Gruppen & Zuteilung

Die Zuteilung beantwortet eine Frage: Wo schläft jede Gruppe? Eine Zeile pro Gruppe, wobei die Gruppen ohne Schlafplatz oben angeheftet sind.

Der Kopfbereich zählt Gruppen, Personen, vollständig untergebracht und zu wenige Betten sowie – in Gold, solange es welche gibt – die Gruppen ohne Bett.

Gruppen#

Eine Gruppe sind alle, die zusammen anreisen und gemeinsam Betten brauchen. Es gibt vier Arten:

Klicken Sie auf Neue Gruppe und geben Sie ihr einen Namen, eine Art und die Zahl der Personen. Optional können Sie sie mit einem Teilnehmer verknüpfen – so gelangen ihre Kosten auf das Konto dieses Vereins in den Finanzen. Familien und Offizielle sind meist mit niemandem verknüpft, und genau deshalb gibt es Gruppen getrennt von Teams.

Eilig? Alle Teilnehmer als Gruppen hinzufügen legt eine Gruppe pro Team an, mit dem Teamnamen und der Kadergröße. Ist Ihr Turnier unkompliziert, klicken Sie einmal darauf und machen Sie weiter.

Die Zahl Pax ist der Maßstab für alles andere.

Eine Zeile lesen#

Jede Zeile zeigt die Gruppe, die Zahl der Personen, den Aufenthalt, wo sie untergebracht ist und was dieser Aufenthalt belegt hat:

• Keine Unterkunft in Rot, mit Wartet auf ein Kontingent – niemand hat diese Gruppe untergebracht.
• Nicht zugewiesen / Zu wenig / Untergebracht – der Status.
• Unter der Unterkunft 9 Zimmer · 18 Betten – was dort tatsächlich belegt wurde. Eine Zeile, auf der nur „Holiday Inn“ steht, müssten Sie erst öffnen, um sie zu verstehen.

Zu wenig bedeutet, dass die Gruppe eine Buchung hat, die Betten aber nicht für alle ihre Personen reichen – zum Beispiel 14 Personen in Zimmern für 12. Die Zeile sagt Ihnen, wie viele fehlen.

Nur die Zeilen, bei denen etwas zu tun ist, haben einen sichtbaren Button. Eine nicht zugewiesene Zeile erhält Unterbringen (das bereits weiß, um welche Gruppe es geht, Sie müssen sie also nicht erneut aus einer Liste von dreißig auswählen); alle anderen behalten ein unauffälliges ⋯. Würde jede Zeile gleich laut rufen, wäre keine mehr als die anstehende Aufgabe erkennbar.

Eine Gruppe von Hand unterbringen#

Unterbringen oder Neue Buchung öffnet den Buchungsdialog.

Zimmertypen, die für diese Nächte nichts mehr frei haben, sind unter Volle Zimmertypen anzeigen (N) versteckt, sodass die Liste mit dem beginnt, was Sie tatsächlich buchen können. Öffnen Sie diesen Bereich, um bewusst über das Kontingent hinaus zu buchen; ein Typ, den die Buchung bereits nutzt, bleibt immer sichtbar.

Darunter rechnet der Dialog mit, während Sie klicken: 6 Zimmer · 13 Betten, 1 Bett zu wenig für 14 Pax und die geschätzten Kosten für den Aufenthalt. Belegen Sie mehr, als übrig ist, kommt eine Zeile hinzu, die sagt, um wie viele und in welchen Nächten – Twin Room: 2 zu viel am 22., 23. und 28. März –, und Speichern bleibt möglich.

Ein Aufenthalt über die Termine der Unterkunft hinaus ist ebenfalls erlaubt. Der Dialog nennt die Nächte, die herausfallen, zeigt für sie 0 übrig und bietet Hotelzeitraum erweitern an, wenn Sie die zusätzlichen Nächte mit der Unterkunft vereinbart haben.

Beim Bearbeiten einer Buchung werden ihre eigenen Zimmer als frei gezählt (einschließlich Ihrer 5 Zimmer), sodass eine Terminänderung nie mit sich selbst konkurriert. Buchung löschen finden Sie in der Fußzeile des Dialogs.

Wenn Sie eine Buchung in eine andere Unterkunft verschieben, wird alles freigegeben, was sie in der alten belegt hatte. Zimmer der Zimmerliste, in denen schon Personen eingetragen sind, bleiben erhalten, bis Sie diese Personen in der neuen Unterkunft neu zuteilen – siehe Zimmerlisten.

Eine bettenweise vergebene Schule oder Halle fragt nach einer Bettenzahl statt nach Zimmern und zeigt, wie viele ihrer Betten für diese Termine frei sind.

Beide Auswahllisten sind durchsuchbar: Tippen Sie einen beliebigen Teil eines Namens ein – Akzente und Großschreibung spielen keine Rolle, und die Wörter können in beliebiger Reihenfolge stehen.

Sie können über das Kontingent hinaus buchen. MyCup speichert die Buchung und sagt Ihnen, was Sie überschritten haben – siehe Unterkünfte.

Alle auf einmal unterbringen#

Haben Gruppen kein Bett, wird der Button im Kopfbereich zu N Gruppen automatisch unterbringen, und dieselbe Aktion steht im Freigabe-Bereich als N Gruppen unterbringen.

Damit wird jede Gruppe untergebracht, die keinen Schlafplatz hat – und zwar bewusst zurückhaltend:

• Es wird nie überbucht. Sie dürfen bewusst überbuchen, weil Sie wissen, dass Sie das Hotel anrufen werden. Täte die Software das, würden Sie es erst erfahren, wenn die Unterkunft die Zimmerliste ablehnt – deshalb wird nur wirklich freie Kapazität genutzt, und jede Gruppe, die nicht untergebracht werden konnte, wird genannt, statt eine Zahl zu erfinden.
• Eine Gruppe mit bestehendem Aufenthalt wird nie verschoben. Das war die Entscheidung von jemandem.
• Eine stornierte Gruppe wird immer neu untergebracht. Das ist die Liste derer, die neu untergebracht werden müssen – genau der Morgen, an dem Sie diesen Button brauchen.
• Es werden die Termine jeder Unterkunft verwendet. Bei einer neuen Veranstaltung, bevor etwas gebucht ist, werden die Gruppen über An- und Abreise der Unterkünfte untergebracht.
• Bettenweise vergebene Schulen und Hallen zählen auch. Eine Gruppe kommt nur dorthin, wenn die ganze Gruppe in der knappsten Nacht hineinpasst.
• Die größte Gruppe wird zuerst untergebracht. Füllt man ein Kontingent mit 24 Betten mit vier kleinen Gruppen, bleibt für einen Kader von 20 Personen kein Platz – selbst wenn eine andere Reihenfolge allen Platz bieten würde.
• Es werden die größten verfügbaren Zimmer verwendet. Ein Kader von 20 Personen in Doppelzimmern sind zehn Zeilen auf der Liste der Unterkunft, wo zwei Schlafsäle mit 8 Betten und ein Doppelzimmer reichen würden.
• Eine Gruppe wird nie auf zwei Unterkünfte aufgeteilt. Ein Verein, der bei der Ankunft feststellt, dass die Hälfte seines Kaders woanders ist, hält das für einen Fehler – und die Entscheidung für eine Aufteilung ist eine Ermessensfrage, die deshalb bei Ihnen bleibt.

Danach erfahren Sie, wie viele Gruppen untergebracht wurden und was übersprungen wurde und warum.

Was noch frei ist#

Der rechte Bereich zeigt die freien Betten je Unterkunft, die größte zuerst, damit Sie sehen, wo eine Gruppe hineinpasst, ohne den Dialog öffnen zu müssen. Hält ein Hotel in manchen Nächten eine andere Zimmerzahl bereit, ist die Zahl ein Bereich, zum Beispiel 0–30 frei, und die Zeile darunter nennt die Nächte mit den meisten freien Betten. Nächte, in denen mehr Zimmer gebucht sind, als das Hotel bereithält, werden rot genannt. Der Buchungsdialog zeigt die genaue Zahl für die gewählten Termine.

Darunter steht der Countdown bis zur Freigabe – das Datum, an dem nicht belegte Zimmer zurückgehen, wie viele Betten noch frei sind und eine Möglichkeit, die Nachzügler unterzubringen, bevor dieses Datum für Sie entscheidet.

Filter#

Alle, Braucht ein Bett und Zu wenige Betten. Ein Filter ohne Einträge wird nicht angeboten, „Braucht ein Bett 0“ erscheint also nie. Der Filter steht in der Adresse der Seite und kann geteilt werden.

Stornieren und entfernen#

Im Menü ⋯ stehen drei unterschiedliche Aktionen, und der Unterschied ist wichtig:

Stornieren Sie, wenn ein Verein absagt: Die Spur ist der Sinn der Sache. Löschen Sie, wenn Sie nach dem Ausprobieren aufräumen, damit Sie nicht dauerhaft mit einer Spalte stornierter Zeilen leben müssen.

Eine Gruppe ohne Unterkunft hat dasselbe Menü ⋯ in ihrer Zeile, sodass ein doppelt ausgeführter Import rückgängig gemacht werden kann, ohne vorher jemanden unterzubringen.

Nächste Schritte#

• Zimmerlisten – halten Sie fest, wer in welchem Zimmer schläft
• Buchungsformulare – stellen Sie einem Verein Unterkunft und Verpflegung in Rechnung