Hébergements et types de chambre
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- Ce que la page vous dit avant même de lire
- Ajouter un hébergement
- Types de chambre
- Lire une ligne de type de chambre
- Trouver rapidement
- Actions sur les lignes
- Quand la disponibilité change d'une nuit à l'autre
- Modifier les dates
- Récupérer les données
- Hébergements sans types de chambre
- Supprimer
- Prochaines étapes
Un hébergement est tout lieu où dorment vos visiteurs : un hôtel, une auberge, un camping, ou le gymnase de l'école avec des matelas au sol. Chacun bloque des chambres pour vous entre deux dates (son arrivée et son départ), et cette page décompte ce qui reste, nuit par nuit, à mesure que vous logez des groupes.
Elle repose sur trois idées, dans cet ordre :
- L'hébergement a des dates. Vous saisissez une seule fois son arrivée et son départ. Tout ce qui concerne cet hébergement les utilise, et en dehors, il ne bloque rien.
- Un type de chambre a un seul chiffre : Chambres bloquées. Il s'applique à chaque nuit de ces dates.
- Les nuits qui diffèrent sont des exceptions. Si l'hôtel vous donne plus (ou moins) de chambres certaines nuits, vous modifiez ces nuits dans la grille Chambres par nuit ; vous ne créez jamais un second type de chambre pour cela.
Ce que la page vous dit avant même de lire#
L'en-tête affiche les cinq chiffres sur lesquels repose un festival :
| Indicateur | Ce qu'il signifie |
|---|---|
| Hébergements | Le nombre de lieux avec lesquels vous avez convenu de chambres |
| Chambres bloquées | Toutes les chambres de tous les contrats (les nuits où chaque type en bloque le plus) |
| Lits sous contrat | Le nombre de couchages de ces chambres lors de votre nuit la plus pleine |
| Lits libres | Ce qui reste libre lors de votre nuit la plus chargée, celle qui décide si un autre club peut tenir |
| Jours avant libération | Le temps restant avant que les chambres non remplies soient rendues |
Jours avant libération est le chiffre doré, et c'est voulu. C'est le seul chiffre ici qui se dégrade tout seul pendant que personne ne regarde. La barre en dessous indique par exemple 362 lits réservés sur 637 la nuit la plus chargée, 25 mars.
Tant que votre première liste de chambres ne contient aucun nom, un bandeau Premiers pas sous l'en-tête coche les cinq étapes (hôtels, ce que chacun bloque, groupes, réservations, listes de chambres) et indique la suivante. Masquer jusqu'à ce que j'en aie besoin le replie sur votre appareil.
Ajouter un hébergement#
Appuyez sur Nouvel hébergement.
| Champ | Pourquoi il est là |
|---|---|
| Nom | Le nom que vous et l'hébergement utilisez. Il figure sur la liste de chambres qu'il reçoit. |
| Type | Hôtel, auberge, école, gymnase, camping… Utilisé pour les filtres. |
| Arrivée / Départ | La période de séjour : la première nuit où l'hébergement bloque des chambres pour vous, et le matin qui suit la dernière nuit. 22 → 29 mars 2027 · 7 nuits. Chaque type de chambre et chaque réservation ici utilisent ces dates, et en dehors, l'hébergement ne bloque rien. Un deuxième hébergement reprend les dates du premier, car un festival dure généralement une semaine. Une période peut compter au plus 31 nuits : une période plus longue est presque toujours une erreur d'année, MyCup vous demande donc de vérifier les dates au lieu de l'enregistrer. |
| Lits, si vendu au lit | Uniquement pour une école ou un gymnase sans types de chambre ; voir ci-dessous. |
| Adresse | Imprimée sur la liste de chambres, pour que la réception sache que la feuille lui est destinée. |
| Nom du contact / e-mail / téléphone | La personne avec qui vous traitez réellement. Rien n'est envoyé automatiquement par e-mail ; c'est votre carnet d'adresses. |
| Date de libération | La date à laquelle l'hébergement reprend les chambres que vous n'avez pas remplies. |
| Notes | Parking, horaires du petit-déjeuner, entrée latérale pour les cars. |
La date de libération, c'est celle à renseigner#
Chaque contrat a une date après laquelle les chambres invendues sont remises en vente, et vous la manquerez la semaine où arrivent vos inscriptions tardives. Une fois qu'elle est définie, chaque carte l'affiche sous forme de date et de compte à rebours, et l'échéance la plus proche de tout le tournoi devient le chiffre doré de l'en-tête.
Types de chambre#
Un type de chambre est une ligne de votre contrat : 20 chambres twin avec salle de bains privée, 68 € la nuit. Appuyez sur Ajouter un type de chambre.
| Champ | Remarques |
|---|---|
| Nom | Reprenez le libellé de l'hébergement lui-même (Quarto Múltiplo 6 pax, pas « Type de chambre 3 »). Il figure sur la feuille qu'il reçoit, et son responsable doit le reconnaître. |
| Couchages | Le nombre de personnes qui y tiennent. Une liste de chambres n'en placera pas davantage dans une chambre. |
| Chambres bloquées | Combien l'hébergement vous en bloque, chaque nuit de ses dates, sauf si vous définissez une exception. |
| Prix | Et s'il s'entend par chambre ou par personne, par nuit dans les deux cas ; la page indique lequel sous chaque prix, pour qu'un tarif ne soit jamais ambigu. |
Les chiffres sont vérifiés à l'enregistrement. Les chambres bloquées et le nombre de lits vont jusqu'à 65 535 : une faute de frappe comme 100000 au lieu de 10 est refusée avec un message au lieu d'être enregistrée. Un prix est un simple nombre : 25 ou 25.50. Un prix négatif, ou que MyCup ne peut pas lire (25 €), est aussi refusé avec un message, au lieu d'être discrètement enregistré comme absence de prix.
La fenêtre reformule le calcul pendant que vous tapez (17 chambres · 34 lits · 22 → 29 mars 2027 · 7 nuits) et, si l'hébergement vous donne un nombre différent certaines nuits, Enregistrer et définir les nuits vous amène directement à la grille.
Lire une ligne de type de chambre#
| Colonne | Ce qu'elle indique |
|---|---|
| Chambres bloquées | Ce que l'hébergement bloque. Une fourchette (17–34) signifie que le nombre varie selon les nuits, et la ligne porte un badge qui le signale. |
| Lits | Chambres bloquées × couchages. |
| Réservé (nuit la plus chargée) | Le maximum de chambres de ce type engagées sur une même nuit. |
| Restant (nuit la plus tendue) | Ce qui reste la nuit où il y a le moins de place. Quand ce n'est pas le cas toutes les nuits, celles-ci sont nommées en dessous : 5 restantes · les 22, 23 et 28 mars. |
| Par nuit (taux de remplissage) | Une petite barre par nuit, remplie selon le niveau de réservation de cette nuit. Orange : complet ; rouge : dépassement. |
| Rempli | Nuitées réservées par rapport aux nuitées bloquées, sur tout le séjour. |
Restant est la colonne qui vous dit si vous pouvez donner quatre nuits à un autre club : une chambre libre trois nuits sur quatre n'est une chambre que vous pouvez donner à personne pour quatre nuits.
Au-delà du contingent#
Réservez plus de chambres d'un type que l'hébergement n'en bloque, et la ligne passe en orange, Restant affiche 2 en trop, la carte reçoit un badge AU-DELÀ DU CONTINGENT, et un bandeau en haut de la page nomme l'hébergement, le type de chambre et les nuits : Chambre twin : 19 chambres réservées pour 17 bloquées les 22, 23 et 28 mars.
C'est un avertissement, pas une erreur. Survendre volontairement puis appeler l'hôtel, c'est le quotidien d'un organisateur de festival : rien ne vous en empêche donc. Le bandeau existe pour que vous ne le découvriez jamais après coup.
Trouver rapidement#
Les filtres trient par type : Tous, puis un par type que vous avez, comme Hôtels, Auberges ou Écoles, plus Au-delà du contingent quand c'est le cas. Les nombres portent sur toute la liste : appuyer sur un filtre ne change donc jamais les nombres des autres.
La liste est triée du plus plein au moins plein par défaut (Tri : occupation), car les lignes sur lesquelles vous devez agir sont celles qui n'ont plus de place. Appuyez dessus pour passer à l'ordre alphabétique (Tri : nom).
Le filtre comme le tri figurent dans l'adresse de la page : « les hébergements au-delà du contingent » est donc un lien que vous pouvez envoyer à un collègue.
Actions sur les lignes#
Le ⋯ d'un type de chambre ouvre Modifier le type de chambre, Chambres par nuit et Supprimer le type de chambre. Celui de l'en-tête de la carte ouvre Modifier l'hébergement, Ajouter un type de chambre, Chambres par nuit et Supprimer l'hébergement.
Un type de chambre dans lequel des groupes sont logés ne peut pas être supprimé : MyCup indique combien de groupes l'utilisent, et vous déplacez ou annulez d'abord ces réservations. Sinon, leurs chambres ne seraient décomptées de rien.
Quand la disponibilité change d'une nuit à l'autre#
La plupart des contrats sont constants : 20 twins, chaque nuit. Certains non. Un cas réel : l'hôtel bloque 17 twins pour toute la semaine, et 17 de plus du mercredi au samedi.
C'est un seul type de chambre (Chambre twin, Chambres bloquées 17) avec quatre nuits d'exception à 34. Ouvrez Chambres par nuit sous les types de chambre (la grille s'ouvre d'elle-même pour un hébergement au-delà du contingent) :
- Chaque nuit de la période de séjour est une colonne. Le chiffre correspond aux chambres bloquées cette nuit-là ; la ligne en dessous indique ce qui reste libre (15 restantes, complet, 2 en trop).
- Les cases simples correspondent à la valeur par défaut (les Chambres bloquées du type de chambre). Les cases teintées sont des exceptions définies pour cette nuit.
- Cliquez sur une nuit et tapez un nombre (sur un téléphone ou une tablette, touchez-la et utilisez − et +). Retaper la valeur par défaut désactive l'exception.
- Réinitialiser sur une exception la remet à la valeur par défaut. Tout remettre par défaut efface toutes les exceptions de cet hébergement.
- Définir une plage… est le moyen rapide de dire plus de chambres à partir de mercredi : choisissez le type de chambre, la première et la dernière nuit, et le nombre : Définit 4 nuits · 24, 25, 26 et 27 mars à 34 chambres.
Si une réservation dépasse les dates de l'hébergement, ses nuits supplémentaires apparaissent dans des colonnes hors période : une surréservation ne peut ainsi jamais se cacher au-delà de la dernière colonne.
Modifier les dates#
Modifiez l'hébergement et changez son arrivée ou son départ. Un élargissement est enregistré immédiatement. Un rétrécissement demande d'abord confirmation et liste précisément ce qui sort de la période (Chambre twin — 1 nuit d'exception (27 mars) hors période, Thunderstorm FC — 4 nuits réservées hors période) avant tout changement. Rien n'est supprimé : les nuits hors période bloquent simplement 0 chambre, et reviennent si vous élargissez à nouveau.
Récupérer les données#
Feuille d'allotement dans l'en-tête télécharge le tout sous forme de tableur : chambres bloquées, réservées et restantes par type de chambre, plus un second onglet indiquant qui séjourne où. C'est le fichier que cette page a remplacé, qui vous est rendu pour le jour où vous devez discuter d'une échéance avec un hébergement ou garder une copie après le tournoi.
Hébergements sans types de chambre#
Une école ou un gymnase n'a souvent aucun type de chambre : tout le monde est dans une même salle. Laissez les types de chambre vides et renseignez Lits, si vendu au lit sur l'hébergement (120). Sa carte affiche alors 120 lits, réservés à l'effectif, et la fenêtre de réservation demande un nombre de lits au lieu de chambres, en vous avertissant (sans jamais bloquer) quand vous dépassez ce nombre. La liste de chambres donne au groupe une entrée Dortoir qui accueille autant de personnes que de lits réservés : elle enregistre ainsi qui séjourne sans prétendre qu'il y a des chambres.
Prix par lit et par nuit est facultatif. Quand il est renseigné, le formulaire de réservation d'un groupe facture lits × nuits × ce prix, au tarif enregistré avec la réservation : modifier plus tard le tarif de l'hébergement ne réécrit jamais une proforma déjà envoyée.
Une fois des groupes logés à l'effectif dans ce lieu, MyCup ne vous laisse pas ajouter de types de chambre ni effacer le nombre de lits tant que vous n'avez pas déplacé ou annulé ces réservations, car leurs lits ne seraient plus comptés.
Supprimer#
Supprimer un hébergement supprime aussi ses types de chambre, et l'indique d'abord. Ses réservations sont volontairement conservées, marquées comme rattachées à un hébergement supprimé : vous voyez ainsi exactement qui doit être relogé, au lieu qu'un club disparaisse discrètement de votre plan.
Prochaines étapes#
- Attribution — logez les groupes dans les chambres que vous venez de déclarer