Pasti

Un catering fa una sola domanda: quanti, e quando? Pasti risponde.

L'intestazione conta i coperti oggi (per il giorno in cui ti trovi), le persone, i turni e, quando un turno indica il suo luogo, le cucine, più, in oro, le diete speciali dichiarate, quando ce ne sono.

Un giorno alla volta#

La fascia sotto il titolo ha una scheda per ogni giorno dell'evento, ognuna con il proprio numero di coperti. Scegli un giorno e tutto ciò che sta sotto (la griglia, i totali per cucina) riguarda quel giorno.

È così che si dà il briefing a una cucina. Un festival con tre turni in quattro giorni per quaranta club supera i 400 numeri; tutti su una pagina sono un elenco che nessuno riesce a controllare a occhio, e la domanda con cui arrivi davvero è com'è sabato.

Il giorno in cui ti trovi è nella barra degli indirizzi, quindi un link che mandi a un collega si apre sullo stesso giorno che stavi guardando.

Turni#

Un turno è un pasto, in un giorno, in un luogo: il pranzo di sabato alla mensa di Perafita. Premi Aggiungi un pasto.

Crea un turno per ogni pasto di ogni giorno, anche quelli che nessuno paga. La colazione inclusa nella mezza pensione ha comunque un numero, e l'hotel lo chiederà.

Ogni turno diventa una colonna della griglia, con in testa il nome e la finestra di servizio. Per modificarne o eliminarne uno, clicca sul suo nome nell'intestazione della colonna: la colonna è il turno, quindi non c'è un secondo elenco da tenere allineato.

Coperti#

Ogni gruppo ha una riga, ogni turno una colonna, e la cella in cui si incontrano indica quante persone di quel gruppo mangiano in quel turno. Scrivici dentro: si salva quando esci dalla casella, e i totali in fondo si aggiornano di conseguenza. Svuotare una cella (o scrivere 0) toglie quel gruppo dal turno; un numero oltre 65.535 viene rifiutato con un messaggio.

Un numero grigio è un suggerimento, non una prenotazione. Una cella vuota mostra in grigio la dimensione del gruppo, cioè ciò che direbbe la cella se mangiassero tutti. Non viene mai sommato, esportato né fatturato. Una cella vuota significa che nessuno di quel gruppo mangia in quel turno, che è una risposta reale e frequente.

Quando un turno supera la capienza#

Se hai compilato Posti per un turno e i coperti prenotati superano quel numero, in cima alla pagina compare un banner che indica il turno, il giorno, quante persone sono prenotate e quante ne contiene la sala: "Il pranzo di sabato supera la capienza: 240 persone prenotate per l'11.04.2026, e la sede ha 200 posti."

È un avviso, mai un blocco. Puoi prenotare oltre la capienza della sala: un secondo turno, tavoli in più o una sala più grande sono tutte risposte normali, e un software che lo rifiutasse ti costringerebbe solo a tenere i numeri veri da un'altra parte. Lo scopo è che tu lo scopra su questa pagina a marzo, invece che dal gestore del ristorante la sera in cui arrivano i pullman.

Il banner è per turno, quindi ne possono comparire diversi insieme, e sparisce da solo non appena i numeri tornano a starci.

Riempi i vuoti#

Riempi i vuoti scrive la dimensione del gruppo in ogni cella vuota di quel giorno, e si ferma lì:

• Non sovrascrive mai un numero che hai scritto. Correggi due club a mano, premilo di nuovo per il resto, e le tue correzioni restano.
• Premilo due volte e il secondo clic non fa nulla.
• Tocca solo il giorno in cui ti trovi.

Da dove arriva la dimensione? Dalla lista camere, quando esiste: il numero di persone effettivamente nei letti. Finché una squadra non è stata inserita nelle camere, si usa il numero di persone dichiarato per il gruppo.

Perché non viene semplicemente calcolato#

MyCup potrebbe presumere che tutti in un gruppo mangino a ogni pasto e non chiederti mai nulla. Volutamente non lo fa:

• I club arrivano tardi e saltano la prima cena.
• Le famiglie hanno prenotato la mezza pensione e sabato mangiano in città.
• La squadra della domenica è di nove giocatori, non diciotto, perché gli altri sono tornati a casa dopo la semifinale.

Un catering che cucina 400 pranzi per 280 persone se lo ricorda, e anche il tuo budget. Il numero nella cella è il numero per cui ti stai impegnando, ed è anche per questo che la fattura e il foglio catering possono leggere solo numeri che ci sono davvero.

Più di una cucina#

Una cucina non è qualcosa che crei. È il luogo che scrivi nel campo Dove di un turno, e compare in Coperti per cucina perché un turno viene servito lì. Scrivi un nuovo luogo su un turno e la cucina compare; sposta quei turni altrove e sparisce.

Rimane una sola cosa che davvero non potresti fare: Rinomina, su ogni riga di cucina, cambia il nome su tutti i turni serviti lì con un solo clic. Rinominare con un nome che esiste già unisce le due cucine: è così che "Pavilhao" e "Pavilhão" tornano a essere un'unica sala.

Il campo Dove suggerisce i luoghi che hai già usato, così li scegli invece di riscriverli. È questo che evita fin dall'inizio che una sala diventi tre righe.

Quando un giorno viene servito in più di un luogo, accanto al titolo del giorno compaiono dei chip. Scegline uno e la griglia si restringe ai turni di quella cucina; Tutte le sedi riporta il resto.

Coperti per cucina nella colonna a destra somma l'intera giornata per luogo. Una cucina viene preventivata per turno ma ha il personale per giornata, quindi è la cifra che interessa a chi cucina.

La lista catering#

Un numero di coperti dice a una cucina per quante persone cucinare. Non le dice cosa, e per una colazione è tutto il lavoro: panini, succhi, latte al cioccolato, caffè per lo staff, una quantità per articolo per club. È una richiesta di fornitura, e oggi la maggior parte dei tornei la raccoglie con un modulo personalizzato e la somma a mano.

Apri il turno dall'intestazione della sua colonna e premi Lista catering. La maggior parte dei turni non ne ha mai bisogno (una cena è un numero di coperti e nient'altro), ed è per questo che si trova lì e non sulla griglia.

All'interno trovi la stessa struttura della pagina principale: gruppi in verticale, articoli in orizzontale, una riga Da preparare in fondo. Quest'ultima riga è ciò che viene dato alla cucina.

• Aggiungi un articolo: ciò che va prodotto e, se vuoi, un'unità (pcs).
• I nomi degli articoli si modificano sul posto: clicca su un nome per cambiarlo, Invio per salvare, Esc per lasciarlo com'era. Una richiesta si scrive una volta e si corregge spesso. I nomi lunghi vanno a capo nella loro colonna invece di essere tagliati.
• 1 a testa riempie ogni casella vuota in base ai coperti di quel turno (un panino, un succo, un caffè a persona) e non sovrascrive mai un numero che hai scritto.
• Rimuovi elimina l'articolo e tutte le quantità richieste per esso.

Compaiono solo i gruppi che mangiano davvero in quel turno. Una quantità appartiene a un coperto, quindi un club senza nessuno a colazione non può chiedere dodici succhi. Se non è ancora prenotato nulla, la pagina lo dice invece di mostrarti una griglia vuota.

Se svuoti la cella di un gruppo nella griglia principale e la riscrivi in seguito, le sue quantità in questa lista ripartono da zero: erano dimensionate sul numero di coperti che aveva prima, e 1 a testa salta un gruppo che ha già un numero, quindi altrimenti le vecchie cifre arriverebbero alla cucina con il nuovo numero di coperti.

Il foglio catering ottiene una scheda per ogni turno che ha una lista: la colazione del sabato è un foglio diverso da quella della domenica, e un catering che legge una lista unica deve filtrarla a mano alle 6 del mattino.

Diete speciali#

Diete speciali mostra ogni esigenza alimentare del torneo: prima quelle della tua lista che i responsabili squadra hanno scelto per i loro giocatori, poi le note scritte, dalla più numerosa: la nota che un club scrive sulla sua prenotazione e la nota per persona su una lista camere. A una cucina servono tutte, e non dovresti dover controllare due schermate sperando di esserti ricordato della seconda.

La cifra sotto il pannello (31 su 387 persone) e le diete speciali in oro nell'intestazione contano entrambe: ogni giocatore con un'esigenza dalla tua lista, più ogni nota scritta. Un giocatore con due esigenze, o con una dalla lista e una nota sulla propria riga della lista camere, conta una volta sola.

La nota di un club viene contata una sola volta, per quante volte quel club mangi: è un'unica informazione sul club, non una per turno.

La lista delle esigenze gestite dal tuo torneo#

Gestisci l'elenco è dove dichiari le esigenze che questo torneo gestisce: Senza glutine, Senza maiale, Allergia alla frutta secca. Aggiungi quelli soliti la riempie con le otto più comuni con un clic, se non hai ancora una lista.

Ognuna può avere una nota per la cucina ("niente glutine in nessuna forma, salse comprese"), che è la parte che serve davvero a un catering e che un'etichetta di una parola non può contenere.

I responsabili squadra poi scelgono dalla tua lista per ognuno dei loro giocatori, nella propria pagina Giocatori. È proprio questo il senso di avere una lista: prima, le esigenze erano testo libero, e un torneo conteneva No pork, no pork e No Pork come tre esigenze separate, quindi la cucina riceveva istruzioni per tre cose che erano una sola.

Il pannello conta le persone, non le voci. Nove celiaci sono nove di una sola cosa, e Aggiungi o modifica (vedi sotto) mostra i nomi, il che risponde alla domanda che una cucina fa sempre subito dopo: quale tavolo.

Un'esigenza che nessuno ha non viene mostrata alla cucina, e rimuoverne una elimina anche le relative assegnazioni.

Note scritte#

Sotto la lista ci sono le note a testo libero: l'"altro" che una lista non può contenere ("niente crostacei, e non può sedersi vicino alla frutta secca"), più ogni nota arrivata prima che avessi una lista.

Arrivano da due punti: la nota che un club scrive sulla propria prenotazione e la nota per persona su una lista camere, che l'importazione legge da una colonna Food Restrictions.

Aggiungerle e modificarle#

Aggiungi o modifica apre quelle note. Ognuna si può modificare sul posto o rimuovere, e in fondo c'è una riga per aggiungerne.

Una nota riguarda un gruppo o una persona, e le due sono salvate in modo diverso:

• Una nota di gruppo ("due celiaci") viene scritta su ogni coperto di quel club, così resta un'unica informazione per quante volte mangino. Anche un coperto aggiunto in seguito la riporta, sia che tu lo scriva in una cella vuota, sia che prema Riempi i vuoti, sia che svuoti una cella e la riscriva. Il gruppo deve prima mangiare da qualche parte; se non ha coperti, la pagina te lo dice indicandolo per nome invece di non salvare nulla e segnalare un successo.
• Una nota di persona ("allergia alla frutta secca") sta sulla riga di quella persona nella lista camere, così la segue in qualsiasi hotel finisca.

Le note arrivano anche da sole: l'importazione della lista camere legge una colonna Food Restrictions, e i club le compilano nei moduli di iscrizione. Questa schermata è dove le correggi e aggiungi quelle arrivate con una telefonata.

Invia la lista insieme al foglio catering: un conteggio da solo non serve, perché la domanda successiva della cucina è quale tavolo.

Non restano per sempre#

Le esigenze alimentari e mediche sono informazioni sanitarie, quindi scadono con la stessa tempistica dei numeri di passaporto in una lista camere: un'operazione settimanale cancella le note scritte e le esigenze assegnate ai giocatori dalla tua lista quando il torneo è finito da un pezzo, cioè all'ultimo check-out o alla data in cui l'hai segnato come concluso, a seconda di quale sia nota.

Il tuo catalogo di esigenze resta. Rappresenta ciò che questo torneo gestisce, non informazioni su una persona.

Inviarlo al catering#

Foglio catering nell'intestazione scarica l'intero torneo in un unico foglio di calcolo: turni in verticale, gruppi in orizzontale, totali su entrambi i lati. È la forma che legge una cucina, e quella che rende visibile un errore, perché una colonna che dovrebbe essere costante per tre giorni e non lo è salta all'occhio.

Le esigenze alimentari hanno una scheda propria, e la lista catering di ogni turno ne ha una sua, invece di stare nelle celle dove resterebbero invisibili finché non ci si clicca sopra. Un gruppo che non mangia nulla viene escluso del tutto: un festival ha gruppi alloggiati ma non nutriti, e una colonna vuota per ognuno sarebbe solo rumore nell'unico documento che la cucina legge.

È l'intero evento in un unico file di proposito. Una cucina viene preventivata per il torneo, non per il pranzo di sabato, e nove download da allegare a un'unica e-mail sono proprio il passaggio manuale che questa pagina esiste per eliminare.

Eliminare un turno#

Apri il turno dall'intestazione della sua colonna e premi Elimina. I coperti prenotati su di esso vengono eliminati con lui, e la pagina lo dice prima di farlo.

Prossimi passi#

• Moduli di prenotazione: fattura a un club alloggio e pasti in un unico documento