Listas de habitaciones

Todos los alojamientos quieren el mismo archivo antes de que llegues: qué persona, con nombre y apellidos, está en qué habitación, con su fecha de nacimiento y su número de documento. Esta página crea ese archivo, y casi todo a partir de trabajo que ya has hecho.

Una tarjeta por estancia#

Una lista de habitaciones es un documento del club (lo que rellena un mánager y lee un alojamiento), así que hay una tarjeta por grupo, no una por hotel. Las listas sin terminar van primero, porque esta página es una lista de cosas que reclamar.

Cada tarjeta muestra el grupo, dónde y cuándo se aloja, cuánto ha avanzado la lista y sus habitaciones como recuadros.

De dónde salen las habitaciones#

Aquí no creas habitaciones. Cuando alojas a un grupo en un alojamiento, MyCup crea una habitación por cada unidad que cogiste: un grupo que reservó 8 dobles tiene 8 habitaciones dobles esperando a rellenarse. Las habitaciones existen desde el momento en que se guarda la reserva, antes de que nadie abra la lista. Cambia la reserva y las habitaciones la siguen: coge más y se añaden habitaciones vacías; coge menos y las habitaciones vacías desaparecen, pero una habitación con personas nunca se quita. Un grupo reservado por cama (en un colegio o pabellón) tiene una entrada Dormitorio que admite tantas personas como camas reservó.

Cuando un grupo cambia de alojamiento#

Las habitaciones vacías del alojamiento anterior simplemente desaparecen. Una habitación que ya tiene personas se conserva, porque borrar sus nombres y números de pasaporte no es un efecto secundario de cambiar de hotel, pero deja de formar parte de la lista del nuevo alojamiento. Queda fuera de la hoja de ese alojamiento, del relleno automático y de la página del propio club, para que nunca se envíen al nuevo hotel datos escritos para el anterior.

La tarjeta del grupo indica cuántas habitaciones sobran, y la lista las muestra en Del alojamiento anterior. Las personas que hay en ellas se vuelven a ofrecer para las nuevas habitaciones: colócalas allí y después pulsa Quitar esta habitación antigua. Pregunta antes, indica cuántas personas siguen en ella y quita la habitación junto con esas entradas.

Rellenar todas las listas con un botón#

Rellenar N personas toma las plantillas que ya escribieron tus clubes y las coloca en las habitaciones que tiene cada club.

N es cuántas personas colocaría realmente una pulsación: miembros de la plantilla que todavía no están en ninguna lista del club, hasta llenar las camas libres de sus habitaciones. Quien ya está en la lista con el mismo nombre (escrito a mano o importado de la hoja del club) no se cuenta otra vez, ni nadie que supere las camas que reservó el club. Un club repartido en dos reservas se coloca una vez, no una en cada una.

Puedes pulsarlo en cualquier momento sin riesgo:

• Nunca mueve a nadie que ya esté en una habitación. Una lista de habitaciones se negocia: se piden compañeros de habitación, un entrenador se queda la individual, dos jugadores se separan a propósito. Solo rellena plazas vacías, así que pulsarlo después de una tarde de edición a mano añade a las personas que faltan en lugar de empezar de nuevo.
• Púlsalo dos veces y la segunda no hace nada.
• Indica a quien no pudo colocar. Si un club tiene más personas que camas, tienes que coger otra habitación o mover a alguien, y ninguna de las dos cosas le toca decidirla a MyCup.
• Los grupos sin un participante detrás se dejan como están: las familias y los árbitros no tienen plantilla, así que a esos los nombras a mano.

Leer una tarjeta#

En una habitación se mide frente a personas, no camas. Un club de 22 en 24 camas termina en 22: una barra atascada en el 92 % parecería trabajo pendiente cuando no queda nada por hacer.

Los recuadros de las habitaciones lo dicen más rápido que una tabla:

No iniciado significa que todavía no hay nadie colocado, aunque las habitaciones existan. Completa significa que todo el mundo está colocado y que a nadie le falta documentación.

"Sin documentos"#

La cifra dorada de la cabecera, y una etiqueta en cada tarjeta a la que afecta.

Es el número más útil de la página. MyCup no rechaza una lista de habitaciones incompleta: la rechaza el alojamiento, normalmente por email, normalmente el jueves antes del torneo. Verlo tres semanas antes es justo la idea.

Las personas colocadas automáticamente suelen empezar incompletas: MyCup copia el nombre, la nacionalidad y la fecha de nacimiento que ya tiene, pero un número de documento es algo que solo puede darte el club.

Una persona cuenta como sin documentos cuando le falta el nombre, la fecha de nacimiento o el número de documento. Un número de documento que MyCup ya no puede leer también se trata como vacío: la persona aparece como sin documentos en lugar de que la página no se abra, y hay que volver a introducir el número.

Abrir una lista#

Abrir lista muestra las habitaciones y quién está en ellas: el nombre, la nacionalidad y la fecha de nacimiento de cada persona, con incompleto junto a quien le falten documentos. Las columnas se alinean de una habitación a otra, así que toda la lista se lee como una sola tabla. Una línea en la parte superior indica a cuántas personas les falta todavía el número de pasaporte o la fecha de nacimiento.

En esta página rellenas una lista con Rellenar automáticamente, importando la hoja del club (más abajo) y quitando a las personas que no deberían estar. Colocar a personas a mano (elegir jugadores y personal de la plantilla del club, o añadir por nombre a un invitado, como un padre o un conductor) e introducir los números de documento se hace en el Panel de equipo, donde el mánager del club completa su propia lista.

Una habitación no admite más personas de las plazas de su tipo. Un alojamiento no puede meter a tres personas en una doble, y una lista que diga lo contrario la rechaza la recepción, no nosotros.

Corregir una lista#

Abre una lista y cada persona tiene una ✕ al lado. Libera esa plaza sin tocar el resto de la lista: el relleno automático pondrá a la siguiente persona en ella.

Conviene saberlo, porque las dos cosas que rellenan estas listas se equivocan de persona: el relleno automático coloca a quien esté en la plantilla, y el importador coloca a quien estuviera en la hoja de cálculo. Antes de esto, corregir a una persona suponía eliminar la reserva y empezar la lista de nuevo.

Importar la hoja de un club#

Si un club te devuelve la hoja rellenada por email, no tienes que volver a escribirla. Abre su lista y usa Importar una hoja rellenada: admite el .xlsx o el .csv y lee las columnas estén en el idioma que estén, así que la exportación en portugués se importa en una sesión en inglés.

Sustituye la lista de ese club en lugar de fusionarse con ella, y lo que no puede leer lo indica en lugar de adivinarlo: un tipo de habitación desconocido, un nombre que no pudo descifrar, una habitación ya llena. Ves la lista de problemas y los corriges a mano. Un hueco visible es mejor que un error escondido.

Enviarla#

Los botones de la derecha de la fila de filtros descargan una hoja por alojamiento, con todos los clubes que se alojan allí, que es lo que quiere un alojamiento: su recepción piensa en habitaciones, no en clubes.

Descargar no es enviar. Cuando hayas entregado realmente la lista, usa Marcar como enviada al hotel en el menú de la fila, y cada tarjeta lo registra: Enviada al alojamiento el 18.09.2026, o Todavía no enviada al alojamiento. Es una pregunta (¿enviamos la lista del Riverside?) que los organizadores solían responder buscando en su propio correo enviado.

Las dos cosas están separadas a propósito. Ver la hoja, o descargarla otra vez para revisar una corrección, no es una cesión de datos, y esta fecha es el único registro que tienes de cuándo salió del edificio un registro de números de pasaporte. Se conserva la primera fecha por el mismo motivo: un reenvío corregido sigue siendo la misma cesión, y una fecha que se reescribiera sola no valdría nada.

Quién puede rellenarla#

Si usas el Panel de equipo, los mánagers de equipo pueden completar la lista de su propio club; consulta Alojamiento en el panel de equipo para saber cómo activarlo y qué ven. Suele ser el reparto de tareas adecuado: ellos conocen los números de pasaporte de su plantilla y tú no. Tu política de plantillas sigue aplicándose.

Sobre los datos personales#

Las listas de habitaciones contienen números de documento y fechas de nacimiento, a menudo de menores.

• Los números de documento están cifrados en la base de datos, no guardados como texto plano.
• Se eliminan automáticamente con una tarea semanal cuando el torneo ya ha acabado del todo. "Acabado" significa que el último huésped ha hecho el check-out: no tienes que acordarte de marcar el torneo como terminado. Si lo marcas como terminado, se usa esa fecha, porque es la más segura.
• Los requisitos alimentarios van con ellos, incluidos los asignados a jugadores desde tu catálogo de dietas. Son el mismo tipo de información dondequiera que se guarden, así que caducan con el mismo calendario.

Recoge solo lo que tus alojamientos exigen realmente.

Próximos pasos#

• Comidas: cuenta quién come