Documentos

MyCup guarda dos tipos distintos de documentación, y conviene saber cuál necesitas antes de empezar a recogerla:

Si necesitas comprobar que cada jugador tiene su documento de identidad archivado, usa los documentos de jugadores. Si necesitas un formulario firmado por el club, usa los documentos del equipo.

Documentos del equipo#

Subir documentos del equipo#

1. Entra en el Panel de participantes
2. Haz clic en Documentos en la barra lateral (en Documentación)
3. Haz clic en Subir documento
4. Elige un archivo: arrástralo al campo o haz clic para buscarlo
5. Introduce un Nombre del archivo (obligatorio) y una Descripción / Notas (opcional)
6. Haz clic en Enviar

Encima de la lista, un contador indica cuántos documentos se comparten con el organizador, y puedes buscarlos por nombre. La nota debajo de la lista dice cuántos documentos puedes subir y cuántos huecos quedan. El botón Subir documento se desactiva cuando se alcanza el límite o cuando el torneo ha terminado.

Revisar los documentos del equipo#

Los documentos del equipo aparecen en la página del equipo en el panel de administración, en la pestaña Documentos. Puedes subirlos en nombre del club (arrastra un archivo a la zona de subida o búscalo), descargar todo lo que hayan archivado, cambiarle el nombre y eliminar documentos en cualquier momento.

Mientras el Panel de equipo está desactivado, la pestaña Documentos aparece marcada como Desactivado y ofrece Activar el Panel de equipo en lugar de la lista. En un plan sin Panel de equipo, la pestaña muestra un candado y enlaza a Planes.

Documentos de jugadores y personal#

Requiere el plan Premium. En los demás planes, el icono de documentos no aparece en las filas de jugadores y personal, salvo en las personas que ya tienen documentos, para que un torneo que cambia de plan pueda seguir abriendo, descargando y eliminando lo que recogió.

Es la función que debes usar para las comprobaciones de identidad: cada documento va unido a un jugador o miembro del personal concreto, así que "¿ha entregado Marco Rossi su DNI?" es una pregunta que de verdad puedes responder.

Para los mánagers de equipo#

1. Abre Jugadores (o Personal) en el Panel de participantes
2. Cada fila muestra un pequeño icono de documentos con un número: haz clic en él
3. Arrastra los archivos a la zona de subida, o haz clic en ella para buscarlos

La subida empieza en cuanto eliges un archivo: no hay un paso de confirmación aparte. Desde el mismo panel puedes cambiar el nombre o quitar lo que ya haya.

El icono muestra cuántos documentos tiene ya esa persona, así que en una plantilla con huecos se ven de un vistazo sin abrir a nadie.

Para los organizadores#

1. Abre el equipo desde Equipos y jugadores
2. Cambia a la pestaña Jugadores o Personal
3. Haz clic en el icono de documentos de cualquier fila

La lista de equipos muestra también, por club, el número de documentos de jugadores, junto al número de documentos propios del club: son dos cifras separadas a propósito. Pasa el ratón por cualquier etiqueta con un número de esa lista para ver qué cuenta.

Subir archivos#

Tipos de archivo admitidos#

• Documentos: PDF, TXT, DOC, DOCX
• Hojas de cálculo: CSV, XLS, XLSX
• Imágenes: JPG, PNG, GIF, WEBP

Por seguridad, MyCup comprueba el contenido real del archivo, no solo su nombre: cambiarle el nombre a un archivo por .pdf no le permitirá pasar la comprobación.

Límites de tamaño#

• Documentos: 2 MB
• Imágenes: 8 MB

El límite mayor para las imágenes existe porque las fotos de documentos hechas con el móvil pesan mucho. MyCup reduce automáticamente las imágenes subidas después de guardarlas, así que una foto directamente del móvil sirve: no hace falta redimensionarla antes.

Nombres y descripciones#

Pon a cada documento un nombre claro y, si su finalidad no es evidente, una descripción. Los dos se pueden cambiar después de subirlo: haz clic en Cambiar nombre en cualquier documento, en cualquiera de los dos paneles. Solo cambia el nombre visible; el archivo no se toca, así que un documento renombrado como "Pasaporte" se descarga como Pasaporte.pdf.

Eliminar#

Las reglas son distintas para los dos tipos, porque se recogen en circunstancias distintas:

• Documentos del equipo: un mánager de equipo puede eliminar un documento que subió él mismo durante los 30 minutos siguientes a subirlo. Todo lo más antiguo, o subido por otra persona, lo tiene que eliminar el organizador.
• Documentos de jugadores y personal: se pueden eliminar en cualquier momento mientras el torneo esté abierto a cambios, tanto el mánager de equipo como el organizador.

Eliminar un documento personal borra el archivo al instante. No hay papelera de reciclaje, y es intencionado: quien te pide que borres la copia de su DNI espera que desaparezca.

Al quitar a un jugador o a un miembro del personal también se eliminan sus documentos.

Cuánto tiempo se guardan los documentos#

Los documentos personales no se guardan para siempre. 180 días después de que termine tu torneo, MyCup pasa los documentos de ese torneo a un archivo:

• Los archivos salen de tu panel y ya no se pueden descargar desde allí.
• MyCup guarda una copia archivada. Si necesitas recuperar algo, contacta con soporte y te lo enviaremos.
• La cuenta solo empieza cuando termina el torneo, así que un torneo en curso nunca pierde nada.

Cada documento muestra su fecha de archivo en el panel, para que nada desaparezca sin avisar.

Esto existe para que los documentos de identidad no se queden indefinidamente en un sistema activo cuando ya han cumplido su función. Si necesitas que un documento se destruya definitivamente antes (por ejemplo, porque la persona te ha pedido que lo borres), elimínalo en el panel y desaparece al instante.

Estar al tanto de las subidas#

Avisos de subida#

Puedes recibir un correo cada vez que un mánager de equipo sube un documento.

Configura los avisos en la pestaña Notificaciones de Panel de equipoConfiguración:

• Subidas de documentos: activa o desactiva los correos de subida.
• Direcciones de email para notificaciones: una sola lista común de destinatarios (hasta 3 direcciones) que usan todas las notificaciones activadas del panel de equipo, incluidas las subidas de documentos. Escribe cada dirección y pulsa Enter. El aviso se envía a todos los destinatarios en cada subida.

Cada correo incluye el nombre del documento, el nombre del equipo, quién lo subió, el tamaño del archivo y la descripción. Un botón Ver en el panel de control abre la página del equipo.

Resumen diario#

Los documentos que suben los mánagers de equipo también aparecen en el resumen de Notificaciones de cambios de plantilla: un solo correo por la mañana con todo lo que han hecho los clubes, en lugar de un correo por archivo.

Panel de control#

El feed de Actividad de tu panel de control agrupa las subidas de cada día en una sola entrada con los clubes, quién subió y qué archivos, y tiene su propia pestaña Documentos. La página de cada equipo tiene una cronología de todo lo que le ha pasado a ese club, subidas incluidas.

Buenas prácticas#

Comunica los requisitos

• Di a los equipos exactamente qué documentos necesitas
• Indica si los necesitas por equipo o por jugador
• Fija plazos claros mediante anuncios

Vigila las subidas

• Usa el número de documentos de jugadores de la lista de equipos para detectar clubes que no han entregado nada
• Revisa la pestaña Documentos del feed de Actividad en lugar de ir detrás de los correos

Pide lo mínimo

• Recoge solo los documentos que de verdad necesitas comprobar
• Los documentos de identidad personales conllevan obligaciones reales: cuanto más corta sea tu lista, menor será el problema si algo sale mal

Solución de problemas#

Archivo demasiado grande#

Los documentos tienen un límite de 2 MB y las imágenes de 8 MB. Comprime un PDF grande, o haz una foto del documento en lugar de escanearlo a máxima resolución.

Formato no admitido#

Conviértelo a uno de los tipos admitidos. Los archivos HTML, SVG y de scripts se rechazan a propósito y no se pueden habilitar.

Se ha alcanzado el límite de documentos#

Cada equipo y cada persona pueden tener 5 documentos. Elimina uno antes de subir otro, o junta varias páginas en un solo PDF.

No hay icono de documentos en las filas de jugadores#

Los documentos de jugadores y personal requieren el plan Premium. En los demás planes, el icono solo aparece en las personas que ya tienen documentos archivados.

Un mánager de equipo no puede eliminar un documento#

Los documentos del equipo se bloquean 30 minutos después de subirse. Elimínalo por él desde la página del equipo en el panel de administración.