Документы

MyCup хранит два разных вида документов, и перед тем как начать сбор, стоит понять, какой из них вам нужен:

Если нужно проверить, что у каждого игрока есть удостоверение, используйте документы игроков. Если нужна одна подписанная форма от клуба — документы команды.

Документы команды#

Загрузка документов команды#

1. Войдите в Панель команды
2. Нажмите Документы на боковой панели (в разделе Документы)
3. Нажмите Загрузить документ
4. Выберите файл — перетащите его в поле или нажмите, чтобы выбрать
5. Введите Имя файла (обязательно) и Описание / Заметки (необязательно)
6. Нажмите Отправить

Над списком показано, сколько документов передано организатору, и по ним можно искать по названию. Под списком указано, сколько документов можно загрузить и сколько мест осталось. Кнопка Загрузить документ становится неактивной, когда лимит достигнут, или после завершения турнира.

Просмотр документов команды#

Документы команды отображаются на странице команды в панели администратора, на вкладке Документы. Вы можете загружать документы от имени клуба (перетащите файл в область загрузки или выберите его), скачивать всё, что клуб прислал, переименовывать и удалять документы в любое время.

Пока Панель команды выключена, вкладка Документы отмечена как Выкл. и вместо списка предлагает Включить панель команды. На тарифе без Панели команды на вкладке показан замок и ссылка на «Тарифы».

Документы игроков и персонала#

Нужен тариф Premium. На других тарифах значок документов у строк игроков и персонала не отображается — кроме людей, у которых документы уже есть, так что турнир, сменивший тариф, по-прежнему может открывать, скачивать и удалять собранное.

Эту функцию стоит использовать для проверки личности: каждый документ привязан к конкретному игроку или сотруднику, так что на вопрос «прислал ли Марко Росси удостоверение?» действительно можно ответить.

Для менеджеров команд#

1. Откройте Игроки (или Персонал) в Панели команды
2. В каждой строке есть небольшой значок документов со счётчиком — нажмите на него
3. Перетащите файлы в область загрузки или нажмите на неё, чтобы выбрать

Загрузка начинается сразу после выбора файла — отдельного подтверждения нет. Переименовать или удалить уже загруженное можно в той же панели.

Значок показывает, сколько документов уже есть у человека, поэтому пробелы в составе видны сразу, без открытия каждого.

Для организаторов#

1. Откройте команду в разделе Команды и игроки
2. Перейдите на вкладку Игроки или Персонал
3. Нажмите значок документов в любой строке

В списке команд также показано число документов игроков для каждого клуба — рядом с числом собственных документов клуба; это намеренно разные числа. Наведите курсор на любую метку со счётчиком в этом списке, чтобы узнать, что она считает.

Загрузка#

Поддерживаемые типы файлов#

• Документы: PDF, TXT, DOC, DOCX
• Таблицы: CSV, XLS, XLSX
• Изображения: JPG, PNG, GIF, WEBP

Ради безопасности MyCup проверяет фактическое содержимое файла, а не только его имя — переименование файла в .pdf проверку не обойдёт.

Ограничения размера#

• Документы: 2 МБ
• Изображения: 8 МБ

Для изображений лимит больше, потому что фото документов с телефона занимают много места. После сохранения MyCup автоматически уменьшает загруженные изображения, так что фото прямо с телефона подойдёт — уменьшать его заранее не нужно.

Названия и описания#

Дайте каждому документу понятное название и, если назначение неочевидно, описание. И то и другое можно изменить после загрузки — нажмите Переименовать у любого документа в любой из панелей. Меняется только отображаемое название; сам файл не затрагивается, так что документ, переименованный в «Passport», по-прежнему скачивается как Passport.pdf.

Удаление#

Правила для двух видов документов различаются, потому что собираются они в разных обстоятельствах:

• Документы команды — менеджер команды может удалить документ, который загрузил сам, в течение 30 минут после загрузки. Всё, что старше или загружено кем-то другим, удаляет организатор.
• Документы игроков и персонала — могут быть удалены в любое время, пока турнир открыт для редактирования, менеджером команды или организатором.

Удаление личного документа сразу стирает файл. Корзины для него нет, и это сделано намеренно: человек, который просит удалить скан своего удостоверения, ожидает, что его больше нет.

Удаление игрока или сотрудника удаляет и его документы.

Сколько хранятся документы#

Личные документы не хранятся вечно. Через 180 дней после завершения турнира MyCup переносит документы этого турнира в архив:

• Файлы исчезают из вашей панели, и скачать их там больше нельзя.
• MyCup хранит архивную копию. Если вам что-то понадобится, обратитесь в поддержку, и мы пришлём это вам.
• Отсчёт начинается только после завершения турнира, так что идущий турнир никогда ничего не теряет.

У каждого документа в панели указана дата архивации, так что ничего не исчезает без предупреждения.

Это сделано для того, чтобы документы, удостоверяющие личность, не лежали в рабочей системе бесконечно после того, как выполнили свою задачу. Если документ нужно окончательно уничтожить раньше — например, потому что человек попросил его удалить, — удалите его в панели, и он сразу исчезнет.

Как следить за загрузками#

Уведомления о загрузке#

Можно получать письмо каждый раз, когда менеджер команды загружает документ.

Уведомления настраиваются на вкладке Уведомления в Панель командыНастройки:

• Загрузка документов — включение и выключение писем о загрузке.
• Email-адреса для уведомлений — один общий список получателей (до 3 адресов) для всех включённых уведомлений Панели команды, включая загрузку документов. Введите каждый адрес и нажмите Enter. Уведомление отправляется каждому получателю при каждой загрузке.

В каждом письме указаны название документа, команда, кто загрузил, размер файла и описание. Кнопка Посмотреть в панели управления открывает страницу команды.

Ежедневная сводка#

Документы, загруженные менеджерами команд, также попадают в сводку уведомлений об изменениях состава — одно утреннее письмо обо всём, что сделали клубы, вместо отдельного письма на каждый файл.

Панель управления#

Лента Активность на вашей панели управления объединяет загрузки каждого дня в одну запись с названиями клубов, кто загрузил и какие файлы, и у неё есть своя вкладка Документы. На странице каждой команды есть хроника всего, что происходило с клубом, включая загрузки.

Рекомендации#

Сообщайте требования

• Точно скажите командам, какие документы вам нужны
• Уточните, нужны ли они на команду или на каждого игрока
• Установите понятные сроки через объявления

Следите за загрузками

• По числу документов игроков в списке команд находите клубы, которые ничего не прислали
• Смотрите вкладку «Документы» в ленте «Активность», а не разбирайте письма

Запрашивайте минимум

• Собирайте только те документы, которые действительно нужно проверить
• Документы, удостоверяющие личность, накладывают реальные обязательства — чем короче ваш список, тем меньше проблема, если что-то пойдёт не так

Решение проблем#

Файл слишком большой#

Документы ограничены 2 МБ, изображения — 8 МБ. Сожмите большой PDF или сфотографируйте документ вместо сканирования в полном разрешении.

Неподдерживаемый формат#

Преобразуйте файл в один из поддерживаемых типов. Файлы HTML, SVG и скрипты отклоняются намеренно, и включить их нельзя.

Достигнут лимит документов#

У каждой команды и каждого человека может быть 5 документов. Удалите один, прежде чем загружать другой, или объедините несколько страниц в один PDF.

У строк игроков нет значка документов#

Для документов игроков и персонала нужен тариф Premium. На других тарифах значок появляется только у людей, у которых документы уже есть.

Менеджер команды не может удалить документ#

Документы команды блокируются через 30 минут после загрузки. Удалите документ за него на странице команды в панели администратора.