Zakwaterowanie i wyżywienie

Funkcja Premium. Zakwaterowanie i wyżywienie jest dostępne w planie Turniej Premium. Turnieje w planie Free lub Pro widzą na pasku bocznym jeden link Zakwaterowanie i wyżywienie z plakietką Premium, który otwiera stronę Plany.

Kto może to otworzyć. Ponieważ listy pokoi zawierają numery dokumentów tożsamości i daty urodzenia, cztery strony wymagają nie tylko planu, ale też uprawnień do zakwaterowania: przeglądanie zakwaterowania, aby je otworzyć, i edycja zakwaterowania, aby cokolwiek zmienić. Rola Administrator turnieju ma oba. Rola niestandardowa bez nich nie widzi tych stron; rola z przeglądaniem, ale bez edycji, widzi je tylko do odczytu.

Jeśli organizujesz festiwal, rozgrywki to tylko połowa pracy. Druga połowa to arkusz: który obiekt trzyma ile pokoi dwuosobowych, który klub gdzie śpi, kto jest w pokoju 214 i ile osób siada do obiadu w sobotę.

Moduł Zakwaterowanie i wyżywienie zastępuje ten arkusz – i dba o jego rzetelność, bo każda liczba, którą widzisz, jest liczona z rezerwacji, które faktycznie zrobiłeś, a nie wpisywana dwa razy.

Cztery strony#

Grupa Zakwaterowanie i wyżywienie na pasku bocznym zawiera cztery strony, z którymi najlepiej pracować w tej kolejności:

Nie musisz używać wszystkich czterech. Turniej, który tylko karmi uczestników, może korzystać wyłącznie z Posiłków; turniej, który tylko rezerwuje łóżka, może poprzestać na Przydziale.

Każda strona zaczyna się tym samym nagłówkiem: kluczowe liczby (ta złota jest tą, którą trzeba obserwować: dni do zwolnienia pokoi, grupy bez łóżek, osoby bez dokumentów), główna akcja strony i przycisk ?, który wyjaśnia stronę w trzech krokach i prowadzi z powrotem do tego poradnika.

Dwa przyciski, które robią nudną część#

Większość pracy przy zakwaterowaniu na festiwalu jest mechaniczna, a tę część wykonują dwa przyciski:

• Zakwateruj automatycznie w Przydziale umieszcza w łóżkach każdą grupę, która jeszcze go nie ma.
• Uzupełnij w Listach pokoi rozmieszcza każdą drużynę na podstawie składu, który klub już wpisał.

Oba są celowo ostrożne. Żaden nie przekracza miejsc w obiekcie, żaden nie przesuwa niczego, co już ustaliłeś, i oba podają, czego nie udało się zrobić, zamiast po cichu zrobić coś w przybliżeniu. Możesz nacisnąć którykolwiek w dowolnym momencie bez sprawdzania potem wyniku.

Idea: grupy, a nie drużyny#

W obiekcie noclegowym nocuje grupa, a nie drużyna.

To ważniejsze, niż się wydaje. Klub z 18 zawodnikami może przyjechać jako trzy grupy: skład w hostelu, trenerzy w hotelu i dwudziestu rodziców, którzy zarezerwowali sobie cztery pokoje rodzinne. Sędziowie i delegaci to grupa w ogóle bez klubu. Zawodnik podróżujący sam to grupa jednoosobowa.

Dlatego MyCup prosi cię o nazwanie grup i rezerwuje właśnie je. Grupa może być powiązana z uczestnikiem – w ten sposób jej koszty trafiają na saldo tego klubu w Finansach – ale nie musi.

Jeśli twój turniej jest prostszy, jeden przycisk w Przydziale (Dodaj wszystkich uczestników jako grupy) tworzy po jednej grupie na drużynę, a ty możesz dalej myśleć kategoriami drużyn.

Co oznaczają liczby#

Słowa, które pojawiają się wszędzie i nie są wymienne:

• Okno pobytu – zameldowanie i wymeldowanie w obiekcie: noce, w które trzyma dla ciebie pokoje. Poza nimi nie trzyma niczego.
• Pokoje w puli – ile pokoi danego typu obiekt trzyma dla ciebie w każdą noc swojego okna. Liczba z twojej umowy. Noc, która się różni, to wyjątek, ustawiany w siatce Pokoje na noc.
• Zarezerwowano – ile z nich jest w tej chwili zajętych rezerwacjami.
• Pozostało – co zostaje w najpełniejszą noc twojego festiwalu. Pokój wolny przez trzy z czterech nocy to nie pokój, który możesz dać klubowi na cztery noce.
• Pax – ile osób liczy grupa. Wszystko w Listach pokoi jest do tego odnoszone.

Możesz rezerwować ponad pulę. MyCup informuje cię, gdy to robisz – wiersz zmienia kolor na bursztynowy, obiekt dostaje plakietkę Ponad kontyngent, a baner podaje, co zostało przekroczone – ale nigdy cię nie blokuje. Celowe nadrezerwowanie, a potem telefon do obiektu z prośbą o więcej pokoi, to zwykły wtorek; oprogramowanie, które odmawia, sprawia tylko, że prowadzisz prywatny arkusz z pokojami, których nie dało się zapisać.

Jedynym wyjątkiem jest automatyczne zakwaterowanie, które nigdy nie nadrezerwowuje, bo maszyna robiąca to po cichu to coś innego niż ty robiący to świadomie.

Skąd pochodzą dane#

Nic tu nie jest wymyślone:

• Dostępność pokoi jest liczona dla każdej nocy z twoich rezerwacji, więc obiekt może być pełny w piątek i w połowie pusty w niedzielę – i jedno, i drugie jest prawdą jednocześnie.
• Listy pokoi są budowane z pokoi zajętych przez rezerwację i wypełniane z twoich istniejących list składów.
• Sumy posiłków to wpisane przez ciebie liczby osób, zsumowane dla każdego posiłku – czyli to, o co pyta firma cateringowa.

Eksport danych#

Każda strona oddaje swoją pracę w postaci arkusza:

• Arkusz puli pokojów (Zakwaterowania) – pokoje w puli, zarezerwowane i pozostałe dla każdego typu pokoju, a także kto gdzie nocuje.
• Jeden arkusz na obiekt (Listy pokoi) – połączona lista, którą czyta recepcja obiektu.
• Arkusz dla cateringu (Posiłki) – posiłki w wierszach, grupy w kolumnach, sumy na obu krawędziach.

Moduł, który potrafi wchłonąć arkusz, ale nigdy go nie wyda, to moduł, którego nie da się opuścić.

Dane osobowe i prawo#

Listy pokoi zawierają numery paszportów lub dowodów osobistych i daty urodzenia, często osób niepełnoletnich, ponieważ obiekty w większości krajów ich wymagają.

• Numery dokumentów są szyfrowane w bazie danych, a nie przechowywane jako zwykły tekst.
• Są usuwane automatycznie. Zaplanowane cotygodniowe zadanie czyści numery dokumentów i uwagi żywieniowe, gdy turniej jest już dawno zakończony, więc nie przechowujesz w nieskończoność pliku z numerami paszportów dzieci. „Zakończony” oznacza, że ostatni gość się wymeldował – nie musisz pamiętać o oznaczeniu turnieju jako zakończonego. Jeśli go tak oznaczysz, używana jest ta data, bo jest pewniejsza.
• Wymagania żywieniowe wygasają razem z nimi, łącznie z przypisanymi zawodnikom z twojego katalogu diet. To informacje o zdrowiu, gdziekolwiek są przechowywane, więc podlegają temu samemu harmonogramowi.

Mimo to zbieraj tylko to, czego faktycznie wymagają twoje obiekty.

Następne kroki#

• Zakwaterowania – zacznij tutaj: dodaj pierwszy obiekt
• Przydział – zarezerwuj miejsca dla grup
• Listy pokoi – wpisz, kto gdzie śpi
• Posiłki – policz talerze
• Formularze rezerwacji – wyślij klubowi proformę za zakwaterowanie i posiłki