Alojamiento y comidas

Función Premium. Alojamiento y comidas está disponible en el plan Torneo Premium. Los torneos en Free o Pro ven un único enlace Alojamiento y comidas en la barra lateral con una etiqueta Premium, que abre la página Planes.

Quién puede abrirlo. Como las listas de habitaciones contienen números de documento y fechas de nacimiento, las cuatro páginas necesitan además los permisos de alojamiento, no solo el plan: view hospitality para abrirlas y update hospitality para cambiar cualquier cosa. El rol Administrador del torneo tiene los dos. Un rol personalizado sin ellos no ve las páginas; uno con view pero sin update las ve en solo lectura.

Si organizas un festival, la competición es solo la mitad del trabajo. La otra mitad es una hoja de cálculo: qué alojamiento te guarda cuántas dobles, qué club duerme dónde, quién está en la habitación 214 y cuántas personas se sientan a comer el sábado.

Alojamiento y comidas sustituye esa hoja de cálculo, y la mantiene fiable, porque cada número que ves se cuenta a partir de las reservas que has hecho realmente, en lugar de escribirse dos veces.

Las cuatro páginas#

El grupo Alojamiento y comidas de la barra lateral contiene cuatro páginas, pensadas para trabajarse en este orden:

No tienes que usar las cuatro. Un torneo que solo da de comer puede usar solo Comidas; uno que solo reserva camas puede quedarse en Asignación.

Cada página se abre con la misma cabecera: sus cifras clave (la dorada es la que hay que vigilar: días hasta que se liberan las habitaciones, grupos sin cama, personas sin documentación), la acción principal de la página y un botón ? que explica la página en tres pasos y enlaza de vuelta a esta guía.

Dos botones que hacen la parte aburrida#

Casi todo el trabajo del alojamiento de un festival es mecánico, y dos botones hacen esa parte:

• Alojar automáticamente en Asignación da una cama a cada grupo que no la tiene.
• Rellenar automáticamente en Listas de habitaciones coloca a cada plantilla a partir de la lista que el club ya escribió.

Los dos son prudentes a propósito. Ninguno sobrerreserva un alojamiento, ninguno mueve nada de lo que ya has organizado, y los dos indican lo que no pudieron hacer en lugar de hacer en silencio algo aproximado. Puedes pulsar cualquiera de ellos en cualquier momento sin tener que revisar el resultado después.

La idea de fondo: grupos, no equipos#

Lo que se aloja en un establecimiento es un grupo, no un equipo.

Esto importa más de lo que parece. Un club de 18 jugadores puede llegar como tres grupos: la plantilla en un albergue, los entrenadores en un hotel y veinte padres que reservaron cuatro habitaciones familiares por su cuenta. Los árbitros y los mánagers son un grupo sin club. Un jugador que viaja solo es un grupo de uno.

Por eso MyCup te pide que pongas nombre a los grupos, y reserva para ellos. Un grupo puede estar vinculado a un participante, que es como sus costes llegan al saldo de ese club en Finanzas, pero no tiene por qué.

Si tu torneo es más sencillo, un botón en Asignación (Añadir todos los participantes como grupos) crea un grupo por equipo y puedes seguir pensando en equipos.

Qué significan los números#

Palabras que aparecen por todas partes y que no son intercambiables:

• Periodo de estancia: la entrada y la salida de un alojamiento: las noches en que te reserva habitaciones. Fuera de ellas no te reserva nada.
• Habitaciones en cupo: cuántas habitaciones de un tipo te reserva el alojamiento cada noche de su periodo. El número de tu contrato. Una noche distinta es una excepción, y se fija en la cuadrícula Habitaciones por noche.
• Reservado: cuántas están comprometidas ahora mismo.
• Quedan: lo que queda en la noche más ajustada de tu festival. Una habitación libre tres noches de cuatro no es una habitación que puedas dar a un club para cuatro noches.
• Pax: cuántas personas hay en un grupo. Todo en Listas de habitaciones se mide frente a esta cifra.

Puedes reservar por encima del cupo. MyCup te avisa cuando lo haces (la fila se vuelve ámbar, el alojamiento recibe una etiqueta SOBRE EL CUPO y un aviso indica qué se ha superado), pero nunca te lo impide. Sobrerreservar a propósito y luego llamar al alojamiento para que libere más habitaciones es el pan de cada día; un software que se niega solo consigue que acabes llevando una hoja de cálculo propia con las habitaciones que no te dejó registrar.

La única excepción es alojar automáticamente, que nunca sobrerreserva, porque que una máquina lo haga en silencio no es lo mismo que hacerlo tú a sabiendas.

De dónde salen los datos#

Aquí no se inventa nada:

• La disponibilidad de habitaciones se cuenta noche a noche a partir de las reservas que hiciste, así que un alojamiento puede estar lleno el viernes y medio vacío el domingo, y ambas cosas son ciertas a la vez.
• Las listas de habitaciones se crean a partir de las habitaciones que ocupó una reserva, y se rellenan con tus plantillas existentes.
• Los totales de comidas son los comensales que escribiste, sumados por servicio, que es lo que pide un catering.

Sacar los datos de nuevo#

Cada página te devuelve su trabajo como hoja de cálculo:

• Hoja de cupos (Alojamientos): habitaciones en cupo, reservadas y libres por tipo de habitación, además de quién se aloja dónde.
• Una hoja por alojamiento (Listas de habitaciones): la lista combinada que lee la recepción del alojamiento.
• Hoja para el catering (Comidas): servicios en filas, grupos en columnas, totales en ambos márgenes.

Un módulo que puede absorber una hoja de cálculo pero nunca generarla es un módulo del que no puedes salir.

Datos personales y la ley#

Las listas de habitaciones contienen números de pasaporte o de documento de identidad y fechas de nacimiento, a menudo de menores, porque los alojamientos de la mayoría de países los exigen.

• Los números de documento están cifrados en la base de datos, no guardados como texto plano.
• Se eliminan automáticamente. Una tarea semanal programada borra los números de documento y las notas alimentarias cuando el torneo ya ha acabado del todo, para que no conserves indefinidamente un archivo con números de pasaporte de niños. "Acabado" significa que el último huésped ha hecho el check-out: no tienes que acordarte de marcar el torneo como terminado. Si lo marcas como terminado, se usa esa fecha, porque es la más segura.
• Los requisitos alimentarios caducan con ellos, incluidos los asignados a jugadores desde tu catálogo de dietas. Son información de salud dondequiera que se guarden, así que siguen el mismo calendario.

Aun así, recoge solo lo que tus alojamientos exigen realmente.

Próximos pasos#

• Alojamientos: empieza aquí: añade tu primer alojamiento
• Asignación: reserva para tus grupos
• Listas de habitaciones: indica quién duerme dónde
• Comidas: cuenta los platos
• Formularios de reserva: envía a un club una proforma por su alojamiento y sus comidas