Grupos y asignación

Asignación responde a una pregunta: ¿dónde duerme cada grupo? Una fila por grupo, con los grupos que no tienen dónde dormir fijados arriba.

La cabecera cuenta grupos, personas, totalmente alojados y sin camas suficientes, además de (en dorado, mientras los haya) los grupos sin cama.

Grupos#

Un grupo es quien viaja junto y necesita camas como conjunto. Hay cuatro tipos:

Pulsa Nuevo grupo y ponle un nombre, un tipo y cuántas personas lo forman. Opcionalmente vincúlalo a un participante: eso es lo que permite que sus costes lleguen al saldo de ese club en Finanzas. Las familias y los árbitros no suelen vincularse a nadie, y precisamente por eso los grupos existen aparte de los equipos.

¿Tienes prisa? Añadir todos los participantes como grupos crea un grupo por equipo, con el nombre del equipo y el tamaño de su plantilla. Si tu torneo es sencillo, púlsalo una vez y sigue adelante.

El número Pax es la referencia con la que se mide todo lo demás.

Leer una fila#

Cada fila muestra el grupo, cuántas personas son, la estancia, dónde están y lo que ocupó esa estancia:

• Sin alojamiento en rojo, con Esperando un cupo: nadie ha alojado a este grupo.
• Sin asignar / Faltan camas / Alojado: el estado.
• Bajo el alojamiento, 9 rooms · 18 beds: lo que se ocupó realmente allí. Una fila que solo dice "Holiday Inn" es una que tendrías que abrir para entenderla.

Faltan camas significa que el grupo tiene una reserva pero las camas no cubren a todas sus personas: por ejemplo, 14 personas en habitaciones con 12 plazas. La fila te dice cuántas faltan.

Solo las filas que requieren acción llevan un botón visible. Una fila sin asignar tiene Alojar (que ya sabe de qué grupo se trata, así que no tienes que volver a elegirlo en una lista de treinta); todas las demás se quedan con un discreto ⋯. Si todas las filas llamaran la atención por igual, ninguna parecería la tarea pendiente.

Alojar un grupo a mano#

Alojar, o Nueva reserva, abre el diálogo de reserva.

Los tipos de habitación sin nada libre para esas noches se agrupan en Mostrar tipos de habitación completos (N), para que la lista empiece por lo que realmente puedes reservar. Ábrelo para reservar por encima del cupo a propósito; un tipo que la reserva ya usa siempre sigue visible.

Debajo, el diálogo va sumando mientras pulsas: 6 habitaciones · 13 camas, falta 1 cama para 14 pax, y el coste estimado de la estancia. Coger más de lo que queda añade una línea que dice por cuánto y en qué noches (Twin Room: 2 por encima el 22, 23 y 28 mar), y Guardar sigue disponible.

Una estancia que se sale de las fechas del alojamiento también se permite. El diálogo indica las noches que quedan fuera, muestra 0 libres para ellas y ofrece Ampliar el periodo del hotel cuando has acordado las noches extra con el alojamiento.

Al editar una reserva sus propias habitaciones cuentan como libres (tus 5 habitaciones incluidas), así que cambiar las fechas nunca compite consigo misma. Eliminar reserva está en el pie del diálogo.

Mover una reserva a otro alojamiento devuelve todo lo que ocupaba en el anterior. Las habitaciones de la lista que ya tienen personas se conservan hasta que vuelvas a colocar a esas personas en el nuevo alojamiento; consulta Listas de habitaciones.

Un colegio o pabellón que se vende por cama pide un número de camas en lugar de habitaciones, y muestra cuántas de sus camas están libres en esas fechas.

Los dos selectores permiten buscar: escribe cualquier parte de un nombre; los acentos y las mayúsculas dan igual, y las palabras pueden ir en cualquier orden.

Puedes reservar por encima del cupo. MyCup lo guarda y te dice qué has superado; consulta Alojamientos.

Alojar a todos de una vez#

Cuando hay grupos sin cama, el botón de la cabecera pasa a ser Alojar N grupos automáticamente, y la misma acción está en el panel de liberación como Alojar N grupos.

Aloja a todos los grupos que no tienen dónde dormir, y es prudente a propósito:

• Nunca sobrerreserva. Tú puedes vender de más a propósito, porque sabes que vas a llamar al hotel. Si lo hiciera el software no te enterarías hasta que el alojamiento rechazara la lista de habitaciones, así que solo usa capacidad realmente libre e indica cada grupo que no pudo alojar en lugar de inventarse un número.
• Nunca mueve un grupo que ya tiene estancia. Eso lo decidió alguien.
• Siempre vuelve a alojar uno cancelado. Esa es la lista de quién necesita realojamiento, justo la mañana en que quieres este botón.
• Usa las fechas de cada alojamiento. En un evento nuevo, antes de que haya nada reservado, los grupos se alojan entre la entrada y la salida de los alojamientos.
• Los colegios y pabellones que se venden por cama también cuentan. Un grupo va allí solo si cabe entero en la noche más ajustada.
• Aloja primero al grupo más grande. Llenar un cupo de 24 camas con cuatro grupos pequeños deja sin sitio a una plantilla de 20 personas, aunque otro orden sí permitiría alojar a todos.
• Usa las habitaciones más grandes disponibles. Una plantilla de 20 personas repartida en dobles son diez líneas en la hoja del alojamiento cuando bastarían dos dormitorios de 8 camas y una doble.
• Nunca divide un grupo entre dos alojamientos. Un club que llega y se encuentra a media plantilla en otro sitio lo considera un error, y decidir dividirlo es una cuestión de criterio, así que te corresponde a ti.

Después se te dice cuántos grupos se alojaron, y qué se omitió y por qué.

Lo que sigue libre#

El panel de la derecha muestra las camas libres por alojamiento, de más a menos, para que veas dónde cabe un grupo sin abrir el diálogo para averiguarlo. Cuando un hotel tiene un número distinto de habitaciones algunas noches, la cifra es un intervalo, por ejemplo 0–30 libres, y la línea de debajo indica qué noches tienen más camas libres. Las noches en que hay más habitaciones reservadas de las que tiene el hotel aparecen en rojo. El diálogo de reserva da la cifra exacta para las fechas que elijas.

Debajo, la cuenta atrás para la liberación: la fecha en que se devuelven las habitaciones sin ocupar, cuántas camas siguen libres y una forma de alojar a los rezagados antes de que esa fecha decida por ti.

Filtros#

Todos, Necesita cama y Faltan camas. Un filtro sin nada detrás no se ofrece, así que nunca aparece "Necesita cama 0". El filtro se guarda en la dirección de la página y se puede compartir.

Cancelar y eliminar#

En el menú ⋯ hay tres acciones distintas, y la diferencia importa:

Cancela cuando un club se retira: el rastro es lo importante. Elimina cuando estás limpiando después de probar algo, para no quedarte para siempre con una columna de filas canceladas.

Un grupo que todavía no tiene alojamiento tiene el mismo menú ⋯ en su fila, así que una importación que hiciste dos veces se puede deshacer sin alojar antes a nadie.

Próximos pasos#

• Listas de habitaciones: indica quién duerme en cada habitación
• Formularios de reserva: factura a un club su alojamiento y sus comidas