Unterkünfte & Zimmertypen

Eine Unterkunft ist jeder Ort, an dem Ihre Gäste schlafen: ein Hotel, eine Jugendherberge, ein Campingplatz oder die Schulturnhalle mit Matratzen auf dem Boden. Jede hält zwischen zwei Terminen – An- und Abreise – Zimmer für Sie bereit, und diese Seite zählt Nacht für Nacht herunter, was übrig bleibt, während Sie Gruppen einbuchen.

Sie beruht auf drei Grundgedanken, in dieser Reihenfolge:

1. Die Unterkunft hat Termine. Sie geben An- und Abreise einmal ein. Alles in dieser Unterkunft verwendet sie, und außerhalb davon hält sie nichts bereit.
2. Ein Zimmertyp hat eine Zahl: Zimmer im Kontingent. Sie gilt für jede Nacht dieses Zeitraums.
3. Abweichende Nächte sind Ausnahmen. Gibt Ihnen das Hotel in manchen Nächten mehr (oder weniger) Zimmer, ändern Sie diese Nächte im Raster Zimmer pro Nacht – Sie legen dafür nie einen zweiten Zimmertyp an.

Was die Seite Ihnen sagt, bevor Sie ein Wort lesen#

Der Kopfbereich zeigt die fünf Zahlen, mit denen ein Festival gesteuert wird:

„Tage bis zur Freigabe“ ist die goldene Zahl, und das mit Absicht. Sie ist die einzige Zahl hier, die von selbst schlechter wird, während niemand hinsieht. Der Balken darunter lautet zum Beispiel 362 von 637 Betten in der belegtesten Nacht gebucht, 25. März.

Bis Ihre erste Zimmerliste Namen enthält, hakt eine Leiste Erste Schritte unter dem Kopfbereich die fünf Schritte ab – Hotels, was jedes bereithält, Gruppen, Buchungen, Zimmerlisten – und zeigt auf den nächsten. Ausblenden, bis ich es brauche klappt sie auf Ihrem Gerät ein.

Eine Unterkunft anlegen#

Klicken Sie auf Neue Unterkunft.

Die Freigabefrist sollten Sie unbedingt ausfüllen#

Jeder Vertrag hat ein Datum, nach dem nicht verkaufte Zimmer wieder in den freien Verkauf gehen – und genau in der Woche, in der Ihre Nachmeldungen eintreffen, werden Sie es verpassen. Sobald es eingetragen ist, zeigt jede Karte es als Datum und als Countdown, und die nächstliegende Frist des ganzen Turniers wird zur goldenen Zahl im Kopfbereich.

Zimmertypen#

Ein Zimmertyp ist eine Zeile Ihres Vertrags: 20 Doppelzimmer mit eigenem Bad, 68 € pro Nacht. Klicken Sie auf Zimmertyp hinzufügen.

Zahlen werden beim Speichern geprüft. Zimmer im Kontingent und eine Bettenzahl gehen bis 65.535, ein Vertipper wie 100000 statt 10 wird also mit einer Meldung abgelehnt, statt gespeichert zu werden. Ein Preis ist eine einfache Zahl – 25 oder 25.50. Ein negativer Preis oder einer, den MyCup nicht lesen kann (25 €), wird ebenfalls mit einer Meldung abgelehnt, statt stillschweigend als fehlender Preis gespeichert zu werden.

Der Dialog rechnet Ihnen während der Eingabe vor – 17 Zimmer · 34 Betten · 22. → 29. März 2027 · 7 Nächte –, und wenn die Unterkunft Ihnen in manchen Nächten eine andere Zahl gibt, bringt Sie Speichern und Nächte festlegen direkt zum Raster.

Eine Zimmertyp-Zeile lesen#

Übrig sagt Ihnen, ob Sie einem weiteren Verein vier Nächte geben können: Ein Zimmer, das in drei von vier Nächten frei ist, ist kein Zimmer, das Sie irgendjemandem für vier Nächte geben können.

Über Kontingent#

Buchen Sie mehr Zimmer eines Typs, als die Unterkunft bereithält, wird die Zeile gelb, Übrig zeigt 2 zu viel, die Karte erhält ein Abzeichen Über Kontingent, und ein Banner oben auf der Seite nennt Unterkunft, Zimmertyp und Nächte – Twin Room hat am 22., 23. und 28. März 19 gebuchte Zimmer bei 17 im Kontingent.

Das ist eine Warnung, kein Fehler. Bewusst zu überbuchen und dann das Hotel anzurufen, ist für Festival-Organisatoren ganz normaler Alltag, deshalb hält Sie nichts davon ab. Das Banner gibt es, damit Sie es nie erst später bemerken.

Schnell finden#

Die Chips filtern nach Art – Alle, dann einer je Art, die Sie haben, etwa Hotels, Hostels oder Schulen – sowie Über Kontingent, wenn etwas überbucht ist. Die Zahlen beziehen sich auf die gesamte Liste, ein Klick auf einen Chip ändert also nie die Zahlen der anderen.

Die Liste ist standardmäßig die vollsten zuerst sortiert (Sortierung: Belegung), weil die Zeilen ohne freie Zimmer diejenigen sind, um die Sie sich kümmern müssen. Ein Klick darauf schaltet auf alphabetisch um (Sortierung: Name).

Filter und Sortierung stehen beide in der Adresse der Seite, „die überbuchten Unterkünfte“ sind also ein Link, den Sie einem Kollegen schicken können.

Zeilenaktionen#

Das ⋯ bei einem Zimmertyp öffnet Zimmertyp bearbeiten, Zimmer pro Nacht und Zimmertyp entfernen. Das im Kopf der Karte öffnet Unterkunft bearbeiten, Zimmertyp hinzufügen, Zimmer pro Nacht und Unterkunft entfernen.

Einen Zimmertyp, in den Gruppen eingebucht sind, können Sie nicht entfernen: MyCup sagt Ihnen, wie viele Gruppen ihn nutzen, und Sie verschieben oder stornieren diese Buchungen zuerst. Sonst würden ihre Zimmer gegen nichts gezählt.

Wenn sich die Verfügbarkeit von Nacht zu Nacht ändert#

Die meisten Verträge sind gleichbleibend: 20 Doppelzimmer, jede Nacht. Manche nicht. Ein echtes Beispiel: Das Hotel hält 17 Doppelzimmer für die ganze Woche bereit und weitere 17 von Mittwoch bis Samstag.

Das ist ein Zimmertyp – Twin Room, Zimmer im Kontingent 17 – mit vier Ausnahmenächten mit 34. Öffnen Sie Zimmer pro Nacht unter den Zimmertypen (bei einer überbuchten Unterkunft öffnet es sich von selbst):

• Jede Nacht des Aufenthaltszeitraums ist eine Spalte. Die Zahl sind die Zimmer im Kontingent in dieser Nacht; die Zeile darunter zeigt, was noch frei ist (15 übrig, voll, 2 zu viel).
• Einfache Zellen sind der Standardwert (die Zimmer im Kontingent des Zimmertyps). Eingefärbte Zellen sind für diese Nacht festgelegte Ausnahmen.
• Klicken Sie auf eine Nacht und geben Sie eine Zahl ein (auf Smartphone oder Tablet tippen Sie darauf und verwenden − und +). Geben Sie wieder den Standardwert ein, ist die Ausnahme aufgehoben.
• Zurücksetzen bei einer Ausnahme setzt sie auf den Standardwert zurück. Alle auf Standard zurücksetzen entfernt alle Ausnahmen dieser Unterkunft.
• Zeitraum festlegen … ist der schnelle Weg, um ab Mittwoch mehr Zimmer einzutragen: Wählen Sie den Zimmertyp, die erste und letzte Nacht und die Zahl – Legt 4 Nächte fest · 24., 25., 26. und 27. März auf 34 Zimmer.

Reicht eine Buchung über die Termine der Unterkunft hinaus, erscheinen ihre zusätzlichen Nächte als Spalten außerhalb – eine Überbuchung kann sich also nie hinter der letzten Spalte verstecken.

Die Termine ändern#

Bearbeiten Sie die Unterkunft und ändern Sie An- oder Abreise. Eine Erweiterung wird sofort gespeichert. Eine Verkürzung fragt zuerst nach und listet genau auf, was herausfällt – Twin Room – 1 Ausnahmenacht (27. März) fällt heraus, Thunderstorm FC – 4 gebuchte Nächte fallen heraus –, bevor sich etwas ändert. Es wird nichts gelöscht: Nächte außerhalb des Zeitraums haben einfach 0 Zimmer und kommen zurück, wenn Sie ihn wieder erweitern.

Die Daten wieder herausholen#

Kontingentliste im Kopfbereich lädt alles als Tabelle herunter – Zimmer im Kontingent, gebucht und übrig je Zimmertyp sowie auf einer zweiten Registerkarte, wer wo übernachtet. Es ist die Datei, die diese Seite ersetzt hat, wieder ausgehändigt – für den Fall, dass Sie mit einer Unterkunft über eine Frist diskutieren oder nach dem Turnier eine Kopie aufbewahren müssen.

Unterkünfte ohne Zimmertypen#

Eine Schule oder Halle hat oft gar keine Zimmertypen – alle schlafen in einem Raum. Lassen Sie die Zimmertypen leer und tragen Sie bei der Unterkunft Betten, falls bettenweise vergeben ein (120). Ihre Karte zeigt dann 120 Betten, nach Personenzahl gebucht, und der Buchungsdialog fragt nach einer Bettenzahl statt nach Zimmern und warnt – blockiert aber nie –, wenn Sie die Zahl überschreiten. Die Zimmerliste gibt der Gruppe einen Eintrag Schlafsaal, der so viele Personen aufnimmt, wie sie Betten gebucht hat – so wird festgehalten, wer übernachtet, ohne Zimmer vorzutäuschen.

Preis pro Bett und Nacht ist optional. Ist er eingetragen, berechnet das Buchungsformular einer Gruppe Betten × Nächte × diesen Preis, zu dem mit der Buchung gespeicherten Tarif – eine spätere Änderung des Tarifs der Unterkunft schreibt eine bereits versendete Proforma-Rechnung nie um.

Sind dort Gruppen nach Personenzahl eingebucht, lässt MyCup Sie keine Zimmertypen hinzufügen und die Bettenzahl nicht leeren, bis Sie diese Buchungen verschieben oder stornieren, weil ihre Betten sonst nicht mehr gezählt würden.

Löschen#

Wenn Sie eine Unterkunft löschen, werden auch ihre Zimmertypen entfernt, und das wird vorher angekündigt. Ihre Buchungen bleiben bewusst erhalten und werden als zu einer gelöschten Unterkunft gehörend markiert – so sehen Sie genau, wer neu untergebracht werden muss, statt dass ein Verein stillschweigend aus Ihrer Planung verschwindet.

Nächste Schritte#

• Zuteilung – bringen Sie Gruppen in den Zimmern unter, die Sie gerade angelegt haben