Dokumente

MyCup speichert zwei verschiedene Arten von Unterlagen. Bevor Sie mit dem Sammeln beginnen, sollten Sie wissen, welche Sie brauchen:

Wenn Sie prüfen müssen, ob für jeden Spieler ein Ausweis hinterlegt ist, verwenden Sie Spielerdokumente. Brauchen Sie ein unterschriebenes Formular vom Verein, verwenden Sie Teamdokumente.

Teamdokumente#

Teamdokumente hochladen#

1. Melden Sie sich im Team-Bereich an
2. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Dokumente (unter Unterlagen)
3. Klicken Sie auf Dokument hochladen
4. Wählen Sie eine Datei – ziehen Sie sie auf das Feld oder klicken Sie, um sie auszuwählen
5. Geben Sie einen Dateinamen (Pflichtfeld) und Beschreibung / Notizen (optional) ein
6. Klicken Sie auf Absenden

Über der Liste zeigt ein Zähler, wie viele Dokumente mit dem Veranstalter geteilt sind, und Sie können sie nach Namen durchsuchen. Der Hinweis unter der Liste nennt, wie viele Dokumente Sie hochladen können und wie viele Plätze noch frei sind. Die Schaltfläche Dokument hochladen ist deaktiviert, sobald das Limit erreicht ist oder das Turnier beendet wurde.

Teamdokumente prüfen#

Teamdokumente erscheinen auf der Seite des Teams im Admin-Panel im Tab Dokumente. Sie können im Namen des Vereins hochladen (Datei in den Ablagebereich ziehen oder auswählen), alles herunterladen, was der Verein eingereicht hat, Dokumente umbenennen und jederzeit entfernen.

Solange der Team-Bereich ausgeschaltet ist, ist der Tab Dokumente mit Aus markiert und bietet statt der Liste Team-Bereich aktivieren an. In einem Plan ohne Team-Bereich zeigt der Tab ein Schloss und verlinkt auf die Pläne.

Spieler- und Betreuerdokumente#

Erfordert den Premium-Plan. In anderen Plänen erscheint das Dokumentsymbol nicht in den Zeilen von Spielern und Betreuern – außer bei Personen, die bereits Dokumente haben. So kann ein Turnier, das den Plan wechselt, Gesammeltes weiterhin öffnen, herunterladen und löschen.

Diese Funktion ist für Identitätsprüfungen gedacht: Jedes Dokument gehört zu einem bestimmten Spieler oder Betreuer, sodass Sie die Frage „Hat Marco Rossi seinen Ausweis eingereicht?“ tatsächlich beantworten können.

Für Team-Manager#

1. Öffnen Sie im Team-Bereich Spieler (oder Betreuer)
2. Jede Zeile zeigt ein kleines Dokumentsymbol mit einer Zahl – klicken Sie darauf
3. Ziehen Sie Dateien in den Ablagebereich oder klicken Sie darauf, um sie auszuwählen

Der Upload startet, sobald Sie eine Datei auswählen – es gibt keinen separaten Bestätigungsschritt. Vorhandene Dateien können Sie im selben Fenster umbenennen oder entfernen.

Das Symbol zeigt, wie viele Dokumente die Person bereits hat. Lücken im Kader erkennen Sie so auf einen Blick, ohne jemanden öffnen zu müssen.

Für Veranstalter#

1. Öffnen Sie das Team über Teams & Spieler
2. Wechseln Sie zum Tab Spieler oder Betreuer
3. Klicken Sie in einer beliebigen Zeile auf das Dokumentsymbol

Die Teamliste zeigt außerdem pro Verein die Anzahl der Spielerdokumente neben der Anzahl der eigenen Vereinsdokumente – das sind bewusst zwei getrennte Zahlen. Fahren Sie in dieser Liste mit der Maus über einen Zähler, um zu sehen, was er zählt.

Hochladen#

Unterstützte Dateitypen#

• Dokumente: PDF, TXT, DOC, DOCX
• Tabellen: CSV, XLS, XLSX
• Bilder: JPG, PNG, GIF, WEBP

Aus Sicherheitsgründen prüft MyCup den tatsächlichen Inhalt der Datei, nicht nur ihren Namen – eine in .pdf umbenannte Datei kommt also nicht durch die Prüfung.

Größenlimits#

• Dokumente: 2 MB
• Bilder: 8 MB

Das höhere Limit für Bilder gibt es, weil Handyfotos von Dokumenten groß sind. MyCup verkleinert hochgeladene Bilder nach dem Speichern automatisch. Ein Foto direkt vom Handy ist also kein Problem – Sie müssen es vorher nicht verkleinern.

Namen und Beschreibungen#

Geben Sie jedem Dokument einen klaren Namen und, falls der Zweck nicht offensichtlich ist, eine Beschreibung. Beides lässt sich nach dem Hochladen ändern – klicken Sie in beiden Panels bei einem Dokument auf Umbenennen. Nur der Anzeigename ändert sich; die Datei selbst bleibt unverändert, ein in „Passport“ umbenanntes Dokument wird also als Passport.pdf heruntergeladen.

Löschen#

Die Regeln unterscheiden sich für die beiden Arten, weil sie unter verschiedenen Umständen gesammelt werden:

• Teamdokumente – ein Team-Manager kann ein selbst hochgeladenes Dokument innerhalb von 30 Minuten nach dem Hochladen löschen. Ältere oder von anderen hochgeladene Dokumente muss der Veranstalter löschen.
• Spieler- und Betreuerdokumente – können jederzeit, solange das Turnier für Bearbeitungen offen ist, vom Team-Manager oder vom Veranstalter gelöscht werden.

Das Löschen eines persönlichen Dokuments entfernt die Datei sofort. Einen Papierkorb gibt es dafür bewusst nicht: Wer Sie bittet, seinen Ausweisscan zu entfernen, erwartet, dass er weg ist.

Wird ein Spieler oder Betreuer entfernt, werden auch seine Dokumente entfernt.

Wie lange Dokumente aufbewahrt werden#

Persönliche Dokumente werden nicht ewig aufbewahrt. 180 Tage nach Ende Ihres Turniers verschiebt MyCup die Dokumente dieses Turniers in ein Archiv:

• Die Dateien verschwinden aus Ihrem Panel und können dort nicht mehr heruntergeladen werden.
• MyCup bewahrt eine archivierte Kopie auf. Wenn Sie etwas zurückbrauchen, wenden Sie sich an den Support, und wir senden es Ihnen zu.
• Die Frist beginnt erst mit dem Ende des Turniers, ein laufendes Turnier verliert also nie etwas.

Jedes Dokument zeigt im Panel sein Archivierungsdatum, damit nichts ohne Vorwarnung verschwindet.

Das soll verhindern, dass Ausweisdokumente nach Erfüllung ihres Zwecks unbegrenzt in einem aktiven System liegen. Wenn ein Dokument früher endgültig vernichtet werden muss – zum Beispiel, weil die Person Sie darum gebeten hat –, löschen Sie es im Panel, dann ist es sofort weg.

Den Überblick über Uploads behalten#

Upload-Benachrichtigungen#

Sie können jedes Mal eine E-Mail erhalten, wenn ein Team-Manager ein Dokument hochlädt.

Richten Sie die Benachrichtigungen im Tab Benachrichtigungen unter Team-BereichEinstellungen ein:

• Dokument-Uploads – Schaltet die Upload-E-Mails ein oder aus.
• Benachrichtigungs-E-Mail-Adressen – Eine gemeinsame Empfängerliste (bis zu 3 Adressen), die alle aktivierten Benachrichtigungen des Team-Bereichs nutzen, auch die Dokument-Uploads. Geben Sie jede Adresse ein und drücken Sie Enter. Die Benachrichtigung geht bei jedem Upload an alle Empfänger.

Jede E-Mail enthält Dokumentname, Teamname, die hochladende Person, Dateigröße und Beschreibung. Die Schaltfläche Im Dashboard ansehen öffnet die Seite des Teams.

Tägliche Zusammenfassung#

Von Team-Managern hochgeladene Dokumente erscheinen auch in der Zusammenfassung der Benachrichtigungen zu Kaderänderungen – eine E-Mail am Morgen über alles, was die Vereine getan haben, statt einer E-Mail pro Datei.

Dashboard#

Der Feed Aktivität in Ihrem Dashboard fasst die Uploads eines Tages in einem Eintrag zusammen, der die Vereine, die hochladenden Personen und die Dateien nennt, und hat einen eigenen Tab Dokumente. Die Seite jedes Teams enthält eine Zeitleiste mit allem, was bei diesem Verein passiert ist, einschließlich der Uploads.

Empfehlungen#

Anforderungen kommunizieren

• Sagen Sie den Teams genau, welche Dokumente Sie brauchen
• Geben Sie an, ob Sie sie pro Team oder pro Spieler benötigen
• Setzen Sie über Ankündigungen klare Fristen

Uploads im Blick behalten

• Nutzen Sie den Zähler der Spielerdokumente in der Teamliste, um Vereine ohne hinterlegte Dokumente zu erkennen
• Prüfen Sie den Tab „Dokumente“ im Feed „Aktivität“, statt E-Mails hinterherzulaufen

Nur das Nötigste anfordern

• Sammeln Sie nur die Dokumente, die Sie wirklich prüfen müssen
• Persönliche Ausweisdokumente bringen echte Pflichten mit sich – je kürzer Ihre Liste, desto kleiner das Problem, wenn etwas schiefgeht

Fehlerbehebung#

Datei zu groß#

Dokumente sind auf 2 MB und Bilder auf 8 MB begrenzt. Komprimieren Sie ein großes PDF oder fotografieren Sie das Dokument, statt es in voller Auflösung zu scannen.

Nicht unterstütztes Format#

Wandeln Sie die Datei in einen der unterstützten Typen um. HTML-, SVG- und Skriptdateien werden bewusst abgelehnt und lassen sich nicht freischalten.

Dokumentenlimit erreicht#

Jedes Team und jede Person kann 5 Dokumente haben. Löschen Sie eines, bevor Sie ein weiteres hochladen, oder fassen Sie mehrere Seiten in einem PDF zusammen.

In den Spielerzeilen gibt es kein Dokumentsymbol#

Spieler- und Betreuerdokumente erfordern den Plan Premium. In anderen Plänen erscheint das Symbol nur bei Personen, für die bereits Dokumente hinterlegt sind.

Ein Team-Manager kann ein Dokument nicht löschen#

Teamdokumente werden 30 Minuten nach dem Hochladen gesperrt. Löschen Sie es für ihn auf der Seite des Teams im Admin-Panel.