Groupes et attribution

Attribution répond à une seule question : où dort chaque groupe ? Une ligne par groupe, et les groupes qui n'ont nulle part où dormir sont épinglés en haut.

L'en-tête compte les groupes, les personnes, ceux entièrement logés et ceux qui manquent de lits, plus, en doré tant qu'il y en a, les groupes sans lit.

Groupes#

Un groupe, ce sont les personnes qui voyagent ensemble et ont besoin de lits comme un tout. Quatre types :

Appuyez sur Nouveau groupe et donnez-lui un nom, un type et le nombre de personnes qui le composent. Vous pouvez aussi le lier à un participant : c'est ce qui permet à ses frais d'arriver sur le solde de ce club dans Finances. Les familles et les officiels ne sont généralement liés à personne, et c'est justement pour cela que les groupes existent séparément des équipes.

Pressé ? Ajouter tous les participants comme groupes crée un groupe par équipe, avec le nom de l'équipe et la taille de son effectif. Si votre tournoi est simple, appuyez une fois et continuez.

Le nombre Pax est la référence pour tout le reste.

Lire une ligne#

Chaque ligne indique le groupe, le nombre de personnes, le séjour, le lieu et ce que ce séjour a pris :

• Aucun hébergement en rouge, avec En attente d'un allotement : personne n'a encore logé ce groupe.
• Non assigné / Incomplet / Logé : le statut.
• Sous l'hébergement, 9 chambres · 18 lits : ce qui y a réellement été pris. Une ligne qui indique seulement « Holiday Inn » est une ligne qu'il faudrait ouvrir pour la comprendre.

Incomplet signifie que le groupe a une réservation mais que les lits ne couvrent pas toutes ses personnes, par exemple 14 personnes dans des chambres qui en accueillent 12. La ligne vous indique l'écart.

Seules les lignes à traiter portent un bouton visible. Une ligne non assignée reçoit Loger (qui sait déjà de quel groupe il s'agit : vous n'avez pas à le rechoisir dans une liste de trente) ; toutes les autres gardent un discret ⋯. Si toutes les lignes criaient aussi fort, aucune ne ressortirait comme la tâche à faire.

Loger un groupe à la main#

Loger, ou Nouvelle réservation, ouvre la fenêtre de réservation.

Les types de chambre qui n'ont plus rien pour ces nuits sont rangés sous Afficher les types de chambre complets (N), pour que la liste commence par ce que vous pouvez réellement réserver. Ouvrez-la pour réserver volontairement au-delà de l'allotement ; un type déjà utilisé par la réservation reste toujours visible.

En dessous, la fenêtre fait le total à mesure que vous appuyez : 6 chambres · 13 lits, 1 lit manquant pour 14 pax, et le coût estimé du séjour. Prendre plus que ce qui reste ajoute une ligne indiquant de combien et quelles nuits (Chambre twin : 2 en trop les 22, 23 et 28 mars), et Enregistrer reste disponible.

Un séjour au-delà des dates de l'hébergement est aussi possible. La fenêtre nomme les nuits hors période, affiche 0 restant pour celles-ci et propose Étendre la période de l'hôtel quand vous avez convenu des nuits supplémentaires avec l'hébergement.

Modifier une réservation compte ses propres chambres comme libres (vos 5 chambres incluses) : changer les dates n'entre donc jamais en concurrence avec elle-même. Supprimer la réservation se trouve en bas de la fenêtre.

Déplacer une réservation vers un autre hébergement rend tout ce qu'elle occupait dans l'ancien. Les chambres de la liste de chambres qui contiennent déjà des personnes sont conservées jusqu'à ce que vous ayez replacé ces personnes dans le nouvel hébergement ; voir Listes de chambres.

Une école ou un gymnase vendu au lit demande un nombre de lits au lieu de chambres, et affiche combien de ses lits sont libres pour ces dates.

Les deux listes de sélection permettent la recherche : tapez n'importe quelle partie d'un nom ; les accents et les majuscules n'ont pas d'importance, et les mots peuvent venir dans n'importe quel ordre.

Vous pouvez réserver au-delà de l'allotement. MyCup l'enregistre et vous indique ce que vous avez dépassé ; voir Hébergements.

Loger tout le monde d'un coup#

Quand des groupes n'ont pas de lit, le bouton de l'en-tête devient Loger N groupes automatiquement, et la même action se trouve dans le panneau de libération sous le nom Loger N groupes.

Elle loge chaque groupe qui n'a nulle part où dormir, et elle est volontairement prudente :

• Elle ne surréserve jamais. Vous pouvez survendre volontairement, parce que vous savez que vous allez appeler l'hôtel. Si le logiciel le faisait, vous ne le découvririez qu'au moment où l'hébergement refuserait la liste de chambres : il n'utilise donc que la capacité réellement libre, et il nomme chaque groupe qu'il n'a pas pu loger au lieu d'inventer un chiffre.
• Elle ne déplace jamais un groupe qui a déjà un séjour. C'était la décision de quelqu'un.
• Elle reloge toujours un groupe annulé. C'est la liste de ceux qui doivent être relogés, et c'est exactement le matin où vous voulez ce bouton.
• Elle utilise les dates propres à chaque hébergement. Sur un nouvel événement, avant toute réservation, les groupes sont logés sur les dates d'arrivée et de départ des hébergements.
• Les écoles et gymnases vendus au lit comptent aussi. Un groupe n'y va que si le groupe entier tient la nuit la plus tendue.
• Elle loge d'abord le plus grand groupe. Remplir un bloc de 24 lits avec quatre petits groupes laisse une équipe de 20 personnes sans solution, même quand un autre ordre permettrait de loger tout le monde.
• Elle utilise les plus grandes chambres disponibles. Une équipe de 20 personnes en twins, c'est dix lignes sur la feuille de l'hébergement, alors que deux dortoirs de 8 lits et une twin suffiraient.
• Elle ne répartit jamais un groupe sur deux hébergements. Un club qui découvre à son arrivée que la moitié de son équipe est ailleurs y voit une erreur, et choisir de répartir est une décision qui vous revient.

Ensuite, on vous indique combien de groupes ont été logés, ainsi que ce qui a été ignoré et pourquoi.

Ce qui reste libre#

Le panneau de droite affiche les lits restants par hébergement, du plus grand nombre au plus petit, pour que vous voyiez où un groupe tiendra sans ouvrir la fenêtre pour le découvrir. Quand un hôtel bloque un nombre de chambres différent certaines nuits, le chiffre est une fourchette, par exemple 0–30 libres, et la ligne en dessous indique les nuits où il y a le plus de lits libres. Les nuits où plus de chambres sont réservées que l'hôtel n'en bloque sont nommées en rouge. La fenêtre de réservation donne le chiffre exact pour les dates que vous choisissez.

En dessous, le compte à rebours de libération : la date à laquelle les chambres non remplies sont rendues, combien de lits sont encore libres, et un moyen de loger les retardataires avant que cette date ne décide pour vous.

Filtres#

Tous, Cherche un lit et Manque de lits. Un filtre sans résultat n'est pas proposé : « Cherche un lit 0 » n'apparaît donc jamais. Le filtre figure dans l'adresse de la page et peut être partagé.

Annuler et supprimer#

Trois actions différentes se trouvent dans le menu ⋯, et la différence compte :

Annulez quand un club se retire : la trace est tout l'intérêt. Supprimez quand vous faites le ménage après un essai, pour ne pas vivre avec une colonne permanente de lignes annulées.

Un groupe encore sans hébergement a le même menu ⋯ sur sa ligne : un import lancé deux fois peut ainsi être défait sans loger personne au préalable.

Prochaines étapes#

• Listes de chambres — indiquez qui dort dans chaque chambre
• Formulaires de réservation — facturez à un club son hébergement et ses repas