Alojamento e refeições

Funcionalidade Premium. O módulo Alojamento e refeições está disponível no plano Torneio Premium. Os torneios em Free ou Pro veem uma única ligação Alojamento e refeições na barra lateral com um selo Premium, que abre a página Planos.

Quem o pode abrir. Como as listas de quartos contêm números de identificação e datas de nascimento, as quatro páginas exigem também as permissões de alojamento, e não apenas o plano: ver alojamento para as abrir e atualizar alojamento para alterar seja o que for. A função Administrador do torneio tem as duas. Uma função personalizada sem elas não vê as páginas; uma com ver mas sem atualizar vê-as só de leitura.

Se organiza um festival, a competição é só metade do trabalho. A outra metade é uma folha de cálculo: que alojamento tem quantos duplos reservados, que clube dorme onde, quem está no quarto 214 e quantas pessoas se sentam para almoçar no sábado.

O módulo Alojamento e refeições substitui essa folha de cálculo — e mantém-na fiável, porque cada número que vê é contado a partir das reservas que fez de facto, em vez de ser escrito duas vezes.

As quatro páginas#

O grupo Alojamento e refeições da barra lateral tem quatro páginas, pensadas para serem usadas por esta ordem:

Não precisa de usar as quatro. Um torneio que só dá de comer pode usar apenas Refeições; um que só reserva camas pode parar depois da Atribuição.

Cada página abre com o mesmo cabeçalho: os números-chave (o dourado é o que deve vigiar: dias até à libertação dos quartos, grupos sem cama, pessoas sem documentos), a ação principal da página e um botão ? que explica a página em três passos e tem uma ligação para este guia.

Dois botões que fazem a parte aborrecida#

A maior parte do trabalho com o alojamento de um festival é mecânico, e dois botões tratam dessa parte:

• Alojar automaticamente na Atribuição põe numa cama cada grupo que ainda não tem uma.
• Preencher nas Listas de quartos distribui cada plantel a partir da lista que o clube já escreveu.

Ambos são propositadamente prudentes. Nenhum sobrelota um alojamento, nenhum mexe no que já organizou, e ambos indicam o que não conseguiram fazer em vez de fazerem discretamente algo aproximado. Pode premir qualquer um deles em qualquer momento sem ter de verificar o resultado depois.

A ideia por trás: grupos, não equipas#

O que fica num alojamento é um grupo, não uma equipa.

Isto importa mais do que parece. Um clube de 18 jogadores pode chegar como três grupos: o plantel num hostel, os treinadores num hotel e vinte pais que reservaram quatro quartos familiares por conta própria. Árbitros e delegados são um grupo sem clube nenhum. Um jogador que viaja sozinho é um grupo de um.

Por isso, o MyCup pede-lhe que dê nome aos grupos e reserva esses. Um grupo pode estar associado a um participante, que é a forma de os seus custos chegarem ao saldo desse clube nas Finanças — mas não tem de estar.

Se o seu torneio é mais simples do que isso, um botão na Atribuição (Adicionar todos os participantes como grupos) cria um grupo por equipa e pode continuar a pensar em equipas.

O que significam os números#

Palavras que aparecem em todo o lado e que não são intercambiáveis:

• Período de estadia — a entrada e a saída de um alojamento: as noites em que tem quartos reservados para si. Fora delas, não tem nada.
• Quartos no bloco — quantos quartos de um tipo o alojamento tem reservados para si em todas as noites do seu período. O número do seu contrato. Uma noite diferente é uma exceção, definida na grelha Quartos por noite.
• Reservado — quantos estão comprometidos neste momento.
• Restantes — o que sobra na noite mais cheia do seu festival. Um quarto livre em três noites de quatro não é um quarto que possa dar a um clube durante quatro noites.
• Pax — quantas pessoas tem um grupo. Tudo nas Listas de quartos é medido face a este número.

Pode reservar para além do que está no bloco. O MyCup avisa-o quando o faz — a linha fica âmbar, o alojamento recebe o selo ACIMA DO CONTINGENTE e uma faixa indica o que foi ultrapassado — mas nunca o impede. Sobrelotar de propósito e depois ligar ao alojamento para libertar mais quartos é o pão nosso de cada dia; um software que o recusa só o obriga a manter uma folha de cálculo privada com os quartos que não o deixou registar.

A única exceção é o alojamento automático, que nunca sobrelota, porque uma máquina a fazê-lo em silêncio é diferente de o organizador o fazer conscientemente.

De onde vêm os dados#

Nada aqui é inventado:

• A disponibilidade dos quartos é contada por noite a partir das reservas que fez, por isso um alojamento pode estar cheio na sexta e meio vazio no domingo, e as duas coisas são verdade ao mesmo tempo.
• As listas de quartos são construídas a partir dos quartos que uma reserva ocupou, e preenchidas a partir das suas listas de plantel existentes.
• Os totais de refeições são os números de pessoas que escreveu, somados por serviço — que é o que um catering pede.

Tirar os dados de lá#

Cada página devolve o seu trabalho como folha de cálculo:

• Folha de contingentes (Alojamentos) — quartos no bloco, reservados e restantes por tipo de quarto, mais quem fica onde.
• Uma folha por alojamento (Listas de quartos) — a lista consolidada que a receção de um alojamento lê.
• Folha para o catering (Refeições) — serviços nas linhas, grupos nas colunas, totais nas duas margens.

Um módulo que consegue absorver uma folha de cálculo mas nunca produz uma é um módulo do qual não consegue sair.

Dados pessoais e a lei#

As listas de quartos contêm números de passaporte ou de identificação e datas de nascimento, muitas vezes de menores, porque os alojamentos da maioria dos países os exigem.

• Os números de identificação são encriptados na base de dados, não guardados como texto simples.
• São apagados automaticamente. Uma tarefa semanal agendada limpa os números de identificação e as notas alimentares quando o torneio já terminou há algum tempo, para que não fique com um ficheiro de números de passaporte de crianças indefinidamente. "Terminado" significa que o último hóspede fez o check-out — não precisa de se lembrar de marcar o torneio como terminado. Se o marcar como terminado, é usada essa data, por ser a mais segura.
• Os requisitos alimentares expiram com eles, incluindo os atribuídos a jogadores a partir do seu catálogo de dietas. São informação de saúde onde quer que estejam guardados, por isso seguem o mesmo calendário.

Mesmo assim, deve recolher apenas o que os seus alojamentos exigem de facto.

Próximos passos#

• Alojamentos — comece aqui: acrescente o seu primeiro alojamento
• Atribuição — reserve os seus grupos
• Listas de quartos — indique quem dorme onde
• Refeições — conte os pratos
• Formulários de reserva — envie a um clube uma pró-forma do seu alojamento e refeições