen die Option Zimmerliste ein
3. Klicken Sie in der Leiste am Seitenende auf Speichern

In der Seitenleiste des Team-Bereichs erscheint unter Aufenthalt & Zahlungen der Menüpunkt Unterkunft.

Der Schalter erscheint erst, wenn Ihr Turnier tatsächlich jemanden unterbringt – ein Hotelschalter bei einem Turnier ohne Unterkunft wäre eine Einstellung für eine Seite, die es nie geben kann. Er ist standardmäßig aus.

Wer die Seite sieht#

Drei Bedingungen müssen erfüllt sein; ein Verein, bei dem eine davon fehlt, bekommt keinen Menüpunkt statt einer leeren Seite:

• Ihr Plan enthält Unterkunft & Verpflegung,
• Sie haben Zimmerliste eingeschaltet, und
• dieser Verein hat eine Buchung.

Die letzte Bedingung zählt bei einem Turnier, bei dem nur die anreisenden Vereine untergebracht werden. Eine Mannschaft aus der Umgebung, die jeden Abend nach Hause fährt, braucht keine Hotelseite und sieht deshalb nie eine.

Dieselben drei Bedingungen werden bei jedem Speichern erneut geprüft, nicht nur beim Öffnen der Seite. Schalten Sie Zimmerliste aus oder läuft Ihr Plan ab, kann ein Manager, der die Seite bereits offen hatte, keine Passnummern mehr eintragen.

Was der Manager tut#

Jede Buchung des Vereins erscheint als Karte mit Hotel, Adresse, Daten, Anzahl der Nächte und Verpflegungsart sowie einem Fortschrittsbalken, der zeigt, wie viel der Liste schon fertig ist.

Darunter stehen die Zimmer, die Sie zugeteilt haben, jeweils mit Zimmertyp und Kapazität.

Die eigenen Leute verteilen. Ein Klick auf Hinzufügen bei einem Zimmer bietet die Spieler und Betreuer des Vereins an, die noch keinem Zimmer zugeordnet sind (Aus Ihrem Kader). Bei der Auswahl werden Name, Nationalität und Geburtsdatum direkt aus dem Kader übernommen, sodass der Manager nur noch eine Passnummer eintragen muss.

Wer bereits zugeordnet ist, verschwindet aus der Liste. Eine Auswahl, die einen Spieler aus Zimmer 2 weiter anbietet, führt genau dazu, dass dieser Spieler in Zimmer 2 und Zimmer 5 landet.

Wenn Sie den Verein in eine andere Unterkunft verlegen, zeigt seine Seite nur die Zimmer der neuen Unterkunft. Alle, die in der alten Unterkunft zugeordnet waren, werden erneut angeboten, damit der Manager sie in den neuen Zimmern unterbringen kann; die alten Zimmer entfernen Sie selbst unter Zimmerlisten.

Gäste. Nicht jeder Mitreisende steht im Kader – ein Elternteil, ein Fahrer, ein Physiotherapeut, der separat anreist. Derselbe Dialog Hinzufügen nimmt für sie einen frei eingegebenen Namen an (Oder Gastnamen eingeben).

Die Angaben ausfüllen. Jede Personenzeile hat drei Spalten: Name, Pass- oder Ausweisnummer und Geburtsdatum. Was noch fehlt, ist mit Dokumente fehlen markiert, und die Buchungskarte zeigt, wie viele Plätze belegt sind – so sieht ein Manager auf einen Blick, was noch offen ist, ohne zu zählen.

Die Zimmerkapazität wird durchgesetzt. Ein Zweibettzimmer nimmt keine dritte Person auf: Der Verein erfährt, dass das Zimmer voll ist. Ein Hotel weist eine überbelegte Liste an der Rezeption zurück – ein weit schlechterer Ort, um es herauszufinden.

Mahlzeiten sind schreibgeschützt#

Haben Sie Mahlzeiten für den Verein gebucht, listet die Seite sie unter Für Sie gebuchte Mahlzeiten auf – Tag, Essenszeit, Ort und Anzahl der Personen.

Der Manager kann diese Zahlen nicht ändern. Eine Portionszahl haben Sie gegenüber einem Caterer zugesagt, und wenn ein Verein sie am Vorabend ändern will, ist das ein Gespräch mit Ihnen, kein Formularfeld. Sie wird angezeigt, weil „Wie viele Frühstücke haben wir gebucht?“ sonst eine Frage ist, die Sie beide eine E-Mail kostet.

Vereine zum Abschluss auffordern#

Es gibt keine automatische Erinnerung für Zimmerlisten. Erinnern Sie Vereine mit einer Ankündigung – „Bitte füllen Sie Ihre Zimmerliste bis Freitag 18:00 Uhr aus“ – und schalten Sie diese Einstellung ein, bevor Sie sie senden. Eine Ankündigung, die zu etwas auffordert, wofür der Team-Bereich keine Möglichkeit bietet, ist schlechter als gar keine.

Ihre eigene Seite Zimmerlisten zeigt Ihnen, wer fertig ist, sodass Sie wissen, wen Sie erinnern müssen.

Datenschutz#

Jeder Verein sieht nur seine eigenen Zimmer. Die Seite ist auf das Team hinter der Buchung beschränkt, nicht auf das Turnier, sodass kein Verein je die Zuteilung eines anderen sehen kann – das sei ausdrücklich gesagt, denn diese Listen enthalten Geburtsdaten und Passnummern.

Sie können diese Angaben nach der Veranstaltung auch löschen. Wie Sie personenbezogene Daten entfernen, steht unter Zimmerlisten.