Importer depuis un tableur

Si vos équipes figurent déjà dans un tableur (un export d'inscriptions, une liste de ligue, un e-mail du secrétaire d'un club), vous pouvez le téléverser au lieu de saisir chaque ligne à la main. Il en va de même pour les inscriptions collectées ailleurs que vous voulez encore examiner, et pour les listes qu'un tournoi reçoit plutôt qu'il ne construit : vos terrains et vos officiels. MyCup lit les fichiers Excel (.xlsx) et CSV.

Vous le trouverez dans la barre latérale sous SystèmeImporter des équipes et des données, puis choisissez Depuis un fichier. Le bouton Importer depuis un fichier de l'en-tête de la page Équipes et joueurs ouvre la même page (en Gratuit, il affiche Importer depuis un fichier — voir les formules et renvoie vers Formules).

Disponible en Pro et Premium. En Gratuit, la page explique ce qu'elle fait et renvoie vers la page Formules.

En bref#

1. Ouvrez Importer des équipes et des données → Depuis un fichier
2. Choisissez ce que vous importez : Équipes, Candidatures, Joueurs, Staff, Lieux ou Arbitres
3. Téléchargez le modèle (vide, prêt à remplir) ou l'exemple (rempli, pour voir à quoi ressemble une ligne correcte)
4. Remplissez-le
5. Cliquez sur Téléverser un fichier, choisissez votre fichier, vérifiez la correspondance des colonnes et cliquez sur Importer

L'import s'exécute en arrière-plan avec une barre de progression. Les gros fichiers continuent d'être traités même si vous changez de page : vous recevez une notification à la fin.

Équipes, joueurs et staff s'importent séparément#

Équipes crée les équipes elles-mêmes : nom, contacts, description, site web, logo.

Joueurs et Staff remplissent l'effectif d'une équipe. Comme un effectif appartient à une équipe précise, vous choisissez cette équipe dans une liste déroulante avant le téléversement : MyCup ne devine jamais à quelle équipe appartient une ligne à partir d'une colonne de votre fichier, de sorte qu'un joueur ne peut pas atterrir discrètement dans la mauvaise équipe. Si votre tournoi compte plusieurs divisions, la liste affiche la division de chaque équipe : deux équipes de même nom dans des catégories d'âge différentes se distinguent facilement.

Téléversez un effectif par équipe. Pour un tournoi de 20 équipes, cela fait 20 petits téléversements plutôt qu'un fichier géant, et c'est voulu : une erreur ne touche qu'une équipe, pas toutes.

Deux points d'entrée. Utilisez soit la liste de sélection d'équipe ici, soit ouvrez l'équipe elle-même (Équipes et joueursGérer) et utilisez le bouton d'import de son onglet Joueurs ou Staff. Même téléversement, même modèle : l'onglet de l'équipe saute simplement la sélection, puisqu'il sait déjà de quelle équipe il s'agit.

Les responsables d'équipe peuvent le faire aussi. Si vous avez activé le Panneau équipe, les responsables voient le même bouton d'import sur leurs propres pages Joueurs et Staff : un club peut ainsi téléverser lui-même son effectif au lieu de vous envoyer une liste à ressaisir.

Candidatures : les inscriptions que vous voulez encore examiner#

Candidatures importe des demandes d'inscription plutôt que des participants confirmés. Utilisez-le quand les inscriptions ont eu lieu ailleurs que sur votre formulaire d'inscription MyCup : un Google Form, une saison d'inscriptions papier, un tableur envoyé par le secrétaire d'une ligue.

La différence avec un import d'équipes est celle qui compte : les candidatures importées arrivent En attente, dans la même file que les inscriptions du site, de sorte que rien n'échappe à votre examen. Vous approuvez toujours chacune d'elles, et ce n'est qu'ensuite qu'elle devient un participant. Importer des équipes, au contraire, crée immédiatement des participants confirmés.

Choisissez ce qui correspond à ce que vous avez réellement. Si la liste est déjà arrêtée, importez des équipes. S'il s'agit d'une pile de demandes que vous n'avez pas encore examinées, importez des candidatures.

Le fichier a la même forme qu'un fichier d'équipes (Nom est la seule colonne obligatoire, plus les contacts, une description et une URL de logo) et la colonne Division apparaît dans les mêmes conditions.

Il comporte aussi les champs du pipeline de ventes, sous les mêmes en-têtes que l'export des candidatures, de sorte qu'une liste exportée peut être modifiée puis réimportée :

Une source inconnue ou un propriétaire qui n'est pas membre fait échouer la ligne, et le rapport indique la valeur : rien n'est enregistré à moitié. Une case vide laisse le champ tel quel : un nouveau téléversement qui ne corrige que des e-mails n'efface donc le propriétaire ou la relance de personne.

Les lignes que nous refusons, volontairement. Si votre fichier nomme quelqu'un dont l'entrée est déjà traitée, la ligne échoue et le rapport nomme le club :

• Déjà approuvée : l'import ne peut pas modifier une entrée convertie. La candidature et le vrai participant divergeraient définitivement, et l'annulation ne peut pas défaire une conversion. Modifiez directement le participant.
• Précédemment refusée ou retirée : la ligne mettrait discrètement à jour une entrée close en la laissant close ; vous en importeriez cinquante et en obtiendriez silencieusement moins, sans rien pour dire lesquelles. Rouvrez-la d'abord sur la page Candidatures, puis importez à nouveau.

Tout le reste de la page (correspondance des colonnes, nouveaux téléversements sans risque, cases vides, annulation) fonctionne exactement comme pour les équipes.

Lieux et arbitres#

Les onglets Lieux et Arbitres fonctionnent de la même façon, et existent pour la même raison qu'un import d'équipes : un organisateur de festival arrive avec huit terrains répartis sur trois sites, ou une association envoie sa liste d'officiels, et aucun des deux ne devrait avoir à être ressaisi avant de pouvoir ouvrir la grille de programmation. Aucun des deux n'a de sélection d'équipe : un lieu et un officiel appartiennent au tournoi, pas à une équipe.

Les deux fichiers comptent une seule feuille, avec Nom comme seule colonne obligatoire. Les lieux acceptent aussi un Lieu (emplacement) et une Description ; les arbitres, une Nationalité et une Description. La description est un bon endroit pour indiquer un niveau de licence, puisque c'est ce que vous voyez au moment de les désigner. Les deux acceptent une URL de photo, dans les mêmes conditions qu'un logo d'équipe.

Une ligne par aire de jeu, pas par site. C'est l'erreur qui rend un calendrier impossible à construire. Un parc avec quatre terrains, ce sont quatre lignes qui partagent le même emplacement, car le planificateur place les matchs sur une aire de jeu : un site listé une seule fois ne peut accueillir qu'un match à la fois.

Les horaires d'ouverture ne font pas partie du fichier. La disponibilité d'un lieu, c'est une ligne par jour, avec des horaires et des durées de créneau : elle ne peut donc pas tenir sur une feuille d'une ligne par lieu. Importez les lieux ici, puis indiquez quand chacun est disponible sous Lieux → Créneaux horaires.

Si votre sport appelle ses officiels autrement (juges, par exemple), l'onglet, le modèle et les notifications utilisent ce mot, comme le reste de votre panneau.

Modèles et exemples#

Les deux téléchargements sont proposés dans la fenêtre de téléversement, et à nouveau sous forme de boutons sur la page.

• Télécharger le modèle : les bonnes colonnes, sans lignes. Partez de là si vous saisissez tout de zéro.
• Télécharger l'exemple : les mêmes colonnes avec des lignes d'exemple remplies. Partez de là si vous ne savez pas ce qu'attend une colonne.

Les deux sont générés pour votre tournoi : ils incluent donc déjà vos attributs personnalisés sous forme de colonnes, et la colonne Division n'apparaît que si votre tournoi utilise réellement plusieurs divisions. Les modèles de lieux et d'arbitres n'ont ni l'un ni l'autre : les attributs personnalisés s'appliquent aux équipes, joueurs et staff, et aucune de ces deux listes n'est répartie par division.

Seule la colonne Nom est obligatoire, sauf si vous avez rendu d'autres champs obligatoires. Pour les joueurs et le staff, le fichier suit les mêmes Champs obligatoires que les formulaires des paramètres du Panneau équipe (date de naissance, numéro de maillot, poste, nationalité, rôle) et vos attributs personnalisés obligatoires. Une colonne que vous avez rendue obligatoire doit être associée lors du téléversement, et une ligne dont cette case est vide est signalée comme en échec au lieu d'être importée. Tout le reste peut rester vide.

Un responsable d'équipe n'est tenu qu'aux attributs personnalisés qu'il peut modifier dans son panneau. Un champ que vous gardez pour vous n'est jamais obligatoire dans son fichier, et une valeur qu'il met dans cette colonne est ignorée.

Faire correspondre vos colonnes#

Vous n'avez pas à reprendre nos noms de colonnes. Après le téléversement, MyCup affiche chacune de ses colonnes à côté d'une liste déroulante des colonnes trouvées dans votre fichier, et présélectionne celles qu'il reconnaît, y compris les noms utilisés dans les autres langues de MyCup : un export portugais s'associe donc sans problème.

Vérifiez les correspondances, corrigez celles qui sont fausses, puis cliquez sur Importer. Rien n'est enregistré avant.

Téléverser deux fois le même fichier est sans risque#

Importer un fichier qui contient des équipes que vous avez déjà les met à jour au lieu de créer des doublons.

Les équipes sont reconnues par leur nom et leur division, sans tenir compte des majuscules, des accents ni des espaces superflus : Sporting CP, sporting cp et Spórting CP sont donc la même équipe. Les candidatures sont reconnues de la même façon, par rapport à vos candidatures existantes. Les joueurs sont reconnus par leur nom et leur numéro de maillot : deux joueurs qui s'appellent vraiment Alex Silva restent deux joueurs tant que leurs numéros diffèrent. Le staff est reconnu par le nom et le rôle : la même personne peut donc être Coach sur une ligne et Physio sur une autre. Les lieux et les arbitres sont reconnus par leur seul nom : rien d'autre ne permet d'en distinguer deux.

La reconnaissance par le nom compte surtout pour les lieux, car vos matchs et vos créneaux horaires pointent vers le lieu lui-même. Un doublon ne ferait pas qu'encombrer la liste : votre calendrier resterait sur l'ancienne ligne pendant que vous modifiez la nouvelle. Téléverser à nouveau une liste de lieux corrigée garde chaque coup d'envoi et chaque horaire d'ouverture à sa place. Il en va de même pour les arbitres déjà désignés sur des rencontres.

Un nouveau téléversement corrigé fait donc ce que vous espérez : les lignes corrigées sont mises à jour, les lignes inchangées restent en place, et rien n'est doublé.

Ce que « mettre à jour » signifie vraiment#

Une ligne reconnue est fusionnée dans la fiche que vous avez déjà. Mieux vaut être précis, car les trois choses auxquelles on s'attend à la place sont toutes fausses :

• Elle n'est pas remplacée. L'équipe n'est pas supprimée puis recréée. Elle garde la même fiche : ses joueurs, son staff, ses documents, ses réponses aux formulaires, sa place dans votre structure et les matchs déjà générés pour elle survivent intacts à l'import. (Sa division peut changer, mais seulement si votre fichier en indique une autre ; voir ci-dessous.)
• Elle n'est pas effacée. Les colonnes que vous n'associez pas restent exactement telles quelles. Si votre fichier n'a pas de colonne Description, les descriptions sont conservées.
• Elle n'est pas ajoutée une seconde fois. Vous n'obtenez pas un second Sporting CP à côté du premier.

L'import écrit les colonnes que contient votre fichier, par-dessus les valeurs existantes. Tout le reste de l'équipe est laissé tel quel.

Le seul point à surveiller : une colonne que vous associez bien mais laissez vide compte comme une valeur que vous écrivez, et efface donc ce champ. Voir Les cases vides effacent les valeurs ci-dessous.

Deux équipes du même nom#

Cette section concerne les équipes, mais les candidatures se comportent exactement de la même façon : lisez « candidature » au lieu d'« équipe » si c'est ce que vous importez.

Les clubs inscrivent souvent le même nom dans plusieurs catégories d'âge : La Masia en U11 et La Masia en U13. Ce sont deux équipes distinctes, et c'est la colonne Division qui les sépare. Remplissez-la sur chaque ligne et l'import sait toujours de quelle équipe vous parlez.

Voici exactement ce que fait chaque combinaison :

La troisième ligne est celle à connaître : si vous téléversez un fichier avec une seule ligne La Masia · U13 alors qu'une équipe La Masia · U11 existe déjà, MyCup comprend que vous déplacez l'équipe, car c'est exactement ce que fait une réaffectation des divisions après un tirage. Si vous vouliez ajouter une seconde équipe, incluez les deux lignes dans le fichier, ou ajoutez la seconde équipe à la main.

La dernière compte aussi : la colonne Division ne crée pas de divisions. Créez d'abord vos divisions, puis importez.

Deux divisions du même nom. Dès que vous utilisez des groupes de divisions, Gold peut légitimement exister en U10 et en U11. Précisez le nom dans la colonne Division : U10 Gold, U10/Gold et U10 - Gold fonctionnent tous. Un simple Gold reste valable tant qu'une seule division porte ce nom ; s'il est ambigu, la ligne est importée sans division et vous est signalée nommément au lieu d'être rangée au hasard dans l'une d'elles. Le modèle que vous téléchargez précise déjà sa valeur d'exemple quand votre tournoi a des noms de divisions en double.

Les cases vides effacent les valeurs#

Si vous associez une colonne et laissez sa case vide, l'import efface ce champ sur une équipe existante. C'est voulu (c'est le seul moyen de vider un champ en masse), mais cela surprend.

Si vous voulez seulement corriger une série d'e-mails de contact, téléversez donc un fichier avec uniquement Nom, Division et E-mail de contact, et laissez les autres colonnes non associées (aucune colonne sélectionnée) lors de la correspondance. Les colonnes que vous n'associez pas ne sont jamais touchées.

Logos et photos#

La colonne URL du logo (ou URL de la photo) accepte l'adresse web publique d'une image : https://…. MyCup la télécharge, la convertit et l'associe à l'équipe ou à la personne.

• Le lien doit être public : quelque chose que vous pouvez ouvrir dans une fenêtre de navigation privée. Les liens vers des fichiers dans Google Drive, Dropbox ou un intranet privé ne fonctionnent pas.
• Formats pris en charge : PNG, JPG, WebP. Les fichiers SVG ne sont pas acceptés.
• Si un lien est cassé ou que l'image est illisible, la ligne est tout de même importée : elle arrive simplement sans image, et vous pourrez en téléverser une à la main plus tard. Un mauvais lien d'image ne vous coûte jamais l'équipe.
• Une équipe qui a déjà un logo le garde. Un nouvel import ne remplace pas un logo déjà défini.

Nationalité#

Les joueurs, le staff et les arbitres ont chacun une colonne Nationalité, et les équipes et candidatures une colonne Pays pour la provenance du club. Vous pouvez écrire l'une comme l'autre de la façon la plus naturelle :

• le nom du pays dans n'importe quelle langue du panneau MyCup : Spain, España, Espanha, Spanien
• ou le code pays à deux lettres : ES ou es

Toutes ces valeurs aboutissent au même pays. Les majuscules et les accents n'ont pas d'importance : espana fonctionne aussi.

Un fichier exporté écrit le nom du pays dans la langue de votre panneau : un fichier exporté puis réimporté fait donc l'aller-retour sans modification.

Si une valeur n'est pas reconnue (une faute de frappe, une nationalité qui n'est pas un pays, un ancien code à trois lettres comme ESP), la ligne est tout de même importée, simplement sans nationalité, et vous pourrez la définir à la main ensuite. Sauf si vous avez rendu la Nationalité obligatoire : une valeur non reconnue compte alors comme vide et la ligne est signalée en échec, comme dans le formulaire.

Dates#

Les colonnes de date (comme la date de naissance) sont plus sûres sous forme de vraie cellule de date dans Excel, ce que vous donne notre modèle. Si vous saisissez du texte, utilisez YYYY-MM-DD, par exemple 2010-04-03.

Les fichiers exportés depuis d'anciennes versions de MyCup utilisaient DD.MM.YYYY, et ils s'importent toujours correctement.

Limites de formule#

Les équipes importées comptent dans la limite de participants de votre formule, exactement comme les équipes ajoutées à la main.

Seules les lignes qui ajoutent une équipe consomment une place. Les lignes qui mettent à jour une équipe existante ne coûtent rien : téléverser à nouveau une liste corrigée d'équipes que vous avez déjà fonctionne donc même quand vous êtes à votre limite.

Si un fichier ajoute plus d'équipes que vous n'avez de place, le fichier entier est refusé et le message vous indique combien d'équipes il ajouterait et combien de places il reste. Nous n'importons pas les lignes qui tiennent en abandonnant silencieusement le reste : c'est le genre de chose qu'on ne découvre que des semaines plus tard. Retirez des lignes, ou passez à une formule supérieure et téléversez à nouveau le même fichier.

Les candidatures ne consomment pas de place. Une demande d'inscription n'est pas encore un participant : vous pouvez donc importer les inscriptions de toute une saison avec n'importe quelle formule qui inclut l'import de fichiers, les examiner à votre rythme, et ne consommer des places que pour celles que vous approuvez réellement. Une conversion qui dépasserait votre limite est refusée à ce moment-là, pas à l'import.

Les lieux et les arbitres ne comptent dans aucune limite : aucune formule ne plafonne le nombre de terrains ou d'officiels d'un tournoi. Ces fichiers ne sont donc limités que par le nombre maximal de lignes qui s'applique à tout téléversement.

Les effectifs ont leurs propres plafonds : 50 joueurs et 30 membres du staff par équipe. Les téléversements d'effectif comptent chaque ligne dans le plafond, y compris celles qui ne font que mettre à jour quelqu'un déjà dans l'effectif : un effectif complet peut donc refuser un nouveau téléversement corrigé. Ce parti pris est volontaire : mieux vaut recevoir un chiffre sur lequel agir que se retrouver avec un effectif que le reste de MyCup considère comme hors limite.

Annuler un import#

Vous avez téléversé le mauvais fichier ? Ouvrez Importer des équipes et des données → Depuis un fichier et regardez Imports récents en bas. Chaque import a un bouton Annuler pendant 7 jours.

L'annulation supprime ce que l'import a ajouté et restaure ce qu'il a modifié. Avant de s'exécuter, elle vous indique exactement combien de fiches cela représente.

L'annulation laisse volontairement certaines choses en place, et le dit ensuite :

• Les équipes déjà engagées dans un match restent. Les supprimer casserait des rencontres déjà générées. Il en va de même pour un lieu sur lequel des matchs sont programmés et un arbitre déjà désigné sur un match : l'annulation laisserait ces rencontres pointer vers un terrain ou un officiel qui n'existe plus.
• Les équipes qui ont désormais des joueurs, des documents ou des réponses aux formulaires restent. Un import d'équipes crée des équipes vides : tout ce qu'elles contiennent est arrivé plus tard (d'un téléversement d'effectif ou de vous), et l'annulation ne l'emporte pas.
• Les lieux qui ont désormais des créneaux horaires, ou auxquels une division est affectée, restent pour la même raison : un import de lieux crée un lieu sans horaires d'ouverture et sans division rattachée, les deux ont donc été définis ensuite, à la main. Supprimer le seul lieu d'une division serait pire que de garder le lieu : la restriction ne se resserrerait pas, elle disparaîtrait, et les matchs de cette division s'étaleraient sur tout le site.
• Les candidatures que vous avez converties restent, même si vous avez ensuite annulé la conversion : leur équipe contient ce que le club a ajouté pendant qu'il était participant.
• Les fiches modifiées depuis l'import restent telles que vous les avez modifiées. Votre correction l'emporte sur l'ancienne valeur.

Une annulation partielle est donc un résultat normal et sain. La notification vous indique ce qui a été annulé et ce qui a été conservé.

Une fois un import annulé, il ne peut pas l'être une seconde fois, et après 7 jours l'option disparaît avec le fichier stocké.

Ce que devient votre fichier téléversé#

Le fichier n'est conservé que le temps de traiter l'import, puis supprimé automatiquement après 7 jours avec la trace de l'import. Les tableurs de participants contiennent généralement des données personnelles (noms, dates de naissance, coordonnées) : MyCup ne les garde donc pas.

Si certaines lignes échouent#

Les lignes sont importées indépendamment. Si quelques-unes échouent à la validation (un nom manquant, une date illisible), les autres sont tout de même importées, et la notification de fin renvoie vers un fichier qui liste exactement les lignes en échec et pourquoi. Corrigez ces lignes et téléversez-les seules ; celles qui ont réussi ne seront pas dupliquées.

Modifier des équipes existantes#

Vous pouvez exporter votre liste en CSV depuis Équipes et joueurs, la modifier dans un tableur et la téléverser à nouveau ici pour appliquer les changements en masse : pratique pour corriger une série d'e-mails de contact ou réaffecter les divisions après un tirage.

L'export contient Nom, Division, les trois colonnes de contact et une colonne pour chacun de vos attributs personnalisés d'équipe. Toutes sont reconnues à la réimportation et, comme Division en fait partie, la modifier puis téléverser à nouveau déplace l'équipe au lieu d'en ajouter une copie. Si deux de vos équipes portent le même nom, gardez les deux lignes dans le fichier pour que chacune conserve sa division (voir Deux équipes du même nom). L'export ne contient pas de colonnes de description, de site web ou de logo : si vous en avez besoin, partez plutôt du modèle d'import et saisissez vous-même les noms.

Conseils#

• Ajoutez les équipes avant de créer la structure : le constructeur de structure place les équipes qui existent au moment où vous l'ouvrez.
• Si un club vous envoie un effectif dans son propre format, collez-le dans notre modèle plutôt que de téléverser le sien. La correspondance des colonnes est tolérante, mais un modèle est plus rapide que de corriger les décalages.
• Vous importez depuis un ancien tournoi MyCup plutôt que depuis un fichier ? C'est Importer depuis un tournoi, sur la même page, avec une autre source.