Ospitalità

Funzionalità Premium. Ospitalità è disponibile con il piano Torneo Premium. I tornei con Gratis o Pro vedono nella barra laterale un unico link Ospitalità con un badge Premium, che apre la pagina Piani.

Chi può aprirla. Poiché le liste camere contengono numeri di documento e date di nascita, le quattro pagine richiedono anche i permessi di ospitalità, non solo il piano: vedere l'ospitalità per aprirle e aggiornare l'ospitalità per modificare qualcosa. Il ruolo Amministratore del torneo li ha entrambi. Un ruolo personalizzato senza questi permessi non vede le pagine; uno con il permesso di visualizzazione ma non di aggiornamento le vede in sola lettura.

Se organizzi un festival, la competizione è solo metà del lavoro. L'altra metà è un foglio di calcolo: quale struttura tiene quante doppie, quale club dorme dove, chi c'è nella camera 214 e quante persone si siedono a pranzo sabato.

Ospitalità sostituisce quel foglio di calcolo e lo tiene onesto, perché ogni numero che vedi è calcolato dalle prenotazioni che hai effettivamente fatto invece di essere scritto due volte.

Le quattro pagine#

Il gruppo Ospitalità della barra laterale contiene quattro pagine, da usare in quest'ordine:

Non devi usarle tutte e quattro. Un torneo che si occupa solo dei pasti può usare solo Pasti; uno che prenota solo letti può fermarsi dopo Assegnazione.

Ogni pagina si apre con la stessa intestazione: i numeri chiave (quello in oro è quello da tenere d'occhio: giorni al rilascio delle camere, gruppi senza letto, persone senza documenti), l'azione principale della pagina e un pulsante ? che spiega la pagina in tre passaggi e riporta a questa guida.

Due pulsanti che fanno la parte noiosa#

Gran parte del lavoro sull'alloggio di un festival è meccanica, e due pulsanti se ne occupano:

• Sistema in automatico in Assegnazione dà un letto a ogni gruppo che non ce l'ha.
• Compila in automatico in Liste camere sistema ogni squadra a partire dalla rosa che il club ha già inserito.

Entrambi sono volutamente prudenti. Nessuno dei due fa overbooking in una struttura, nessuno sposta ciò che hai già organizzato, ed entrambi indicano cosa non sono riusciti a fare invece di fare in silenzio qualcosa di approssimativo. Puoi premerli in qualsiasi momento senza dover controllare il risultato dopo.

L'idea di fondo: gruppi, non squadre#

Ciò che soggiorna in una struttura è un gruppo, non una squadra.

Conta più di quanto sembri. Un club di 18 giocatori potrebbe arrivare come tre gruppi: la squadra in un ostello, gli allenatori in un hotel e venti genitori che hanno prenotato quattro camere familiari per conto loro. Arbitri e delegati sono un gruppo senza alcun club. Un singolo giocatore che viaggia da solo è un gruppo di una persona.

Per questo MyCup ti chiede di definire i gruppi e prenota quelli. Un gruppo può essere collegato a un partecipante, ed è così che i suoi costi arrivano sul saldo di quel club in Finanze, ma non è obbligatorio.

Se il tuo torneo è più semplice, un pulsante in Assegnazione (Aggiungi tutti i partecipanti come gruppi) crea un gruppo per squadra e puoi continuare a ragionare per squadre.

Cosa significano i numeri#

Termini che ricorrono ovunque e non sono intercambiabili:

• Periodo di soggiorno: il check-in e il check-out di una struttura, cioè le notti in cui tiene camere per te. Al di fuori non tiene nulla.
• Camere in contingente: quante camere di una tipologia la struttura tiene per te in ogni notte del periodo. Il numero del tuo contratto. Una notte con un numero diverso è un'eccezione, impostata nella griglia Camere per notte.
• Prenotato: quante di queste sono impegnate in questo momento.
• Rimasti: ciò che resta nella notte più piena del tuo festival. Una camera libera in tre notti su quattro non è una camera che puoi dare a un club per quattro notti.
• Pax: quante persone ci sono in un gruppo. Tutto ciò che è in Liste camere si misura rispetto a questo numero.

Puoi prenotare oltre il contingente. MyCup te lo segnala (la riga diventa ambra, la struttura riceve il badge OLTRE IL CONTINGENTE e un banner indica cosa è stato superato), ma non ti blocca mai. Fare overbooking di proposito e poi chiamare la struttura per farsi liberare altre camere è normale amministrazione; un software che lo rifiuta ti costringe solo a tenere un foglio di calcolo privato con le camere che non ti ha permesso di registrare.

L'unica eccezione è l'assegnazione automatica, che non fa mai overbooking, perché una macchina che lo fa in silenzio è cosa ben diversa da te che lo fai consapevolmente.

Da dove arrivano i dati#

Qui niente è inventato:

• La disponibilità delle camere si calcola notte per notte dalle prenotazioni che hai fatto, quindi una struttura può essere piena il venerdì e mezza vuota la domenica, ed entrambe le cose sono vere.
• Le liste camere sono costruite dalle camere prese da una prenotazione e compilate a partire dalle tue rose esistenti.
• I totali dei pasti sono i numeri di persone che hai inserito, sommati per turno: è ciò che chiede un catering.

Esportare i dati#

Ogni pagina ti restituisce il suo lavoro come foglio di calcolo:

• Foglio allotment (Alloggi): camere in contingente, prenotate e rimaste per tipologia di camera, più chi soggiorna dove.
• Un foglio per struttura (Liste camere): la lista unificata che legge la reception di una struttura.
• Foglio per il catering (Pasti): turni in verticale, gruppi in orizzontale, totali su entrambi i lati.

Un modulo che può assorbire un foglio di calcolo ma non produrne mai uno è un modulo da cui non puoi più uscire.

Dati personali e legge#

Le liste camere contengono numeri di passaporto o di documento d'identità e date di nascita, spesso di minori, perché le strutture nella maggior parte dei paesi li richiedono.

• I numeri di documento sono cifrati nel database, non salvati in chiaro.
• Vengono eliminati automaticamente. Un'operazione programmata settimanale cancella i numeri di documento e le note alimentari quando il torneo è finito da un pezzo, così non conservi a tempo indeterminato un archivio di numeri di passaporto di bambini. "Finito" significa che l'ultimo ospite ha fatto il check-out: non devi ricordarti di segnare il torneo come concluso. Se lo segni come concluso, viene usata quella data, perché è la più certa.
• Le esigenze alimentari scadono con loro, comprese quelle assegnate ai giocatori dal tuo catalogo delle diete. Sono informazioni sanitarie ovunque siano salvate, quindi seguono la stessa scadenza.

Raccogli comunque solo ciò che le tue strutture richiedono davvero.

Prossimi passi#

• Alloggi: inizia da qui, aggiungi la tua prima struttura
• Assegnazione: prenota i tuoi gruppi
• Liste camere: indica chi dorme dove
• Pasti: conta i coperti
• Moduli di prenotazione: invia a un club una proforma per alloggio e pasti