Przypomnienia o płatności

Upominanie się u klubów o wpisowe to najmniej lubiane zadanie przy organizacji turnieju. MyCup może to zrobić za ciebie: nadaj należności termin płatności, włącz przypomnienia, a uczestnicy, którzy nie zapłacili, dostaną uprzejmy e-mail w twoim imieniu – jedno uprzedzenie przed terminem, a potem co jakiś czas kolejne, dopóki należność pozostaje nieopłacona.

Nic nie jest wysyłane, dopóki tego nie włączysz – domyślnie funkcja jest wyłączona. Przypomnienia są dostępne w planach płatnych.

Ta strona dotyczy upominania się. O zapisywaniu, ile kto jest winien, przeczytasz w Śledzeniu płatności.

Najpierw terminy płatności#

Przypomnienie potrzebuje terminu. Należność bez terminu płatności nigdy nie jest monitowana automatycznie – MyCup nie wymyśli terminu, na który nikt się nie umówił, a e-mail windykacyjny wysłany w dniu, który istnieje tylko w naszym oprogramowaniu, jest gorszy niż brak e-maila.

Termin można ustawić w dwóch miejscach.

Przy opłacie – przełącznik Termin płatności oferuje dwa warianty, bo organizatorzy stosują oba:

• Dni na zapłatę – przesunięcie. „14” oznacza, że termin każdego uczestnika to 14 dni od dnia, w którym on został obciążony. Dobre, gdy ta sama opłata jest stosowana w różnych momentach: lista uczestników w styczniu, spóźniony zgłaszający w marcu – każdy z własnym, uczciwym terminem.
• Stała data – jedna data dla wszystkich, bez względu na to, kto kiedy został obciążony. Dobre, gdy turniej ma jeden opublikowany termin wpisowego. Wyrażenie go jako przesunięcia oznaczałoby przeliczanie liczby przy każdym dodaniu spóźnionego klubu.

Wybierz jedno; opłata nigdy nie ma obu. Zostaw pole puste, aby nie ustawiać terminu.

Przy pojedynczej należności – pole Termin płatności w formularzu należności, a także w formularzu zbiorczym, gdy obciążasz kilku uczestników naraz. Zostaw puste, aby nie ustawiać terminu.

Zmiana terminu opłaty przelicza go we wszystkich należnościach utworzonych przez tę opłatę, tak samo jak zmiana jej kwoty aktualizuje każde saldo.

Uczestnicy z należnościami bez terminu#

Jeśli niektórzy uczestnicy są winni pieniądze z należności bez terminu, strona Finanse mówi o tym wprost i informuje, że nie będą monitowani. Możesz dodać termin płatności do tych należności albo przypomnieć im ręcznie – ale MyCup nie zacznie po cichu się o nie upominać.

Włączanie przypomnień#

1. Otwórz dowolną stronę Finansów (Płatności, Opłaty lub Formularze rezerwacji) i kliknij Dane bankowe w nagłówku strony; wpisz, jak zapłacić, i zapisz
2. Kliknij Przypomnienia wył. obok
3. Zaznacz Wysyłaj przypomnienia automatycznie
4. Wybierz harmonogram (poniżej) i zapisz

Sposób płatności jest wymagany, a nie opcjonalny#

Nie możesz włączyć przypomnień, dopóki nie uzupełnisz Danych bankowych. E-mail, który podaje kwotę, ale nie podaje konta, tytułu przelewu ani miejsca, gdzie wysłać pieniądze, to żądanie, którego odbiorca nie może spełnić – czyli przeciwieństwo ściągania należności. Napisz to, czego potrzebuje sekretarz klubu:

Przelew na … IBAN … Tytuł: nazwa twojego klubu

Okno przypomnień pokazuje ten tekst w sekcji Jak zapłacić z linkiem do edycji. To te same Dane bankowe, które drukują się na każdym formularzu rezerwacji, i zmienia się je w jednym miejscu.

Ten tekst jest dołączany do każdego przypomnienia.

Harmonogram#

Uprzedzenie przed terminem – na ile dni przed terminem wysłać jedno przyjazne ostrzeżenie. Ustaw 0, aby nie wysyłać ostrzeżenia. Wysyła się ono raz na termin; jeśli zaplanowane uruchomienie zostanie pominięte, nadrabia je następnego ranka, zamiast całkiem pominąć ostrzeżenie.

Po terminie przypominaj co – gdy saldo jest zaległe, jak często upominać się ponownie. Przy włączonych przypomnieniach przycisk w nagłówku ma napis, na przykład, Przypomnienia wł. · co 7 dn.

Upomina się tylko od teraz#

W chwili włączenia przypomnień MyCup zapisuje dzisiejszą datę i ignoruje wszystkie terminy, które minęły wcześniej. Włączenie funkcji nie spowoduje, że następnego ranka czterdzieści klubów dostanie e-maile o długach z zeszłego sezonu. Upomina się o to, co dzieje się od teraz.

Co faktycznie jest wysyłane#

E-mail ma nazwę i logo twojego turnieju, a nie MyCup, a odpowiedzi trafiają do ciebie. Większość odbiorców to sekretarze klubów bez konta MyCup, a obca marka żądająca pieniędzy to gotowy przepis na reklamację.

Podaje, ile klub jest winien, termin i twój tekst Jak zapłacić. Jeśli Panel Drużyny i jego strona Płatności są włączone, zawiera też link prowadzący klub prosto do jego salda; w przeciwnym razie kieruje go do ciebie.

Kto go otrzymuje: adres e-mail kontaktowy klubu oraz każdy menedżer drużyny, który przyjął zaproszenie. Oba, ponieważ kontaktem jest często sekretarz, który nigdy się nie loguje, a menedżer, który się loguje, często nie jest kontaktem. Zaproszenie bez odpowiedzi to nie relacja, więc do oczekujących zaproszeń nic nie jest wysyłane.

Każdy dostaje własny e-mail we własnym języku – nigdy jeden e-mail zaadresowany do kilku osób, więc dwa kluby korzystające z adresu tego samego obiektu nigdy nie zobaczą swoich sald nawzajem.

Przypominanie ręczne#

Nie musisz czekać na harmonogram.

• Jeden uczestnik – przycisk dzwonka w jego wierszu albo Przypomnij w jego rejestrze
• Wszyscy, którzy zalegają – Przypomnij zalegającym na pasku narzędzi nad listą, z liczbą osób
• Kilku – zaznacz wiersze i użyj Przypomnij na pasku, który się pojawi

Ręczne przypomnienie ignoruje harmonogram powtórzeń, ponieważ człowiek, który postanawia upomnieć się u konkretnego klubu, podejmuje decyzję, a nie uruchamia pętlę.

Upomnienie jednego wskazanego uczestnika pomija też krótką przerwę chroniącą przed spamem – wpisałeś nazwę tego klubu w oknie potwierdzenia, więc drugie wysłanie to decyzja. Upomnienie zbiorcze respektuje tę przerwę: każdy klub, któremu przypomniano w ciągu ostatnich 12 godzin, jest pomijany, więc podwójne kliknięcie nie wyśle dwóch e-maili do czterdziestu klubów. Żadna z tych dróg nie przekroczy twardego limitu trzech przypomnień dla jednego uczestnika w ciągu 24 godzin.

Przypominanie kilku uczestnikom odbywa się w tle. MyCup przekazuje pracę do kolejki, jedno zadanie na klub, zamiast kazać ci czekać na stronie, która przy dużej liście przekroczyłaby limit czasu w połowie, a ty nie wiedziałbyś, do kogo e-mail już wyszedł. Potwierdzenie mówi więc, ilu uczestnikom wysyłane są przypomnienia, a nie jaki był wynik dla każdego – podaje też tych, którzy nie mają osiągalnego adresu, bo takie kluby w ogóle nie pojawiają się w historii przypomnień. Wynik dla poszczególnych klubów zobaczysz chwilę później w historii przypomnień uczestnika.

Co już zostało wysłane#

Lista Finansów pokazuje, kiedy ostatnio upominano się u każdego uczestnika. Pełny obraz zobaczysz, otwierając uczestnika i rozwijając wysłane przypomnienia pod jego rejestrem: każde przypomnienie wysłane do tego klubu, od najnowszego, z datą, informacją, czy było automatyczne, czy wysłane ręcznie (i przez kogo), kwotą, której dotyczyło, i adresami, na które poszło.

Nieudane doręczenia są widoczne tylko tutaj. Przypomnienie, którego serwer pocztowy nie mógł doręczyć, nie jest nigdzie w MyCup liczone jako wysłane – celowo, aby odbicie nie blokowało kolejnej próby – co oznacza, że data ostatniego przypomnienia pozostaje pusta, a klub z nieaktywnym adresem wygląda dokładnie tak samo jak klub, u którego nikt się nie upominał. Ta lista pokazuje próbę, przyczynę niepowodzenia i adres, na który nie udało się wysłać, więc możesz poprawić adres zamiast się zastanawiać.

Wyświetlanych jest tylko 30 najnowszych; jeśli jest ich więcej, lista o tym informuje.

Kiedy upominanie się kończy#

MyCup przestaje sam, więc nikt nie dostaje e-maili w nieskończoność:

• Sześć automatycznych prób na termin. Przy domyślnym cotygodniowym powtarzaniu to około sześciu tygodni upominania się.
• 90 dni po zakończeniu turnieju. Celowo z zapasem – uregulowanie wpisowego kilka tygodni po finale to rzecz normalna, a nie wyjątek.

Twój własny przycisk Przypomnij nie podlega żadnemu z tych limitów. Istnieją też twarde limity dzienne (trzy na uczestnika i limit na turniej), których nic nie może znieść, także przycisk ręczny.

Saldo, które zostanie opłacone, natychmiast przestaje być monitowane, a drobna reszta z zaokrąglenia poniżej jednej jednostki waluty nigdy nie jest monitowana automatycznie – twój przycisk Przypomnij nadal ją wyśle, jeśli chcesz.

Jak ustalana jest „zaległość”#

Gdy klub ma kilka należności, płatności rozliczają najpierw najstarszy rachunek. Klub obciążony kwotą 300 z terminem w marcu i 200 z terminem w czerwcu, który zapłacił 300, nie zalega – jego marcowy rachunek jest rozliczony, a czerwcowy jeszcze nie jest spóźniony. Liczy się tylko termin czerwcowy.

Dlatego wiekowanie należności na stronie Finanse może różnić się od naiwnego odczytu salda – i na tym polega różnica między poprawnym przypomnieniem a takim, które upomina się u klubu o rachunek zapłacony w terminie.

Zwrot, który nie został jeszcze wypłacony, liczy się jako kwota do zapłaty, ale nie ma terminu, więc nigdy nie jest monitowany automatycznie.

Jeśli twój plan wygaśnie#

Przypomnienia przestają być wysyłane i nie musisz pamiętać o wyłączeniu przełącznika. Wszystko, co zapisałeś, pozostaje widoczne i czytelne.

Kopie sezonu#

Rozpoczęcie następnego sezonu z kopii tego turnieju nie przenosi włączenia przypomnień. Każdy turniej sam decyduje, czy się upominać, a ciche odziedziczenie „tak” sprawiłoby, że kluby nowego sezonu dostawałyby e-maile według ustawień z poprzedniego.

Następne kroki#

• Śledzenie płatności – zapisywanie należności, opłat i płatności
• Płatności w Panelu Drużyny – pozwól klubom widzieć własne saldo i zgłaszać płatności