Бланки бронирования (проформа-счета)

Бланк бронирования — это документ, который вы отправляете клубу, чтобы подтвердить его участие: вот что вы бронируете, вот сколько это стоит, вот когда нужно внести каждый платёж. В большинстве турниров его называют проформа-счётом.

До сих пор это был файл Word, который кто-то хранил в папке, с цифрами, введёнными вручную, и без всякой связи с тем, заплатил ли клуб. MyCup создаёт его, присваивает номер, отправляет по email в PDF — и в момент отправки суммы попадают на баланс клуба, так что о них напоминают, как о любом другом начислении.

Бланки бронирования — часть раздела Финансы и подчиняются тем же правилам тарифов.

Где найти#

ФинансыБланки бронирования в левом боковом меню, рядом с «Платежами» и «Взносами».

Список#

Каждый бланк бронирования — одна строка: номер, для кого он, когда выставлен, сколько в нём строк, итог и статус. Кнопки над списком сужают его до Черновики, Отправлен, Принято или Отменён, у каждой — счётчик. Строка под списком суммирует то, что вы действительно запросили, — отправленные или принятые бланки, а не черновики или отменённые.

Всё, что требует вашего внимания, собрано в одной панели над списком: не указана валюта, нет банковских реквизитов или есть участники, присоединившиеся после применения взноса. В последнем уведомлении названы взнос и число участников, которым он не начислен; чтобы начислить им, снова нажмите Применить для этого взноса на странице «Взносы» — счёт будет выставлен только тем, у кого его нет (взнос за человека вместо этого указывается в их бланке бронирования). Участник, которому эта услуга уже начислена в отправленном бланке бронирования, не учитывается.

Перед первым бланком: кто вы#

Нажмите Реквизиты для счетов в заголовке страницы. Всё, что вы там укажете, печатается в шапке каждого отправляемого документа:

У банковских реквизитов своя кнопка — Банковские реквизиты — в том же заголовке страницы, рядом с «Реквизитами для счетов». Укажите, куда клубам платить, — IBAN, SWIFT, назначение платежа — и сохраните. Пока поле пустое, кнопка называется Добавить банковские реквизиты и выделена, на странице «Бланки бронирования» показывается уведомление, а отправка отключена: проформа без банковских реквизитов сообщает клубу, сколько он должен, но не куда платить, поэтому MyCup её не отправит. Добавьте реквизиты один раз — и они будут печататься на каждом бланке, в конце документа прямо над подписью.

В документе они печатаются сразу под условиями оплаты и сроками, так что клуб читает по порядку: сколько он должен, к какому сроку и куда отправить деньги. Тот же текст включается в каждое письмо с напоминанием об оплате — это одно поле, поэтому данные никогда не расходятся. Окно Напоминания показывает его со ссылкой сюда, и его нельзя очистить, пока включены автоматические напоминания — в этом сезоне или в любом другом сезоне того же турнира.

Следующий номер не может стать меньше номера уже выставленного документа. Два счёта с одинаковым номером — это именно то, ради предотвращения чего и существует нумерация.

Если позже вы что-то измените, уже отправленные документы сохранят данные, с которыми они были отправлены. Только логотип подставляется актуальный, потому что фирменный бланк меняется, и перепечатать старый счёт на новом бланке — нормально.

Создание бланка#

Нажмите Новый бланк бронирования в заголовке страницы.

1. Для кого#

Выберите участника. В поле работает поиск — начните вводить название клуба. Предлагаются и лиды из вашей воронки продаж с пометкой · Лид: проформу обычно отправляют до подтверждения участия клуба, а её начисления остаются на той же команде, когда вы конвертируете лида. Быстрее всего нажать Создать бланк бронирования на самом лиде — строки заполнятся из его пакета и численности. Если в турнире есть дивизионы, у каждой записи рядом с названием указан дивизион («O-Sports FC · U12»), потому что клуб, заявленный в трёх возрастных группах, — это три участника с одним названием.

Дивизион печатается и в документе, рядом с названием команды, и входит в имя PDF-файла — так два бланка одного клуба в разных возрастных группах легко отличить с первого взгляда.

Черновик можно сохранить без участника, чтобы подготовить бланк ещё до того, как станет известно, для кого он. Отправить без участника нельзя: отправленный бланк навсегда сохраняет свой номер, а проформу, адресованную никому, никто не сможет оплатить. Пока что проверяйте черновик через Предпросмотр PDF.

Мероприятие и Даты — произвольный текст, который печатается в документе: «My Cup League — Porto», «20.10–24.10.2026». Действительно до — дата, до которой действуют указанные цены.

Язык документа — язык, на котором написан бланк. По умолчанию это язык турнира, но его можно менять для каждого документа — английский для одного клуба, португальский для другого. Его используют и PDF, и письмо, с которым он отправляется, а PDF остаётся на этом языке, кто бы его потом ни скачал. Доступны английский, испанский, португальский, немецкий, французский, итальянский, польский и русский. Переводятся только постоянные формулировки; ваш собственный текст — названия услуг, примечания, банковские реквизиты — печатается в точности так, как вы его ввели.

Нажмите Сохранить черновик, чтобы сохранить изменения и продолжить работу над бланком, — данные и график платежей сохраняются вместе. Отправить бланк бронирования тоже сохраняет всё, что на экране, так что клуб получает именно то, что вы видите. Блок Итоги рядом с бланком показывает номер, который он получит, для кого он и текущую сумму по мере заполнения.

2. Что покупают#

Добавить все услуги заполняет список одним нажатием — и пропускает всё, за что этому участнику уже выставлен счёт (применено или указано в уже отправленном ему бланке бронирования), называя пропущенное. Сначала выберите участника; сохранять черновик перед нажатием не нужно.

Этот пропуск — самое важное, и он противоположен тому, что, казалось бы, должна делать кнопка. Отправка бланка бронирования создаёт начисления. Строка за то, что уже есть на балансе клуба, выставит счёт дважды: 320, применённые через Применить, плюс 320, указанные здесь, — это 640, причём в документе, который всем покажется правильным. Если вы действительно этого хотите, добавьте строку вручную.

В строках за человека начальное количество равно числу игроков в составе — или 1, если игроков ещё нет. Проверьте их: клуб из 20 человек может забронировать 26 мест или 14.

Строки можно добавлять и по одной из ваших взносов:

• Фиксированный взнос выставляется один раз в своей сумме — заявочный взнос составляет 320, кому бы вы его ни отправили.
• Взнос за человека умножается на введённое количество — 18 человек × 186,00 = 3 348,00. Выберите такой взнос — поле количества будет подписано Человек, а под ним до нажатия Добавить появится итог строки.

В итогах рядом с бланком каждая строка показана как количество × цена, поэтому численность никогда не прячется за итоговой суммой.

Количество — это число, которое вы вводите, и оно намеренно не берётся из состава. Проформу отправляют до подтверждения участия, часто до того, как введён хотя бы один игрок, и количество из состава дало бы ноль почти в каждом документе. 18 в бланке — это цифра, которую вы согласовали с клубом.

Можно также добавить разовую строку, которая есть только в этом документе, — дополнительный тренер, поздний трансфер из аэропорта — не добавляя её в каталог взносов.

Каждая строка копирует цену на момент добавления. Повышение взноса на следующей неделе не изменит уже созданный документ.

Проверка PDF перед отправкой#

Предпросмотр PDF внизу черновика сохраняет то, что на экране, и открывает PDF в новой вкладке точно в том виде, в каком он будет напечатан, — с пометкой Предварительный просмотр черновика вверху и без номера, который присваивается только при отправке. Ничего не отправляется, и на баланс клуба ничего не попадает.

Примечания и состав пакета#

Заметки печатаются под условиями оплаты и над банковскими реквизитами, под собственным заголовком Примечания к бронированию — это место для того, что входит в пакет, инструкций по прибытию и всего остального, что клубу нужно знать. Переносы строк сохраняются, поэтому список печатается как список. Банковские реквизиты всегда печатаются одним блоком: если они не помещаются под длинными примечаниями, весь блок переносится на следующую страницу.

Перечислять состав пакета в каждом бланке заново не нужно. Напишите его один раз как шаблон примечаний — в карточке Шаблоны примечаний внизу страницы «Бланки бронирования» или прямо из бланка, над которым работаете: Шаблоны примечаний над полем «Заметки» показывает их список с кнопкой Редактировать у каждого, Новый шаблон и Сохранить эти примечания как шаблон, чтобы сохранить только что введённый текст. Бланк при этом остаётся открытым. Затем:

• откройте Шаблоны примечаний над полем «Заметки» и нажмите на шаблон, чтобы добавить его в текущий бланк, или
• свяжите шаблон со взносом с помощью Перенести в шаблон примечаний у взноса (см. ниже). Каждый раз, когда этот взнос добавляется в бланк — по одной строке, через Добавить все услуги или через Создать бланк бронирования у лида, — его текст автоматически добавляется в «Заметки».

Шаблон добавляется один раз, сколько бы раз ни добавлялся его пакет, и это копия: свободно редактируйте «Заметки» в любом бланке, а последующее изменение шаблона никогда не меняет бланки, где он уже есть.

Уже вписали состав пакета в описание взноса? Откройте взнос: если описание похоже на список, появится Перенести в шаблон примечаний. Одним нажатием оно превратится в связанный шаблон, а описание сократится до первой строки, так что список больше не будет печататься под строкой услуги.

3. Когда платить#

Для каждого платежа укажите либо процент, либо фиксированную сумму, а также срок оплаты:

• 30% сейчас, 70% до 14 октября — введите 30 и 70.
• 500 сейчас, остальное до 20 мая — введите суммы.

График состоит либо только из процентов, либо только из фиксированных сумм, без смешивания: проценты от суммы, часть которой уже съели фиксированные строки, невозможно истолковать иначе как наугад.

Проценты всегда складываются точно. 1 000, разделённые на три части, — это 333,33 + 333,33 + 333,34: остаток уходит в последний платёж. График, который не сходится с итогом, — первое, о чём спросит бухгалтерия клуба, и будет права.

Если график не задан вовсе, вся сумма становится одним платежом.

Отправка#

Отправить выполняет четыре действия за один шаг:

1. Присваивает номер документа — 1/2026, 2/2026 в вашей собственной серии (год пишется полностью, чтобы 3/2026 нельзя было прочитать как «3 из 26»; бланки, отправленные до октября 2026 года, сохраняют короткий формат, с которым они были выставлены). У черновика действительно нет номера до этого момента, поэтому номера никогда не пропускаются.
2. Фиксирует всё — цены, название и адрес вашего турнира, данные клуба. Если клуб указал платёжные данные (юридическое название, адрес, ИНН / НДС) при регистрации или на странице своего лида, они печатаются в блоке Плательщик. PDF в его почтовом ящике всегда будет совпадать с тем, что вы отправили.
3. Записывает долг — по одному начислению на каждый платёж на балансе участника, со сроком оплаты.
4. Отправляет PDF по email на языке документа — на контактный адрес клуба и каждому менеджеру команды, принявшему приглашение для этого клуба, — тем же людям, кому приходит напоминание об оплате, поэтому документ и напоминание о нём никогда не уходят в разные ящики.

Клубу без контактного адреса и без менеджера бланк всё равно выставляется и счёт начисляется — документ существует, просто его некому отправить. Добавьте адрес и отправьте PDF сами.

Счёт за проживание и питание#

Если вы используете модуль Проживание и питание, бланк бронирования может включать то, что клуб действительно забронировал. Добавить проживание и питание добавляет в документ по одной строке на каждый тип номера на каждое проживание (или одну строку за места — в школе или спортзале, где продают места) и по одной на каждый приём пищи, с ценами из их собственных бронирований, — так клуб, проверяющий счёт, видит, сколько он платит за двухместные номера, а не одну строку «Проживание 1 840».

Это кнопка, а не автоматическое действие, по той же причине, что и Добавить все услуги: если заполнять документ, пока вы ещё вводите данные, при следующем изменении появится второй набор строк.

Дальше суммы ведут себя как любое другое начисление: они появляются в «Платежах», учитываются в остатке и попадают в напоминания об оплате.

Отправленный документ нельзя редактировать. Его цены сообщены третьей стороне в датированном файле, и изменение привело бы к тому, что PDF в её почте расходился бы с журналом, по которому ей напоминают. Отмените его и выставьте новый.

Статусы#

Повторная отправка того же бланка#

Повторная отправка уже отправленного документа ничего не меняет: второй номер не присваивается, и счёт клубу дважды не выставляется. Нажимайте сколько угодно.

Нумерация#

Номера документов следуют формату вашего турнира — сквозной номер и полный год. 3/2026 — это бланк бронирования номер 3, выставленный в 2026 году; это номер, а не количество, и ограничения на число отправляемых бланков бронирования нет. Следующий номер показан вверху списка, а значок ⓘ рядом объясняет то же самое.

Отмена документа не освобождает его номер: пропуски в нумерации — это нормально и ожидаемо, а вот повторно использованный номер вызовет вопросы у аудитора.

Что видит клуб#

Если для Панели команды включена страница Платежи, клуб видит все выставленные ему документы в карточке Счета под своим балансом — номер, дату выставления, итог и кнопку PDF для скачивания.

Черновики никогда не показываются: у них нет номера, цены не зафиксированы, и вы ещё работаете над ними. Отменённый бланк показывается с пометкой Отменён, потому что у клуба есть копия и ему нужно видеть, что она отозвана, — но без кнопки PDF, чтобы отозванную сумму не оплатили по ошибке.

См. также#

• Учёт платежей — журнал, куда попадают начисления
• Напоминания об оплате — как напоминать о неоплаченном
• Проживание и питание — за что вы обычно выставляете счёт