Unterkunft & Verpflegung

Premium-Funktion. Unterkunft & Verpflegung ist im Plan Turnier Premium verfügbar. Turniere mit Free oder Pro sehen in der Seitenleiste einen einzelnen Link Unterkunft & Verpflegung mit Premium-Abzeichen, der die Seite „Pläne“ öffnet.

Wer es öffnen darf. Weil Zimmerlisten Ausweisnummern und Geburtsdaten enthalten, brauchen die vier Seiten neben dem Plan auch die Berechtigungen für Unterkunft & Verpflegung: view hospitality zum Öffnen und update hospitality für jede Änderung. Die Turnierrolle Administrator hat beide. Eine eigene Rolle ohne diese Berechtigungen sieht die Seiten nicht; eine mit „view“, aber ohne „update“ sieht sie schreibgeschützt.

Wenn Sie ein Turnierfestival ausrichten, ist der Wettbewerb nur die halbe Arbeit. Die andere Hälfte ist eine Tabelle: welches Haus wie viele Doppelzimmer für Sie bereithält, welcher Verein wo schläft, wer in Zimmer 214 ist und wie viele Personen am Samstag zum Mittagessen kommen.

Unterkunft & Verpflegung ersetzt diese Tabelle – und hält sie ehrlich, denn jede Zahl, die Sie sehen, wird aus den tatsächlich vorgenommenen Buchungen gezählt, statt doppelt eingetippt zu werden.

Die vier Seiten#

Die Gruppe Unterkunft & Verpflegung in der Seitenleiste enthält vier Seiten, die Sie in dieser Reihenfolge bearbeiten:

Sie müssen nicht alle vier nutzen. Ein Turnier, das nur Verpflegung anbietet, kann allein „Mahlzeiten“ verwenden; eines, das nur Betten bucht, kann nach „Zuteilung“ aufhören.

Jede Seite beginnt mit demselben Kopfbereich: ihren Kennzahlen (die goldene ist die, auf die Sie achten sollten: Tage bis zur Freigabe der Zimmer, Gruppen ohne Bett, Personen ohne Papiere), der Hauptaktion der Seite und einem ?-Button, der die Seite in drei Schritten erklärt und auf diese Anleitung verweist.

Zwei Klicks für die langweilige Arbeit#

Der größte Teil der Unterkunftsarbeit bei einem Festival ist mechanisch, und zwei Buttons erledigen genau diesen Teil:

• Automatisch unterbringen auf der Seite Zuteilung bringt jede Gruppe ohne Bett in einem unter.
• Automatisch eintragen auf der Seite Zimmerlisten teilt jedem Kader die Zimmer anhand der Spielerliste zu, die der Verein bereits eingegeben hat.

Beide sind bewusst vorsichtig. Keiner überbucht eine Unterkunft, keiner verschiebt etwas, das Sie bereits geregelt haben, und beide nennen, was sie nicht erledigen konnten, statt stillschweigend etwas Ungefähres zu tun. Sie können jederzeit auf einen der beiden klicken, ohne das Ergebnis danach kontrollieren zu müssen.

Die Idee dahinter: Gruppen, nicht Teams#

Was in einer Unterkunft übernachtet, ist eine Gruppe, kein Team.

Das ist wichtiger, als es klingt. Ein Verein mit 18 Spielern kann als drei Gruppen anreisen: der Kader in einer Jugendherberge, die Trainer in einem Hotel und zwanzig Eltern, die selbst vier Familienzimmer gebucht haben. Schiedsrichter und Delegierte sind eine Gruppe ganz ohne Verein. Ein einzelner Spieler, der allein anreist, ist eine Gruppe aus einer Person.

Deshalb bittet MyCup Sie, die Gruppen zu benennen, und bucht diese. Eine Gruppe kann mit einem Teilnehmer verknüpft werden – so gelangen ihre Kosten auf das Konto dieses Vereins in den Finanzen –, muss es aber nicht.

Ist Ihr Turnier einfacher aufgebaut, legt ein Button auf der Seite „Zuteilung“ (Alle Teilnehmer als Gruppen hinzufügen) eine Gruppe pro Team an, und Sie können weiter in Teams denken.

Was die Zahlen bedeuten#

Begriffe, die überall vorkommen und nicht austauschbar sind:

• Aufenthaltszeitraum – An- und Abreise einer Unterkunft: die Nächte, in denen sie Zimmer für Sie bereithält. Außerhalb davon hält sie nichts bereit.
• Zimmer im Kontingent – wie viele Zimmer eines Zimmertyps die Unterkunft in jeder Nacht ihres Zeitraums für Sie bereithält. Die Zahl in Ihrem Vertrag. Eine abweichende Nacht ist eine Ausnahme, festgelegt im Raster Zimmer pro Nacht.
• Gebucht – wie viele davon gerade fest vergeben sind.
• Übrig – was in der knappsten Nacht Ihres Festivals noch frei ist. Ein Zimmer, das in drei von vier Nächten frei ist, ist kein Zimmer, das Sie einem Verein für vier Nächte geben können.
• Pax – wie viele Personen zu einer Gruppe gehören. Alles auf der Seite „Zimmerlisten“ wird daran gemessen.

Sie dürfen über das Kontingent hinaus buchen. MyCup sagt Ihnen, wenn Sie es tun – die Zeile wird gelb, die Unterkunft erhält ein Abzeichen Über Kontingent, und ein Banner nennt, was überschritten wurde –, blockiert Sie aber nie. Bewusst zu überbuchen und dann bei der Unterkunft anzurufen, damit sie mehr Zimmer freigibt, ist ganz normaler Alltag; eine Software, die das verweigert, führt nur dazu, dass Sie eine private Tabelle mit den Zimmern führen, die sie Sie nicht eintragen ließ.

Die einzige Ausnahme ist das automatische Unterbringen, das nie überbucht – denn wenn eine Maschine das stillschweigend tut, ist das etwas anderes, als wenn Sie es bewusst tun.

Woher die Daten kommen#

Nichts davon ist erfunden:

• Die Zimmerverfügbarkeit wird pro Nacht aus Ihren Buchungen gezählt, sodass eine Unterkunft am Freitag voll und am Sonntag halb leer sein kann – und beides gleichzeitig stimmt.
• Zimmerlisten entstehen aus den Zimmern, die eine Buchung belegt hat, und werden aus Ihren vorhandenen Kaderlisten gefüllt.
• Die Mahlzeiten-Summen sind die eingegebenen Personenzahlen, addiert pro Essenszeit – genau das, was ein Caterer wissen will.

Die Daten wieder herausholen#

Jede Seite gibt ihre Arbeit als Tabelle zurück:

• Kontingentliste (Unterkünfte) – Zimmer im Kontingent, gebucht und übrig je Zimmertyp sowie wer wo übernachtet.
• Eine Liste pro Unterkunft (Zimmerlisten) – die zusammengeführte Liste, mit der die Rezeption einer Unterkunft arbeitet.
• Catering-Liste (Mahlzeiten) – Essenszeiten untereinander, Gruppen nebeneinander, Summen an beiden Rändern.

Ein Modul, das eine Tabelle aufnehmen, aber nie eine ausgeben kann, ist ein Modul, das Sie nicht mehr verlassen können.

Personenbezogene Daten und das Gesetz#

Zimmerlisten enthalten Pass- oder Ausweisnummern und Geburtsdaten, oft von Minderjährigen, weil Unterkünfte in den meisten Ländern sie verlangen.

• Ausweisnummern werden verschlüsselt in der Datenbank gespeichert, nicht als Klartext.
• Sie werden automatisch gelöscht. Ein wöchentlicher geplanter Vorgang entfernt Ausweisnummern und Ernährungshinweise, sobald das Turnier deutlich vorbei ist – Sie bewahren also nicht unbegrenzt eine Datei mit Passnummern von Kindern auf. „Vorbei“ bedeutet, dass der letzte Gast abgereist ist – Sie müssen also nicht daran denken, das Turnier als beendet zu markieren. Markieren Sie es doch als beendet, wird stattdessen dieses Datum verwendet, weil es das sicherere ist.
• Ernährungsanforderungen verfallen mit ihnen, einschließlich derer, die Spielern aus Ihrem Diätkatalog zugewiesen wurden. Es sind Gesundheitsdaten, egal wo sie gespeichert sind, deshalb gilt für sie derselbe Zeitplan.

Erheben Sie trotzdem nur, was Ihre Unterkünfte tatsächlich verlangen.

Nächste Schritte#

• Unterkünfte – beginnen Sie hier: Legen Sie Ihre erste Unterkunft an
• Zuteilung – buchen Sie Ihre Gruppen ein
• Zimmerlisten – halten Sie fest, wer wo schläft
• Mahlzeiten – zählen Sie die Teller
• Buchungsformulare – schicken Sie einem Verein eine Proforma-Rechnung für Unterkunft und Verpflegung